【導讀】下簡稱中德公司）大家庭中的一員！了解到可以享受的權利以及應該遵守的規(guī)則。司也為優(yōu)秀員工提供個人事業(yè)成功的發(fā)展機會。度的民族是一個不可靠的民族！及員工工作中常見之內(nèi)容，請仔細閱讀。內(nèi)容不得提供給公司以外的人員。員工應妥善保存此手冊。一旦離開公司，應主動將手冊歸還公司行政人事部。的合格員工，靠近君子，遠離小人。愿意無條件接受相應處罰。只要我在中德公司工作一天，這

　　

【正文】 文件處理工作。 第一節(jié) 公文擬制 第四條 公司文件由公司領導親自擬制或由行政人事部根據(jù)公司領導決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。 第五條 行政人事部對文件印制質量、行文的文種與格式負責。擬稿人負責校核文件，對外文件由總經(jīng)辦負責審核。包括文件格式、文種、編號、發(fā)布范圍等的校核。 第二節(jié) 文件審批、發(fā)放 第六條 文件發(fā)文前均應送相關主管領導審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領導審批，不得再行修改。如確需修改的，需報經(jīng)原審批領導復審。領導審批稿件應歸檔保存，以備查閱。 第七條 根據(jù)公司領導工作職責分工，文件審批權限為： １ 一般日常事務性的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由行政人事部復核后發(fā)放； ２ 凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財務、預算、計劃、人 事任免、機構設置及編制、經(jīng)濟合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布重大事項等方面的文件，由總 經(jīng)理審批。 第八條 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為： 公司正式文件 中德路橋字 [2020］第號 公司會議紀要 中德會紀［ 2020］第號 密級文件應在文件首頁右上角標注密級標識。 第九條 公司外來文件應由行政人事部負責登記、擬辦、送領導批辦。收文應做好分類管理、傳閱、保存工作。 第十條 利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認文件的實收情況。凡需存檔或送請領導批示的傳真件，若為傳真紙接收件應復制后再行處理，以利長期保存。 第三章 印章管理 第十一條 所有印章的管理工 作，應建立《用章申請登記表》， 秘書室 對用印情況進行登記、督導。公司各類印章均指定專人進行保管，具體見中德路橋辦字 [2020]019號文件 — 關于“進一步規(guī)范公司印章使用管理的通知”。 第十二條 印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由 (內(nèi)容 )、用印日期、領導簽字、借印歸還日期等主要事項。 第十三條 凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。 第十四條 合同（協(xié)議）的用印應經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領導的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。 第十五條 公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 第十六條 借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時限交還。對于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，視情節(jié)輕重予以處理，造成后果的追究當事人法律責任。 對于提供給公司外部人員的公司內(nèi)部重要或機密文件、證明、董事長的身份證復印件等重要文件，必須加蓋再次復印無效印章（再次復印無效印章為工程經(jīng)營部所 有）。 第四章 會議管理與接待 第十七條 行政人事部負責公司及副總經(jīng)理以上領導主持召開的各種會議的組織和服務工作。 第十八條 準確了解領導的意圖，掌握會議主題、會議時間、會議地點，要求出席人員、 與會人員應準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。 第十九條 會議期間，根據(jù)不同層次的會議要求，提供相應的會議服務 ,會后清理會場，打掃衛(wèi)生。 第二十條 公司來客通常由行政人事部負責接待。接待人員應熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時引導來客與相關人員會見。 第五章 辦公用品管理 第二十一條 辦公用品由 行政人事部 負責管理。本著節(jié)約開支、統(tǒng)籌計劃的原則，公司辦公用品由行政人事部根據(jù)需求組織集中采購、發(fā)放、管理。 第二十二條 嚴格執(zhí)行辦公用品采購入庫、登記、定期盤點制度。辦公用品使用由需用部門填寫《請購單》或《辦公用品申請領用登記表》于每月 20 日之前交行政人事部審核、匯總后報總經(jīng)理審批，由行政人事部負責采購。 第二十三條 單價 2020元以上、使用年限兩年以上的物品為公司固定資產(chǎn)類，行政人事部驗收入庫，經(jīng)財務部做固定資產(chǎn)登記后，方可報銷沖帳。 第二十四條 單價 2020元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐用低值易耗品，行政部做好耐用低值易耗品登記后，方可報銷沖帳。 第二十五條 耗材 (包括各類紙張、筆芯、墨水等等 )按計劃購買，行政人事部驗收入庫后方可報銷沖帳。 第二十六條 行政人事部應逐步建立辦公用品耗用量標準，做到有計劃、有臺帳、有控制、有考核。 第二十七條 員工在公司內(nèi)調整工作時，應做好辦公用品相關交接工作，由雙方簽字確認，員工離職時由行政人事部人員經(jīng)辦。 第六章 檔案管理 第二十八條 總則：為對公司的文件檔案實行規(guī)范化管理，提高存檔文 件材料的質量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所指文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、簿冊、相片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價值的記錄資料。 第二十九條 凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務拓展活動相關的，具有查考、利用價值的文件材料均應列入歸檔文件的范圍。對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前 ,應根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準確分類。 第三十條 為了方便查尋，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷。對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則： 1 保持聯(lián)系，便于查找； 2 按重要程度或形成時間排列； 3 批復、批示在前，請示、報告在后； 4 正件在前，附件在后； 5 正本在前，定稿在后； 6 轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后； 7 檢查工作形成的調查報告等結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 第三十一條 歸檔的文件原則上要求為原件 ,并要求字跡清楚、無污損或殘缺 ,特殊情況只能存復制件或殘損件的 ,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。 第三十二條 歸檔資料應包括下列內(nèi)容： 公文資料：公司紅頭文件、重要會議紀要、經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等； 人事檔案：履歷表、身份 證、學歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓記載等； 財務檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等； 技術檔案：企業(yè)產(chǎn)品標準體系、工藝文件、技術規(guī)范、質量管理文件、各種質量活動記錄、外來標準等； 設備檔案：設備臺帳、設備技術與使用說明書、合格證明、安裝調試記錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等； 其它：公司各類證書、榮譽、資質、供方資料、客戶資料等等。 第三十三條 具體檔案管理細則見中德路橋辦字 [2020]33號文件 — 關于“下發(fā)《公司檔案管理辦法》。 第三十四條 公司的所有文書類檔案資料由行政人事部集中收存管理，財務報表、憑證、帳簿等財務文件由財務部專人保管，員工人事檔案交由行政人事部統(tǒng)一保管，設備檔案及技術資料由部門整理保存。 第三十五條 公司員工因工作需要，需到相關部門借閱已歸檔的文件資料時，須經(jīng)總經(jīng)理或部門領導批準，機密文件應得到總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)并在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復印、摘錄、撕毀或轉借他人。 第三十六條 已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸 、有效期已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機密文件的草稿，在總經(jīng)辦主任同意并報公司領導批準后集中予以銷毀。 第七章 保密制度 第三十七條 密級資料包括：重大經(jīng)營決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財務報表、財務帳、關鍵技術文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質量信息等。 第三十八條 密級文件分“機密”和“絕密”兩種。密級文件由公司領導指定專人負責起草，起草的密級文件應在文件右上角注明“機密”或“絕密”，電子密級件要加密。 第三十九條 密級文件由公司領導指定專人負責印制、 交接、傳遞，不得隨便放置。嚴格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準承閱人員接觸。 第四十條 密級文件應妥善保管，不得讓其他人接觸文件。 第四十一條 密級文件的銷毀應經(jīng)總經(jīng)理批準，銷毀時不得隨便扔進紙簍，應在登記后使用碎紙機或焚毀。 第四十二條 相關人員應樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴守公司機密；不得與無關人員談及或在公眾場合談及公司的機密內(nèi)容；不得傳播機密。發(fā)現(xiàn)泄密后及時上報，以便公司及時進行處理。 第四十三條 凡違反本規(guī)定者，視其情節(jié)可給予經(jīng)濟處罰、通報批評、等不同的處罰，直至追究法律責任 。 第八章 電話傳真管理 第四十四條 使用電話，應注意簡明扼要； 上班時間，不允許撥打私人電話，接聽私人電話時，應盡量縮短時間。當電話鈴響時，電話機所屬的員工不在辦公室時，在旁聽到的員工，有義務接轉電話 。 第四十五條 電話管理：為降低成本，撥打網(wǎng)內(nèi)互免電話時，撥分機號。 第四十六條 傳真機設專人管理，傳真件的收發(fā)由專人負責。 第四十七條 電話屬公司公共財物，每位員工應自覺愛護、減少損壞，并按照損壞行為性質承擔相應賠償責任。 第四十八條 通訊費的報銷辦法另行規(guī)定。 本手冊結合“管理文件匯編”為 公司員工應遵守的基本相關規(guī)定及制度，如有更新另行發(fā)文通知。 第九章 首問責任制 熱情接待所有前來咨詢或致電的客戶，做到文明、禮貌，不得態(tài)度冷漠。自覺使用 “請、您好、對不起、謝謝、再見”十字文明用語及其他文明用語，禁止使用傷害客戶感情、損害公司形象、影響服務效果的語氣。 凡是客戶通過電話、傳真等通訊工具或本人來訪所接觸的第一人則為首問責任人。 電話鈴聲響三遍必須接聽，接聽電話統(tǒng)一規(guī)范用語，凡銷售部門人員均使用“您好 !中德公司 ***（部門名稱），請講”接待語。 注：如電話坐位無人，則離電話最 近人員主動幫助接聽電話。 首問責任人要了解對方的基本情況和要求，按照公司各部門崗位工作職責，屬于自己職責范圍內(nèi)能夠立即解決的，應立即進行協(xié)調、辦理，不能立即解決的，應向對方交待清楚解決問題的日期。自已不能解決的，要及時向上級請示匯報；不屬于自己職責范圍的，也要幫助顧客協(xié)調，將協(xié)調結果告知顧客，不能讓顧客有踢皮球的感覺，不許告知客戶“這事該找**部門或 **人員”一推了之。 首問責任人如回避、扣壓或忘記向主辦人交待清楚，而造成不良后果的，視情節(jié)輕重給予 50— 100元罰款處理。接電話未按規(guī)范用語操作，一經(jīng) 查實給予 10 元罰款處理。所有罰沒款項用于公益事業(yè)。 備注：手冊中出現(xiàn)罰款二字，一律改為扣減當月工資 安慶市中德路橋工程建設有限公司 2020 年元月 已閱讀員工簽字： 姓名 部門 日期 備注