文書流程管理規(guī)范(編輯修改稿)
2025-01-25 04:37 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 案件應(yīng)予個案管制 ? 專責管制單位或人員 稽催作業(yè)共同性問題／檢討缺失／實施抽查／ 個案分析與管制 (30天 )／檢討稽催成果 ? 機關(guān)首長或幕僚長 指定適當人員實施檢核，公布成效 陸、文書稽催 (續(xù) ) 行政院研究發(fā)展考核委員會 22 陸、文書稽催 (續(xù) ) ? 展期申請 ? 屆滿處理時限以前，報請核準展期 ? 依業(yè)務(wù)性質(zhì)分訂申請展期期限 ? 展期累計超過 30日應(yīng)報請機關(guān)首長核準 ? 申請單格式內(nèi)容欄位原則 案由／總收文字號／收文日期／ 展延結(jié)案日期展期次別 行政院研究發(fā)展考核委員會 23 陸、文書稽催 (續(xù) ) ? 97年 12月 修正重點 ?第二節(jié)實施稽催，增加二、電腦系統(tǒng)協(xié)助稽催： （一）機關(guān)對於承辦公文將屆預(yù)定辦理期限案件， 得以公文系統(tǒng)直接提示，或聯(lián)結(jié)電子郵件方式通知 承辦人依限辦結(jié)，或辦理展期作業(yè)。（二）公文承 辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結(jié)，得以公文系統(tǒng) 直接稽催，或聯(lián)結(jié)電子郵件方式稽催承辦人，並通 知承辦人之主管 。 行政院研究發(fā)展考核委員會 24 陸、文書稽催 (續(xù) ) ? 97年 12月 修正重點 ?第二節(jié)實施稽催，增加三、機關(guān)內(nèi)單位收發(fā)人員協(xié)助 查催：（二）對逾期案件未依規(guī)定辦理展期手續(xù)者， 應(yīng)提示辦理展期，已逾處理時限或受會逾時辦理案 件，依稽催規(guī)定每日查催一次及持續(xù)稽催。案件如逾 處理時限 30日時，應(yīng)即提請作個案分析。（三）對於 會辦公文應(yīng)依卷宗速別規(guī)定，協(xié)助稽催承辦同仁依限 處理，如受會公文已逾期應(yīng)辦理查催作業(yè)。（五）綜 合提供單位主管查催資料，並將逾期案件逾期理由及 處理情形送文書或管制單位 。 行政院研究發(fā)展考核委員會 25 陸、文書稽催 (續(xù) ) ? 97年 12月 修正重點 ?第三節(jié)申請展期，增列七、辦理展期之公文以逾期案 件列計，惟未屆展延結(jié)案日期前不列入稽催範圍 。 行政院研究發(fā)展考核委員會 26 柒、公文檢核 ? 定義 ? 提升公文處理效率的一種評核作業(yè) ? 法令依據(jù) ?文書處理手冊第 87點 ? 檢核制度 ? 基本原則 訂定稽核項目與抽查百分比／與組織及業(yè)務(wù)特性相配合／ 區(qū)分平時稽催與檢核／選擇關(guān)鍵性檢核項目／互相觀摩 行政院研究發(fā)展考核委員會 27 行政院研究發(fā)展考核委員會 柒、公文檢核 (續(xù) ) ? 必要檢核項目 ? 登錄及統(tǒng)計的確實性／內(nèi)部傳遞作業(yè)時效／資訊技術(shù)運用／ 不符品質(zhì)公文的認定與糾正／注意為民服務(wù)及便民的要求／ 逾期結(jié)案案件／制度的執(zhí)行與檢討／專案管制情形 ? 檢核重點 ? 一般公文之資料登錄、統(tǒng)計／分析等基本作業(yè)是否健全／ 其它以「案」管制案件管制統(tǒng)計情形 ? 檢核要領(lǐng) ? 研訂稽核計畫／不拘檢核形式／訂定抽查百分比／ 發(fā)掘問題並逐條紀錄、改進 28 行政院研究發(fā)展考核委員會 柒、公文檢核 (續(xù) ) ? 定期檢核 ? 每半年自行檢核一次 ? 對所屬單位至少每年檢核一次 ? 檢核結(jié)果應(yīng)詳加評估運用 ? 按權(quán)責建議並辦理獎懲 ? 獎懲 ? 依機關(guān)業(yè)務(wù)特性、組織型態(tài)、公文數(shù)量、 公文處理之品質(zhì)與速度等條件研訂標準 ? 專案獎懲 ?重大績效： 公文處理數(shù)量、速度、品質(zhì)、內(nèi)容等均優(yōu)者／ 對制度落實推動有重大貢獻者 ?重大缺失 ： 無故積壓公文情形嚴重者，損毀、棄置、 遺失公文或檔案者等 29 行政院研究發(fā)展考核委員會 柒、公文檢核 (續(xù) ) ? 97年 12月 修正重點 ?第二節(jié)作業(yè)項目，修正二、加強機關(guān)內(nèi)部管理，提高各級主管核稿責任，並落實實施職務(wù)代理人制度 從事前預(yù)防與事後糾正兩方面著手。（二）針對本機關(guān)組織業(yè)務(wù)特性，明定各級主管、核稿人員、承辦人、以及文書單位對公文處理應(yīng)負的責任。研訂各種業(yè)務(wù)處理程序或流程，建立職務(wù)代理人制度，作為承辦人自我檢討、主管及核稿人處理公文的準據(jù)。（四）機關(guān)視需要舉行文書流程管理研討會議，擴大參與面共同檢討改進 。 30 行政院研究發(fā)展考核委員會 柒、公文檢核 (續(xù) ) ? 97年 12月 修正重點 ?第三節(jié)建立公文檢核制度之三、檢核時機，修正（三）不定期檢核由行政院研考會視各機關(guān)公文時效統(tǒng)計資料及因應(yīng)實際需要，對院屬各機關(guān)進行檢核。 ?第四節(jié)獎懲之二、獎懲時機：修正於檢核以後應(yīng)即參照獎懲標準，適時核予獎懲，以
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