某公司采購業(yè)務(wù)運作精要(ppt41頁)5(編輯修改稿)
2025-01-25 13:22 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 例：介紹美國采購學(xué)者威斯訂（ ） 采購作業(yè)步驟（ 1）1. 確認(rèn)需求。即在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰決定等？2. 需求說明。即確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。3. 選擇可能的供應(yīng)來源。即就需求說明，從原有供應(yīng)商中，選擇實績良好廠商，通知其報價?；蛞缘菆蠊娴确绞?，公開征求。4. 合宜價格決定。即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價格談判。5. 訂單安排。即于價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單或合約，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求及權(quán)利義務(wù)，須予列明。采購作業(yè)流程6. 訂單追蹤與稽核。即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運，并予嚴(yán)格檢查收入庫。7. 核對發(fā)票。廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對，財務(wù)部門才能 辦理付款。8. 不符與退貨處理。即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購，予以結(jié)案。9. 結(jié)案。即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。10. 記錄與檔案維護(hù)。即凡經(jīng)結(jié)案批示后之購案，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。檔案都有一定保管期限之規(guī)定。舉例：介紹美國采購學(xué)者威斯訂（ ） 采購作業(yè)步驟（ 2）采購作業(yè)流程一般采購作業(yè)流程設(shè)計的關(guān)鍵點 :1. 注意先后順序及時控制。 即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。譬如，避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案會簽部門太多，影響作業(yè)時效。 2. 注意關(guān)鍵點之設(shè)置。 即為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。如：國外采購，從詢價，報價、申請輸入許可證、開信用狀、裝船、報關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時限。3. 注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)。 即各項作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。如：請購、采購、驗收、付款等權(quán)責(zé)均應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位。4. 避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂。 即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件之因應(yīng)法則，譬如 “緊急采購 ”及 “外部授權(quán) ”，系有權(quán)宜辦法或流程來特別處理。采購作業(yè)流程5. 程序繁簡或被重視的程度 ,應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項目的重要性或價值的大小相適應(yīng)。 即凡涉及數(shù)量較大，價值較高或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。6. 處理程序應(yīng)合時宜。 即應(yīng)注意程序的及時改進(jìn)，早期設(shè)計的處理程序和流程，經(jīng)過若干時日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實際需求。7. 配合作業(yè)方式的改善。 譬如手工的作業(yè)方式改變?yōu)殡娔X化作業(yè)，因此流程與表單需作相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計。一般采購作業(yè)流程設(shè)計的關(guān)鍵點 :采購作業(yè)流程案例? 流程是指使用資源將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動或一組活動。? 流程控制是指系統(tǒng)的識別和管理組織內(nèi)所應(yīng)用的流程，特別是這些流程之間的相互作用。? 流程控制力求實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的動態(tài)循環(huán)，使組織獲得可觀的收益，典型表現(xiàn)在產(chǎn)品，業(yè)績，有效性，效率和成本方面。ACPDACPD時間改善目標(biāo) 手法 : PDCA（策劃 做 檢查 行動 )P(策劃 ):根據(jù)顧客的要求和組織的方針為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和流程 .D(做 ):實施流程 .C(檢查 ):根據(jù)方針 ,目標(biāo)和產(chǎn)品要求 ,對流程和產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測量 ,并報告結(jié)果 .A(行動 ):采取措施 ,以 持續(xù) 改進(jìn)流程業(yè)績 .采購作業(yè)流程? 采購作業(yè)流程 —— 以采購表單進(jìn)行其實際申請及承辦手續(xù)。? 采購表單設(shè)計 采用一次自動套寫（ One writing system) 采用單一功能（ MultiFunction or Users) 請購單（ Purchase Requisition_ PR) 訂購單（ Purchase Order _ PO)案例采購作業(yè)流程采購需求描述? 采購的核心工作? 采購規(guī)格? 其他采購說明? 如何選擇正確的方法描述采購需求 采購需求描述
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