標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫(ppt47頁)-在線瀏覽
2025-04-16 20:03本頁面
【正文】 二．文件體系的架構(gòu) 3． 工作指引 /工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示 ， 它詳細(xì)敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作 . 4． 表單 格式化的記錄清晰明了 ， 易于保管 ， 所以在編撰文件時 ， 就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格 ， 值得注意的是大量的或設(shè) 計復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化 ， 降低效率 ， 所以設(shè)計表格應(yīng) 力求共享 ， 在表達(dá)明白的前提下 ， 精簡填寫項目和內(nèi)容 。 外來文件：國際法規(guī)，行業(yè)要求，客戶規(guī)范等 二．文件體系的架構(gòu) 一般來說 ， 一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序 ， 例如：采購程序 、 糾正和預(yù)防措施程序等 ， 而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式 ， 例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書 、 指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等 。 三、文件的編號方式 流水號 00001… 部門代碼 文件類別代碼（ 1一階文件、 2二階文件以此類推） 一二三階文件編號方式 表單編號方式 表單流水號（ 00001… ） 部門代碼 ※ 若因組織調(diào)整 ,不影響已發(fā)放的文件編碼方式 ,待重新?lián)Q版時再行更新 . ※ 技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號 各公司代碼（ HLTG代表泓淋集團(tuán)） 各公司代碼（ HLTG代表泓淋集團(tuán)） 表單性質(zhì)代碼（ Q/E/ERP/CMS） （表單版本 A,B,C… ） 目錄 ? 文件的目的與意義 ? 文件架構(gòu) ? 文件編寫方法 ? 文件管理 ? 文件實施與跟進(jìn) 一、哪種情況下需要制定文件制度 如有下述狀況之一 : ? 新設(shè)組織時 ? 管理可以系統(tǒng)化時 ? 反復(fù)情形次數(shù)比較多時 ? 相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時 (或重復(fù) )執(zhí)行 ? 缺點、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁 ? 需求量大 (多 ) ? 客戶或外部政策要求 ? 工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時 二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 一 、 一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要 ， 一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1． 目的 2． 范圍 3． 權(quán)責(zé) 4． 定義 5． 作業(yè)內(nèi)容 /作業(yè)程序 6． 相關(guān)文件 7. 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1． 目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的 ， 即 “ 做這件事是為了什么 ” ？ 二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 2． 范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機(jī) ， 范圍的界定直接決定文件的功能 范圍 ， 所以編寫時應(yīng)注意它的涵蓋性 。 3． 權(quán)責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé) ， 一般時常會就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單敘述 ， 但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé) 。 三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 5． 程序 /作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法 、 過程和要求 ， 一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份 。 （ 2） 文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時 ， 一定需注意 5W1H（ WHO， WHEN， WHERE， WHAT， WHY， HOW） 結(jié)合 ， 即由誰 （ WHO） ， 在何時 （ WHEN） ， 在何地 （ WHERE） ， 做何事 （ WHAT） ， 為什么做 （ WHY） ， 怎樣做 （ HOW） ， 缺少任何一個 W或 H， 都有可能使文件的內(nèi)容不易理解 。 7． 附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ， 公司所 有的表單都應(yīng)從此而來 ， 最好將表單的編號附在名稱后 ， 但是 也不可以附版本 。 但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ， 鑒于文件的內(nèi)容的 需要 ， 可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項目 。 （ 二 ） 、 忌過于彈性化 ， 失去可操作性 。 （ 四 ） 、 忌部門主義化 ， 導(dǎo)致其它部門無法配合 。 編寫文件的五忌 六、文件編寫的詳細(xì)程度 ? 取決于人員的能力； ? 取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度； ? 過程復(fù)雜程度； 七．流程圖繪制 在編制文件的過程中 ， 適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D ， 會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 ， 流程的制作不拘形式 ， 最主要的是能做到清楚明了即可 。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1