建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)(編輯修改稿)
2025-03-23 17:41 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 例： XX電廠土地征用文件（階段） XX局機(jī)關(guān)辦公樓排水結(jié)構(gòu)竣工圖 XX公司主廠房管道水壓檢驗(yàn)記錄 問題組卷法 將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。 適用于管理性文件。 例如： （ 1） 省市計(jì)經(jīng)委、省能源集團(tuán)關(guān)于項(xiàng)目建議書的請(qǐng)示、批復(fù) （ 2）省能源集團(tuán)、省市計(jì)經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于工程預(yù)可行性、可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示、批復(fù)、通知。 （ 3） **加工廠水文地質(zhì)勘察報(bào)告 時(shí)間組卷法 內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件可以組成一個(gè)案卷。 時(shí)間特征明顯的文件可采用此方法。 例如： 海南東線高速公路工程 1標(biāo)段 1993年 8月份計(jì)量支付 報(bào)表； ?？诃h(huán)城高速公路工程 3標(biāo)段 2023年 1— 3月份施工日記； 名稱組卷法 就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。 例如： 海島建設(shè)公司董事會(huì) 2023年 16月份 會(huì)議紀(jì)要 東方火電廠 2標(biāo)段 設(shè)計(jì)變更技術(shù)聯(lián)系單 臨高思源學(xué)校一期工程房屋 拆遷協(xié)議書 大隆水庫工程監(jiān)理部 2023年 150號(hào) 工作聯(lián)系單 來源組卷法 將來自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文件組成一卷。 例如： ?華能海口公司 關(guān)于文昌風(fēng)電廠機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免問題的批復(fù) ?文昌風(fēng)電廠工程指揮部 關(guān)于 XX村房屋拆遷協(xié)議書 合理分卷 檢查補(bǔ)充 卷內(nèi)文件整理 卷內(nèi)目錄與備考表填寫 案卷封面 填寫 案卷裝訂 項(xiàng)目文件組卷的流程 檢查補(bǔ)充 ? 對(duì)照歸檔范圍，將接收進(jìn)來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準(zhǔn)確等要求。 ? 區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普發(fā)性文件、重份文件、事務(wù)性文件等 合理分卷 ? 案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個(gè)個(gè)案卷。 ? 卷和卷之間相對(duì)獨(dú)立，卷內(nèi)文件保持有機(jī)聯(lián)系。 ? 卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過 4公分為宜；卷夾厚度以 2公分左右為宜；不超過６公分。 ? 卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個(gè)或多個(gè)卷夾；也可以采用件保管的方法。 卷內(nèi)文件整理 ? 查漏補(bǔ)缺 ? 對(duì)破損文件進(jìn)行修校 ? 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制 ? 去除金屬物 ? 超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝，按照 A4大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見 GB/T ） ? 卷內(nèi)文件排列： ? 按文件間的聯(lián)系、重要程度、時(shí)間順序、工程部位排列。 ? 科技（項(xiàng)目）文件一般文字材料在前圖樣在后；譯文在前原文在后。 ? 管理性文件一般正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過程在后， 幾種卷內(nèi)文件的排列方法 ? 圖樣文件：按隸屬關(guān)系；按總體和局部的關(guān)系；按圖號(hào)順序；按地區(qū)特征；按時(shí)間順序 ? 文字型文件：按重要程度；按時(shí)間；按地區(qū)；按內(nèi)在聯(lián)系（復(fù)文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后） ? 圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補(bǔ)充說明作用的，圖樣在前，文字在后。 卷內(nèi)文件頁號(hào)的編寫： ? 案卷內(nèi)項(xiàng)目文件以件為單位裝訂的，逐件蓋檔號(hào)章，并以件為單位編寫頁號(hào)； 整卷裝訂 的，從 001起編頁號(hào)。以有效內(nèi)容的頁面為一頁。（ 根據(jù) 2023年版國(guó)標(biāo) :科技案卷構(gòu)成一般要求，整卷裝訂也可以件為單位編寫頁號(hào)）。 ? 已有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)。 卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫 ? 最好激光打印 ? 字段格式符合要求 ? 字體大小適當(dāng)。 填寫卷內(nèi)目錄 ? 序號(hào)：文件在卷內(nèi)的順序號(hào) ? 文件編號(hào)：完整的代字代號(hào) ? 責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 ? 文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、或名稱不能揭示內(nèi)容的應(yīng)自擬并加 【】 。 ? 日期：文件形成時(shí)間，用 8位數(shù)字表示20230226表示。 ? 頁數(shù)：填寫每件文件的總頁數(shù)。 ? 備注：需說明的情況。 卷內(nèi)目錄 檔號(hào)： 序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任者 文件題名 日期 頁數(shù) 備注 1 瓊投資[2023] 729號(hào) 海南省 發(fā)改委 海南省發(fā)改委關(guān)于海南省檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告批復(fù) 2023 0910 2 2 海南省設(shè)計(jì)院 海南省檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告（報(bào)告篇） 2023 0601 119 3 海南省設(shè)計(jì)院 海海南省檔案館建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告補(bǔ)充資料 2023 0803 14 4 24— — 001— 1（文件級(jí)檔號(hào)， 08年版科檔案卷要求，第四部分應(yīng)為序號(hào)） 24— — 001 卷內(nèi)目錄 序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任者 文件題名 日期 頁號(hào) 備注 1 中天集團(tuán)公司 溫州大橋下部結(jié)構(gòu) 1號(hào)承臺(tái) 89號(hào)樁基檢測(cè)報(bào)告 19990224 001 2 浙江地球物理研究所 溫州大橋下部結(jié)構(gòu) 1號(hào)承臺(tái) 89號(hào) 3類樁基超聲波檢測(cè)報(bào)告 19990306 005 3 中天集團(tuán)公司 溫州大橋下部結(jié)構(gòu) 1號(hào)承臺(tái) 1120號(hào)樁檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單 19990510 010022 檔號(hào) :24— — 001（案卷級(jí)檔號(hào)） 檔號(hào) :24— — 001— 010（文件級(jí)檔號(hào)，第四部分為所在卷大流水編號(hào)的第 10頁） 卷 內(nèi) 備 考 表 的 編 制
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