標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(ppt47頁)(編輯修改稿)
2025-04-02 20:03 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 AT， WHY， HOW） 結(jié)合 ， 即由誰 （ WHO） ， 在何時 （ WHEN） ， 在何地 （ WHERE） ， 做何事 （ WHAT） ， 為什么做 （ WHY） ， 怎樣做 （ HOW） ， 缺少任何一個 W或 H， 都有可能使文件的內(nèi)容不易理解 。 三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時 ， 最 好將文件的編號同時附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 7． 附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ， 公司所 有的表單都應(yīng)從此而來 ， 最好將表單的編號附在名稱后 ， 但是 也不可以附版本 。 8． 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu) ， 為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu) 。 但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ， 鑒于文件的內(nèi)容的 需要 ， 可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項目 。 四、文件的格式 ? 格式體現(xiàn)一種文化 ? 格式是一種權(quán)威的體現(xiàn) ? 格式便于溝通 ? 有格式的文件便于閱讀與思維 一二階文件格式 ? 首頁樣式 ? 內(nèi)文樣式 一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容 ? ? ? ? ? ? ? 其他文件的制作 其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下項目： ? 1)文件名稱 ? 2)文件編號 ? 3)文件版次 ? 4)頁次 ? 5)生效日期 ? 6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn) 其他的書寫習(xí)慣 ? 三級制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn) ? 審批自下至上，自右至左 文件字體習(xí)慣 ? 標(biāo)題一般用 16號（三號）字體，加粗宋體 ? 內(nèi)文一般用 12號（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體 ? 小題目如“目的”可用 14號（四號）加粗宋體 序號標(biāo)識習(xí)慣 ? ? ? ? A. ? a). 五、文件編寫的幾點小技巧 ? 自下至上的編寫 — 讓一線人員編寫 ,主管審核 ? 目標(biāo)指向 — 制度必須面對目標(biāo) ? 先列出流程圖與職責(zé) ? 避免抽象如：上緊螺絲時要小心 —— 詞語模糊 ? 列出所有控制點 ,盡量數(shù)據(jù)化 (如微笑 ,露出八顆牙 ) ? 表單記錄要細(xì)化 ? 讓新人看看 ,是否可會操作 五、文件編寫的幾點小技巧 （ 一 ） 、 忌簡單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 （ 二 ） 、 忌過于彈性化 ， 失去可操作性 。 （ 三 ） 、 忌理想主義化 ， 導(dǎo)致無法實施 。 （ 四 ） 、 忌部門主義化 ， 導(dǎo)致其它部門無法配合 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 編寫文件的五忌 六、文件編寫的詳細(xì)程度 ? 取決于人員的能力； ? 取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度； ? 過程復(fù)雜程度； 七．流程圖繪制 在編制文件的過程中 ， 適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D ， 會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 ， 流程的制作不拘形式 ， 最主要的是能做到清楚明了即可 。 1． 流程圖常用的符號 七．流程圖繪制 表示開始 表示條件判斷、檢驗及查核 表示執(zhí)行處理某一單項作業(yè) 表示作業(yè)路徑線 (流程線 ) 表示所用表格 (一個或多個 )或文件 (人工表格或文件 ) 表示連接點 ,在流程圖繪制時因空間關(guān)系或換頁時 使用 “ ○ ” . 內(nèi)以英文代號區(qū)別 指各類流程的結(jié)束時所使用的符號 A 七．流程圖繪制 此范例是一個最簡單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日報 七．流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行項目 、 負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明 ， 易看易懂 ， 也是制作流程圖的常用方法之一 。 總之 ， 使用流程圖的目的就是清晰 、 一目了然 ， 如果有些工作太過繁雜和繁瑣 ， 當(dāng)制成流程圖時或許不容易看明白 ， 所以應(yīng)注意流程圖使用的時機(jī) 。 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫方法 ? 文件管理 ? 文件實施與跟進(jìn)
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