【文章內(nèi)容簡介】 體系文件附有“修改記錄表 ” 以表明文件的修訂狀態(tài)。 4. 5. 4 質(zhì)量管理體系文件版本以大寫英文字母順序依次表示最新版本，以 阿拉伯數(shù)字表示本頁最新修改次數(shù)。 4. 5. 5 對計算機磁盤的修改按文件更改程序進行，由辦公室指定電腦操 作員實施。 4. 6 文件的領(lǐng)用 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 5 頁 第 4 頁 4. 6. 1 當文件破損 嚴重，影響使用時，文件使用部門應(yīng)到辦公室辦理更換手續(xù)。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，辦公室將破損文件收回后統(tǒng)一處置。 4. 6. 2 當文件發(fā)生丟失，由辦公室按公司有關(guān)規(guī)定做出處理并補發(fā)相應(yīng)的文 件，補發(fā)的文件應(yīng)改用新的發(fā)放號，發(fā)文登記時應(yīng)注明原分發(fā)號作廢。 4. 6. 3 文件持有人離崗時 , 應(yīng)把文件上交 。 重新領(lǐng)用時須做好記錄。 4. 7 文件的保存、借閱、作廢與銷毀 4. 7. 1 文件的保存與借閱 a) 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在通風、防潮、防蛀、安全的地方。 b) 各 部門文件由本部門保管 , 辦公室不定期對各部門文件控制情況進行檢查。 c)質(zhì)量管理體系文件的有效版本原件由辦公室歸檔 ,。 d)文件的使用者應(yīng)妥善保管文件 , 不得損壞、涂改。 e)文件對外借閱須經(jīng)辦公室負責人批準后監(jiān)督執(zhí)行 , 同時由文件管理人員填寫 《文件借閱登記表》 , 并在規(guī)定的時限內(nèi)收回。 4. 7. 2 文件的作廢 與銷毀 a)所有失效或作廢文件，由辦公室組織及時從所有發(fā)放或使用場所收回，加蓋“作廢 ” 印章，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。 b)若因任何原因需要保留作廢文件時 , 由辦公室組織加蓋“作廢留用 ” 印章 , 并與“受控 ” 文件隔離保存。 c)不需要保留的作廢文件 , 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后 , 由辦公室組織集中銷毀。 4. 8 外來文件控制 辦公室負責收集適用的法律、法規(guī)和質(zhì)量標準的最新版本及相關(guān)技術(shù)標準(包括原材料、輔料的產(chǎn)品標準 ),最新版本按外來文件進行編號 (見 ) 加蓋“受控 ” 印章 ,部門負責人批準后 , 按 照需要和規(guī)定由辦公室發(fā)放到相應(yīng)部門 , 并收回作廢文件。 4. 9 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：文 件 控 制 程 序 共 5 頁 第 5 頁 4. 10 作為計算機媒體內(nèi)的電子文件 ,由辦公室定期備份。 相關(guān)文件 5. 1 《記錄控制程序》 記錄 6. 1 《受控文件清單》 QR/ 6. 2 《文件發(fā)放、回收記錄》 QR/ 6. 3 《文件借閱登記表》 QR/ 6. 4 《文件更改通知單》 QR/ 6. 5 《文件銷毀審批單》 QR/ 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：記 錄 控 制 程 序 共 2 頁 第 1 頁 目的 對記錄進行控制和管理 , 以提供符合要求 和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。 適用范圍 適用于與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的所有記錄的標識、儲存、檢索、保護、保存期限和處置的控制過程。 職責 3． 1 辦公室是記錄的歸口管理部門。 3． 2 各部門負責本部門記錄的管理。 工作程序 4． 1 記錄的要求 各部門的相關(guān)活動按程序要求形成記錄。 4． 2 記錄的填寫 4． 2． 1 記錄的填寫要求及時、真實、清晰、完整、易于識別和檢索 , 并符合 質(zhì)量控制及專業(yè)管理規(guī)定。 4. 2. 2 如因筆誤或計算錯誤需要修改原數(shù)據(jù)時 , 經(jīng)劃改在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)。 4. 3 記錄的收集、編目、歸檔、儲存和保管 4. 各部門負責本部門記錄 ( 含來自供方的記錄 ) 的收集、編目和歸檔。 4. 3. 2 記錄的保存期一般 3 年 , 基礎(chǔ)設(shè)施、人員培訓(xùn)的檔案，應(yīng)長期保存與使用周期同步。涉及到人事檔案、執(zhí)行法律法規(guī)、技術(shù)商務(wù)活動等的記錄，根據(jù)實際需要適當延長保存期。 4. 3. 3 記錄的保存環(huán)境應(yīng)符合防止丟失、防止損壞、防止變質(zhì)的要求。 4. 4 記錄的查詢 4． 4． 1 當合同有要求時 , 在商定期內(nèi) , 記錄可供顧客或其他代表查閱。 4． 4． 2 記錄的查閱由部門負責人按要求監(jiān) 督執(zhí)行。 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ZS— 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：記 錄 控 制 程 序 共 2 頁 第 2 頁 4. 5 記錄的作廢和銷毀 記錄超過保存期 , 辦公室負責人認可后及時從使用場所收回 , 加蓋“作廢 ”印章 ,需保留時 , 由辦公室加蓋“作廢留用 ” 印章 , 并與“受控 ” 記錄隔離保存，超過保存期，不需保留的記錄由辦公室填寫文件銷毀審批表后，予以銷毀處理。 4. 6 辦公室不定期對各部門記錄的管理情況進行抽查、填寫 保存相應(yīng)的記錄 , 并予以通報和必要的考核。 相關(guān)文件 《文件控制程序》 記錄 《質(zhì)量記錄清單》 QR/ 武漢海德化工發(fā)展限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ZS– 、 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題： 管理承諾和體系策劃 共 2 頁 第 1 頁 5. 1 管理承諾 總經(jīng)理通過以下活動 , 對公司建立、實施質(zhì)量管理體系 , 并持續(xù)改進其有效性的承諾提供證據(jù)。 a)通過宣傳、會議、培訓(xùn)、板報、考核等不同形式向全體員工傳達滿足顧客和法律法規(guī)要求的重要性。 b)以顧客為關(guān)注焦點 , 通過 , 確保顧客的要求得到確定并予以滿足 , 以增強顧客滿意度。 c)按照本手冊 章節(jié)的規(guī)定和要求制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標 , 確保在相關(guān)的 職能部門貫徹和實施質(zhì)量目標。質(zhì)量目標包括滿足產(chǎn)品、顧客和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系要求所需的、可測量的內(nèi)容 , 并與質(zhì)量方針保持一致。 d)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標在持續(xù)適宜性方面按 章《管理評審程序》的規(guī)定要求主持進行管理評 審。由辦公室評審的具體組織工作。 e) 按第 6 章《資源管理》的要求 , 確保資源的獲得。 5. 2 質(zhì)量管理體系策劃 總經(jīng)理和管理者代表通過對質(zhì)量管理體系策劃過程的實現(xiàn) , 確保滿足質(zhì)量目標和 GT/T19001:20xx 標準 條款中對質(zhì)量管理體系的要求。本手冊是質(zhì)量管理體系的輸出。經(jīng)識別 , 本公司所需的質(zhì)量管理體系過程 章質(zhì)量體系過程職能分配表，這些過程及其子過程的控制見手冊和相關(guān)程序。 對本公司任何影響產(chǎn)品符合要求的外包過程 (如外委加工等 )應(yīng)按 《采購控制》進行控制。對監(jiān)視和測量裝置的外委校準 按 《監(jiān)控和測量裝置的控制》 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG /、 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題： 體系策劃和體系機構(gòu)圖 共 2 頁 第 2 頁 中的有關(guān)規(guī)定進行控制。在對質(zhì)量管理體系的變更進行策劃和實施時 (如機構(gòu)變化部門職能和人員進行調(diào)整等 ), 總經(jīng)理和管理者代表應(yīng)確保質(zhì)量管理體系的完整性。 5. 3 武漢海德化工發(fā)展有限公司組織機構(gòu)圖 管理者代表 總 經(jīng) 理 辦公室 質(zhì)檢部 生技部 供銷部 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題：質(zhì)量管理體系職能分配表 共 1 頁 第 1 頁 職能部門 體系要求 管理層 辦公室 質(zhì)檢部 生技部 供銷部 質(zhì)量管理體系總要求 ▲ △ △ △ △ 質(zhì)量手冊 △ ▲ △ △ △ 文件控制 ▲ △ △ △ 記錄控制 ▲ △ △ △ 管理承諾 ▲ △ △ △ △ 以顧客為關(guān)注焦點 ▲ △ △ △ △ 質(zhì)量方針 ▲ △ △ △ △ 策劃 ▲ △ △ △ △ 職責、權(quán)限與溝通 ▲ △ △ △ △ 管理評審 ▲ △ △ △ △ 資源提供 ▲ △ △ △ △ 人力資源 ▲ △ △ △ 生產(chǎn)車間 倉 庫 基礎(chǔ)設(shè)施 △ △ ▲ △ 工作環(huán)境 △ △ ▲ △ 產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃 △ △ ▲ △ 與顧客有關(guān)的過程 △ △ △ ▲ 采購 △ △ △ ▲ 生產(chǎn)和服務(wù)提供 △ △ ▲ △ 監(jiān)視和測量裝 置控制 △ ▲ △ △ 測量分析和改進 ▲ △ △ △ △ 顧客滿意 △ △ △ ▲ 內(nèi)部審核 ▲ △ △ △ 過程的監(jiān)視和測量 △ ▲ △ △ 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量 △ ▲ △ △ 不合格品的控制 △ ▲ △ △ 數(shù)據(jù)分析 ▲ △ △ △ 持續(xù)改進 ▲ △ △ △ 糾正措施 ▲ △ △ △ 預(yù)防措施 ▲ △ △ △ 注 :職能分配表中＂▲＂表示歸口管理部門 , ＂ △＂表示相關(guān)部門 . 武漢海德化工發(fā)展有限公司 質(zhì) 量 手 冊 文件編號 — 章節(jié)號 HDHG/ZS – 版 本 號 – 頁修改次 A / O 標 題： 職責、權(quán)限與溝通 共 1 頁 第 1 頁 5. 5. 1 總經(jīng)理、管理者代表通過采用以下方法來確保公司內(nèi)的職責、權(quán)限得到規(guī)定和溝通 : a)制定《部門管理職責》 , 涵蓋管理層和作業(yè)層的職責、權(quán)限及相互關(guān)系； b)確定本公司質(zhì)量管理體系組織結(jié)構(gòu) (見 章 )； c)確定本公司質(zhì)量管理體系的過程職能分配 (見 章 )；各部門、各管理層和崗位之間通過 各種方式 (如：會議、培訓(xùn)等 )相互了解有關(guān)職責和權(quán)限； 通過溝通 , 使各自職責和權(quán)限規(guī)定得更合理 , 從而促進質(zhì)量管理體系的有效性。 5. 5. 2 管理者代表 總經(jīng)理任命胡龍躍工程師為管理者代表，除了具備本崗位的職責和權(quán)限外， 還具有以下方面的職責和權(quán)限： a)確保質(zhì)量管理體系 (所需的過程 )得到的建立、實施和保持； b)向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進的需求； c)確保在整個組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識； d)負責與質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)； 5. 3 內(nèi)部溝通 為了確保對質(zhì)量管理體系的有效性 進行溝通，除在有關(guān)章節(jié)和程序中規(guī)定了過程接口外 , 還通過各種溝通方式 , 如生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量協(xié)調(diào)會等，在部門與部門之間，不同職能和層次之間全方位的進行信息交流，從而增進理解和提高有效性。 5. 4 相關(guān)文件： 《部門管理職責》 5. 5 記錄表格： 《會議記錄》