廈門中佳擔(dān)保投資有限公司檔案管理辦法(編輯修改稿)
2025-07-14 20:51 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 第三十三條 超過保存期限的項目檔案，必須經(jīng)風(fēng)險管理部進(jìn)行鑒定，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后銷毀； 第三十四條 銷毀檔案時，應(yīng)由市場部、風(fēng)險管理部分別指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密，銷毀完畢，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀冊存檔； 第三十五條 檔案工作人員因工作需要調(diào)動時，應(yīng)在離職前辦好檔案交接手續(xù)。 第五章 借閱、領(lǐng)用和退還 第三 十六條 當(dāng)工作需要查閱有關(guān)檔案時，要辦理 “ 一般檔案 ” 的借、查閱手續(xù)，首先填寫《檔案借、查閱審批表》 （附件 6） ，經(jīng)所在部門經(jīng)理同意，風(fēng)險 管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借、查閱。 第三十七條 “ 要件檔案 ” 在沒有特殊的情況下不能借、查閱；如確有需要，需項目經(jīng)理提交專門報告，由所在部門經(jīng)理、風(fēng)險管理部經(jīng)理同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借、查閱； 第三十八條 要件檔案只允許在檔案室現(xiàn)場查閱， 如特殊需要可復(fù)印原件 ； 第三十九條 檔案管理員應(yīng)對外借檔案的歸檔進(jìn)行跟蹤，確保外借檔案的及時歸還，一般檔案借出時間最長不超過一個月，因特 殊情況不能按期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)， 但節(jié)假日或借閱人員出差之前（連續(xù)時間超過 3 天），應(yīng)將檔案材料歸還檔案室 ； 第四十條 借閱人查閱后，必須保證檔案資料的完整性并保守機密， 不準(zhǔn)帶到公共場所， 未經(jīng)風(fēng)險管理部準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借他人； 第四十一條 外單位人員查閱一般檔案，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理同意，風(fēng)險管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后可查閱，屬機密范圍的檔案和 “ 要件檔案 ” 一律不對外查閱； 第四十二條 公、檢、法人員因工作需要查閱機密檔案，憑單位介紹函并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱； 第四十三條 市場部在對外借出檔案時，應(yīng)交由風(fēng)險管理 部審核借閱的合理性，風(fēng)險管理部可根據(jù)實際情況縮短借出期限或不予批復(fù)（可以是將借出改為現(xiàn)場查閱）。檔案外借逾期未歸還的，按檔案未歸檔處理； 第四十四條 檔案管理員對歸還的檔案，應(yīng)認(rèn)真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)， 如有破損、丟失、涂改等情況，應(yīng)寫出書面報告，根據(jù)不同情況上報總經(jīng)理，追究責(zé)任。 第四十五條 檔案管理人員應(yīng)對借、查閱的檔案的情況進(jìn)行登記造冊備查。 第四十六條 業(yè)務(wù)辦理過程中過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證的領(lǐng)借和退還，由部門經(jīng)理、風(fēng)險管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理； 第四十七條 “ 反 擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書 ” 的借?。ㄔ瓌t上不得借取，如因特殊原因需借取的需由項目經(jīng)理提交專門報告），應(yīng)由申請人提交書面報告，說明借取原因、期限，并由所在部門經(jīng)理、風(fēng)險管理部經(jīng)理確認(rèn)后，報總經(jīng)理審批；“ 反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書 ” 解保后的釋放，應(yīng)由項目經(jīng)理提交申請報告（并附解保憑據(jù)），報部門經(jīng)理、風(fēng)險經(jīng)理及風(fēng)險管理部經(jīng)理審批。 第四十八條 借閱人查閱后，必須保證物權(quán)憑證的完整性并保守機密， 不準(zhǔn)帶到公共場所， 未經(jīng)風(fēng)險管理部準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借他人； 第四十九條 外借的物權(quán)憑證應(yīng)及時歸還，過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證原則上當(dāng)天歸還，最長不得超 過兩個工作日；反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)證書在批準(zhǔn)的期限內(nèi)按期歸還； 第五十條 對歸還的物權(quán)憑證，財務(wù)部管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損、丟失、涂改等情況，應(yīng)寫出書面報告，根據(jù)不同情況上報總經(jīng)理，追究責(zé)任。 第五十一條 財務(wù)部在對外借出物權(quán)憑證時，應(yīng)交由有權(quán)審批人審核借閱的合理性，有權(quán)審批人可根據(jù)實際情況縮短借出期限或不予批復(fù)（可以是將借出改為現(xiàn)場查閱）； 第五十二條 財務(wù)部管理人員應(yīng)對借、查閱的檔案的情況進(jìn)行登記造冊備查。 第六章 附則 第五十三條 本管理辦法自公司董事會簽發(fā)之日起實 施。 中佳（廈門）擔(dān)保投資有限公司 二 00 八年一月一日 附 件一 ： 領(lǐng)借 /退還物權(quán)憑證審批流 程 項目檔案借閱流 程 填寫《檔案借、查閱審批表》（見附件 2） 部門經(jīng)理 風(fēng)
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