【文章內(nèi)容簡介】 豐 物 業(yè) 管理有限公司 圖樣和技術文件審鑒規(guī)定 文件 編號 ： HFWYP032020 版 次： A1 頁 碼 ：第 4 頁 共 4 頁 工 藝檢 查：由 專業(yè) 工 藝 技 術 人 員簽 署。 標準檢 查：由質(zhì) 量 安全部的 專業(yè) 技 術 人 員簽 署 審 定：由 設計 （ 編 制）者所在部 門 的 負責 人或 項 目 負責 人 簽 署。 批準：由公司 總 工程 師簽 署。 對 于工 藝 允 許簡 化 審簽 手 續(xù) ，按 設計 （ 編 制）、校核 簽 字，才能在 現(xiàn)場 使用。 技 術 工程部 門負責 按《 記錄 控制程序》的 規(guī) 定，收集、保存本 規(guī)定 產(chǎn) 生的各 種記錄 。 4 相 關檔 記錄 控制程序 附 錄 A 技 術檔 的 審簽范圍 序 號 技 術文 件名 稱 設計編 制 校核 審 查 工 藝檢查 標磚檢查 審 定 標準 1 施工方案 ★ ★ ★ 2 零件 圖 ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ 3 原理 圖 ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ 4 電 路 圖 ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ 5 安 裝 工 藝 ★ ★ ★ ★ ★ 6 工具明 細 表 ★ ★ ★ 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 文件檔案管理制度 文件 編號 ： HFWYP042020 版 次： A1 頁 碼 ：第 1 頁 共 4 頁 文件 檔 案管理制度 1. 范圍 本 標準規(guī) 定了 檔 的收集、 歸檔 、 編 目、保管的和 銷毀 的管理要求 本保準 適 用于 與產(chǎn) 品質(zhì) 量 形成有 關 的 文件 的 檔 案管理。 2 職責 辦 公室 負責歸 口管理公司文件的 歸檔 工作； 各部 門負責 按要求移交 歸檔 的 檔 3 工作程序 檔檔 案管理流程 圖 （附后） 歸檔文件 的行程 與 累 積 在安 裝 、 維 修、質(zhì) 量 管理、 財務 管理及人事管理等活 動 中，均應 形成于質(zhì) 量 相 關 的 文件數(shù) 據(jù)。 各相 關 部 門應 分 別 制定 專 （兼） 職 ， 負責 收集、保存 文件數(shù) 據(jù)，按 歸檔 要求和 歸檔范圍進 行系 統(tǒng) 管理， 組 成保管 單 位， 進 行 文件 的 檔案管理。 歸檔文件 的要求 歸檔文件數(shù) 據(jù) 應 字 跡 清楚、 圖樣 清晰、 簽 署手 續(xù) 完 備 ，制定和書寫 材料 應 利于 長 期保存 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 文件檔案管理制度 文件 編號 ： HFWYP042020 版 次： A1 頁 碼 ：第 2 頁 共 4 頁 歸檔文件數(shù) 據(jù)可以呈任何媒 體 形式，如 紙張 、 電 梯媒 體 等。 歸檔時間 可分 為 ： a) 在活 動 或 項 目完成后 歸檔 b) 隨時歸檔 c) 當 公 司要求向 辦 公室 歸檔時 ，各部 門應 及 時 向 辦 公室移交， 并 履行交接手 續(xù) 填 寫文件 材料移交清 單 。 歸檔范圍 檔檔 案 類別 可包括： 產(chǎn) 品 檔 案、 設備儀 器 檔 案、安 裝 、 維 修管理 檔 案、質(zhì) 量 管理 檔 案、人事管理 檔 案、 財務 管理 檔 案等。 檔 的 歸檔范圍 按 辦 公室的相 關規(guī) 定 執(zhí) 行。 歸檔范圍應 在保 證文件數(shù) 據(jù)完整的基 礎 上， 盡 量 簡潔 。 檔 的保管期 檔 的保管期分 為 永久性、 長 期和短期三 種 。 長 期十六年至五十年，短期十五年以下。 歸檔文件 的分 類編 目 各 類檔 案的分 類編 目由 檔 案管理人 員 具 體負責 分 類 后的 檔 案 文件應 分 別組 成保管 單 位 填 寫 保管 單 位封面 簽 ， 產(chǎn) 品 檔 案 應寫 明 產(chǎn) 品名 稱 、代 號 、 冊號 。 按分 類規(guī) 定的保管 單 位建立 文件 保管 單 位 帳 ，填 寫檔 案目 錄 。 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 文件檔案管理制度 文件 編號 ： HFWYP042020 版 次： A1 頁 碼 ：第 3 頁 共 4 頁 檔 的保管 與 利用 歸檔 的的 紙質(zhì)文件數(shù) 據(jù)， 應 平整置入 檔 案袋中， 并采 取防潮、防 蟲 蛀、防火等措施，以使 檔 不受 損壞 歸 檔 的 電 子媒 體文件數(shù) 據(jù)， 應采 取防潮、防 蟲 蛀、防火等措施。 查 閱 和 復制檔 要有相 應 批準手 續(xù) ， 并 履行相 關發(fā) 放、等 級 手 續(xù) 。 a) 歸檔檔 借 閱 ， 應辦 理借 閱 手 續(xù) ； b) 查 閱文件 一般 應 在 數(shù) 據(jù)室 閱 看 。 c) 涉及公司 機 密的 文件數(shù) 據(jù)的 復制 ， 應辦 理 復制審 批手 續(xù) ，由申 請復制單 位主管 領導簽 署 審 批。 查 閱 和 復制 完 畢 后的技 術檔歸還 前，要 檢 查份 數(shù) 、 頁數(shù) 正 確與否。 歸檔檔 的 鑒 定 與銷毀 各 業(yè)務 主管部 門負責 提出申 請 和需要 鑒 定的 文件 清 單 ，作好 鑒定 準備 工作。 檔 案部 門負責組織 有 關 部 門 /人 員組 成 鑒 定小 組 ，依 據(jù)鑒 定 文件清 單 進 行 鑒 定 與銷毀 由 鑒 定小 組進 行 鑒 定 并 填 寫鑒 定表， 確無 使用 價 值的 文件數(shù) 據(jù)，經(jīng) 主管 領導審 批后，由 辦 公室 負責銷毀 。 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 文件檔案管理制度 文件 編號 ： HFWYP042020 版 次： A1 頁 碼 ：第 4 頁 共 4 頁 銷 毀 檔 時 ， 應 制 定 不 少 于 二 人 按 清單銷毀 檔 案部 門負責 按《 記錄 控制程序》的要求收集、保存本程序中 產(chǎn)生的各 種記錄 。 4 記錄 技 術文件 移交清 單 檔 案 鑒 定表 檔 案目 錄 5 相 關檔 記錄 控制程 檔檔 案和理流程 圖 檔 案部 門 相 關 部 門 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 標準資料管理辦法 文件 編號 ： HFWYP052020 版 次： A1 頁 碼 ：第 1 頁 共 5 頁 標準數(shù) 據(jù)管理方法 本 辦 法 規(guī) 定了 標準數(shù) 據(jù)收集、 發(fā) 放 與 管理 本 辦 法 適 用于外 來標準數(shù) 據(jù)的控制 2 職責 技 術 工程部 負責標準數(shù) 據(jù)的收集、 發(fā) 放 與 管理 標準數(shù) 據(jù)使用 單 位（或 個 人）按 規(guī) 定 辦 理借 閱 手 續(xù)并負責 正 確 使用和妥善保管。 3 工作程序 標準數(shù) 據(jù)管理流程（附后） 分 類編 目 歸檔 管理 檔 案 鑒 定 檔銷毀 收集 積 累 檔 材料 按 規(guī) 定移交 標準數(shù) 據(jù) 范圍 國 家的 標準 、 國 外 標準 、 專業(yè)標準 、行 業(yè)標準 、地方 標準 、企 業(yè)標準 以及相 關 的 標準 的正文、草案、 報 批稿、 譯 文、原文等 標準 化 文件 都 屬標準數(shù) 據(jù) 范疇 收集 標準數(shù) 據(jù)的收集由技 術 工程 負責 。 收集 數(shù) 據(jù)一般可以通 過 以下管道： a) 經(jīng) 常 與國 家 標準 出版 單 位和各部 門標準 化所取 得 聯(lián)系 ，及 時了 解 標準數(shù) 據(jù)出版社 發(fā) 行消息，以便 選購 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 標準資料管理辦法 文件 編號 ： HFWYP052020 版 次： A1 頁 碼 ：第 2 頁 共 5 頁 b)根 據(jù) 公司各 單 位提出的所需 標準 清 單進 行查 對 和 購買 。 c)根 據(jù) 有 關單 位下 達 的 標準 作 廢 通知及 時 收集 頒布 的 標準數(shù) 據(jù)； d)與 有 關圖書發(fā) 行 單 位建立 業(yè)務聯(lián)系 ， 預 定新 標 注； 各 種標準 化工作 會議 的 文件 、 報 告等 e)與 外企公司或上 級標準數(shù) 據(jù)持有 單 位建立 單 位， 獲 得 標準信息 ，索取 標準 。 與 本公司有 關 的 標準 ， 應盡 可能 齊 全，量 減 少，但 種類 不能缺。 建 賬 標準數(shù) 據(jù)的保管由 專 人（兼 職 ） 負責 ，在 驗 收臺 賬 的基 礎 上，由 標準數(shù) 據(jù)的保管人 員 按 標準 的性 質(zhì) 分 類 登 記 ， 并 做到： 帳 物相符、 填 寫 正 確 、字 跡 清楚。 登 記賬 目 時 ，每份 標準數(shù) 據(jù) 應編 一 個 “登 記號 ”。 標準數(shù) 據(jù)的登記號 由 標準 性 質(zhì) 代 號 、 該類標準數(shù) 據(jù)的 總 份 數(shù) 以及 單 位 標準數(shù) 據(jù)的序號組 成。登 記賬 目的 內(nèi) 容包括：序 號 、登 記號 、 標準 代 號 、 標準數(shù) 據(jù)名 稱 、接受日期、 單價 、份 數(shù) 。 報導 為 使新 標準數(shù) 據(jù)能及 時 得到 應 用，使有 關單 位 了 解 標準 的更改、代替 與廢 止情 況 ，技 術 工程 應 及 時進 行 標準 化 信息報導 。 保管 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 標準資料管理辦法 文件 編號 ： HFWYP052020 版 次： A1 頁 碼 ：第 3 頁 共 5 頁 標準數(shù) 據(jù)、期刊均 應 妥善保管。保管 時應 注意防火、防潮、防蟲 蛀、防 丟 失。及 時辦 理借 還 手 續(xù) ，借出三 個 月未 還 者， 應 追 還 或 辦理 續(xù) 借手 續(xù) ，以防失效或失 蹤 。 更改、代替 與 作 廢 的依 據(jù) a) 各 級標準 化主管部 門 下 達 的通知 b) 標準 化刊物 上 關 于 標準 更改、代替 與 作 廢 的通知和 報導 c) 代替 舊標準 的新 標準 或新、 舊標準 目 錄對 照等。 d) 需要更改的 標準數(shù) 據(jù)，由 標準數(shù) 據(jù)保管人 員 按照 發(fā) 放臺 賬 的記載 和存 數(shù) 全部查出、全部更改，包括 匯編 ； 代替和作 廢 手 續(xù) a) 新 標準 收到后，由 標準數(shù) 據(jù)保管人 員 按照 標準數(shù) 據(jù)臺 賬將 被代替或作 廢 的 標準數(shù) 據(jù)抽出，作 廢標準數(shù) 據(jù)加 蓋 “作 廢 ”章 b) 被代替或作 廢 的 標準數(shù) 據(jù)由技 術 工程部保存一份作 為備 查，其 余 的 應 由技 術 工程部 負責 明 確標識 、集中存放， 經(jīng) 批準后統(tǒng) 一 處 理。 借 閱 、 發(fā) 放 標準數(shù) 據(jù)外借 時 需暴力借 閱 手 續(xù) 。 對 于 丟 失和 泄 密 標準數(shù) 據(jù)有關 規(guī) 定 處 理。 對 于常用的 標準 由技 術 工程部 負責發(fā) 至有 關 使用 單 位，分散管 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 標準資料管理辦法 文件 編號 ： HFWYP052020 版 次： A1 頁 碼 ：第 4 頁 共 5 頁 理使用；需要更改，作 廢 或代替 時 ，按 執(zhí) 行 標準數(shù) 據(jù)管理要求 準確 ： 標準數(shù) 據(jù) 內(nèi) 容 應準確無誤 ， 對 所需要更改的 內(nèi) 容要及 時更改； 對 已作 廢 和被代替的 標準 要及 時 收集，快速提供使用 快速： 標準數(shù) 據(jù)要及 時 收集，快速 提供使用 受控：收集到的 標準數(shù) 據(jù)及 復 印的 標準數(shù) 據(jù) 應 明白 數(shù) 量和去向。 辦 公室 負責 按照《 記錄 控制程序》要求，收集、整理和保存本 辦法所 產(chǎn) 生的 記錄 4 記錄 標準數(shù) 據(jù) 發(fā) 放 記錄 標準數(shù) 據(jù)借 閱記錄 標準數(shù) 據(jù)更改 記錄 5 相 關檔 《 記錄 控制程序》 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 標準資料管理辦法 文件 編號 ： HFWYP052020 版 次： A1 頁 碼 ：第 5 頁 共 5 頁 標準數(shù) 據(jù)管理流程 圖 標準數(shù) 據(jù)管理流程 圖 相 關 部 門 /單 位 辦 公室 鞏義 市慧 豐 物 業(yè) 管理有限公司 記錄控制程序 文件 編號 ： HFWYP062020 版 次： A1 頁 碼 ：第 1 頁 共 4 頁 記錄 控制程序 1 范圍 收集 訂購 驗 收 整理 分 類 編號 建 賬 蓋 章 入 柜 保存 出 數(shù) 據(jù)目 錄并組織 宣 貫 藏書 抽出作廢標準 發(fā) 放借 閱 新 舊標準 更改 換代 接 受宣 貫 正 確 使用 標準數(shù) 據(jù) 本程序 規(guī) 定了 記錄 的收集、 歸檔 和保管等控制要求。 本程序使用于公司安 裝 、 維 修 過 程和質(zhì) 量體 系 運 行形成的 記錄 質(zhì) 量 安全部 歸 口管理 記錄 的控制 質(zhì) 量 安全部 負責 本 單 位 產(chǎn) 品質(zhì) 量記錄 的控制。 各部 門負責 本部 門記錄 的收集、存