【文章內(nèi)容簡介】 由體系科組織相關(guān)部門編制、審核，管理者代表批準后生效。 管理標準、工作標準由各部門根據(jù)需求進 行起草，按《制度文件編碼規(guī)定》進行編號標識，并按《文件批準發(fā)布申請單》上的程序報相應(yīng)部 23 程序文件 門領(lǐng)導(dǎo)審核、條線領(lǐng)導(dǎo)批準，重大的管理標準由總經(jīng)理批準后生效，管理辦公室予以發(fā)布實施，并對受控管理文件建立清單。 技術(shù)文件由生產(chǎn)技術(shù)科對全公司生產(chǎn)過程進行識別，根據(jù)需求組織相關(guān)部門人員進行編制，按《制度文件編碼規(guī)定》進行編號標識，并按《文件批準發(fā)布申請單》上的程序報相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、條線領(lǐng)導(dǎo)批準后生效，重大的技術(shù)標準由總經(jīng)理批準，生產(chǎn)技術(shù)科予以發(fā)布實施，并對受控技術(shù)文件建立清單。如屬于 產(chǎn)品企業(yè)標準，應(yīng)及時報上級部門備案。 文件的發(fā)放 文件按承載媒體分為電子與紙質(zhì)的兩種，即電子文件和紙質(zhì)文件。 電子文件的控制管理按《電子文件管理規(guī)定》執(zhí)行，如公司的智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)損壞，管理辦公室應(yīng)及時將有效的管理類文件拷貝至所有部門，確保文件的正常獲取和使用。紙質(zhì)文件的控制管理執(zhí)行以下程序： a）文件經(jīng)批準后，由編制部門負責發(fā)放。 b）文件發(fā)放時，所有受控文件（除記錄表格）都應(yīng)蓋受控章，標識分發(fā)號，填寫《文件發(fā)放回收登記表》領(lǐng)用人簽字登記，確保各個場所都能得到相應(yīng) 文件的有關(guān)版本。文件從編制到發(fā)放完畢所形成的記錄應(yīng)交文件歸口管理部門（以下簡稱 “歸口部門 ”）保存。各部門應(yīng)指定專人負責本部門內(nèi)文件的保管，建立本部門《部門受控文件清單》，并將相關(guān)內(nèi)容傳達到相關(guān)人員和崗位。 c）凡經(jīng)批準發(fā)布的文件，均應(yīng)列入《文件清單》，標明文件的修訂狀態(tài)和有效性，并進行妥善管理。 d）因工作需要領(lǐng)用受控文件時，應(yīng)經(jīng)歸口部門批準后登記領(lǐng)用。 e）由于文件丟失、破損或其他原因需要補領(lǐng)或更換文件時，應(yīng)向歸口部門書面說明理由，辦理補領(lǐng)或更換手續(xù)，不得擅自借用他人文件復(fù)制；破損的文件，在更換時應(yīng) 予以收回。 f）文件下發(fā)后，由各部門組織員工進行學習、理解，并做好學習記錄。 《記錄管理程序》。 文件的編號 24 程序文件 a）管理手冊 HA** X XXXX 代表該文件形成的年代 b）程序文件 HA**XXXXXX 代表該文件形成的年代 代表該文件的流水號 c）其它文件編碼按《制度文件編碼規(guī)定》執(zhí)行。 文件的更改和作廢文件的管理 在實際使用中，若發(fā)現(xiàn)文件規(guī)定與實際不符或文件的指導(dǎo)性、操作性有問題 時，由編制部門或使用部門提出書面修改意見，按《文件更改申請單》上的程序報相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、條線領(lǐng)導(dǎo)批準，重大的管理標準更改由總經(jīng)理批準后生效。更改的方式可以是劃改、換頁、發(fā)放文件更改通知單、換版、網(wǎng)上發(fā)布等，具體由歸口部門根據(jù)修改情況確定方式。 文件更改的實施，應(yīng)核對原《文件發(fā)放回收登記表》發(fā)放范圍進行更改，以確保文件使用的有效性。 過期或停用的文件由原文件編制部門填寫《文件作廢申請單》對文件進行回收后，交歸口部門統(tǒng)一管理，需銷毀的由歸口部門填寫《文件、記錄銷毀申請單》，經(jīng)相應(yīng)條 線領(lǐng)導(dǎo)批準后，統(tǒng)一加蓋作廢章或登記后交管理辦公室統(tǒng)一實施銷毀。 更改產(chǎn)生的作廢文件在新文件下發(fā)時，與新文件有抵觸的舊文件同時自動作廢，由原文件的編制部門回收后，交歸口部門統(tǒng)一加蓋作廢章或登記后交管理辦公室統(tǒng)一實施銷毀；合訂版本在無法收回時，可在其作廢章節(jié)上每頁加蓋 “作廢 ”章。 歸口部門應(yīng)監(jiān)督原文件編制部門及時收回失效或作廢的文件，對于有正常理由保留的，應(yīng)由其保留部門填寫《作廢文件留用申請單》，經(jīng)歸口部門批準后，予以保留，但需加蓋 “作廢留用 ”章，以防止誤用。 25 代表該文件的版 本號 程序文件 因丟失無法收回的作廢文件，由使用部門作出書面情況說明，部門負責人簽字確認，報歸口部門，歸口部門對丟失情況進行考核。 文件更改或作廢后，對于上墻的文件應(yīng)一同進行處理。 電子文件的更改和作廢，由管理辦公室將更改后的新文件放在公司網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)上，替換舊文件，并在網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)上發(fā)布公告通知各相關(guān)部門。 文件的評審與更新 文件應(yīng)具有和保持適宜性、充分性和有效性，必要時，應(yīng)對文件進行評審與更新。 因文件評審而提 出的文件修改，按本程序 ；對修改內(nèi)容多、涉及面大的，可采用換版。 外來文件的控制 管理辦公室負責管理外來管理文件 ,生產(chǎn)技術(shù)科負責管理外來技術(shù)文件，并分別建立外來文件清單，明確文件去向。外來文件實施完成后交檔案室保存。外來技術(shù)文件須每年與上級有關(guān)部門檢索、查新，確認其有效性。 人員調(diào)動時，必須到歸口部門辦理文件移交手續(xù)，所有文件不得擅自帶走。 在文件控制過程中形成的記錄，由管理辦公室、生產(chǎn)技術(shù)科、體系科等相關(guān)部門負責保管。 5. 相關(guān)文件 《記錄管理程序》 《 制度文件編碼規(guī)定》 《電子文件管理規(guī)定》 6. 相關(guān)記錄 文件清單 文件批準發(fā)布申請單 文件發(fā)放回收登記表 26 程序文件 文件更改申請單 文件更改通知單 文件作廢申請單 文件、記錄銷毀申請單 作廢文件留用申請單 部門受控文件清單 27 程序文件 記錄管理程序 1. 目的 對記錄進行有效的控制管理，確保為能源管理體系有效運行提供真實、準確、完整、有效的客觀證據(jù)。 2. 范圍 適用于能源管理體系運行過程所形成記錄的控制管理。 3. 職責 管理辦公室是記 錄的歸口管理部門，負責編制、收集、整理《記錄表格清單》，并每 3個月對清單進行更新，各使用部門配合。 各部門負責收集、整理、保管本部門所形成的記錄。 檔案室負責全公司有保存價值的記錄的歸檔保管工作。 4. 實施程序 記錄的范圍 與能源管理體系運行相關(guān)的記錄、報告、表格、檢測數(shù)據(jù)等均屬記錄的范圍。 記錄的編制、審核、批準 記錄的格式由使用部門負責設(shè)計，格式參照《表格格式規(guī)定》執(zhí)行，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核和條線批準后報管理辦公室統(tǒng)一登記備案。 管理 辦公室負責匯總公司各部門的《記錄表格清單》，內(nèi)容包括：名稱、編號、保存期限。 記錄的編號規(guī)則，詳見《制度文件編碼規(guī)定》。 記錄的填寫 記錄應(yīng)規(guī)范填寫，字跡清楚，且及時、真實，內(nèi)容完整，能正確辨認和易于檢索。 記錄不允許擅自更改，因書寫錯誤確需修正的，只可劃改，不得涂改。 記錄的貯存和保護 28 程序文件 體系科負責收集、整理能源管理體系運行過程中形成的管理評審記錄、內(nèi)審記錄。 各部門負責保管與能源管理有關(guān)的記錄 ，如能源因素和優(yōu)先控制的能源因素識別與評價記錄、能源管理方案實施過程與結(jié)果評價的信息、能源統(tǒng)計表、檢查記錄等。 檔案室負責重要記錄的歸檔整理，一般每年一次。 記錄應(yīng)保存在環(huán)境適宜、防潮、防火、防蛀的場所，并便于存取檢索。 記錄的保存期限和處置。 記錄保存按《記錄表格清單》規(guī)定的保存期限進行保存。 所有記錄在超期后應(yīng)及時報批銷毀，使用部門應(yīng)填寫《文件、記錄銷毀申請單》，報管理辦公室批準后執(zhí)行。 記錄格式更改或廢止，先由使用部門提出 ，經(jīng)條線領(lǐng)導(dǎo)批準后報管理辦公室備案，同時撤出并停止原表樣的使用。 記錄的歸檔 a）對重要的記錄需存檔的，由本部門規(guī)定存檔的期限，交于檔案室存檔，檔案室填寫檔案交接清單。 b）檔案室對記錄每年進行歸檔整理。 記錄的查閱規(guī)定 a）記錄的借閱必須按《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。 b）記錄的查閱按存檔目錄執(zhí)行，由檔案室登記。 5. 相關(guān)文件 《檔案管理規(guī)定》 《制度文件編碼規(guī)定》 《表格格式規(guī)定》 6. 相關(guān)記錄 記錄表格清單 29 程序文件 檔 案查閱登記表 文件、記錄銷毀申請單 歸檔資料交接清單 30 程序文件 產(chǎn)品和過程設(shè)計控制程序 目的 規(guī)范新產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計工作，確保在進行新的產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計中，充分考慮能源的合理利用、降低能源消耗、提高能源利用效率，以及改進能源管理績效。 適用范圍 適用于本公司化工類新產(chǎn)品和（或）過程的設(shè)計工作。 職責 在進行化工類新產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計過程中，技術(shù)開發(fā)科、生產(chǎn)技術(shù)科及實施部門負責對使用能源的種類、經(jīng)濟性、質(zhì)量、環(huán)境影響以及可獲得性進行試驗和評價 ，提高能源利用的合理性和利用效率。 在進行化工類新產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計過程中，動力設(shè)備科負責合理匹配各系統(tǒng)和設(shè)備 /設(shè)施，確保用能優(yōu)化、合理。 技術(shù)開發(fā)科負責節(jié)能新技術(shù)和方法以及最佳節(jié)能實踐與經(jīng)驗的借鑒利用。 （或）過程設(shè)計的各階段工作。 實施程序 在進行化工類新產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計過程中，對使用的能源的合理性進行評價。 、實施部門及其它相關(guān)部門召開新能源試用會議，確定試用的時間、方法以及能源的計量辦法 ； ，技術(shù)開發(fā)科做好新能源試用的跟蹤工作； ，生產(chǎn)技術(shù)科、實施部門進行配合，對所使用能源的經(jīng)濟性、質(zhì)量、環(huán)境影響以及可獲得性進行總結(jié)； 、實施部門及其它相關(guān)部門共同對所試用能源的經(jīng)濟性、質(zhì)量、環(huán)境影響以及可獲得性進行評審和（或）確認； 31 程序文件 。 在進行化工類新產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計過程中，合理匹配各系統(tǒng)和設(shè)備 /設(shè)施。 工類新產(chǎn)品和（或）過程設(shè)計過程中，動力設(shè)備科根據(jù)生產(chǎn)部門的需要，在滿足生產(chǎn)需要的前提下，合理匹配各系統(tǒng)和設(shè)備 /設(shè)施，優(yōu)化用能，提高能源利用效率。 /設(shè)施前，動力設(shè)備科應(yīng)對擬采購的設(shè)備 /設(shè)施的能耗進行評估。在條件允許下，應(yīng)選擇低耗機種，充分考慮能源利用效率。 動力設(shè)備科組織生產(chǎn)使用部門及相關(guān)部門對擬采購的設(shè)備 /設(shè)施進行評審和（或）確認。 動力設(shè)備科、各分廠對設(shè)備 /設(shè)施進行嚴格管理，正確使用和操作，在滿足生產(chǎn)需要的前提下，提高能源利用效率。 能新技術(shù)和方法以及最佳節(jié)能實踐與經(jīng)驗的借鑒利用。 、以及最佳節(jié)能實踐與經(jīng)驗，編制在本公司進行借鑒利用的可行性報告中。 ，討論確定進行推廣試驗的生產(chǎn)線或部門和具體試驗方案。 ，技術(shù)開發(fā)做好節(jié)能新技術(shù)和方法試驗的跟蹤工作。 ，實施部門進行配合。 （或）確認。 。 相關(guān)文件 《能源管理制度》 相關(guān)記錄 可行性研究報告 32 程序文件 重點用能設(shè)備管理程序 目的 確保整個生產(chǎn)系統(tǒng)高能耗設(shè)備保持穩(wěn)定、有效運行的狀態(tài)。 范圍 適用于高能耗設(shè)備的管理 職責 。 。 實施