【正文】 第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定第十八條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第六節(jié) 檔案保密規(guī)定第十一條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。其中長(zhǎng)期為10年以上，短期為35年。第四節(jié) 檔案的利用檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。第五條 歸檔要求（一）歸檔的文件、資料必須完整。（三）會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)結(jié)束后，暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，一年后由財(cái)務(wù)部整理后統(tǒng)一向公司綜合管理部檔案室歸檔。第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。第四篇：公司檔案管理辦法檔案管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為規(guī)范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。第十三條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登 記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。第十二條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入施工現(xiàn)場(chǎng)。六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。1竣工驗(yàn)收文件：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，工程設(shè)計(jì)總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料，工程審計(jì)文件、材料、決算報(bào)告。工藝設(shè)備文件：產(chǎn)品檢驗(yàn)、檢測(cè)記錄，設(shè)備材料采購(gòu)合同、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄。施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、技術(shù)措施審核，施工進(jìn)度、延長(zhǎng)工期、索賠及付款報(bào)審，開（停、復(fù)、返）工、許可證、中間驗(yàn)收證明書，設(shè)計(jì)變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批。設(shè)計(jì)文件：總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)預(yù)算書、關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)、設(shè)計(jì)評(píng)估、鑒定及審批。第五條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。第三篇：公司檔案管理辦法編號(hào)：XG/SB0052010 檔 案 管 理 辦 法 發(fā)布 實(shí)施 西林鋼鐵集團(tuán)有限公司設(shè)備工程部 發(fā)布檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本管理辦法。查閱后的檔案資料折正，放好，由檔案室人員查正后放回原處，以備再用。所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得涂改、亂畫、弄臟、丟失。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。原則上檔案只在檔案室進(jìn)行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長(zhǎng)借，但須借閱人及其部門經(jīng)理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經(jīng)理受連帶責(zé)任。歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。（四）財(cái)務(wù)部：公司有關(guān)財(cái)務(wù)方面的請(qǐng)求及批復(fù)；財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)；各財(cái)務(wù)分析報(bào)告；清產(chǎn)核資材料；會(huì)計(jì)報(bào)表；會(huì)計(jì)賬簿；會(huì)計(jì)憑證等。（7）先進(jìn)集體、個(gè)人的申報(bào)材料。（3）公司人事任免、變動(dòng)通知及決定。人事管理檔案：由人事部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)反映本公司活動(dòng)的信息、簡(jiǎn)報(bào)。（5）本公司的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。七、各部門收集范圍：（一）人事行政部：行政管理檔案（1）各種會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要；各部門收發(fā)文登記本。四、歸檔時(shí)間：各部門于次年二月前將上一辦理完畢的文件材料由兼職檔案員按立卷要求整理歸檔，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查后，交人事行政部審核，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷退還立卷部門重新加工整理。（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。為確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，各部門定期向檔案室轉(zhuǎn)交存檔文件。如果同期采購(gòu)的一批材料多處使用，可將原件放在材料使用量最大的圖號(hào)中，其他相關(guān)圖號(hào)可使用復(fù)印件，但須在復(fù)印件上注明原件所在的具體圖號(hào)，并且原件須交公司檔案館保存。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，要求圖面無破損，線條、數(shù)據(jù)清晰無污點(diǎn)，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。（三）對(duì)于一個(gè)整體圖號(hào)由兩個(gè)或兩個(gè)以上施工單位施工形成的竣工資料，由主體施工單位負(fù)責(zé)匯總，但其他施工單位應(yīng)在所施工范圍內(nèi)的竣工圖及變更材料上加蓋竣工章，其共用圖紙及變更材料應(yīng)由各方同時(shí)加蓋竣工章，技術(shù)文字材料由主體施工單位將各方的合并成冊(cè)（一冊(cè)或多冊(cè)，），封面上應(yīng)反映各相關(guān)施工單位的內(nèi)容并加蓋公章，對(duì)變更材料在相應(yīng)的竣工圖上進(jìn)行標(biāo)注，然后與相應(yīng)的竣工圖配套移交。（七）工程項(xiàng)目建設(shè)期間上級(jí)或當(dāng)?shù)嘏c工程有關(guān)的各項(xiàng)文件、講話、指示，召開的各種專題會(huì)議文件（紀(jì)要、總結(jié)、會(huì)議資料），預(yù)算審批、資金安排、項(xiàng)目調(diào)整、進(jìn)度安排、計(jì)劃調(diào)整等。主要包括：立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、可行性研究評(píng)估、批復(fù)、初步設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)方案、審查、批復(fù)、工程地質(zhì)及地震資料、地形測(cè)量、水文及氣象資料、征地搬遷、人員安臵、施工準(zhǔn)備、施工設(shè)計(jì)圖紙及其說明、招投標(biāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員分工、管理辦法等。（二）二類文字材料：指除一類和三類以外的施工過程資料（詳見附件11)。第十二條 財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)工程竣工資料保證金的核算和管理，并為已辦理完工程竣工技術(shù)資料驗(yàn)收認(rèn)可手續(xù)的施工和監(jiān)理單位辦理工程結(jié)算。第九條 工程監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制、整理和交付工程監(jiān)理資料，并審查施工單位提交的工程竣工技術(shù)資料，在“工程竣工資料驗(yàn)收認(rèn)可證明書”上簽字認(rèn)可。第五條 竣工圖指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。第二條 建設(shè)工程項(xiàng)目指經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。第十五條 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。第十一條 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形；環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—65%； 存放應(yīng)遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)；電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開保管，有條件的單位可購(gòu)買防磁柜等設(shè)施，用以單獨(dú)存放電子檔案；電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。同時(shí)應(yīng)將光盤號(hào)填入檔案案卷目錄及相應(yīng)的備考表和卡片中。第六條 電子文件的分類按紙質(zhì)文件分類的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（十四）具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。（十）歸檔電子文件應(yīng)刻錄在只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等耐久性載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存載體。（七）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件版本和相關(guān)參數(shù)，如軟件產(chǎn)品說明及軟、硬件平臺(tái)說明。（四）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，歸檔時(shí)要求文件存儲(chǔ)格式為“.AVI”或“.MPEG”，圖像文件要求支持標(biāo)準(zhǔn)播放軟件的文件格式。如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集歸檔。第五章 利用在對(duì)外借閱時(shí)，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借出，并限期歸還。第二條歸檔時(shí)間子分公司（單位）每年形成的榮譽(yù)檔案于次年一季度內(nèi)由各專業(yè)管理部門編造清冊(cè)同實(shí)物一并向檔案管理部門移交。第六章 聲像檔案的產(chǎn)權(quán)管理及利用第十九條 本單位職工為完成本職工作、單位安排的工作所形成的聲像資料，屬于職務(wù)作品，其產(chǎn)權(quán)屬于單位所有，作者享有署名權(quán)。第五章 聲像檔案的鑒定第十六條 聲像檔案的保管期限參照文書和科技檔案保管期限執(zhí)行。30C，濕度變化不能大于177。第十五條 保管要求QG/PG0097—2016（一）照片檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，防止受污染的照片入庫(kù)。（二）底片冊(cè)，由297mm210mm的插袋式芯頁(yè)組成，用于貯存單張底片。（四）按不同載體編制聲像檔案總目錄，其內(nèi)容包括盒（盤）號(hào)、內(nèi)容、制作者、制作時(shí)間、密級(jí)、保管期限、參見號(hào)、備注等。第十條照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題；檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象； 說明格式正確，項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況；案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表； 有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。（九）卷皮格式。QG/PG0097—2016（七）案卷目錄，以所有案卷為單元形成的目錄，填寫內(nèi)容主要有：案卷號(hào)、案卷題名、年度、張數(shù)、保管期限。（五）案卷內(nèi)的芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜。（二）根據(jù)分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁(yè)上，并組成案卷。將“全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—照片號(hào)—底片號(hào)”寫在照片背面右下角。（五）照片檔案說明的格式說明應(yīng)分段書寫，格式如下：照片號(hào)/底片號(hào) 拍攝時(shí)間文字說明 QG/PG0097—2016 參見號(hào) 攝影者單張照片說明可書寫在照片正下方芯頁(yè)上，也可在照片右側(cè)或左側(cè)芯頁(yè)上書寫。例：。（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。（五）電子照片在全宗內(nèi)統(tǒng)編流水號(hào)，并注明所在光盤號(hào)（子分公司（單位）照片檔案的光盤號(hào)按大流水往下編）。底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。第七條 底片的整理（一）底片分類，將一個(gè)全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整理和存放。（四）文字說明應(yīng)用簡(jiǎn)潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容，一般應(yīng)包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、作者等。第五條 歸檔時(shí)間及要求（一）屬于歸檔范圍的聲像資料，應(yīng)由承辦部門或攝錄人員在形成后1月之內(nèi)按歸檔要求及時(shí)整理并移交，不得私自保存。（七）上級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體授予公司的獎(jiǎng)杯、牌匾和證書等聲像資料。（三）組織或參加重要外事活動(dòng)的聲像材料。第二條 公司聲像檔案館設(shè)在攀鋼文化傳媒分公司，負(fù)責(zé)公司級(jí)聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用工作。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保24QG/PG0097—2016 存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。第二十一條 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、年度、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、起止年度和檔案保管號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（七）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。（四）子分公司（單位）應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱登記制度。如有特殊需要，可以提供查閱或者復(fù)制。第十一條 滿足本細(xì)則第十條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。第八條會(huì)計(jì)檔案的案卷排列以各大類下的年度為序列進(jìn)行排列，確定案卷號(hào)，“一年一個(gè)流水號(hào)”；以同一大類的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類年度的序列進(jìn)行入柜排列，編保管號(hào)，保管號(hào)是每個(gè)大類下各自編“一個(gè)大流水號(hào)”。案卷封面要填寫清楚，不得漏填。個(gè)別需要重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)管理部門共同拆封整理。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒收。（四）電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。因工作需要確需推遲移交的，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人（含鞍鋼集團(tuán)機(jī)關(guān)部門負(fù)責(zé)人）審批，報(bào)檔案管理部門備案后，在會(huì)計(jì)部門保管最長(zhǎng)不超過三年。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告，合并報(bào)表工作底稿。第十六條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞和轉(zhuǎn)借他人。第三章 保管第十二條 各級(jí)立檔單位形成的文書檔案，經(jīng)整編后及時(shí)移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。確定案卷號(hào)和編制案卷目錄，以便查找調(diào)卷和提供利用；以同一保管期限的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類序列進(jìn)行入柜排卷；其入柜排卷號(hào)（即每種保管期限下各自的大流水號(hào)）為案卷的實(shí)際保管號(hào)并將實(shí)際保管號(hào)填入案卷目錄的“保管號(hào)”欄和案卷卷脊的固定位臵，以實(shí)現(xiàn)按其保管期限的不同進(jìn)行分別保管。成卷裝訂的案卷應(yīng)采用三孔一線法裝訂，裝訂位臵在文件左側(cè)中部，距訂口邊10MM，裝訂長(zhǎng)度為120MM為宜，結(jié)頭在背后中孔。第六條 文書材料的立卷，應(yīng)尊重文書材料的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，靈活運(yùn)用問題、作者、名稱、時(shí)間、通信者、地區(qū)等特征；將同一性質(zhì)或同一問題的文件盡量集中立卷，將不同保管期限的文件盡量分開立卷，并把這二者有機(jī)地統(tǒng)一起來，使組成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進(jìn)行整理，具體組盒和編號(hào)方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號(hào)QG/PG0097—2016 結(jié)構(gòu)為四段，第一段為全宗代號(hào)，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第二段為保管期限代號(hào)，用5分別表示永久、長(zhǎng)期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為年度代號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第四段為盒號(hào)，按不同的保管期限流水編號(hào)。第四條 歸檔要求：歸檔文件材料應(yīng)齊全、完整。未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得復(fù)印帶密級(jí)的檔案。第十二條 若干個(gè)單位承辦的一項(xiàng)科技項(xiàng)目或工程所形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，應(yīng)由主辦單位的檔案部門保存全套，協(xié)作單位可只保存在自己承擔(dān)的協(xié)作任務(wù)中所形成的科學(xué)技術(shù)檔案。第十條 科學(xué)技術(shù)資料與科學(xué)技術(shù)檔案應(yīng)分開保管。第六條 若形成的科技檔案中既有文字材料又有圖紙，則放臵和編號(hào)的順序?yàn)椋何淖植牧显谇?，圖紙?jiān)诤蟆?