【文章內(nèi)容簡介】 丟失，維護檔案的完整與安全。（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數(shù)。第四節(jié) 檔案的利用第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為35年。第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第六節(jié) 檔案保密規(guī)定第十三條 檔案級別的劃分：檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。第十四條 嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。第十六條 嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內(nèi)容。第十七條 整理檔案應在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定第二十一條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復印。第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可外借。第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關(guān)責任。第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責任。第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三十三條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應予以銷毀。/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，進行銷毀。第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。公司檔案分類試行規(guī)則圖紙 合同 實物（杯、匾等）（資質(zhì)等） 印章文書類 說明書/合格證 說明書 合格證 檢驗報告/ 5第三篇：檔案管理辦法檔案管理辦法第一章總則第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際，制訂本辦法。第二條本辦法適用于集團本部及所屬公司。第二章檔案管理體制第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計劃，并確定一名單位領(lǐng)導分管檔案工作。第四條集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。第五條集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實施工作。第六條集團本部及所屬公司檔案實行統(tǒng)一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。第三章檔案歸檔范圍第七條檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。第八條歸檔文件材料的主要來源（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；（二）集團及所屬公司和派出機構(gòu)上報的文件材料；（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；（六）集團及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。第四章文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。第十一條 歸檔時間（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔；（3）上級批復、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔；（4）黨群類文件