【文章內(nèi)容簡介】 所需要的設(shè)施，確定并管理服務(wù)的符合性所需的工作環(huán)境中人和物的因素。 適用范圍 適用于為實現(xiàn)服務(wù)符合性所需的設(shè)施，如工作場所、 高低壓設(shè)備 、給排水設(shè)備 等控制；對工作環(huán) 境中人和物的因素進(jìn)行控制。 職責(zé) 綜合事務(wù)部 負(fù)責(zé)對實現(xiàn)服務(wù)符合性所需的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行控制。 項目管理處維修組 負(fù)責(zé)業(yè)主設(shè)備設(shè)施的維修和維修人員調(diào)度。 項目管理處維修組 負(fù)責(zé)業(yè)主的停水、停電的維修。 項目管理處維修組 與 綜合事務(wù)部 協(xié)調(diào)設(shè)備緊急情況的處理。 各部門分別就各自的業(yè)務(wù)小組對實現(xiàn)服務(wù)符合性所使用的基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境進(jìn)行控制。 工作程序 基礎(chǔ)設(shè)施的確定 公司為實現(xiàn)服務(wù)符合性活動所需的基礎(chǔ)設(shè)施包括：工作場所（辦公場所、維修間、設(shè)備間） 、服務(wù)設(shè)施（高低壓設(shè)備、給排水設(shè)備及消防設(shè)施）、支持性設(shè)備和工具（如維修用的設(shè)備和工具等）。 根據(jù)《河南省物業(yè)管理條例》，對于各類設(shè)備設(shè)施的管理應(yīng)做到： a. 各類設(shè)備設(shè)施圖紙、檔案資料齊全； b. 設(shè)備設(shè)施運行正常，保養(yǎng)、檢修制度健全，制訂《設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)計劃》并填寫《維修保養(yǎng)記錄》。 c. 操作人員嚴(yán)格按照各專業(yè)操作規(guī)程執(zhí)行； d. 消防系統(tǒng)設(shè)備完好，可隨時啟用； e. 高低壓設(shè)備運行正常，保證業(yè)主用電需要，定期檢查箱式變壓器， XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP05 名稱 基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序 版本 B/O 第 1 頁 共 4 頁 19 f. 填寫《設(shè)備巡檢記錄表》； g. 24h 小時巡查監(jiān)控并填寫《維修值班日志》； 設(shè)施的是供 設(shè)施的接管、驗收：在接管物業(yè)設(shè)施時，由公司領(lǐng)導(dǎo)組織技術(shù)人員負(fù)責(zé)按設(shè)施使用說明書和相關(guān)資料對接管的設(shè)施進(jìn)行驗收。達(dá)不到要求者，應(yīng)通知有關(guān)單位限期整改，設(shè)施接管的相關(guān)材料由 綜合事務(wù)部 核算 并 存檔。 設(shè)備的采購：各 項目管理處 根據(jù)公司發(fā)展和使用部門的要求，制定采購需求計劃并填寫《采購申請表》，注明設(shè)備名稱、用途、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、單價、數(shù)量等，經(jīng)部門主管、經(jīng)理審批， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能組織實施采購 ，由綜合事務(wù)部進(jìn)行采購，或在綜合事務(wù)部指定的供方處自行采購 。 設(shè)備設(shè)施的驗收 完成設(shè)備設(shè)施的采購后， 項目管理處 組織相關(guān) 小組 進(jìn)行驗收，并填寫《設(shè)備驗收交接記錄》，確認(rèn)合格后由 項目管理處 簽收，并記錄設(shè)名稱、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、隨機(jī)附件及資料等內(nèi)容。 驗收不合格的設(shè)備，由經(jīng)辦人與供方協(xié)商解決。 設(shè)施的登記建立臺賬 各 項目管理處 維修組 對驗收合格的設(shè)備進(jìn)行編號、登記、建立設(shè)備目錄冊時按專業(yè)分別建立設(shè)備檔案，并登記在《設(shè)備清單》上， 報 綜合事務(wù)部 備案。 設(shè)施的使用、維護(hù)和保養(yǎng) 根據(jù)需要， 品質(zhì)管理部 組織編寫各專業(yè)操作規(guī)程，發(fā)放給使用部門和相關(guān)人員。對國家規(guī)定的特殊工種，要求操作人員持有相應(yīng)的國家授權(quán)管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的上崗證方可上崗。 設(shè)施的運行應(yīng)由操作人員按專業(yè)操作規(guī)程執(zhí)行，并填寫相關(guān)的運行記錄。 各 項目管理處維修組 制定《設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)計劃》，規(guī)定保養(yǎng)項目、頻次，各崗位負(fù)責(zé)人監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。各 項目管理處維修組 每季度匯總《維修保養(yǎng)記錄》，整理入檔并作為制定年度維修計劃的依據(jù)。 日常 運行中，各崗位人員每天至少巡檢一次，填寫《工作日志》報部門主 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP05 名稱 基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 4 頁 20 管，如有故障由主管組織維修人員維修，檢修好的設(shè)備應(yīng)由使用人在《維修派工單》上簽字驗收后方可使用。對無修復(fù)價值或暫時不使用的設(shè)備，由各 項目管理處維修組 填寫《物品報損單》，由經(jīng)理審核算，總經(jīng)理批準(zhǔn)后報廢或報停， 綜合事務(wù)部 在《設(shè)備清單》上注明情況。 現(xiàn)場使用的設(shè)施，應(yīng)有統(tǒng)一的編號，以便維護(hù)保養(yǎng)。 高低壓 供電箱設(shè)施所用絕緣鞋、絕緣手套要進(jìn)行校驗，校驗合格后貼上合格標(biāo)識方可使用，對末經(jīng)校驗的絕緣鞋、絕緣手套，不得使用。 對講機(jī)的使用及管理按《對講機(jī)使用管理制度》執(zhí)行。 工作環(huán)境 綜合事務(wù)部 負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門為實現(xiàn)服務(wù)符合性所需的基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境，根據(jù)服務(wù)需要，協(xié)調(diào)各部門確定并報 綜合事務(wù)部 審批，提供作業(yè)場所必需的基礎(chǔ)設(shè)施和良好的工作環(huán)境，包括人和物的因素（如溫度、濕度等）以安全保護(hù)等工作條件。 基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境包括： a. 配置適用的辦公用房； b. 配置必要的消防器材，保持適宜的工作場所； c. 各部門負(fù)責(zé)本部門工作環(huán)境的管理； d. 項目管理處 不定期對各崗位的工作環(huán)境進(jìn)行綜合檢查，并做好質(zhì)量記錄，在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改措施以及整改后的監(jiān)督。 相關(guān)文件 《河南省物業(yè)管理條例》 《供水設(shè)備管理制度》 《對講機(jī)使用管理制度》 質(zhì)量記錄 《設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)計劃》 《維修保養(yǎng)記錄》 《維修值班日志》 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP05 名稱 基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序 版本 B/O 第 3 頁 共 4 頁 21 《采購申請表》 《設(shè)備清單》 《維修派工單》 《入庫單》 《物品報損單》 《工作日志》 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP05 名稱 基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境控制程序 版本 B/O 第 4 頁 共 4 頁 22 合同管理控制程序 目的 簽訂合同之前，通過合同條款的評審，準(zhǔn)確理解顧客及委托方要求，保證合同得到順利履行，維護(hù)公司利益。 范圍 本公司在向顧客提供服務(wù)的承諾之前或簽訂合同之前，對已識 別的顧客要求及分別規(guī)定的附加要求實施的評審，包括標(biāo)書、重大物業(yè)管理合同、一般合同等。 職責(zé) 總經(jīng)理指導(dǎo)和批準(zhǔn)標(biāo)書或重大合同要求的評審。 營銷拓展部 負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對標(biāo)書或重大物業(yè)管理合同進(jìn)行評審，并負(fù)責(zé)填寫相關(guān)記錄。 營銷拓展部 負(fù)責(zé)組織對本單位簽署的一般性合同進(jìn)行評審，報總經(jīng)理批準(zhǔn)有效。 程序 明確標(biāo)書、合同對服務(wù)的要求 相關(guān)單位應(yīng)組織人員開展市場調(diào)查，與供方、委托方保持經(jīng)常溝通，從而真正了解真實需要，以便確定合同的條款。 相關(guān)部門應(yīng)確定合同履行過程中涉及的法規(guī)要求及關(guān)注其變更情況。 營銷拓展部 應(yīng)明確公司對合同管理的要求。 合同條款的評審 總經(jīng)理督促 營銷拓展部 在標(biāo)書送交前及合簽訂前召集有關(guān)人員對標(biāo)書及合 條款進(jìn)行評審，對評審的結(jié)果以《標(biāo)書評審會簽單》、《合同評審會簽單》形式保存。 營銷拓展部 組織相關(guān)部門人員對一般性合同條款進(jìn)行評審，并做好記錄。 營銷拓展部 負(fù)責(zé)將收集到的集中反映的顧客信息以報告形式提交相關(guān)部門進(jìn)行評審。 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP06 名稱 合同管理 控制程序 版本 B/O 第 1 頁 共 2 頁 23 對合同評審的確保應(yīng)考慮以下幾個方面： 服務(wù)要求（一般性、特殊性要求）得到規(guī)定，各項內(nèi)容明確、合理。 合同條款應(yīng)符合現(xiàn)行法規(guī)、法律要求。 雙方是否具有能力履行合同。 合同條款改變的控制 當(dāng)服務(wù)要求改變時，應(yīng)重新評審。 若物業(yè)合同中發(fā)現(xiàn)問題， 營銷拓展部 應(yīng)在 2 天內(nèi)通知對方，及時對合同進(jìn)行更改關(guān)重新評審，評審內(nèi)容記入《合同評審會簽單》。 評審后更改的內(nèi)容應(yīng)在相關(guān) 評審記錄上明確標(biāo)識并正確傳達(dá)到有關(guān)方面。 參與評審的有關(guān)人員應(yīng)在《合同評審會簽單》及相應(yīng)的措施記錄上簽名表示同意已評審的內(nèi)容。 對已經(jīng)評審的且末改變服務(wù)要求的可不再進(jìn)行評審。 一般合同的改變評審可按以上程序執(zhí)行。 相關(guān)文件 《合同管理制度》 相關(guān)記錄 《標(biāo)書評審會簽單》 《合同評審會簽單》 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP06 名稱 合同管理 控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 2 頁 24 采 購控制程序 目的 對采購過程及供方進(jìn)行控制，確保采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。 2． 0 適用范圍 本程序適用于對服務(wù)所需的原材料采購、外包供方所提供服務(wù)的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價的控制。 3． 0 職責(zé) 3． 1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司采購計劃的審批。 3． 2 綜合事務(wù)部 負(fù)責(zé)公司物品的采購審核、物品的使用監(jiān)督。 3． 3 綜合事務(wù)部 負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的選擇。 3． 4 各 項目管理處 專人負(fù)責(zé)本 項目管理處 物品的采購驗收入庫、保管、發(fā)放、登記。 3． 5 各部門負(fù)責(zé)本部門物品采購計劃的編制 ，報綜合事務(wù)部進(jìn)行統(tǒng)一采購 。 4． 0 工作程 序 4． 1 供方評價 綜合事務(wù)部 責(zé)組織對外包方及重要物資采購的供方進(jìn)行評價，填寫《供方評價表》經(jīng)評價合格后，編制《合格供方名錄》，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行監(jiān)督，為控制采購珠資的質(zhì)量和對供方進(jìn)行再評價， 綜合事務(wù)部 把對服務(wù)影響較大的物資質(zhì)量情況填寫《供方業(yè)績臺帳》，并建立供方檔案。 4． 1． 1 采購物資的審批 a、 綜合事務(wù)部 于每年 12 月制定下年度的《采購申請表》，對公司全年常規(guī)采購進(jìn)行總量控制，經(jīng)經(jīng)理審核批準(zhǔn)報總經(jīng)理批準(zhǔn)后安排采購。 b、各部門根據(jù)工作需要零星購買的物資需填寫《采購申請表》，經(jīng) 綜合事務(wù)部 經(jīng)理審核、報總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。 4． 1． 3 采購物資的購買及采購物資供方的選擇和評價由 綜合事務(wù)部組織 進(jìn)行。 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP07 名稱 采購 控制程序 版本 B/O 第 1 頁 共 2 頁 25 4． 1． 4 采購信息 4． 1． 4． 1 采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品，如名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等基本信息。 4． 1． 4． 2 采購文件包括：《采購申請表》，一式兩份，由 綜合事務(wù)部 保存一份。 4． 1． 6 采購實施 a、 綜合事務(wù)部 和各 項目管理處 負(fù)責(zé)按《采購申請表》組織采購。 b、 綜合事務(wù)部 采購人員應(yīng)對 《采購申請表》核實，確認(rèn)采購是充分的， 采購人員應(yīng)在《合格供方名錄》中進(jìn)行采購。 4． 1． 7 采購物資的驗證 對采購物資的驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)所采購物資的重要性，在其相應(yīng)的檢驗過程中規(guī)定不同的難方式，以確保休購物資符合規(guī)定的采購要求。 5． 0 質(zhì)量記錄 5． 1《采購申請表》 5． 2《合格供方名錄》 5． 3《采購計劃表》 5． 4《供方業(yè)績臺帳》 5． 5《供方評定表》 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP07 名稱 采購 控制程序 版本 B/O 第 2 頁 共 2 頁 26 標(biāo)識管理控制程序 1． 0 目的 確定標(biāo)識的范圍、方法及必要的可追溯性要求。 2． 0 適用范圍 本程序適用于公司各 項目管理處 產(chǎn)品及服務(wù)活動的標(biāo)識及可追溯性。 3． 0 職責(zé) 3． 1 綜合事務(wù)部 負(fù)責(zé) 標(biāo)識管理控制 程序的制定及歸口管理。 3． 2 各項目管理處 負(fù)責(zé)對所服務(wù)范圍的產(chǎn)品及服務(wù)活動進(jìn)行標(biāo)識控制。 4． 0 程序 4． 1 標(biāo)識范圍 4． 1． 1 公司對物業(yè)服務(wù)活動中須進(jìn)行標(biāo)識的范圍包括： a、設(shè)備和設(shè)施 b、物業(yè) 管理必 要的指示標(biāo)識 c、各項服務(wù)過程必要的標(biāo)識 4． 2 設(shè)備 /設(shè)施標(biāo)識 4． 2． 1 各 項目管理處 應(yīng)對下 列 設(shè)備和設(shè)施時和必要的標(biāo)識： a、消防設(shè)備和設(shè)施 b、配電系統(tǒng) c、給排水系統(tǒng) d、護(hù)管設(shè)施設(shè)備 e、弱電 4． 2． 2 對各類設(shè)備設(shè)施的標(biāo)識可使用下述方式進(jìn)行標(biāo)識： a、標(biāo)識牌 b、涂刷不同顏色 c、記錄 4． 2． 3 在對設(shè)備使 用標(biāo)識牌進(jìn)行標(biāo)識時，應(yīng)在標(biāo)識牌中標(biāo)明設(shè)備名稱、編號和責(zé)任人。 4． 3 物業(yè)指示標(biāo)識 4． 3． 1 各項目管理處 慶根據(jù)本住宅小區(qū)（大廈、工業(yè)區(qū)）的具體環(huán)境特點，明 XXXXX 物業(yè)管理有限公司 編號 XXXXXQP08 名稱 標(biāo)識管理 控制程 序 版本 B/O 第 1 頁 共 2 頁 27 確指示標(biāo)識，一般包括： a、物業(yè)名稱、編號、樓層、房號標(biāo)識 b、道路交通指南標(biāo)識 c、停車場車位標(biāo)識 d