會議管理之會務接待流程(員工培訓用)-在線瀏覽
2025-03-23 14:56本頁面
【正文】 線路合理 行 會前籌備 布置會場 —1）會議室會桌安排 圓桌式：無主次之分、與用餐座位安排相同 長方型、 U型 ? 中小型會議 課桌式 ? 培訓 ? 大型工作會議：主席臺和來賓席 會前籌備 布置會場 —2） 會議室座位安排 案例 1：董事會，參加人 13人 ? 圓桌 ? 長方型桌 案例 2：高層談判會，參加人 10人，有 PPT ? 長方型桌 ? 課桌 會前籌備 布置會場 座位安排 —課后思考 ?用餐座位安排 ?乘車座位安排 ?“主左客右” 會前籌備 簽字儀式的座位安排 客方人員 主方人員 客方助簽人 主方助簽人 客方主簽人 主方主簽人 文本 文本 吸墨水器 吸墨水器 小國旗 筆 筆 大門 會前籌備 布置會場 —3）會議室布置 環(huán)境布置 會標、背景板 席臺、桌牌 鮮花、裝飾 展架、條幅 燈光、電源 座椅 地毯 設備道具 紙筆、筆記本 白板 投影儀 攝影攝像 網(wǎng)絡電腦 音響小屏幕 演出道具 獎品禮品 茶憩 茶水 點心（西中） 水果 煙酒 服務 服務員 時間表 儀容儀表 文件拷備 文件發(fā)放 簽到 簽到本 指示牌 會議材料 參會證卡 房間卡？ 采購清單 會前籌備 會場檢查 ?對照會務清單 ?提前 ?安全保衛(wèi) ?提醒叫早 中場休息 15分鐘 會議接待的流程 — 流程圖 會前籌備工作 2 3 1 會 中服務工作 會后落實工作 會中服務 報到、接待 簽到 會場服務 會議記錄 會中服務 報到、接待 ? 交通工具、編號 ? 時刻表、接應牌、接應禮儀 人員接送 ? 車、船、飛機票的預定 往返預訂 ? 先到人的安排 活動安排 會中服務 簽到 ? 簽到方式。便攜。 引導 會中服務 會場服務 ? 茶水 ? 麥克風傳遞 后勤 ? 音響、投影儀、空調、攝影 ? 板書、錄音記錄 器材操作 ? 時間提醒 ? 現(xiàn)場秩序、氛圍 控制 會中服務 會議記錄 格式 ? 會議記錄與會議紀要的區(qū)別 要求 ? 準確、完整、簡潔、明確 重點 會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動； 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解； 權威人士或代表人物的言論； 會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論； 會議已議決的或議而未決的事項； 對會議產生較大影響的其他言論或活動。 會中服務 會議記錄技巧 ? 觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論 必記 ? 發(fā)言人、時間、概要做記號 ? 聽錄音補齊或請發(fā)言人重復 漏記？ ? 與會者提的意見、建議，要記人名 記名 ? 修訂后需要與會人員、領導簽字確認 ? 確認后不能再改動 定稿 會議接待的流程 — 流程圖 會前籌備工作 2 3 1 會 中服務工作 會后落實工作 會后落實 安排人員離會 分發(fā)
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