標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(ppt47頁(yè))-展示頁(yè)
2025-03-21 20:03本頁(yè)面
【正文】 二階 三階 四階 規(guī)定 /手冊(cè)：闡述公司的大政方針 , 綱領(lǐng)性策略性文件 制度 /辦法 /程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實(shí)施方法，流程性管理文件 工作指引 /作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法 ，指導(dǎo)性文件 表單 /記錄 /作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果，驗(yàn)證性文件 外來(lái)文件也是需要管制的，但因?yàn)槠涮厥饧安豢深A(yù)測(cè)性，故放在第四階文件中規(guī)范 二．文件體系的架構(gòu) （ 二 ） 文件架構(gòu)的說(shuō)明 1． 規(guī)定 /手冊(cè) 對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō) ， 憲法是根本大法 ， 任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來(lái)擬制 ， 而對(duì)于一間公司來(lái)說(shuō) ， 規(guī)定 /手冊(cè)即是 公司在管理制度上的根本大法 ， 它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的 大綱要求 ， 簡(jiǎn)言之 ， 手冊(cè)即要求我們應(yīng)該要做哪些工作 。 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫方法 ? 文件日常管理 ? 文件實(shí)施與改進(jìn) 一、文件的分類 按管制方式分： ? 受控文件：對(duì)發(fā)行 /使用 /保管 /作廢等需控制的。 （ 6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過(guò)文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 （ 4） 防止經(jīng)驗(yàn)的流失 書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的 流失，從而造成動(dòng)作上的因難。 （ 2） 工作的依據(jù) 建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。軍官的發(fā)現(xiàn)使他獲得國(guó)防部的嘉獎(jiǎng)。 ? 站在炮管下的士兵任務(wù)是負(fù)責(zé)拉住馬的韁繩（在那個(gè)時(shí)代，大炮是馬車運(yùn)載到前線的），以便在大炮發(fā)射后調(diào)整由于后坐力產(chǎn)生的距離偏差，減少再次瞄準(zhǔn)所需要的時(shí)間。 ? 軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。 標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫 沒(méi)有規(guī)矩 —— 不成方圓！ 制定：曹如進(jìn) 拉馬的炮兵 ? 一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊(duì)視察其操練情況。他在幾個(gè)部隊(duì)發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個(gè)單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動(dòng)。軍官回去反得查閱軍團(tuán)事文獻(xiàn)，終于發(fā)現(xiàn)，長(zhǎng)期以來(lái)，炮兵的操練條例仍因循非機(jī)械化時(shí)代的規(guī)則。 ? 現(xiàn)在大炮的自動(dòng)化和機(jī)械水平很高，已經(jīng)不再需要這樣一個(gè)角色了，但操練的條例倒沒(méi)有及時(shí)地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了 不拉馬的士兵 。 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫方法 ? 文件管理 ? 文件實(shí)施與跟進(jìn) 一、系統(tǒng)化的管理平臺(tái) 理念共振 （老板意識(shí)） 管理團(tuán)隊(duì) （左膀右臂） 監(jiān)控機(jī)制 （適時(shí)控制） 考評(píng)激勵(lì) （企業(yè)文化） 運(yùn)作體系 （制度、規(guī)矩） 標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過(guò)程中扮演著相當(dāng)重要的角色： （ 1） 符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在 ISO9001和 TS16949及 ISO14001的條文中 ， 均要求組織 “ 建立并保持書面的體系 ， 以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求 ” 。 二．文件的重要性 （ 3） 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過(guò)日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （ 5）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。 二．文件的重要性 三．公司文件的架構(gòu) （ 一 ） 目前建立的文件體系 ， 一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次 ， 即： 一階文件：規(guī)定 /手冊(cè) 二階文件：制度 /辦法 /程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是 ， 并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件 ， 許多 規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為 3個(gè)層次 ， 即： 一階文件：手冊(cè) 二階文件：制度 /程序 /工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模 、 人員的數(shù)量同時(shí) 亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等 。如：制度、規(guī)定、手冊(cè) /、辦法、程序 /指導(dǎo)書、工作指引 /表單、圖紙、外來(lái)文件） ? 非受控文件：臨時(shí)性或補(bǔ)充性的。 2． 辦法 /程序 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑 ， 亦就是說(shuō) ， 針對(duì)手冊(cè)要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述 。
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