【導(dǎo)讀】下簡稱中德公司）大家庭中的一員！了解到可以享受的權(quán)利以及應(yīng)該遵守的規(guī)則。司也為優(yōu)秀員工提供個(gè)人事業(yè)成功的發(fā)展機(jī)會(huì)。度的民族是一個(gè)不可靠的民族！及員工工作中常見之內(nèi)容，請(qǐng)仔細(xì)閱讀。內(nèi)容不得提供給公司以外的人員。員工應(yīng)妥善保存此手冊(cè)。一旦離開公司，應(yīng)主動(dòng)將手冊(cè)歸還公司行政人事部。的合格員工，靠近君子，遠(yuǎn)離小人。愿意無條件接受相應(yīng)處罰。只要我在中德公司工作一天，這

　　

【正文】 文件處理工作。 第一節(jié) 公文擬制 第四條 公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自擬制或由行政人事部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。 第五條 行政人事部對(duì)文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負(fù)責(zé)。擬稿人負(fù)責(zé)校核文件，對(duì)外文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審核。包括文件格式、文種、編號(hào)、發(fā)布范圍等的校核。 第二節(jié) 文件審批、發(fā)放 第六條 文件發(fā)文前均應(yīng)送相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，不得再行修改。如確需修改的，需報(bào)經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。領(lǐng)導(dǎo)審批稿件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。 第七條 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)分工，文件審批權(quán)限為： １ 一般日常事務(wù)性的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由行政人事部復(fù)核后發(fā)放； ２ 凡政策性強(qiáng)、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財(cái)務(wù)、預(yù)算、計(jì)劃、人 事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布重大事項(xiàng)等方面的文件，由總 經(jīng)理審批。 第八條 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號(hào)為： 公司正式文件 中德路橋字 [2020］第號(hào) 公司會(huì)議紀(jì)要 中德會(huì)紀(jì)［ 2020］第號(hào) 密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁右上角標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)。 第九條 公司外來文件應(yīng)由行政人事部負(fù)責(zé)登記、擬辦、送領(lǐng)導(dǎo)批辦。收文應(yīng)做好分類管理、傳閱、保存工作。 第十條 利用傳真系統(tǒng)傳送文件時(shí)，必須確認(rèn)文件的實(shí)收情況。凡需存檔或送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件，若為傳真紙接收件應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長期保存。 第三章 印章管理 第十一條 所有印章的管理工 作，應(yīng)建立《用章申請(qǐng)登記表》， 秘書室 對(duì)用印情況進(jìn)行登記、督導(dǎo)。公司各類印章均指定專人進(jìn)行保管，具體見中德路橋辦字 [2020]019號(hào)文件 — 關(guān)于“進(jìn)一步規(guī)范公司印章使用管理的通知”。 第十二條 印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由 (內(nèi)容 )、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項(xiàng)。 第十三條 凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。 第十四條 合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。 第十五條 公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時(shí)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 第十六條 借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時(shí)限交還。對(duì)于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，視情節(jié)輕重予以處理，造成后果的追究當(dāng)事人法律責(zé)任。 對(duì)于提供給公司外部人員的公司內(nèi)部重要或機(jī)密文件、證明、董事長的身份證復(fù)印件等重要文件，必須加蓋再次復(fù)印無效印章（再次復(fù)印無效印章為工程經(jīng)營部所 有）。 第四章 會(huì)議管理與接待 第十七條 行政人事部負(fù)責(zé)公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會(huì)議的組織和服務(wù)工作。 第十八條 準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，掌握會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)，要求出席人員、 與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，及時(shí)通知到位，必要時(shí)留下通知記錄。 第十九條 會(huì)議期間，根據(jù)不同層次的會(huì)議要求，提供相應(yīng)的會(huì)議服務(wù) ,會(huì)后清理會(huì)場，打掃衛(wèi)生。 第二十條 公司來客通常由行政人事部負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護(hù)公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時(shí)引導(dǎo)來客與相關(guān)人員會(huì)見。 第五章 辦公用品管理 第二十一條 辦公用品由 行政人事部 負(fù)責(zé)管理。本著節(jié)約開支、統(tǒng)籌計(jì)劃的原則，公司辦公用品由行政人事部根據(jù)需求組織集中采購、發(fā)放、管理。 第二十二條 嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品采購入庫、登記、定期盤點(diǎn)制度。辦公用品使用由需用部門填寫《請(qǐng)購單》或《辦公用品申請(qǐng)領(lǐng)用登記表》于每月 20 日之前交行政人事部審核、匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，由行政人事部負(fù)責(zé)采購。 第二十三條 單價(jià) 2020元以上、使用年限兩年以上的物品為公司固定資產(chǎn)類，行政人事部驗(yàn)收入庫，經(jīng)財(cái)務(wù)部做固定資產(chǎn)登記后，方可報(bào)銷沖帳。 第二十四條 單價(jià) 2020元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐用低值易耗品，行政部做好耐用低值易耗品登記后，方可報(bào)銷沖帳。 第二十五條 耗材 (包括各類紙張、筆芯、墨水等等 )按計(jì)劃購買，行政人事部驗(yàn)收入庫后方可報(bào)銷沖帳。 第二十六條 行政人事部應(yīng)逐步建立辦公用品耗用量標(biāo)準(zhǔn)，做到有計(jì)劃、有臺(tái)帳、有控制、有考核。 第二十七條 員工在公司內(nèi)調(diào)整工作時(shí)，應(yīng)做好辦公用品相關(guān)交接工作，由雙方簽字確認(rèn)，員工離職時(shí)由行政人事部人員經(jīng)辦。 第六章 檔案管理 第二十八條 總則：為對(duì)公司的文件檔案實(shí)行規(guī)范化管理，提高存檔文 件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所指文件檔案，為公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、簿冊(cè)、相片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價(jià)值的記錄資料。 第二十九條 凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動(dòng)相關(guān)的，具有查考、利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。對(duì)擬歸檔的文件資料，在歸檔之前 ,應(yīng)根據(jù)該文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類。 第三十條 為了方便查尋，對(duì)已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷。對(duì)同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則： 1 保持聯(lián)系，便于查找； 2 按重要程度或形成時(shí)間排列； 3 批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后； 4 正件在前，附件在后； 5 正本在前，定稿在后； 6 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 7 檢查工作形成的調(diào)查報(bào)告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 第三十一條 歸檔的文件原則上要求為原件 ,并要求字跡清楚、無污損或殘缺 ,特殊情況只能存復(fù)制件或殘損件的 ,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。 第三十二條 歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容： 公文資料：公司紅頭文件、重要會(huì)議紀(jì)要、經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等； 人事檔案：履歷表、身份 證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動(dòng)記載、重大獎(jiǎng)懲記載、照片、培訓(xùn)記載等； 財(cái)務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報(bào)表等； 技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動(dòng)記錄、外來標(biāo)準(zhǔn)等； 設(shè)備檔案：設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計(jì)量器具校驗(yàn)等； 其它：公司各類證書、榮譽(yù)、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。 第三十三條 具體檔案管理細(xì)則見中德路橋辦字 [2020]33號(hào)文件 — 關(guān)于“下發(fā)《公司檔案管理辦法》。 第三十四條 公司的所有文書類檔案資料由行政人事部集中收存管理，財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿等財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù)部專人保管，員工人事檔案交由行政人事部統(tǒng)一保管，設(shè)備檔案及技術(shù)資料由部門整理保存。 第三十五條 公司員工因工作需要，需到相關(guān)部門借閱已歸檔的文件資料時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理或部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)并在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復(fù)印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。 第三十六條 已歸檔的文件要定期清理，對(duì)內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸 、有效期已過失去保存意義和查考價(jià)值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機(jī)密文件的草稿，在總經(jīng)辦主任同意并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后集中予以銷毀。 第七章 保密制度 第三十七條 密級(jí)資料包括：重大經(jīng)營決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量信息等。 第三十八條 密級(jí)文件分“機(jī)密”和“絕密”兩種。密級(jí)文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)起草，起草的密級(jí)文件應(yīng)在文件右上角注明“機(jī)密”或“絕密”，電子密級(jí)件要加密。 第三十九條 密級(jí)文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)印制、 交接、傳遞，不得隨便放置。嚴(yán)格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準(zhǔn)承閱人員接觸。 第四十條 密級(jí)文件應(yīng)妥善保管，不得讓其他人接觸文件。 第四十一條 密級(jí)文件的銷毀應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)不得隨便扔進(jìn)紙簍，應(yīng)在登記后使用碎紙機(jī)或焚毀。 第四十二條 相關(guān)人員應(yīng)樹立高度保密意識(shí)，遵守公司的保密制度，嚴(yán)守公司機(jī)密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機(jī)密內(nèi)容；不得傳播機(jī)密。發(fā)現(xiàn)泄密后及時(shí)上報(bào)，以便公司及時(shí)進(jìn)行處理。 第四十三條 凡違反本規(guī)定者，視其情節(jié)可給予經(jīng)濟(jì)處罰、通報(bào)批評(píng)、等不同的處罰，直至追究法律責(zé)任 。 第八章 電話傳真管理 第四十四條 使用電話，應(yīng)注意簡明扼要； 上班時(shí)間，不允許撥打私人電話，接聽私人電話時(shí)，應(yīng)盡量縮短時(shí)間。當(dāng)電話鈴響時(shí)，電話機(jī)所屬的員工不在辦公室時(shí)，在旁聽到的員工，有義務(wù)接轉(zhuǎn)電話 。 第四十五條 電話管理：為降低成本，撥打網(wǎng)內(nèi)互免電話時(shí)，撥分機(jī)號(hào)。 第四十六條 傳真機(jī)設(shè)專人管理，傳真件的收發(fā)由專人負(fù)責(zé)。 第四十七條 電話屬公司公共財(cái)物，每位員工應(yīng)自覺愛護(hù)、減少損壞，并按照損壞行為性質(zhì)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。 第四十八條 通訊費(fèi)的報(bào)銷辦法另行規(guī)定。 本手冊(cè)結(jié)合“管理文件匯編”為 公司員工應(yīng)遵守的基本相關(guān)規(guī)定及制度，如有更新另行發(fā)文通知。 第九章 首問責(zé)任制 熱情接待所有前來咨詢或致電的客戶，做到文明、禮貌，不得態(tài)度冷漠。自覺使用 “請(qǐng)、您好、對(duì)不起、謝謝、再見”十字文明用語及其他文明用語，禁止使用傷害客戶感情、損害公司形象、影響服務(wù)效果的語氣。 凡是客戶通過電話、傳真等通訊工具或本人來訪所接觸的第一人則為首問責(zé)任人。 電話鈴聲響三遍必須接聽，接聽電話統(tǒng)一規(guī)范用語，凡銷售部門人員均使用“您好 !中德公司 ***（部門名稱），請(qǐng)講”接待語。 注：如電話坐位無人，則離電話最 近人員主動(dòng)幫助接聽電話。 首問責(zé)任人要了解對(duì)方的基本情況和要求，按照公司各部門崗位工作職責(zé)，屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)能夠立即解決的，應(yīng)立即進(jìn)行協(xié)調(diào)、辦理，不能立即解決的，應(yīng)向?qū)Ψ浇淮宄鉀Q問題的日期。自已不能解決的，要及時(shí)向上級(jí)請(qǐng)示匯報(bào)；不屬于自己職責(zé)范圍的，也要幫助顧客協(xié)調(diào)，將協(xié)調(diào)結(jié)果告知顧客，不能讓顧客有踢皮球的感覺，不許告知客戶“這事該找**部門或 **人員”一推了之。 首問責(zé)任人如回避、扣壓或忘記向主辦人交待清楚，而造成不良后果的，視情節(jié)輕重給予 50— 100元罰款處理。接電話未按規(guī)范用語操作，一經(jīng) 查實(shí)給予 10 元罰款處理。所有罰沒款項(xiàng)用于公益事業(yè)。 備注：手冊(cè)中出現(xiàn)罰款二字，一律改為扣減當(dāng)月工資 安慶市中德路橋工程建設(shè)有限公司 2020 年元月 已閱讀員工簽字： 姓名 部門 日期 備注