【正文】 結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任，而對(duì)未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)簽批的公章使用經(jīng)手人負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。財(cái)務(wù)章的保管人無(wú)獨(dú)立使用權(quán)利，但具有監(jiān)督及允許使用的權(quán)利，因此財(cái)務(wù)章的保管人對(duì)財(cái)務(wù)章使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任，而對(duì)未經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽批的財(cái)務(wù)章使用經(jīng)手人負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。法人印章的保管者是出納，即是保管者又是使用者，但其無(wú)獨(dú)立使用權(quán)利，需依據(jù)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批的支付申請(qǐng)或取匯款憑證方可使用，否則負(fù)全部責(zé)任。印章原則上不允許離開保管地點(diǎn)，如有特殊情況需外出會(huì)印，必須由簽印員在酒店相關(guān)工作人員的陪同下，到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督使用印章。印章使用完畢，必須立即送回保管地點(diǎn)。第二十一條 印章要保持清潔，以保證用印時(shí)印跡清晰。第五章 附則第二十二條 本辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行。第二十三條 本辦法由XXXX酒店有限公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件1：XXXX酒店有限公司印章刻制申請(qǐng)單 編號(hào)：申請(qǐng)人申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期刻制印章名稱類 型 公章 合同章 財(cái)務(wù)章 其他印章申請(qǐng)說明申請(qǐng)人/部門意見綜合辦意見酒店領(lǐng)導(dǎo)意 見230 / 231附件2： XXXX酒店有限公司印章使用申請(qǐng)表日期事 由份數(shù)使用人簽字部門經(jīng)理簽字公章管理部門經(jīng)理簽字酒店領(lǐng)導(dǎo)簽字XXXX酒店公文管理規(guī)定為使酒店公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，根據(jù)國(guó)家公文處理規(guī)定，結(jié)合酒店實(shí)際，制定本規(guī)定。第一條 本辦法所稱公文，是指酒店在經(jīng)營(yíng)管理過程中，形成的具有相對(duì)法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法律法規(guī)或規(guī)章制度對(duì)酒店進(jìn)行管理和商務(wù)活動(dòng)的重要工具。第二條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)和酒店有關(guān)的保密規(guī)定，確保酒店商業(yè)秘密的安全。第三條 酒店適用的公文種類分為：請(qǐng)示；報(bào)告；意見；決定；通知；通報(bào)；批復(fù)；函；通告；議案；1會(huì)議紀(jì)要；1簡(jiǎn)報(bào)等。第四條 公文的發(fā)放統(tǒng)一使用備忘錄形式，備忘錄文本格式包括：致函、發(fā)函、日期、內(nèi)容、檔號(hào)、抄呈/抄送、正文、附件、批示。致函為行文的對(duì)象，一般情況下寫明對(duì)象的全稱，如“XXXX酒店采購(gòu)部”。如行文對(duì)象可歸納為同個(gè)類別，可統(tǒng)稱為“各部門”。發(fā)函為行文的部門或個(gè)人。具體分為：（1）、各部門報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理文件，發(fā)函需冠以部門、姓名、職務(wù)。（2）、部門與部門相互遞發(fā)的文件，一般情況下冠以部門的名稱。公文檔號(hào)由部門縮寫、年份和文件序號(hào)三部門組成，具體如下：（1）、部門宿寫總經(jīng)理 GM 副總經(jīng)理 DGM 綜合辦 GMO 工程部 ED 客房部 HSKP 財(cái)務(wù)部 FD 營(yíng)銷部 Samp。M 前廳部 FO 餐飲部 Famp。B 采購(gòu)部 PD 安全部 SD（2）、年份：四位數(shù)字編寫加【】號(hào)。（3）、文件序號(hào)：001開始的三位數(shù)。例如：GMO【2013】001即綜合辦2013年一號(hào)文件。 公文內(nèi)容需上級(jí)部門（領(lǐng)導(dǎo)）或其他部門閱悉，則使用抄呈方式。一般涉及重要事項(xiàng)的公文應(yīng)抄呈上級(jí)部門（領(lǐng)導(dǎo)）。若公文內(nèi)容需同級(jí)部門閱悉，則使用抄送方式。公文正文的基本要求。（1）、文字要符合行文規(guī)范，并做到觀點(diǎn)明確，條理清楚、文字簡(jiǎn)練，無(wú)錯(cuò)別字，提高公文質(zhì)量。（2）、根據(jù)文種的要求，結(jié)尾部門要恰如其分，注意表達(dá)工作禮節(jié)。上行文不要求回復(fù)的可用“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”等；要求批復(fù)的可用“妥否，請(qǐng)批示”等。平行文可用“特此函告”等。附件采用防宋小四號(hào)字。附件內(nèi)容另附文。標(biāo)題書寫位置在正文結(jié)束后，另起一行空2格處起書“附件：隨后標(biāo)明附件標(biāo)題”。如“附件：《XXXX酒店公文管理規(guī)定》”。第五條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)騎馬裝訂，標(biāo)題用2號(hào)或小2號(hào)小標(biāo)宋字體加粗，正文用4號(hào)仿宋字體，一般每頁(yè)排22行，每行排30字。第六條 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，印章必須與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。第七條 酒店所擬公文都必須由綜合辦審核，規(guī)章制度類公文還需履行審核程序，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批改后呈總經(jīng)理審批通過印發(fā)。第八條 經(jīng)酒店綜合辦登記的重要來文，經(jīng)辦人員都要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)呈主管領(lǐng)導(dǎo)批示，按批示分送各部門承辦，并負(fù)責(zé)催辦、督辦，承辦部門需及時(shí)反饋承辦情況。第九條 文件歸檔，本酒店印發(fā)的文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理的各類公文，包括文件正本、底稿、附件及有關(guān)簽報(bào)、批示等附屬材料收集齊全完整，并按照文書檔案的有關(guān)管理規(guī)定整理立卷。第十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)酒店辦公室和承辦部門共同鑒別，即可銷毀。檔案管理制度 一、酒店檔案管理工作的原則。（一）集中保管與分散管理相結(jié)合的原則；（二）嚴(yán)守酒店秘密原則；（三）方便查詢使用原則； 二、酒店檔案資料的統(tǒng)一管理由綜合辦公室負(fù)責(zé)，其任務(wù)如下：（一）掌握立卷的基本方法，保證檔案質(zhì)量；（二）收集、整理、立卷、歸檔及保管酒店的文書檔案；（三）為酒店領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供利用檔案； 三、立卷范圍（一）酒店重要的證明和證書材料；（二）酒店出資辦理的工作人員的職稱；（三）酒店同外界來往的重要信函原件；（四）酒店重要會(huì)議的記要材料；（五）上級(jí)主管部門的重要通知、決定、決議、批示、條例、規(guī)定等文件材料；（六）酒店干部任免的文件材料；（七）其他有保存價(jià)值的重要文件材料、主要的工作經(jīng)驗(yàn)材料等。 四、立卷要求（一）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄備考表；（二）全部案卷組成后，統(tǒng)一登記，然后逐卷登記，填寫案卷目錄；（三）立卷工作由相關(guān)部門專職工作人員負(fù)責(zé)組卷和編目；（四）遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；（五）歸檔的文件中，所有文件的種類、份數(shù)均必須齊備完整。 五、保管場(chǎng)所（一）集中保管的檔案資料在辦公室內(nèi)妥善保管；（二）酒店分散保管的檔案資料，由各部門妥善保管；（三）各部門保管的檔案文件內(nèi)容及位置記錄要適時(shí)報(bào)辦公室。（四）檔案資料的借閱要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)，重要檔案要經(jīng)過綜合辦公室經(jīng)理簽字后才能夠借閱。（五）沒有酒店領(lǐng)導(dǎo)簽署的特別批示，嚴(yán)格禁止任何人將酒店檔案資料帶出酒店。（六）借閱檔案人要愛護(hù)文件，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，未經(jīng)綜合辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)，不能復(fù)印檔案資料。（七）檔案的銷毀：對(duì)于到期的檔案材料,由保管單位主管經(jīng)理牽頭,會(huì)同檔案管理人員,在征得綜合辦公室經(jīng)理同意后,予以銷毀。檔案文件借閱管理制度一、借閱檔案（包括文件、資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱；二、案卷不給借出，只供在綜合辦公室查閱，未立卷的文件及資料可借出；三、借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；四、借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞；五、借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；六、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離綜合辦公室；七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。合同管理制度第一條 為保證合同的正確簽訂、履行，減少合同失誤，樹立“重合同、守信譽(yù)”的酒店形象，維護(hù)酒店的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本酒店實(shí)際情況，制定本規(guī)定。一、嚴(yán)格合同的審查、批準(zhǔn)權(quán)限及程序：（一）對(duì)外簽訂合同，由合同簽訂部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）專業(yè)性、針對(duì)性較強(qiáng)的合同，應(yīng)由相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審查，以確保合同條款的規(guī)范性、條理性、嚴(yán)密性。（三）本規(guī)定中具有合同審查、批準(zhǔn)權(quán)限的人員和部門，應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行審查上報(bào)。如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，應(yīng)報(bào)其指定的臨時(shí)負(fù)責(zé)人審查、批準(zhǔn)。二、提高人員素質(zhì)，定崗定責(zé)。（一）負(fù)責(zé)合同管理的人員應(yīng)具備相應(yīng)的法律及業(yè)務(wù)知識(shí)，且應(yīng)定期參加法律知識(shí)培訓(xùn)，使理論與實(shí)踐較好地結(jié)合，不斷提高自身素質(zhì)，適應(yīng)酒店不斷發(fā)展的需要。（二）負(fù)責(zé)合同簽訂和管理的人員應(yīng)定崗定責(zé)，忠于職守，具體工作為：審定格式合同文本；審核重要合同文本；負(fù)責(zé)合同糾紛的處理；負(fù)責(zé)訴訟事務(wù)的處理；指導(dǎo)法律知識(shí)培訓(xùn)；監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)企業(yè)合同管理工作。三、強(qiáng)化檔案管理，嚴(yán)格規(guī)范。（一）簽訂合同時(shí)，簽約單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定持有的合同文本份數(shù)，最少兩份，留檔一份。（二）為了便于以后檢查核對(duì)，對(duì)已蓋章的合同及授權(quán)委托書等應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，同時(shí)注明簽訂的時(shí)間及事件內(nèi)容。（三）檔案管理部門應(yīng)做好合同的分類、編號(hào)，逐月填寫合同匯總表。（四）應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)合同管理，各類合同應(yīng)分類、編號(hào)，一并入檔妥善保管，建立健全合同管理制度，逐月填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。（五）合同編號(hào)是合同管理工作的重要組成部分，各部門應(yīng)對(duì)所簽訂的各種合同按照“合同號(hào)碼=公司代號(hào)+年份+合同類型代號(hào)+合同序號(hào)”編號(hào)存檔。（六）公章應(yīng)嚴(yán)格按酒店相關(guān)制度進(jìn)行管理，并嚴(yán)格按授權(quán)權(quán)限使用，不得混用、代用或借用等。當(dāng)合同從訂立到履行完成，都應(yīng)設(shè)有完整的備案，做到有據(jù)可循、有法可依。第二條 依法訂立合同，確保合同效力。一、訂立合同的原則。簽訂合同應(yīng)遵循“誠(chéng)實(shí)信用、平等互利、協(xié)商一致、擇優(yōu)簽約”的原則，遵守法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，并充分結(jié)合酒店的實(shí)際情況。二、訂立合同須審查的內(nèi)容。（一）訂立合同的意向確立以后，應(yīng)認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格，包括主體資格證明、資質(zhì)證明及相關(guān)文件；（二）考察對(duì)方當(dāng)事人的履約能力及商業(yè)信譽(yù)；（三）對(duì)方當(dāng)事人委托他人代理訂立合同的，應(yīng)審查代理人的代理資格、權(quán)限，必須要求其持有授權(quán)委托文件及相關(guān)文件；（四）要警惕對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行惡意磋商和故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實(shí)或提供虛假情況；（五）審查合同文本的可行性、嚴(yán)密性；（六）查閱有關(guān)法律法規(guī)，確保合同文本合法、合規(guī)；（七）其他需要審查的內(nèi)容。三、規(guī)范合同格式（一）訂立合同應(yīng)使用國(guó)家、省、市有關(guān)部門統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)文本。酒店應(yīng)按照實(shí)際情況和需要及時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本進(jìn)行審查，使之更適用于本酒店。（二）酒店合同的簽訂一律采用書面形式，不可采用其他形式，便于合同的管理。四、明確合同內(nèi)容（一）在訂立合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律對(duì)于要約、承諾的有關(guān)規(guī)定。（二）合同應(yīng)條款完備，權(quán)利義務(wù)關(guān)系明確，責(zé)任清楚，內(nèi)容準(zhǔn)確具體。（三）按法定管轄可能對(duì)我方不利的合同，應(yīng)力爭(zhēng)通過管轄條款在合同簽訂地、合同履行地、被告住所地、原告住所地、標(biāo)的物所在地等中確定一個(gè)對(duì)我方有利的管轄法院。（四）如采用對(duì)方當(dāng)事人提供的格式合同文本，應(yīng)嚴(yán)格審查雙方權(quán)利義務(wù)是否平等。五、降低風(fēng)險(xiǎn)，提高合同安全。（一）對(duì)方當(dāng)事人的履約能力、資信情況難以落實(shí)、簽約風(fēng)險(xiǎn)較大，但又必須簽訂合同的，應(yīng)要求對(duì)方依法提供擔(dān)保。（二）合同當(dāng)事人應(yīng)根據(jù)法律的特殊規(guī)定或?qū)嶋H需要，辦理合同的簽證、公證、律師見證。須向政府有關(guān)部門登記、備案的，必須進(jìn)行登記、備案。（三）酒店業(yè)務(wù)人員、委托代理人等發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)業(yè)務(wù)單位，必要時(shí)予以公告。（四）在合同中要明確不可抗力條款。六、講求信譽(yù)，嚴(yán)守商業(yè)秘密。對(duì)訂立合同過程中知悉的商業(yè)秘密，無(wú)論合同是否成立，雙方當(dāng)事人均不得泄露，合同訂立過程中雙方應(yīng)簽訂保密事項(xiàng)或條款。第三條 嚴(yán)格履行合同，實(shí)現(xiàn)合同目的。一、尊重合同事實(shí)，依約全面履行。（一）合同依法成立，即具有法律約束力，有關(guān)單位和人員必須認(rèn)真履行合同義務(wù)，切實(shí)維護(hù)我方權(quán)利，并應(yīng)根據(jù)有關(guān)交易習(xí)慣履行各種通知、協(xié)助、保密等義務(wù)，不得擅自變更、解除合同或不按合同規(guī)定履行。（二）由于合同中約定的不可抗力事由出現(xiàn)而不能履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方并采取措施防止損失擴(kuò)大，且向?qū)Ψ教峁┳C明。（三）對(duì)方當(dāng)事人出現(xiàn)違約情況，我方應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施，防止損失擴(kuò)大。二、針對(duì)實(shí)際情況，充分行使權(quán)利。各公司領(lǐng)導(dǎo)、簽約單位、簽約人及印章管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、匯報(bào)，充分行使法律賦予的權(quán)利。（一）適時(shí)行使債權(quán)人的不安抗辯權(quán)，即在我方應(yīng)先履行合同的情況下，有下列情形出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)中止履行合同并通知對(duì)方當(dāng)事人：對(duì)方經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；對(duì)方轉(zhuǎn)移資產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)；對(duì)方喪失商業(yè)信譽(yù)；有其他喪失或可能喪失履行債務(wù)能力情形的。對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，繼續(xù)履行，不提供擔(dān)保的，應(yīng)解除合同。（二）適時(shí)行使債權(quán)人的撤銷權(quán)，即對(duì)方放棄其到期債權(quán)或者無(wú)償轉(zhuǎn)讓財(cái)產(chǎn)，有可能對(duì)我方造成損害的，應(yīng)向人民法院請(qǐng)求以我方名義代位行使其到期債權(quán)。（三）適時(shí)行使代位權(quán)，即對(duì)方怠于行使其到期債權(quán)，有可能給我方造成損害的，應(yīng)向人民法院請(qǐng)求以我方的名義代位行使其到期債權(quán)。（四）注意履行抗辯權(quán)的行使，即依據(jù)合同，對(duì)方應(yīng)當(dāng)先履行的卻未履行或履行債務(wù)不符合合同規(guī)定的，我方應(yīng)拒絕其相應(yīng)的履行要求。（五）在履行合同的過程中，發(fā)現(xiàn)訂立合同時(shí)存在重大誤解或合同的權(quán)利、義務(wù)顯失公平的，或者對(duì)方當(dāng)事人在訂立合同時(shí)存在欺詐、脅迫，合同的履行將嚴(yán)重?fù)p害我方利益的，應(yīng)主動(dòng)和對(duì)方當(dāng)