【文章內(nèi)容簡介】 期 秘密 26 各類培訓的相關資料（培訓考試試卷等以資料存 放，考試成績等納入人事檔案管理） 每月底 長期 秘密 第 14 頁 共 34 頁 業(yè) 戶 檔 案 27 準予入住通知書 當天 永久 機密 客戶服務中心總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 28 購房合同復印件、房產(chǎn)證復印件 當天 永久 機密 29 入伙繳款單（藍色） 當天 永久 機密 30 前期物業(yè)服務協(xié)議 當天 永久 機密 31 消防安全責任書 當天 永久 機密 32 房屋鑰匙確認書 當天 永久 機密 33 樓宇情況反饋表 當天 永久 機密 34 入伙文件簽署發(fā)放確認表 當天 永久 機密 35 專項維修基金復印件 當天 永久 機密 36 業(yè)主臨時公約、業(yè)主公約 當天 永久 機密 37 裝修申請書、裝修審批記錄、裝修平面設計圖、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復印件、電力照明設計及用電配置圖、給排水設計圖、裝修驗收表、裝修違章處理通知單 當天 永久 機密 38 投訴處理檔案卡 每月底 永久 機密 39 房屋變更資料 當天 永久 機密 40 業(yè)戶檔案表 當天 永久 機密 三十份以下（不含三十份） 由客戶服務中心負責人審批，超過三十份需同時經(jīng)物業(yè)分公司負責人審批 41 業(yè)主身份證、工作證復印件 當天 永久 機密 設 備 資 產(chǎn) 檔 案 42 各種設備的合格證、使用說明書、保修卡、圖紙、 安裝材料等 當天 長期 普通 所屬部門經(jīng)理及以上 43 各種設備（特別是大型或公配設備）維修保養(yǎng)報 告書、年檢報告及原始記錄等 資料形成 即歸檔 長期 普通 44 入庫單、出庫單、直撥單、資產(chǎn)移交臺帳 當天 長期 秘密 所屬機構總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 45 庫存盤點、資產(chǎn)臺帳包括固定資產(chǎn)、低值易耗品 當天 長期 秘密 46 各種資產(chǎn)報廢、銷毀記錄 當天 長期 秘密 所屬行政人事部經(jīng)理及以 上 第 15 頁 共 34 頁 工 程 檔 案 47 房產(chǎn)資料，包括房屋、設備及其附著物清單、清 冊及表格 資料形成即歸檔 永久 普通 所屬機構部門經(jīng)理及以上人員 48 物業(yè)接管驗收交接資料，包括驗收合格憑證、物 業(yè)完好情況、隱蔽工程記錄、接管文件 資料形 成即歸檔 永久 普通 49 工程施工圖、竣工圖、房屋及共用設備（施）的 設計、安裝圖紙資料目錄 資料形成即歸檔 永久 普通 50 園區(qū)規(guī)劃總平面圖 資料形成即歸檔 永久 普通 51 業(yè)主工程維修項目價格表 資料形成即歸檔 長期 普通 52 公共設施新建、維修請示、批復、施工、驗收材 料 資料形成即歸檔 長期 普通 53 公共配套系統(tǒng)年度保養(yǎng)計劃、年檢報告等 資料形成即歸檔 長期 普通 54 維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預結(jié)算表、 安全鑒定書、材料單、簽證單 資料形成即歸檔 長期 普通 聲 像 檔 案 55 各個時期公司領導班子參加重要活動及反映公司 各個歷史時期建設面貌的聲像材料 檔案形成后三個工作日內(nèi)歸檔完畢 長期 普通 所屬機構部門經(jīng)理及以上人員 56 上級領導來公司檢查指導工作，各級領導和著名人物參加的與本公司有關的重大活動，以及外單位人員來公司參觀形成的聲像材料 長期 普通 57 公司大型活動、重要慶典、儀式以及公司召開各 種重要會議的聲像材料 長期 普通 58 榮獲各種榮譽證書、獎狀、獎旗 、獎杯等的聲像材料 長期 普通 59 本公司有關人員組織或參加的重要會議以及外事 活動中的聲像資料 長期 普通 60 其它具有新聞價值和保存價值的聲像材料等 長期 普通 第 16 頁 共 34 頁 實 物 檔 案 61 受到上級單位獎勵的獎狀、獎牌、獎杯、獎章和 榮譽證書等 檔案形成后三個工作日內(nèi)歸檔完畢 長期 普通 所屬機構部門經(jīng)理及以上人員 62 物業(yè)公司大型活動中形成的有重要價值的錦旗、禮品、紀念品（冊）、上級領導題詞及本單位對外交往中獲贈的重要紀念品等 長期 普通 63 上級 領導、知名人士等贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等 長期 普通 64 物業(yè)公司成立以來使用過的牌、匾及各種標識、 標志和 CI 系統(tǒng)等 長期 普通 65 物業(yè)公司已廢止或停用的印章等其它有保存價值 的實物 長期 普通 物業(yè)公司總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 二、資料類 客 戶 服 務 資 料 66 業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表 每月底 三年 普通 客戶服務中心部門經(jīng)理及總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 67 住戶接待記錄 每月底 三年 普通 68 業(yè)主（住戶）回訪記錄 每月底 三年 普通 69 業(yè)主投訴記錄、投訴處理檔案卡 每月底 三年 普通 70 住戶卡申請表 每月底 三年 普通 71 管家部值班、交接班記錄，日報表 每月底 三年 普通 72 客戶服務部工作單 每月底 三年 普通 73 管家部巡查日志 每月底 三年 普通 74 樓宇巡查簽到表 每月底 三年 普通 75 維保修信息統(tǒng)計表 每月底 三年 普通 76 裝修臺帳登記表 每月底 三年 普通 77 裝修巡查日志 每月底 三年 普通 第 17 頁 共 34 頁 客 戶 服 務 資 料 78 裝修工人出入證登記表 每月底 三年 普通 79 裝修押金退還登記表 每月底 三年 普通 80 業(yè)務聯(lián)系單、內(nèi)部通啟 每月底 三年 普通 81 物品出入放行條 每月底 三年 普通 82 交樓日報表 每月底 三年 普通 83 空置房登記表 每月底 三年 普通 84 突發(fā)事件處理記錄、預防措施報告 每月底 三年 普通 業(yè)主委員會 資料 85 業(yè)主委員會籌備函 資料形成即歸檔 永久 秘密 客戶服 務中心及物業(yè)公司總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 86 業(yè)主委員會成立批復 資料形成即歸檔 永久 秘密 87 歷屆業(yè)委會委員個人簡歷 資料形成后三日內(nèi) 五年 秘密 88 業(yè)主大會及業(yè)委會會議紀要 資料形成后三日內(nèi) 五年 普通 社 區(qū) 文 化 資 料 89 社區(qū)大型慶典、文化活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 所屬部門經(jīng)理及以上人員 90 社區(qū)文藝體育活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 91 團組織及青年文明號活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 92 社區(qū)科普教育、社會公益性活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 93 各類專題座談會、學習參觀考察活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 94 和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活 動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 95 人文事件方面材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 96 員工文化生活材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 第 18 頁 共 34 頁 物業(yè)經(jīng)營 資料 97 會所、泳池、停車場等設施的經(jīng)營報表、臺帳等 資料 當天 五年 秘密 客戶服務中心行政人事部經(jīng)理及以上人員 98 其他經(jīng)營資料 當天 五年 秘密 工 程 維 修 資 料 99 工程維修單 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理及總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 100 住戶維修日報表 每月底 三年 普通 101 值班、交接班記錄，工作臺帳 每月底 三年 普通 102 維修跟蹤表 每月底 三年 普通 103 業(yè)務聯(lián)系單、內(nèi)部通啟 每月底 三年 普通 104 公共照明系統(tǒng)保養(yǎng)計劃、燈光系統(tǒng)運行檢修記錄 每月底 三年 普通 設 備 運 行 資 料 105 機電設備臺帳 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理及總經(jīng)理 /副總經(jīng)理 106 供水、供電設備匯總表、月統(tǒng)計表 每月底 三年 普通 107 變壓器運行日志 每月底 三年 普通 108 低壓配電運行日志 每月底 三年 普通 109 高、低壓配電室操作記錄 每月底 三年 普通 110 供水、供電設備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記 錄 每月底 三年 普通 111 電梯運行檢修記錄、值班巡視檢查記錄表、電梯 維修保養(yǎng)報告書、電梯年檢報告及原始記錄 資料形成即歸檔 長期 普通 112 電梯故障（事故）處理單 資料形成即歸檔 三年 普通 113 泳池系統(tǒng)保養(yǎng) 每月底 三年 普通 114 音樂噴泉、背景音樂保養(yǎng) 每月底 三年 普通 115 瀑布泵保養(yǎng) 每月底 三年 普通 116 給排水系統(tǒng)保養(yǎng)、二次生活給水泵運行記錄 每月底 三年 普通 117 維修中心、消防中心、配電室交接班記錄 每月底 三年 普通 第 19 頁 共 34 頁 治 安 工 作 資 料 118 保安指揮中心值班、交接班記錄，各個崗位值班 記錄 每月底 三年 普通 保安部經(jīng)理及客戶服務中心總經(jīng)理 /副 總經(jīng)理 119 裝修施工許可證 每月底 三年 普通 120 噴淋供水管網(wǎng)末端試水檢查表 每月底 三年 普通 121 樓宇、監(jiān)控及電梯對講系統(tǒng)檢測表 每月底 三年 普通 122 出租屋檔案 每月底 三年 普通 123 室外場租簽到表 每月底 三年 普通 124 裝修巡查日志、巡查記