【正文】 咨詢項(xiàng)目組應(yīng)精心策劃、精心準(zhǔn)備、精心組織。 培訓(xùn)目的 （ 1） 增加受訓(xùn)人員的 項(xiàng)目管理知識 ； （ 2）為下一步的項(xiàng)目管理體系文 件編制奠定理論和思想基礎(chǔ)。 培訓(xùn)對象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 提交與實(shí)行 咨詢項(xiàng)目組將 Word 稿的《項(xiàng)目管理職能分配方案》提交客戶單位，作為咨詢成果之一，同時敦促和協(xié)助客戶單位實(shí)行方案規(guī)定。 分配結(jié)果確定 通過客戶單位高、中層領(lǐng)導(dǎo)集體會商的形式，對分配結(jié)果最終確定。 將《項(xiàng)目管理職能分配建議方案》下發(fā)相關(guān)部門，組織他們進(jìn)行討論。 內(nèi)容為： （ 1）《建議方案》的背景； （ 2）編制說明； （ 3）項(xiàng)目管理職能分配表（格式可參考樣表）。 分配依據(jù) （ 1）《項(xiàng)目管理職能分析報告》； （ 2）《 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整方案》。 39 提交與實(shí)行 咨詢項(xiàng)目組將 Word 稿的《 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整方案》提交客戶單位，作為咨詢成果之一， 同時敦促和協(xié)助客戶單位按照方案規(guī)定進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。 在《建議方案》得到客戶單位領(lǐng)導(dǎo)層的同意后，正式向客戶單位的員工或管理骨干進(jìn)行宣講。 匯報 首先向客戶單位的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行匯報，聽取意見。討論中要關(guān) 注建議方案的先進(jìn)性、科學(xué)性以及可操作性，關(guān)注建議方案對客戶單位現(xiàn)有部門或個人現(xiàn)有利益可能的損害以及防范。 （ 4） 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整的建議 本部分是中心內(nèi)容，既要提出優(yōu)化調(diào)整的建議，更要闡述進(jìn)行這樣優(yōu)化調(diào)整的依據(jù)和理由。 （ 2） 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整的指導(dǎo)思想 通過指導(dǎo)思想反映進(jìn)行 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整對于項(xiàng)目管理體系建立與運(yùn)行的重要性和必要性。 提出優(yōu)化調(diào)整方案 咨詢項(xiàng)目組在匯總各種意見的基礎(chǔ)上，依據(jù)項(xiàng)目管理體系的要求，結(jié)合客戶 38 單位的實(shí)際，編制《 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整建議方案》（現(xiàn)應(yīng)是PPT 稿）。 優(yōu)化調(diào)整流程 觀念導(dǎo)入 安排進(jìn)行有關(guān) 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 理論知識的培訓(xùn)，從理論上講清什么是組織結(jié)構(gòu)，什么是 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 ， 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 的模式介紹， 崗位設(shè)置 的要求等等，為提出優(yōu)化調(diào)整方案進(jìn)行觀念導(dǎo)入。 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的模式選擇 根據(jù)客戶單位的具體情況進(jìn)行選擇，一般應(yīng)選擇管理部門為直線職能型，而項(xiàng)目部則實(shí)行矩陣性這種 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的模式 。 優(yōu)化調(diào)整的必要性 既然存在優(yōu)化調(diào)整的可能，必然體現(xiàn)優(yōu)化調(diào)整的必要。 這種可能性在前期深度訪談工作中應(yīng)已發(fā)現(xiàn)，并在《項(xiàng)目管理情況診斷報告》中已有闡述。 36 匯報與提交 咨詢項(xiàng)目組召開匯報會議，對《項(xiàng)目管理職能分析報告》進(jìn)行匯報，經(jīng)過批準(zhǔn)后，作為咨詢成果之一正式提交客戶單位。 討論 咨詢項(xiàng)目 組將匯總后的分析結(jié)果發(fā)客戶單位相關(guān)部門，組織討論， 征求修改意見。咨詢項(xiàng)目組成員分工指導(dǎo)。 XXXXX 公司 項(xiàng)目 管理職能分析表 （例表） 一級職能 二級職能 三級職能 1 項(xiàng)目整合管理 職能 制定項(xiàng)目章程 收集資料 項(xiàng)目章程的制定 項(xiàng)目章程的論證 項(xiàng)目章程的報批 項(xiàng)目章程的 下發(fā)與執(zhí)行 35 制定項(xiàng)目管理計劃 制定項(xiàng)目管理計劃的任務(wù)分配 資料的收集 項(xiàng)目管理計劃的分頭編制 項(xiàng)目管理計劃的匯總 項(xiàng)目管理計劃的論證 項(xiàng)目管理計劃的報批 項(xiàng)目管理計劃的執(zhí)行 項(xiàng)目管理計劃的更改 指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行（略） 分析流程 理論培訓(xùn) 從理論上講清什么是職能分析、為什么要進(jìn)行職能分析和怎樣進(jìn)行職能分析。 二級職能 是指一級職能所包括的主要管理活動 ，即 42 個過程要素。 分析方法 采用一級職能、二級職能、三級職能的分析方法 。 （ 2）通過項(xiàng)目管理職能分析， 為 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整 提供依據(jù)。 培訓(xùn)目的 （ 1） 增加受訓(xùn)人員的 項(xiàng)目管理知識 ； （ 2）為下一步的 項(xiàng)目管理職能分析 和 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整 奠定理論和思想基礎(chǔ)。 33 10 第二期項(xiàng)目管理知識培訓(xùn) 培訓(xùn)時機(jī) 第二 期項(xiàng)目管理知識培訓(xùn) 應(yīng)在診斷報告匯報與提交的同時進(jìn)行。 征求和聽取修改意見。 那么，怎樣才能提出高水平的建議呢？我們需要考慮三個標(biāo)準(zhǔn)： 技術(shù)充分性――它們有效果嗎？ 可接受性――客戶能接受嗎？ 客戶實(shí)施建議的能力――它們易操作嗎？ 診斷報告的匯報與提交 匯報 咨詢項(xiàng)目組經(jīng)過反復(fù)討論， 診斷報告首先 形成 PPT 稿。只有這樣，才能使診斷收到良好的效果。只有問題準(zhǔn)確、目標(biāo)明確， 項(xiàng)目 管理才有方向；否則提出的問題很分散，改善 項(xiàng)目 管理就無從做起。這一方面是因?yàn)楝F(xiàn)狀和主要問題是確定診斷方向、提出診斷方案的依據(jù)；另一方面又可以使 客戶單位 更好地了解自己存在的問題和改善 項(xiàng)目 管理的方向，更好地理解和執(zhí)行改善方案。 編制 要領(lǐng) 客戶單位的現(xiàn)狀和問題要闡述清楚 診斷 報告 的基本任務(wù)就是調(diào)查、分析 客戶單位項(xiàng)目管理 的現(xiàn)狀和存在的主要問題，據(jù) 此提出切實(shí) 可行的改進(jìn)方案。 （四）存在問題的具體分析 依據(jù)項(xiàng)目管理的五大過程組、九大知識領(lǐng)域和 42 個過程要素，對客戶單位在項(xiàng)目管理方面存在的主要問題進(jìn)行分析。 （二）項(xiàng)目背景 從客戶單位發(fā)展需要出發(fā)，充分肯定通過本次咨詢活動，建立 項(xiàng)目管理體系的重要性和必要性。 編制依據(jù) （ 1） 《項(xiàng)目管理知識體系指南》（ PMBOK 指南）（第四版） ； （ 2）國家與地方政府對客戶單位所在行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)； （ 3）質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)； （ 4）相關(guān)企業(yè)管理知識； （ 5）深度訪談的結(jié)果。 29 所有參加訪談的人員在詳盡占有訪談信息以后，對每個問題準(zhǔn)備個人的分析意見， 項(xiàng)目組召開分析會議， 進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”，碰撞出更為符合實(shí)際的、更為正確的分析意見來 ，以編制《 客戶單位項(xiàng)目管理情況診斷報告 》。 落實(shí)專人對《調(diào)查問卷》進(jìn)行統(tǒng)計分析，最好用各種統(tǒng)計圖表表示出來，并且附上分析意見。 注重結(jié)果分析 現(xiàn)場訪談結(jié)束以后，訪談活動進(jìn)入更為重要的訪談結(jié)果分析階段。不該出現(xiàn)相反的、我們自己反客為主講解 項(xiàng)目 管理的場景。對重要問題，一定要按訪談計劃和提綱，詢問每一位被訪談?wù)?，從不同或相同的回答中反?fù)對比求證。對不愿或說不出事情原由的人，不要勉強(qiáng)，注意聽取和收集“故事”即可。對我們感興趣的問題，要善于追根尋源，但又要注意在對方為難時適可而止。 講究訪談技巧 營造談話氣氛 要注意盡力營造一個讓被訪談?wù)唛_口說話，并且能夠暢所欲言的談話氣氛，既不要過于隨便，讓對方不予重視，又不要過于嚴(yán)肅，讓對方感有壓力。三個設(shè)計既各成一體，又相互照應(yīng)，綜合覆蓋訪談的全部需求。 著力訪談準(zhǔn)備 訪談策劃 采用哪些訪談形式、哪些人訪談哪些人、了解 哪些問題、從而達(dá)到哪些訪談目的，這就是訪談策劃。 查閱資料 就是有目的地收集和查閱 客戶單位 的有關(guān)資料，這也是訪談活動的重要和有機(jī)的組成部分。 座談會 可以召開綜合性的座談會，也可以召開專題性的座談會。 問卷調(diào)查 將要了解的問題設(shè)計成問卷的形式，讓 客戶單位 全體人員，或分層次選擇人員進(jìn)行填寫，然后對問卷答案進(jìn)行分析，達(dá)到訪 談的目的。 面對面的訪談 這是使用最多、也是最常見的一種訪談形式，雙方就所要訪談的話題交流。 在選擇企業(yè)內(nèi)部訪談對象時，要考慮特殊性，也要考慮普遍性；要考慮點(diǎn)，也 要考慮面；特別要注意選擇某一層面人員時，“寧少一村，不漏一家”，避免無意中得罪，不為今后咨詢工作的實(shí)施增添對立面。 訪談對象應(yīng)以 客戶單位 內(nèi)部人員為主，可以分為 客戶單位 高層、中層、一般管理人員、普通員工等，也可以分為領(lǐng)導(dǎo)人員、技術(shù)人員、行管人員、營銷人員、生產(chǎn)人員等。在訪談中要尊重每一個被訪談?wù)?，虛心地向他們了解情況，虛心地向他們請教問題，虛心地向他們討求答案。 端正訪談心態(tài) 應(yīng)抱著求知和學(xué)生的心態(tài)，而不能端著專家和老師的架子。 培訓(xùn)內(nèi)容 首期項(xiàng)目管理知識培訓(xùn) 的內(nèi)容應(yīng)是 《項(xiàng)目管理知識體系指南》（ PMBOK 指南）（第四版）中的 第 1 部分項(xiàng)目管理框架的相關(guān)知識，即： 第 1 章 引論 什么是項(xiàng)目 什么是項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理與運(yùn)營管理 項(xiàng)目經(jīng)理的角色 第 2 章 項(xiàng)目生命周期與組織 項(xiàng)目生命周期 —— 概述 項(xiàng)目與運(yùn)營 項(xiàng)目干系人 組織對項(xiàng)目 管理的影響 26 8 深度 訪談 總 要求 項(xiàng)目啟動并進(jìn)行 首期項(xiàng)目管理知識培訓(xùn) 以后， 就要針對客戶單位項(xiàng)目管理的相關(guān)情況安排深度訪談，這是 為有效果性地提出解決方案、完成項(xiàng)目合同的 重要工作。 培訓(xùn)對象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 25 7 首期項(xiàng)目管理知識培訓(xùn) 培訓(xùn)時機(jī) 首期項(xiàng)目管理知識培訓(xùn) 應(yīng)在咨詢項(xiàng)目啟動后立即進(jìn)行。 注意事項(xiàng) （ 1）結(jié)合客戶單位的日常工作； （ 2）盡量照顧客戶單位人員的工作與學(xué)習(xí)習(xí)慣； （ 3） 咨詢 項(xiàng)目組成員的工作均衡； （ 4）留有一定余地。 編制與報批。 處理邏輯關(guān)系。 24 收集編制依據(jù)。 進(jìn)行工作分解。 編制流程 確定進(jìn)度目標(biāo)任務(wù)。 作業(yè)性進(jìn)度計劃 輸出形式 咨詢項(xiàng)目組的 作業(yè)性進(jìn)度計劃可以用《 XXXX 咨詢項(xiàng)目第 X 周工作計劃》 的形式輸出。 控制性進(jìn)度計劃 控制性進(jìn)度計劃可包括：整個項(xiàng)目的總進(jìn)度計劃和分階段進(jìn)度計劃。 項(xiàng)目進(jìn)度計劃分為控制性進(jìn)度計劃和作業(yè)性進(jìn)度計劃兩類。 （ 5）可以結(jié)合進(jìn)行 首期項(xiàng)目管理知識培 訓(xùn) 。 會議出席人員 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 項(xiàng)目啟動會 項(xiàng)目啟動會 既 是項(xiàng)目組進(jìn)場后與客戶 單位員工正式 見面 的 程序性工作會議 ，又是將項(xiàng)目信 息正式告知 客戶 單位員工， 并進(jìn)行發(fā)動的動員會議，也是項(xiàng)目正式啟動的標(biāo)志性會議。 活動與任務(wù) 聯(lián)合項(xiàng)目組應(yīng)定期活動，最好每周活動一次。 成立聯(lián)合項(xiàng)目組 目的 （ 1）體現(xiàn)“互動”的咨詢原則； （ 2）增強(qiáng)客戶單位管理骨干的責(zé)任感，調(diào)動其積極性； （ 3）搭建溝通平臺，以了解并滿足項(xiàng)目干系人的愿望與要求。 工作場所安排 按照合同要求，由客戶單位安排獨(dú)立的項(xiàng)目組工作場所。 20 5 咨詢 項(xiàng)目啟動 咨詢項(xiàng)目組進(jìn)駐 進(jìn)駐時間 按照雙方約定，并 向 客戶 單位正式發(fā)出進(jìn)場通知書 。 文件和資料準(zhǔn)備 文件和資料的識別 和準(zhǔn)備 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組成員根據(jù)工作分工，分別識別咨詢項(xiàng)目運(yùn)行對有關(guān)文件和資料的需求 ，并進(jìn)行準(zhǔn)備 。 編制責(zé)任 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé) 組織 《項(xiàng)目管理計劃》的編制。 編制依據(jù) （ 1） 咨詢項(xiàng)目合同 ； 18 （ 2）《項(xiàng)目建議書》 ； （ 3） 項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目范圍； （ 4）項(xiàng)目過程規(guī)劃； （ 5）事業(yè)環(huán)境因素； （ 6） 組織過程資產(chǎn)。 討論重點(diǎn) 小組討論的重點(diǎn)內(nèi)容包括 但不限于 ： （ 1）根據(jù)項(xiàng)目建議書和初步調(diào)查情況， 項(xiàng)目組成員 通過討論，了解客戶單位 的基本情況和此次咨詢的目的、要求等 ，明確項(xiàng)目范圍 ； （ 2） 對咨詢?nèi)藛T分工 進(jìn)行 討論 ，組成各個咨詢專題小組，并確定各小組的工作 ， 要求項(xiàng)目組成員進(jìn)行工作準(zhǔn)備 ； （ 3） 討論咨詢項(xiàng)目進(jìn)展計劃 ； （ 4）討論確定項(xiàng)目團(tuán)隊基本規(guī)則； （ 5）討論可能的項(xiàng)目風(fēng)險及應(yīng)對措施； （ 6） 研究商討其它有關(guān)事情，如進(jìn)場后的生活安排 ；向咨詢委托單位正式發(fā)出進(jìn)場通知書等。 會議任務(wù) 項(xiàng)目經(jīng)理 應(yīng)向 項(xiàng)目組成員介紹咨詢 任務(wù)的 主要內(nèi)容，了解 客戶對咨詢的態(tài)度和愿望等。 項(xiàng)目組的團(tuán)隊管理 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過程中，項(xiàng)目組應(yīng)觀察團(tuán)隊行為，管理沖突，解決問題，并評估團(tuán)隊成員的績效，以優(yōu)化團(tuán)隊績效。 創(chuàng)建富有生氣和凝聚力的團(tuán)隊文化 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過程中，項(xiàng)目組應(yīng)有計劃地開展團(tuán)隊建設(shè)活動， 創(chuàng)建富有生氣和凝聚力的團(tuán)隊文化 ，以提高個人和團(tuán)隊工作效率，振奮團(tuán)隊精神，促進(jìn)合作，并促進(jìn)團(tuán)隊成員之間的交叉 培訓(xùn)和輔導(dǎo)，以分享知識和經(jīng)驗(yàn)。 提 高團(tuán)隊成員之間的信任和認(rèn)同感 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)通過團(tuán)隊基本規(guī)則、認(rèn)可與獎勵以及運(yùn)用人際關(guān)系技能等， 提高團(tuán)隊成員之間的信任和認(rèn)同感 ，以提高士氣、減少 16 沖突和增進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作。 項(xiàng)目組的 團(tuán)隊建設(shè) 提高團(tuán)隊成員的知識和技能 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過程中， 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng) 通過培訓(xùn)等， 提高團(tuán)隊成員的知識和技能 ，以增強(qiáng)他們完成項(xiàng)目可交付成果的能力， 提高咨詢成果質(zhì)量，按規(guī)定完成咨詢?nèi)蝿?wù)。 專業(yè)特長和知識結(jié)構(gòu) 項(xiàng)目管理咨詢，所牽涉的范圍 廣，問題復(fù)雜 ， 就需要不同專業(yè)結(jié)構(gòu)的人員配置，項(xiàng)目組成員的專業(yè)特長和知識結(jié)構(gòu) 應(yīng) 符合咨詢?nèi)蝿?wù)的需要 ， 會更有利 于 項(xiàng)目的完成。