建設(shè)項目檔案管理教材(編輯修改稿)
2025-03-25 11:35 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 輪機 發(fā)電廠房 機電安裝 廠區(qū)道路 辦公樓 開關(guān)站 攔河大壩 實際應(yīng)用 組卷的原則 遵循項目文件的形成規(guī)律，保持案卷文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用 組卷的要求 – 針對不同階段 、 不同性質(zhì)的文件材料 ，選擇不同的組卷方法 – 靈活掌握文件材料數(shù)量 ， 控制案卷的厚度 – 組卷的同時檢查卷內(nèi)文件 二、組卷 組卷的方法 （ 1） 綜合管理文件的組卷 （ 2） 勘測設(shè)計文件的組卷 （ 3） 施工文件的組卷 （ 4） 監(jiān)理文件的組卷 （ 5） 竣工圖文件的組卷 二、組卷 ? 綜合管理文件一般包括項目前期文件（不包括勘測設(shè)計文件）、工程管理文件、工程交（竣）工驗收文件、工程決算文件。 ? 綜合管理文件由建設(shè)單位匯總，并根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理，按問題、時間等要素組卷。 （ 1）綜合管理文件的組卷 ? 勘測設(shè)計文件一般包括工程地質(zhì)勘測文件、工程設(shè)計文件（含工程總體設(shè)計、初步設(shè)計、 施工圖設(shè)計）和設(shè)計變更文件。 ? 工程地質(zhì)勘測文件、工程設(shè)計文件一般按原有裝訂形式組卷。 ? 設(shè)計變更文件一般按編號組卷。 （ 2）勘測設(shè)計文件的組卷 一般在區(qū)分工程類別、標段的基礎(chǔ)上，按單位工程、分部工程、分項工程、樁號、施工工序的先后及文件的文種特征等組卷。 施工文件的組卷方法較為復(fù)雜，不同專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的項目組卷方法會有一定的區(qū)別。 （ 3）施工文件的組卷 ? 監(jiān)理大綱、計劃等以監(jiān)理組的劃分為單位組卷，一卷或數(shù)卷。 ? 監(jiān)理日記以監(jiān)理組 (或合同段 )的劃分為單位組卷，一卷或數(shù)卷。單本日記較厚，可單獨組卷；單本日記較薄，可若干本監(jiān)理日記組成一卷，且每本日記作為一份文件，填寫卷內(nèi)目錄時，以時間及日記撰寫人將每本日記加于區(qū)分。 ? 監(jiān)理月、年度報告以監(jiān)理組 (或合同段 )劃分為單位組卷，一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按時間先后順序排列。 （ 4）監(jiān)理文件的組卷 ? 監(jiān)理工程師通知等來往文書以監(jiān)理組的劃分為單位分類組卷，一卷或數(shù)卷。卷內(nèi)文件根據(jù)問題類型、發(fā)文單位分類后按文件編號 (如無編號按時間順序 )排列。 ? 監(jiān)理平行抽檢試驗文件材料，以單位、分部工程的劃分和抽檢項目分類為單位組卷，一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按時間先后順序排列。 ? 會議紀要以監(jiān)理組為單位組卷，一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按時間先后順序排列；文件較多的，可以施工合同段為單位組卷，卷內(nèi)文件按時間先后順序排列。 ? 計量與支付文件以合同段和時間的月份為單位組卷，一卷或數(shù)卷。 （ 4）監(jiān)理文件的組卷 ? 竣工圖可按工程類別、單位工程等組卷，同時盡量保持原有的圖紙目錄順序不變。 （ 5）竣工圖文件 綜合管理文件的排列 勘測設(shè)計文件的排列 施工文件的排列 監(jiān)理文件的排列 竣工圖文件的排列 三、卷內(nèi)文件的排列 ? 綜合管理文件一般遵循以問題結(jié)合時間排列的原則 。 綜合管理文件的排列 ? 工程地質(zhì)勘測文件、工程設(shè)計文件按原有順序排列。 ? 設(shè)計變更文件按編號順序排列。 勘測設(shè)計文件的排列 應(yīng)按照分部工程、分項工程、樁號、施工工序的先后等進行排列。 邏輯上有緊密聯(lián)系的文件應(yīng)按照重要程度進行排序，一般結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；批復(fù)性的文件在前，請示性的文件在后。如工程認可書在前，檢驗單在后；質(zhì)量檢驗評定表在前，原始檢驗記錄在后；原材料報審表在前，原材料質(zhì)保單、實驗記錄等在后。 施工文件的排列 ? 監(jiān)理日記，月、年度報告，計量和支付文件，監(jiān)理平行抽檢試驗文件材料一般按時間排列。 ? 監(jiān)理大綱、計劃，監(jiān)理工程師通知等來往文書，會議紀要等按照問題結(jié)合時間排列。 監(jiān)理文件的排列 ? 竣工圖按專業(yè)、圖號排列。 竣工圖文件的排列 不管哪種類型的文件 ， 一般都要做到： ? 文字在前 ， 圖樣在后 ? 譯文在前 ， 原文在后 ? 正件在前 ， 附件在后 ? 印件在前 ， 定 (草 )稿在后 ? 批復(fù)在前 ， 請示在后 ? 結(jié)論性文件在前 ， 依據(jù)性文件在后 ? 轉(zhuǎn)發(fā)件在前 ， 原件在后 ? 通知在前 ， 補充通知在后 （ 一 ） 編寫頁號 （ 二 ） 編制卷內(nèi)文件目錄 （ 三 ） 編制備考表 （ 四 ） 編制案卷封面 四、案卷編目 ? 在有具體記載內(nèi)容的頁面上逐頁編流水號，有一頁編一號。 ? 編號從阿拉伯?dāng)?shù)字 “ 1”開始，案卷之間不連號編，每卷分別編號。 ? 編號的書寫位置為：單面書寫文件在右上角，雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角；圖紙的頁號編寫在標題欄外左下角或外右上角。 ? 一大頁上貼若干小頁，每個小頁都編頁號，即每個小頁均為一頁。 ? 成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。 ? 卷內(nèi)目錄和備考表不編寫頁號。 ? 編寫頁號建議使用鉛筆。 （一）編寫頁號 ? 每一個案卷內(nèi)都必須有卷內(nèi)文件目錄。 ? 卷內(nèi)文件目錄置于卷首。 ? 卷內(nèi)文件目錄起到介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和成份，便于查找利用和進行統(tǒng)計的作用。 ? 對于成套的圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可以替代卷內(nèi)目錄內(nèi)容時，可不再重新編制卷內(nèi)目錄，如果其內(nèi)容不能替代卷內(nèi)目錄時，要重新編制卷內(nèi)目錄。 編制卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件 目錄格式 ? 卷內(nèi)文件目錄，一件文件填寫一條目錄。 ? 一般一份文件為一件。 ? 綜合類文件正文與附件為 1份，原件與復(fù)制件為 1份，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為 1份，正文與發(fā)文稿紙為 1份，來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、來函與復(fù)函）各為 1份 件的確定 ? 工程施工類文件開工申請單為 1份，施工組織設(shè)計報審表和附件為 1份，施工技術(shù)方案報審表和附件為 1份
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