會議管理之會務(wù)接待流程(員工培訓(xùn)用)(編輯修改稿)
2025-03-09 14:56 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ?主辦方目標及參會人員意愿？ 規(guī)格、內(nèi)容 ? 消費水平？ ? 預(yù)算成本？ ? 附加價值？總體效率？ 成本及效率 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素 。 會前籌備 會議議程及日程 會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。 議程 日程 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。 要討論什么？得到什么重要結(jié)果？ 什么時候討論、討論多少時間？會期幾天？ 會前籌備 會議議程及日程 30分鐘 =可以忍耐 60分鐘 =開始煩躁不安 90分鐘 =開始頭暈?zāi)X漲（需要休息，去洗手間，茶歇等） 議程 日程 先考查還是先開會？ 是否會后安排旅游或其他項目？ 安排在周幾適合？ 會前籌備 會議預(yù)算 投入成本 產(chǎn)出效益 ? 誰出錢？ ? 能出多少錢？是否超預(yù)算？ ? 是否需要提前申請預(yù)算？ 主辦方 ? 為達到開會的目的，需要最少投入多少？什么檔次？宣傳要求？ 規(guī)格 ? 固定成本：會議室、設(shè)備、講師 ? 可變成本：單個人員的交通食宿、如何分攤、列支？ 人數(shù) 會前籌備 會議特殊工具及設(shè)備 設(shè)計展版、獎杯、特殊儀器、旅行車、專業(yè)音響、攝影、照明器材等是否需要提前預(yù)定？ 會議通知 會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題、溫馨提示及要求等。 會議通知的種類有書信式和柬帖式。 會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。 通知怎么發(fā)？ 發(fā)給誰？ 通知的目的？ 會前籌備 準備會議材料 主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。 會議材料 日程及會務(wù) 日程表、通訊錄 地圖、指南、手冊 參會證 （臺簽） 議題材料 報告材料 會前籌備 準備會議材料 注意事項： 收集 時限 經(jīng)辦人催收 裝訂 校驗、排版 編碼、封面要求 成冊規(guī)格 分發(fā) 集中放置 分發(fā)方式？ 會前籌備 安排 住行食 會議規(guī)格、地點、回執(zhí)。 房間：各種房型（套間、商務(wù)間、標間、單間）、樓層要求、客人特別要求、早餐地點、康樂設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)、電話、電視要求至?xí)h室路線等。 房間安排時不能厚此薄彼。 預(yù)留房間及隨行人員安排。 房間計劃表（方便聯(lián)系）。 酒店水牌及布標準備。 原則： 衛(wèi)生、舒適、安全。 住 用餐人數(shù)及規(guī)格。 來賓飲食禁忌及愛好。 正餐、茶憩及水果小食。 原則： 衛(wèi)生、安全、有特色 食 預(yù)算 異地、酒店、會議室、活動地點往返交通 合理安排路線 車輛選擇、駕駛員、陪同安排，行李放置。車輛安排。 接站牌、時間表。 原則： 安全、便捷、線路合理 行 會前籌備 布置會場 —1）會議室會桌安排 圓桌式：無主次之分、與用餐座位安排相同 長方
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