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正文內(nèi)容

項目管理咨詢操作實務(wù)大綱(編輯修改稿)

2024-08-26 10:58 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 控制 ............................................. 61 規(guī)劃質(zhì)量 .................................................. 61 實施質(zhì)量保證 .............................................. 61 咨詢?nèi)藛T的能力保證 ................................... 61 咨詢活動的程序保證 ................................... 61 咨詢活動的方式保證 ................................... 61 客戶單位的配合保證 ................................... 62 相關(guān)事宜的法律保證 ................................... 62 實施質(zhì)量控制 .............................................. 62 項目范圍控制 ......................................... 62 咨詢程序控制 ......................................... 62 過程質(zhì)量控制 ......................................... 62 成果質(zhì)量控制 ......................................... 62 顧客滿意度控制 ....................................... 62 24 咨詢項目的溝通管理 ............................................. 63 識別干系人 ................................................ 63 溝通規(guī)劃 .................................................. 63 發(fā)布信息 .................................................. 63 項目信息的內(nèi)部報告 ................................... 63 項目信息的外部發(fā)布 ................................... 63 管理干系人期望 ............................................ 63 報告績效 .................................................. 64 25 咨詢項目的風(fēng)險管理 ............................................. 65 規(guī)劃風(fēng)險管理 .............................................. 65 識別風(fēng)險 .................................................. 65 實施定性風(fēng)險分析 .......................................... 65 實施定量風(fēng)險分析 .......................................... 66 規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對 .............................................. 66 監(jiān)控風(fēng)險 .................................................. 67 9 項目管理咨詢操作實務(wù)大綱 1 總則 定義 項目管理咨詢就是接受客戶單位的委托,根據(jù)客戶單位的實際,運用 美國項目管理協(xié)會編制的《項目管理知識體系指南》( PMBOK 指南)(第四版)中的項目管理理論, 參照 ISO9000 質(zhì)量管理體系 的模式 ,采用互動的方法,與客戶單位的管理骨干一起,通過學(xué)習(xí)研究,建立、實施 并 改進項目管理體系的過程。 本《項目管理咨詢操作實務(wù)大綱》是對 本公司 項目管理咨詢過程的要求與規(guī)范。 適用范圍 適用于本公司 對 項目管理 咨詢過程 的控制。 10 2 咨詢 項目建議書 總要求 對于管理咨詢工作的優(yōu)劣很難有一個準(zhǔn)確的定量評價,主要原因是由于作為管理咨詢的核心內(nèi)容的知識與經(jīng)驗是很難進行量化考證的,再加上不同的企業(yè)對于管理咨詢成績的評價各不相同,使得客戶在考慮選擇咨詢公司時,一般會從公司的咨詢顧問結(jié)構(gòu)及咨詢公司的相對知名度去考慮。然而,即使如此,多數(shù)客戶仍然很難知道咨詢公司的具體工作業(yè)績與能力。因此,一則為了能夠清晰地說明我們能夠為客戶解決的問題和采用的方法的科學(xué)性, 二 則為了使客戶一目了然地看到我們的工作經(jīng)驗和服務(wù)方式。另外, 也是雙方在工作內(nèi)容上的界定。這就需要咨詢公司在營銷階段編制咨詢項目建議書。 而 項目管理體系咨詢的 項目建議書的制定與其它管理咨詢的項目建議書有一定的區(qū)別,因此,在項目建議書的制定時應(yīng)該盡量使委托客戶了解到 項目管理體系 形成的全部過程。 具體要求 1. 必須表達清晰、內(nèi)容完整。 通常 項目建議書會遞給委托客戶公司的決策層 , 建議書必須表達清晰,內(nèi)容完整,尤其是 項目管理體系建立、試運行以及改進 過程中,項目組所做的工作更需清晰 , 以便客戶的決策人閱讀時能夠完全地了解項目的全部。 2. 注意設(shè)法縮小在最初會見中客戶提出的顧 慮。一份成功的咨詢建議書不僅要有吸引力,而且要有充實的內(nèi)容。能夠準(zhǔn)確地了解客戶的具體需求,并能夠針對需求提出意向的解決方法。 因此在編寫建議書之前,應(yīng)先對客戶提出的咨詢需求 進行 認真地了解,對 最初會見中客戶提出的顧慮 進行 認真的分析 ,從而 提出建設(shè)性的意見。 內(nèi)容 咨詢項目建議書的具體內(nèi)容要與咨詢服務(wù)的內(nèi)容及客戶的要求有關(guān) 。一般來說,咨詢項目建議書應(yīng)包括以下內(nèi)容: 1. 項目背景 11 主要介紹 客戶單位 的基本狀況, 客戶單位在項目管理上 存在的主要問題,希望本次咨詢達到的目 的 和意義,同時介紹咨詢公司的宗旨、經(jīng)營理念及業(yè) 績。 2. 工作原則 咨詢公司在提供給客戶項目建議書的內(nèi)容中會表現(xiàn)各自不同的工作原則,工作原則是咨詢公司表達自己在整個咨詢過程中的立場與原則。 ( 1)法人意識:從咨詢師的立場出發(fā)保持中立性與客觀性,不會因為外部或者某個利益團體的壓力而屈從,一切建議方案都在尊重事實的基礎(chǔ)上,以是否符合企業(yè)的法人意志和長遠利益作為出發(fā)點 ( 2)注重實效:項目組強調(diào)深入了解客戶的業(yè)務(wù)、組織架構(gòu)與具體問題,并為客戶設(shè)計量身定做的解決方案。對中國國情、文化、企業(yè)的了解使項目組可以將先進的管理理論與中國企業(yè)的具體實際緊密結(jié)合。 ( 3)共 同參與:客戶與咨詢公司共同成立項目領(lǐng)導(dǎo)委員會與項目小組。項目合作雙方定時聯(lián)系和溝通,與項目有關(guān)和有用的信息應(yīng)予以開放,保證信息的及時性和有效性。 ( 4)質(zhì)量保證:咨詢公司的三級質(zhì)量控制體系能夠保證項目的質(zhì)量符合客戶的需求。 上述原則保證了咨詢公司以專業(yè)咨詢能力,設(shè)計貼近客戶實際的解決方案,以專業(yè)的服務(wù)品質(zhì)和專業(yè)精神,贏得客戶信賴。 3. 項目目標(biāo) 咨詢公司對 項目管理體系 咨詢的理解,完成 項目管理體系 咨詢的方式方法、質(zhì)量及 項目管理體系 咨詢的技術(shù)成果,咨詢公司在 項目管理體系 咨詢項目執(zhí)行中的職責(zé)、建議達到的目標(biāo)、客戶 可得利益的估算等。 4.工作計劃和時間表 計劃內(nèi)容、計劃的合理性、對工作量的估計、項目所用時間、進度和管理方式、最終成果及提供給客戶的階段報告等。 5.咨詢公司介紹 12 公司在承擔(dān)類似 項目管理體系 咨詢項目的經(jīng)驗、在類似行業(yè)的經(jīng)驗等;介紹項目小組組織結(jié)構(gòu)和小組成員;參與咨詢的人員的素質(zhì),項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力和專家資歷等。 6.需要客戶所提供的支持條件、對配套設(shè)施的要求等。 13 3 咨詢 項目組 的 組建 、建設(shè)與管理 總要求 咨詢項目組 的組建具有雙重科學(xué)性 : 一則作為咨詢公司為保證項目的成功完成,需要考 慮進行科學(xué)的人員配置,例如,在 對建筑企業(yè) 進行咨詢時,就需考慮安排 有過類似經(jīng)驗的顧問參與 ; 另外針對企業(yè)的不同結(jié)構(gòu)與性質(zhì),要考慮項目組建后運行方法的科學(xué)性,例如,在企業(yè)進行人員的巨大變動,企業(yè)的重大調(diào)整與決策時進行項目運行,會帶來更好的效果。每一個咨詢項目的運行都是以團隊的方式進行的,因為團隊的互補性會降低由于個人決策帶來的巨大風(fēng)險,并且一定程度上穩(wěn)定了項目的進行。 項目經(jīng)理 項目經(jīng)理的要求 對于完成 咨詢?nèi)蝿?wù)來說,項目經(jīng)理十分重要, 在一個 咨詢 項目的 實施 過程中負有組織和領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)的責(zé)任 ,代表咨詢機構(gòu)與客戶進行交流。因此 項目經(jīng)理 必須熟悉咨詢內(nèi)容 和項目管理知識體系 ,具有豐富咨詢經(jīng)驗和溝通能力 ; 要有較強的責(zé)任心、勤奮和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng),工作踏實。 項目經(jīng)理的作用 1) 制定項目資源的使用方向。在項目的啟動到結(jié)束的全過程中,項目經(jīng)理要借助本公司與客戶方提供的資源來控制資源的使用及項目進度。 2) 充當(dāng)團隊工作的協(xié)調(diào)者。在實際的項目運作過程中,無論是企業(yè)方還是公司方面都會有較多的問題需要協(xié)調(diào),由于咨詢項目一般都會遠離咨詢公司總部,因此項目經(jīng)理在整個咨詢過程中須不斷協(xié)調(diào)團隊工作。 3) 監(jiān)督、計劃和 調(diào)配資源以支持項目運作。咨詢 過程 中,由于需要大量的的信息采集和調(diào)研,工作存在許多不確定性,很大程度上依賴于合理地工作安排。 4) 身為良師益友,為項目團隊的每一個成員提供咨詢。 5) 作為控制者,為實現(xiàn)項目目標(biāo)而對資源使用的有效性進行監(jiān)督。 6) 作為外交家,與項目利益相關(guān)者建立并保持同盟關(guān)系,以獲得他們對實 14 現(xiàn)項目的支持。 項目管理體系的建立 過程,對于 客戶單位 來講是一個適應(yīng)、學(xué)習(xí)、變革的過程,變革就一定會出現(xiàn)矛盾,出現(xiàn)阻力和抗拒 , 有時甚至是在 單位 高層出現(xiàn)的,作為項目經(jīng)理就需要充當(dāng)一個外交家的角色,協(xié)調(diào)、控制局勢變化 。 項目組成員 項目組成員的挑選 項目經(jīng)理 應(yīng) 根據(jù)項目的確切要求,及 客戶單位 特性, 仔細地挑選自己的團隊 成員 , 挑選合適的咨詢顧問參與 ,實現(xiàn) 最佳的人員組合。 公司 應(yīng) 十分尊重項目經(jīng)理的意見 ,同時 考慮項目的性質(zhì)與規(guī)模,公司正在進行和將要進行的咨詢工作,公司可用的咨詢?nèi)藛T等各方面因素, 對于項目組的成員進行統(tǒng)籌安排。 項目經(jīng)理應(yīng)在項目啟動之前盡可能的與團隊成員進行面談。 項目組成員的能力要求 ( 1).具備“ T”型知識結(jié)構(gòu) 咨詢 顧問除了要通曉一 門專業(yè)知識外,還必須懂得相關(guān)學(xué)科專業(yè)的知識,才具有接受、理解、鑒別、評價復(fù)雜難題的能力。所謂“ T”型知識結(jié)構(gòu),就是形象地勾劃出咨詢?nèi)藛T的知識結(jié)構(gòu)廣、博、專三者相結(jié)合的關(guān)系。其橫線表示知識的廣度,豎線表示知識的深度和精度。作為咨詢?nèi)藛T應(yīng)該特別具備的相關(guān)學(xué)科知識是管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、系統(tǒng)論、控制論和信息論等。 ( 2).具備系統(tǒng)分析能力 系統(tǒng)分析能力是指咨詢?nèi)藛T在開展咨詢研究中,能在不確定的情況下,通過對問題的充分調(diào)查,找出其目標(biāo)和各種可行方案,并通過直覺和判斷,對這些結(jié)果進行比較,幫助決策者在復(fù)雜問題中做出最佳的科 學(xué)決策的能力。咨詢?nèi)藛T只有以一系列應(yīng)用數(shù)學(xué)及現(xiàn)代管理學(xué)中廣泛應(yīng)用的方法為基礎(chǔ),如運籌學(xué)、評價鑒定法、關(guān)鍵線路法、排隊法等,利用計算機和信息系統(tǒng),才能明確一切與問題有關(guān)的要素(如目的、替換方案、模型、費用、效果、評價標(biāo)準(zhǔn)等)同實現(xiàn)目標(biāo)之間的關(guān)系,提供完整的資料,以便決策者選擇最為合理的解決方法。 ( 3).具備發(fā)現(xiàn)問題的創(chuàng)造力 15 管理 咨詢通常是一類建議或一系列的思維方式,所以咨詢?nèi)藛T最重要的資產(chǎn)是通過精確思考和認真研究產(chǎn)生的有用思想。作為一名優(yōu)秀的 項目管理 咨詢?nèi)藛T,還必須是一名有激情的思想者,必須喜歡創(chuàng)造新思維, 喜歡發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。 這種創(chuàng)造能力主要包括:研究能力包括對客觀事物以及文獻資料的觀察能力、分析能力、調(diào)查能力、測定能力和設(shè)計能力 ; 思維能力 包括判斷能力、想象能力、綜合概括能力 ; 想象能力 , 善于發(fā)現(xiàn)問題,敢于接受新事物,不墨守陳規(guī),具有不懈的開拓精神 ; 溝通能力 。 項目組的組建應(yīng)注意的問題 照顧客戶的利益 客戶的利益是最高的 。項目組 的組建要充分考慮客戶的意見 , 按合同規(guī)定的工作任務(wù),組織可以勝任的合格人員參加項目組。 專業(yè)特長和知識結(jié)構(gòu) 項目管理咨詢,所牽涉的范圍 廣,問題復(fù)雜 , 就需要不同專業(yè)結(jié)構(gòu)的人員配置,項目組成員的專業(yè)特長和知識結(jié)構(gòu) 應(yīng) 符合咨詢?nèi)蝿?wù)的需要 , 會更有利 于 項目的完成。 良好的配合 要注意項目組成員之間是否能良好地配合工作,項目組成員是否與客戶相處得融洽、密切。 項目組的 團隊建設(shè) 提高團隊成員的知識和技能 在咨詢項目運行過程中, 項目經(jīng)理應(yīng) 通過培訓(xùn)等, 提高團隊成員的知識和技能 ,以增強他們完成項目可交付成果的能力, 提高咨詢成果質(zhì)量,按規(guī)定完成咨詢?nèi)蝿?wù)。 公司應(yīng) 給予指導(dǎo)、 支持 和幫助 。 提 高團隊成員之間的信任和認同感 在咨詢項目運行過程中,項目經(jīng)理應(yīng)通過團隊
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