投資擔(dān)保有限公司業(yè)務(wù)檔案管理制度(編輯修改稿)
2025-03-09 01:49 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 冊為永久保管，檔案移交清冊、項目全部檔案保管 15 年，業(yè)務(wù)報表及其他資料保管 5 年。 業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天 算起。本辦法規(guī)定的業(yè)務(wù)檔案保管期限為最低保管期限。 具備采用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存業(yè)務(wù)檔案條件的，由檔案管理部門采取相應(yīng)措施及時備份并異地進行妥善保管。 五、歸檔要求 （一）紙制文檔管理： 歸檔材料分類清楚、材料組卷合理，保持文件的有機聯(lián)系和完整； 案卷標(biāo)題簡明、確切，能準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容； 卷內(nèi)文件材料排列條理， 歸檔內(nèi)容編寫卷內(nèi)目錄，歸檔完整的卷宗做完整檔案標(biāo)記， 《卷內(nèi)目錄》填寫清楚 ； 公司貸款擔(dān)保客戶檔案按受理時間順序編號，法律性文件按公司業(yè)務(wù)順序統(tǒng)一編號； 實 行裝訂的案卷要編定頁號；不裝訂的案卷要以每份文件為單位編定頁號，并在文件封面的右上角注明件號和頁數(shù)；裝訂案卷整齊、美觀； 案卷封面應(yīng)用機械印制或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。不得使用鉛筆、圓珠筆書寫 ； 每月最后一個工作日，風(fēng)險部經(jīng)理組織管理經(jīng)理進行檔案自查； 每季度最后一個月月末由總經(jīng)理或副總經(jīng)理組織安排檢查檔案，對不合格檔案進行記錄。 （二）電子文檔管理： 電子文檔的存放一律不能放在系統(tǒng)盤上（ C 盤）； 各類業(yè)務(wù)電子文檔資料及目錄的名稱不得用代碼代替，應(yīng)與文檔資料相關(guān)的漢字命名，微機中存放固定格式的各類合同或協(xié)議，文本名稱按合同或協(xié)議名稱命名，并建立固定的 word 模板； 各業(yè)務(wù)部門將日常上報的業(yè)務(wù)資料報表，按（部月資料）名稱進行雙備份，其中一份連同報表上報風(fēng)險管理部； 各業(yè)務(wù)部門的電子文檔資料定稿上報后，必須將修改稿從微機中刪除，臨時性文檔在使用完后一個月內(nèi)從微機中刪除，對于暫時不用的電子文檔資料進行加密壓縮后存放，并將源文檔從微機中刪除； 風(fēng)險管理部將對各業(yè)務(wù)部門電子文檔的管理進行 定期或不定期的檢查。 六、檔案查閱 各部門人員原則上只能查閱本部門工作范圍內(nèi)的檔案，如需查閱其他部門的業(yè)務(wù)檔案，填寫調(diào)閱申請單，經(jīng)本部門負責(zé)人同意，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能查閱； 各部門檔案原件原則上不得離開公司，如對外使用，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)； 外單位或者合作單位要求調(diào)閱公司業(yè)務(wù)檔案的，須經(jīng) 公司總經(jīng)理 同意后方可提供 ； 調(diào)閱檔案者應(yīng)做到：注意保密，保護檔案，不得轉(zhuǎn)借、不得外借，如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁，并應(yīng)保護檔案的整潔。如發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)情況，視情節(jié)輕重追究其 責(zé)任。
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