【文章內(nèi)容簡介】 管理規(guī)定和規(guī)范，全面了解管理要求。項目建設(shè)單位負責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位編制和整理項目文件。 納入合同管理。即：在進行項目招標和簽訂勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)合同時，要將檔案管理要求設(shè)立專門條款，明確有關(guān)各方對項目文件收集、整理、歸檔責(zé)仸，納入到招標文件和合同協(xié)議中。 事中控制 建立檔案工作管理體制，明確檔案管理職責(zé)。建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)仸制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，配備專、兼職檔案人員。 尤其是工程管理人員應(yīng)與檔案人員共同配合開展工作，保證人員穩(wěn)定。 制定檔案工作規(guī)章制度。特別是要制定 《 項目竣工文件編制辦法 》 。 明確 參建單位文件材料收集、整理、歸檔的責(zé)仸；建設(shè)單位應(yīng)組織施工單位、監(jiān)理單位對單位工程、分部工程和分項工程進行劃分， 明確 項目文件材料歸檔范圍、檔案分類方案； 明確 項目檔案分類號、檔號、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等組卷編制要求。 工程不分包的 ,檔案工作不單獨分包。 加強檔案人員教育培訓(xùn)。加強對現(xiàn)行檔案管理規(guī)范，標準的宣貫和培訓(xùn)工作，提高工程管理和檔案工作人員檔案業(yè)務(wù)知識水平。 事中控制 做好檔案基礎(chǔ)工作。重視檔案的完整性、原始性積累控制； 做好建設(shè)工程質(zhì)量的簽署記錄；加強隱蔽工程質(zhì)保資料的質(zhì)量控制 。 實施 監(jiān)理責(zé)仸制 和 經(jīng)濟責(zé)仸制 。項目法人單位 應(yīng)會同監(jiān)理單位加強對 合同段交工檔案的審核， 檢查審核文件材料的真實性、簽署完備和系統(tǒng)整理情況。對歸檔不齊、整理不規(guī)范的， 不予計量支付，不予進行交工驗收，直至整改到位。 加強檔案的安全保護。 事后核查 ? 審核文件內(nèi)在質(zhì)量 （ 1）歸檔的文件應(yīng)為原件，原則上不得出現(xiàn)復(fù)制件； （ 2）文件內(nèi)容應(yīng)真實、準確且填寫完整； （ 3）竣工圖應(yīng)真實地反映工程建設(shè)實際情況； （ 4）文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改； （ 5）簽字蓋章手續(xù)完備； （ 6）字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。 ? 系統(tǒng)整理和排列檔案。 ? 根據(jù) 《 項目竣工文件編制辦法 》 中檔案分類方案對檔案資料進行系統(tǒng)排序，并題寫檔案案卷目錄。 ? 加強檔案信息化建設(shè) 驗收把關(guān) ? 把檔案工作納入工程交工驗收范圍。 在進行單項、單位、分部、分項工程驗收時，應(yīng)同步檢查、驗收檔案工作情況。 ? 竣工驗收前檔案專項驗收。 竣工驗收階段，工程項目檔案各級管理部門和相關(guān)人員要嚴格把好檔案審查驗收關(guān)。 相關(guān)驗收材料齊全（申請報告；檔案專項驗收申請表；檔案自查報告；檔案案卷目錄） 驗收時提供全套原始件檔案 驗收組專項驗收意見 未經(jīng)檔案驗收或驗收不合格 ，不得進行公路建設(shè)項目竣工驗收。 ? 檔案移交 項目法人不得在公路建設(shè)項目竣工驗收前向仸何單位、部門移交檔案?？⒐を炇蘸笕齻€月內(nèi)，項目法人按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位（如公路接收單位、交通運輸部檔案館、城建檔案館等）辦理檔案移交。檔案原件保留在法人單位，其他單位保存復(fù)制件。 項目文件材料立卷歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè) 同步進行、同步管理 （一）歸檔范圍 （二）責(zé)任分工和質(zhì)量要求 （三）收集要求 （四）整理要求 （五）歸檔和移交 四、公路建設(shè)項目參建單位如何開展 文件材料收集、整理、歸檔工作 《 公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 》 （公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法） （一）歸檔范圍 ? 在公路建設(shè)項目建設(shè)過程中，圍繞項目 立項審批、設(shè)計、工程準備、施工管理、竣工驗收 活動產(chǎn)生的、對建成后的工程維護、管理及明確責(zé)任，具有查考利用價值的各類不同載體文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入公路建設(shè)項目成套檔案。 （二）責(zé)任分工和質(zhì)量要求 ? 責(zé)任分工。 按照“誰形成誰負責(zé)”的原則，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員（工程管理人員與檔案人員配合）。 項目法人單位 ：負責(zé)立項目審批階段、工程準備階段及竣工驗收階段以及在工程施工管理過程中項目法人單位就工程質(zhì)量、進度、費用控制方面召集有關(guān)會議、印發(fā)的有關(guān)管理性文件材料的收集和整理歸檔工作； 設(shè)計單位： 負責(zé)設(shè)計階段（包括初步設(shè)計及施工圖設(shè)計）形成的工程勘察設(shè)計文件材料的收集和整理歸檔工作； 施工和監(jiān)理單位： 負責(zé)施工階段各自承包內(nèi)容施工過程中形成竣工文件材料的收集整理和歸檔工作。 監(jiān)理單位應(yīng)履行對項目檔案的質(zhì)量進行審核把關(guān)的責(zé)任。 公路建設(shè)項目文件材料歸檔 質(zhì)量要求 ? 原始性 。項目法人單位在工程竣工的時候應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè)過程的原始記錄文件，一般情況下應(yīng)是原件。 ? 完整性 。收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標 ? 真實性 ?，F(xiàn)場記錄，同步進行。 ? 準確性 。 施工原始記錄數(shù)據(jù)準確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。 ? 規(guī)范性 。實驗檢測表格填寫應(yīng)按規(guī)范進行，自檢意見、監(jiān)理意見應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長期保存需要。 高度重視竣工圖的質(zhì)量。 √ 竣工圖是工程項目建設(shè)的實際反映，是公路項目檔案的重要內(nèi)容， 竣工圖的質(zhì)量是檔案驗收的重點核心部分。 √ 施工單位應(yīng)按時提交合格竣工圖（編制說明、圖章、簽署、變更標注等）。 √工程項目竣工驗收前，對竣工圖進行 四方會審 ：由 建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理 等參建單位對竣工圖編制的準確情況進行會審，以保證竣工圖能真實地反映工程建設(shè)實際狀況。 （二）責(zé)任分工和質(zhì)量要求 （ 1）同步收集（預(yù)立卷） 工程開工時，項目法人應(yīng)督促各參建單位建立文件材料收集歸檔制度， 按照公路建設(shè)項目文件材料產(chǎn)生的自然過程 建立預(yù)立卷制度，并定期進行檢查；預(yù)立卷工作應(yīng)結(jié)合收集工作同步開展。 公路建設(shè)項目基本建設(shè)不同階段形成的文件材料應(yīng)分別收集歸檔，進行預(yù)立卷。同一階段形成的文件材料，每一工序和每項工作完成后，承辦人員應(yīng)及時將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔，以便于開展預(yù)立卷工作 。 （三）收集要求 （ 2）立項、設(shè)計、工程準備階段文件材料的收集和預(yù)立卷方法 立項和準備階段 :按照審批事項的內(nèi)在聯(lián)系和相關(guān)手續(xù)辦理過程分別收集，并進行預(yù)立卷 。 設(shè)計階段：按照設(shè)計的不同階段結(jié)合設(shè)計文件的具體內(nèi)容分別收集（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、圍繞設(shè)計活動產(chǎn)生的相關(guān)勘察、測量及相關(guān)審批文件）。施工過程中發(fā)生設(shè)計變更的情況，應(yīng)特別注意這方面文件的收集（但由施工單位組卷）。 （ 3）施工階段項目法人管理性文件收集及預(yù)立卷 可按質(zhì)量控制、安全管理、進度控制、費用控制、會議文件分別收集，按照問題結(jié)合時間進