標準化文件撰寫(ppt47頁)-文庫吧資料
2025-03-19 20:03本頁面
【正文】 內容達 30％以上，或小變更已超過 9次，改版 ? 小幅度變更 —— 文件只做局部上修訂，只需換頁（即首頁與變更頁）。 二、文件審批 文 件 類 別 擬 制 會 審 機 構 審 核 批 準 備注 手冊類 體系擔當 各部門主管 管代 總經理 辦法類 /程序文件 部門主管 各部門主管 廠務經理 總經理 /管代 管理指引 /標準 部門主管 / 一般人員 各部門主管 部門經理 管代 表單記錄 依文件批準層級 公共性管理指引，由制定單位召開相關主管進行說明。 總之 ， 使用流程圖的目的就是清晰 、 一目了然 ， 如果有些工作太過繁雜和繁瑣 ， 當制成流程圖時或許不容易看明白 ， 所以應注意流程圖使用的時機 。 1． 流程圖常用的符號 七．流程圖繪制 表示開始 表示條件判斷、檢驗及查核 表示執(zhí)行處理某一單項作業(yè) 表示作業(yè)路徑線 (流程線 ) 表示所用表格 (一個或多個 )或文件 (人工表格或文件 ) 表示連接點 ,在流程圖繪制時因空間關系或換頁時 使用 “ ○ ” . 內以英文代號區(qū)別 指各類流程的結束時所使用的符號 A 七．流程圖繪制 此范例是一個最簡單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 （ 三 ） 、 忌理想主義化 ， 導致無法實施 。 四、文件的格式 ? 格式體現一種文化 ? 格式是一種權威的體現 ? 格式便于溝通 ? 有格式的文件便于閱讀與思維 一二階文件格式 ? 首頁樣式 ? 內文樣式 一二階文件的內容必須包含以下內容 ? ? ? ? ? ? ? 其他文件的制作 其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標準化，且可明確識別以下項目： ? 1)文件名稱 ? 2)文件編號 ? 3)文件版次 ? 4)頁次 ? 5)生效日期 ? 6)制定、審核、批準的簽認 其他的書寫習慣 ? 三級制審批制： 制定 審核 批準 ? 審批自下至上，自右至左 文件字體習慣 ? 標題一般用 16號（三號）字體，加粗宋體 ? 內文一般用 12號（小四）字體，標準宋體 ? 小題目如“目的”可用 14號（四號）加粗宋體 序號標識習慣 ? ? ? ? A. ? a). 五、文件編寫的幾點小技巧 ? 自下至上的編寫 — 讓一線人員編寫 ,主管審核 ? 目標指向 — 制度必須面對目標 ? 先列出流程圖與職責 ? 避免抽象如：上緊螺絲時要小心 —— 詞語模糊 ? 列出所有控制點 ,盡量數據化 (如微笑 ,露出八顆牙 ) ? 表單記錄要細化 ? 讓新人看看 ,是否可會操作 五、文件編寫的幾點小技巧 （ 一 ） 、 忌簡單草率 ， 未將所有的工作要求都納入體系 。 8． 以上是一份文件的完整結構 ， 為了整齊可統一文件結構 。 三、文件的編寫結構 6． 參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ， 在索引文件時 ， 最 好將文件的編號同時附在文件名之后 ， 以及便查找 ， 但是不可 將文件版本附上 。 （ 1） 流程圖：以流程圖的形式描述工作進行和程序 ， 會更容易了解文件內容 ， 但是并非每份文件都需流程圖 ， 完全視乎文件類型 。 4． 定義 亦即名詞解釋 ， 針對文件中用到的專業(yè)術語 、 英文縮寫做明確說 明 ， 會令文件內容更清楚明白 。 例如某公司有手動和自動 的繞線機 ， 如果文件的內容只針對手動的繞線機 ， 卻將文件的范 圍寫成 “ 適用于公司所有繞線機的使用 ” ， 即是明顯的錯誤 。 一般對于圖紙 、 設備說明書 、 國內 、 國際的標準亦可歸納為工作指導書類文件 ， 但我們規(guī)劃在四階文件內 。 其他文件： 技術標準與管理標準：技術標準 (圖紙、品質計劃、 QC工程表、檢驗標準、 操作標準、保養(yǎng)標準等 ) 、管理標準 (培訓標準、獎懲標準等 ) 通知 /公告：臨時性或針對某一具體事務的要求，經使用總結后要逐步補 充入管制的一二三階文件中。 文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時 、 何地和由 誰來做；應使用什么材料 、 設備和文件 ， 如何對活動進行控 制和記錄等 。（通知，公告、內部要求，培訓教材） 按內容分： ? 技術標準（圖紙 /QC工程表 /外協標準） ? 工作標準（操作指導書，檢驗指導書） ? 管理標準（制度 /辦法 /程序） 按來源分： ? 公司文件 ? 外來文件（國際標準 /國家標準 /團隊標準 /客戶要求） 我們重點在管理公司內部受控文件 二、文件結構圖 一階
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