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正文內(nèi)容

公司檔案管理辦法(最新)(編輯修改稿)

2024-11-15 12:37 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 門、財務管理部門及公司檔案管理部門、財務管理部門、審計部門共同派員監(jiān)銷;(六)子分公司(單位)信息化管理部門負責與檔案部門、會計部門共同派員監(jiān)銷電子會計檔案。(七)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,認真進行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。銷毀清冊要歸檔保存;(八)監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀時,必須在現(xiàn)場嚴密監(jiān)護,撿凈銷盡,不得遺漏;(九)嚴禁子分公司(單位)向廢品收購單位出售到期會計檔案。第五章 撤銷、解散、破產(chǎn)等情況下會計檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當由終止單位財產(chǎn)所有者代管或移交公司檔案館代管。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管;單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十八條 單位合并后原子分公司(單位)解散或一方存續(xù)其他方解散的,原子分公司(單位)的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原子分公司(單位)仍存續(xù)的,其會計檔案仍應由原子分公司(單位)保管。第十九條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十條 單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。第二十一條 移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、年度、案卷標題、卷數(shù)、起止年度和檔案保管號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。第二十二條 交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第二十三條 電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保24QG/PG0097—2016 存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。第六章 公司駐境外機構(gòu)會計檔案的管理按照本細則執(zhí)行 第二十四條 公司所有境內(nèi)單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸?shù)骄惩獾?,應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。第二十五條 公司駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設立的企業(yè)的會計檔案,應當按照本辦法和國家有關規(guī)定進行管理,定期向本單位檔案室移交的同時,刻錄pdf格式的光盤作為容災備份。QG/PG0097—2016 附件5:聲像檔案管理實施細則第一章 組織機構(gòu)與職責第一條 公司檔案管理部門負責對全公司聲像檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督檢查和考核。第二條 公司聲像檔案館設在攀鋼文化傳媒分公司,負責公司級聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和提供利用工作。第三條 各子、分公司(單位)負責收集和保管好本單位形成的聲像檔案,并將對公司有重要保存價值的聲像檔案在形成1個月內(nèi)向公司聲像檔案館移交歸檔。第二章 收集第四條 歸檔范圍(一)反映公司及子分公司(單位)各時期建設和發(fā)展概貌等聲像資料。(二)組織或參加公司內(nèi)外各類重要會議、社會活動的聲像資料(包括會場、主席臺、主要內(nèi)容、領導講話等場面)。(三)組織或參加重要外事活動的聲像材料。(四)上級領導、著名人物來公司視察、指導工作或參加與公司有關的重大活動形成的聲像資料。(五)重大工程建設、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進等聲像材料(包括開工原貌、建設過程、竣工驗收、試生產(chǎn)情況、工程全貌等)。QG/PG0097—2016(六)反映公司重要科研成果、科技發(fā)明、專利技術(shù)成果及新技術(shù)、新工藝、新材料應用等聲像資料。(七)上級機關、團體授予公司的獎杯、牌匾和證書等聲像資料。(八)公司歷年生產(chǎn)的主要產(chǎn)品及產(chǎn)品獲獎、免檢等獎杯、牌匾和證書等聲像資料。(九)公司其它重要活動、重要事件或重大事故、重大自然災害等聲像資料。(十)其他具有保存價值的聲像資料。第五條 歸檔時間及要求(一)屬于歸檔范圍的聲像資料,應由承辦部門或攝錄人員在形成后1月之內(nèi)按歸檔要求及時整理并移交,不得私自保存。(二)歸檔的聲像資料應齊全、完整。(三)以感光材料為載體形成的聲像資料應是原版、原件,特殊情況下經(jīng)檔案管理部門批準方可接收復制件。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚,并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。(四)文字說明應用簡潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容,一般應包括:事由、時間、地點、內(nèi)容、人物、背景、作者等。(五)歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存,其視頻格式為:AVI;音頻格式為:WAV,壓縮率:25Mb/s:數(shù)碼圖片按照原始數(shù)據(jù)保存,格式為JPG,圖像模式為RGB格式。QG/PG0097—2016(六)歸檔的照片其底片與照片的影像應符合;以感光材料為底片形成的重要照片,如無底片的,應進行翻拍復制底片;對于拍攝張數(shù)較多的同一事件的照片,應從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應單獨整理存放,照片和說明一同整理存放。第七條 底片的整理(一)底片分類,將一個全宗內(nèi)的底片分成負片和反轉(zhuǎn)片兩種,并單獨整理和存放。(二)底片的編號。在全宗內(nèi)統(tǒng)編流水號。格式:全宗號—底片號,如:13—535。底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。(三)底片放入底片袋內(nèi)保管,底片袋的右上方應標明底片號。大底片應在藥膜面墊柔軟的中性紙張后,纏在卷筒紙芯上,外面用襯紙包裝并注明底片號。(四)按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑浴#ㄎ澹╇娮诱掌谌趦?nèi)統(tǒng)編流水號,并注明所在光盤號(子分公司(單位)照片檔案的光盤號按大流水往下編)。格式:全宗號—電子照片編號—光盤號,如:01—1—1。第八條照片檔案說明的編寫方法和要求(一)符號說明的項目有:照片號、底片號和參見號。照片號:案卷內(nèi)照片的順序號;QG/PG0097—2016 底片號:底片在全宗內(nèi)編的流水號;參見號:與本張(組)照片有聯(lián)系的其它檔案的代號(分類號)。(二)照片檔案文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。事由:照片所反映事件、事情的情由;時間:事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生和拍攝的時間; 地點:被攝物所在的具體地點;人物:照片景像上主要人物的姓名、身份;背景:對揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料; 攝影者:照片的拍攝單位和拍攝人。(三)照片檔案文字說明的編寫要求:綜合運用六個要素,概括地揭示照片影像反映的全部信息; 文字簡潔、語言通順。一般不超過200字;用阿拉伯數(shù)字表示時間,年、月、日三字用“.”隔開。例:。(四)總說明和分說明。一般應以照片的自然張為單元編寫說明,一組(若干張)聯(lián)系密切的照片應加總說明。凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明,并注“*”號。(五)照片檔案說明的格式說明應分段書寫,格式如下:照片號/底片號 拍攝時間文字說明 QG/PG0097—2016 參見號 攝影者單張照片說明可書寫在照片正下方芯頁上,也可在照片右側(cè)或左側(cè)芯頁上書寫??傉f明在第一張照片上方的芯頁上書寫。大照片的說明可另紙書寫,一同保存。反轉(zhuǎn)底片的說明應在插袋式芯頁上書寫。將“全宗號—案卷目錄號—案卷號—照片號—底片號”寫在照片背面右下角。第九條 照片的整理方法(一)照片的分類。一般應在全宗內(nèi)按年代進行分類。分類應保持前后一致,不能隨意變動。(二)根據(jù)分類情況,將照片與說明一起固定在芯頁上,并組成案卷。芯頁的規(guī)格為297mm210mm。(三)根據(jù)照片的規(guī)格、畫面和說明的字數(shù)確定照片固定位臵。(四)照片必須固定在芯頁正面(裝訂線右側(cè))。(五)案卷內(nèi)的芯頁以30頁左右為宜。(六)卷內(nèi)目錄的填寫,以照片的自然張數(shù)或有總說明的若干張為單元填寫。內(nèi)容有:照片號:卷內(nèi)照片的順序號: 底片號:卷內(nèi)底片的順序號:照片題名:在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下,將文字說明改寫成照片名稱。照片名稱不應超過50個字;拍攝時間:拍攝該張(組)照片的年、月、日。QG/PG0097—2016(七)案卷目錄,以所有案卷為單元形成的目錄,填寫內(nèi)容主要有:案卷號、案卷題名、年度、張數(shù)、保管期限。(八)卷內(nèi)備考表??刹捎梦臅鴻n案的卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表應放在案卷的最后一頁。(九)卷皮格式??刹捎梦臅鴻n案的卷皮或?qū)S镁砥?。(十)按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷,上架保存。(十一)大張照片、反轉(zhuǎn)片應與其它照片一同組卷,單獨存放,并在卷內(nèi)目錄的備考欄內(nèi)注明“大張”、“反轉(zhuǎn)片”。第十條照片的整理要求: 照片要組成案卷(保管單位);案卷題名應概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題;檔號規(guī)范、準確、清晰,不得出現(xiàn)重編、漏編及空號現(xiàn)象; 說明格式正確,項目齊全,能準確揭示照片內(nèi)容,反映整理情況;案卷裝訂美觀,要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表; 有完整的、符合標準格式的案卷目錄。第十一條 數(shù)據(jù)流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理(一)按不同的載體類型分別編號,同一類的按歸檔時間順序編流水號。其格式為:全宗號〃載體類型號〃流水號。(二)載體類型及代號: 錄音帶:1;QG/PG0097—2016 錄像帶:2; 光盤:3; 數(shù)據(jù)流磁帶:4;(三)按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。(四)按不同載體編制聲像檔案總目錄,其內(nèi)容包括盒(盤)號、內(nèi)容、制作者、制作時間、密級、保管期限、參見號、備注等。第四章 保管第十二條 保管條件: 庫房應符合“八防”等要求;保存底片的適宜溫濕度:溫度13—150C,相對濕度35%45%; 保存其它介質(zhì)聲像檔案適宜的溫濕度:溫度14—240C,相對濕度40%65%。第十三條 底片保管時應立放。第十四條 保管裝具(一)底片袋,用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm100mm或相應規(guī)格的紙袋。(二)底片冊,由297mm210mm的插袋式芯頁組成,用于貯存單張底片。(三)底片盒,為95mm95mm紙盒,用于貯存大張底片。(四)卷筒紙芯,用于保存大張底片、照片的裝具。+20mm,壁厚23mm。第十五條 保管要求QG/PG0097—2016(一)照片檔案入庫前要進行檢查,防止受污染的照片入庫。檢查內(nèi)容:黑白底片入庫前要進行水洗處理; 照片水洗后要上光;對受污染的照片、底片要進行必要的技術(shù)處理。(二)接觸底片的人員應帶潔凈的手套操作,防止汗?jié)n污染底片。(三)庫房內(nèi)晝夜溫度變化不能大于177。30C,濕度變化不能大于177。5%。(四)對本館(室)保存的照片檔案要根據(jù)情況定期進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。(五)對庫存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案,應做到每2年檢查一次,發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象,要及時進行技術(shù)處理。第五章 聲像檔案的鑒定第十六條 聲像檔案的保管期限參照文書和科技檔案保管期限執(zhí)行。第十七條 以數(shù)字形式存儲的聲像檔案應多重備份,具有珍貴歷史價值的數(shù)碼照片應沖洗成照片保存。第十八條 對已到保管期限經(jīng)鑒定確認無保存價值的聲像檔案,需登記造冊,由主管領導批準后方可進行技術(shù)處理。銷毀聲像QG/PG0097—2016 檔案須兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,銷毀清冊歸檔永久保存。第六章 聲像檔案的產(chǎn)權(quán)管理及利用第十九條 本單位職工為完成本職工作、單位安排的工作所形成的聲像資料,屬于職務作品,其產(chǎn)權(quán)屬于單位所有,作者享有署名權(quán)。作者應及時歸檔形成完整的聲像檔案,不得私自保存或據(jù)為己有,也不得未經(jīng)單位許可進行商業(yè)利用。第二十條 非涉密的聲像檔案經(jīng)單位同意可以提供第三方使用,所得收益作為單位的其它業(yè)務收入,單位對作者應給予適當?shù)莫剟睢G/PG0097—2016 附件6:榮譽檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍上級機關發(fā)給本機關的獎狀、證書、錦旗、獎牌、獎杯以及上級領導視察本單位的題詞、書寫的字畫等。第二條歸檔時間子分公司(單位)每年形成的榮譽檔案于次年一季度內(nèi)由各專業(yè)管理部門編造清冊同實物一并向檔案管理部門移交。第二章 整理榮譽檔案的分類編號辦法詳見《檔案分類編號細則》。第三章 保管對榮譽檔案要做到妥善保管、存放有序、查找方便,不得隨意堆放,嚴防損毀。第四章 鑒定銷毀榮譽檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。第五章 利用在對外借閱時,檔案原件不得借出,如有特殊需要,須經(jīng)檔案管理部門負責人批準,方能借出,并限期歸還。QG/PG0097—2016 附件7:電子檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質(zhì)檔案的歸檔范圍執(zhí)行。第二條 歸檔要求(一)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時要求文件存儲格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。(二)用掃描等設備獲得的圖像電子文件,歸檔時要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”,彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。如果采用非標準壓縮算法,則應將相關軟件一并收集歸檔。(三)用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,歸檔時要求文件存儲格式為“.DWG”。CAD電子文件的歸檔應包括為生成CAD電子文件而開發(fā)的軟件產(chǎn)品和軟件說明。專用CAD軟件要支持ACAD的閱讀格式,否則應將相關軟件一并收集歸檔。(四)用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,歸檔時要求文件存儲格式為“.AVI”或“.MPEG”,圖像文件要求支持標準播放軟件的文件格式。收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。(五)音頻文件格式為“.WAV”,用音頻設備獲得的文件,收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。QG/PG0097—2016(六)由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。(七)通用軟件產(chǎn)
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