辦公室禮儀課件(ppt頁)(編輯修改稿)
2025-03-18 16:35 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 0。在撥打和接聽電話時我們代表的是二、辦公室溝通禮儀 ——電話禮儀在撥打和接聽電話時，我們所代表的是公司，而不是個人 ！你是否有過類似的情況？l 電話鈴響得令人不耐煩了才拿起了聽筒；l 一邊接電話，一邊嚼口香糖；l 一邊和同事說笑一邊接電話；l 遇到需要記錄某些重要數(shù)據(jù)時，總是在手忙腳亂地找 紙和筆；l 抓起話筒卻不知從何說起，語無倫次；l 使用 “超級簡略語 ”，我是 “**的 **”；l 掛完電話才發(fā)現(xiàn)還有問題沒有說到；l 抓著話筒向著整個辦公室吆喝： “小王，你的電話。 ”l 態(tài)度冷淡地說： “**不在。 ”就順手掛斷電話；l 接到打錯了的電話很不高興地說： “打錯了！ ”然后就粗暴地掛斷了電話。接聽電話對話比較錯誤 正確你找誰？ 請問您找誰？有什么事？ 請問您有什么事？你是誰？ 請問您貴姓？不知道 抱歉，這事我不太了解我問過了，他不在！ 我再幫您看一下，抱歉，他還沒有回來，您方便留言嗎？沒這個人 對不起，我再查一下，您還有其他消息可以提示一下我嗎？你等一下，我要接個別的電話 抱歉，請稍等l 接電話的四個基本原則l 接電話的重點l 撥打電話的重點二、辦公室溝通禮儀 ——電話禮儀撥打電話注意事項切忌一邊吃東西，一邊講話除非緊急情況，否則別在用餐及休息時間打電話給他人電話四周避免放置容易打翻的物品如果撥錯電話，請務(wù)必道歉打電話前排除雜音通常應(yīng)由長輩、上司、客戶先掛電話，平輩則由打電話者先掛電話機旁應(yīng)備記事本和筆二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀l 電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。 l 商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)遵守相應(yīng)的禮儀規(guī)范。二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（郵件主題）l 主題是接收者了解郵件的第一信息，是一封郵件的中心思想，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。l 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。l 標(biāo)題要簡短，不宜冗長，一行就能顯示完你的標(biāo)題。l 標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收 ”。l 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。l 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如 “*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用 “緊急 ”之類的字眼； l 回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE、 RE一大串。二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（稱呼問候）l 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度l 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)。l 在多個收件人的情況下可以稱呼 “大家 ”。 l 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如 “x經(jīng)理 ”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的 “x先生 ”、 “x小姐 ”稱呼，但要把性別先搞清楚。 l 不熟悉的人稱呼全名是不禮貌的，不要逮誰都用個 “親愛的 xxx”，顯得很熟絡(luò)。 二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（稱呼問候 ）l Email開頭結(jié)尾最好要有問候語l 最簡單的開頭寫 “你好 ”；結(jié)尾常見的寫個 ”祝您順利 ”之類的也就可以了。 l 俗話說得好， “禮多人不怪 ”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（正文），行文通順； —— 同書信格式； 1234之類的列表，以清晰明確； ；，注意使用拼寫檢查；（顏色、下劃線等）； 、表格等來輔助說明； 二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（正文）l 注意 Email的論述語氣l 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。l 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。l 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。l “郵件門 ”就是深刻的教訓(xùn)！ l 案例： “史上最牛女秘書 ”二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（附件），應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件； ，不可用外星人才看懂的文件名；，特別是帶有多個附件時； （超過 4個 or數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮）；，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用； （不宜超過 2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送； 二、辦公室溝通禮儀 ——電子郵件禮儀（結(jié)尾簽名 ）l 簽名信息不宜過多 l 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的
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