【文章內容簡介】 卷的實際保管號并將實際保管號填入案卷目錄的“保管號”欄和案卷卷脊的固定位臵，以實現按其保管期限的不同進行分別保管。第十條 對整理工作結束后接收的零星的應歸檔文件，量小可插卷，量大宜搞附卷，設附卷號。附卷仍應按原分類方案和案卷構成插入案卷序列，以便科學管理和查找利用。第十一條 對已形成的保管單位應填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標題錄入計算機管理。第三章 保管第十二條 各級立檔單位形成的文書檔案，經整編后及時移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。第十三條 要做好文書檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬。第四章 提供利用第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。第十五條 出借檔案，借用和退還時必須當面點清，借閱人應在登記本上簽字。第十六條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞和轉借他人。未經檔案管理部門負責人批準，任何單位和個人不得復印帶密級的檔案。QG/PG0097—2016 附件4：會計檔案管理實施細則第一章 收集第一條 歸檔范圍（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬、日記賬、各種明細賬、固定資產卡片、各種輔助賬簿、其他會計賬簿等。（三）會計報表類：月度、季度、半、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告，合并報表工作底稿。（四）電子檔案類：公司統(tǒng)一管理的財務信息系統(tǒng)使用軟件，具體包括存儲在磁性介質上的財務數據；計算機操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務軟件的編程語言、數據庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與財務信息系統(tǒng)使用軟件相配套的各種說明書及使用手冊的電子文檔。（五）其他類：包括財務數據統(tǒng)計資料、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務清查匯總資料、工資冊、單獨裝訂成冊的入庫單、領料單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、經濟合同、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求（一）當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務管理部門保管一年。因工作需要確需推遲移交的，經單位負責人（含鞍鋼集團機關部門負責人）審批，報檔案管理部門備案后，在會計部門保管最長不超過三年。子分公司（單位）財務管理部門負責將應歸檔全部會計檔案整理立卷、裝訂成冊,妥善保管，做到存放有序，查找方便，嚴防毀損、散失和泄密。（二）財務管理部門會計檔案庫房必須做好“八防”工作，確保會計檔案的安全。（三）財務信息系統(tǒng)的財務數據應定期在維護單位和公司財務管理部門雙備份，并定期更換備份介質（磁盤1年、光盤5年、移動硬盤10年更換一次），以防止數據丟失。（四）電子會計檔案移交時，將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。（五）檔案部門接收電子會計檔案時，要對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。第三條 歸檔時間會計檔案保管一年期滿之后，由財務管理部門編制清冊移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒收。第二章 整理 QG/PG0097—2016 第四條 會計檔案分類編號辦法按《檔案分類編號細則》執(zhí)行。第五條 檔案管理部門負責對裝訂成冊的會計檔案整理立卷，歸檔保管。檔案管理部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要重新整理的，應當會同財務管理部門共同拆封整理。第六條 每個案卷必須確定保管期限，寫好案卷標題，進行卷內排列，填寫卷內文件目錄，臵放卷內文件備考表。憑證類可不填寫卷內文件目錄，也可不臵放卷內文件備考表。對長期和永久保存的案卷要編張?zhí)枴０妇矸饷嬉顚懬宄?，不得漏填。第七條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類（見附件11）。定期保管期限分十年、三十年兩種。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。第八條會計檔案的案卷排列以各大類下的為序列進行排列，確定案卷號，“一年一個流水號”；以同一大類的案卷為基礎，結合分類的序列進行入柜排列，編保管號，保管號是每個大類下各自編“一個大流水號”。保管號分別填入案卷目錄“保管號”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。第九條 子分公司（單位）可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。第十條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；QG/PG0097—2016（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。第十一條 滿足本細則第十條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。第三章 利用第十二條 子分公司（單位）應當加強會計檔案管理工作，貫徹落實相關管理制度，保證會計檔案真實、完整、可用、安全。出納人員不得兼管會計檔案。第十三條 暫由財務部門保管的會計檔案 QG/PG0097—2016（一）暫由子分公司（單位）財務部門保管的會計檔案不得借出。如有特殊需要，可以提供查閱或者復制。查閱或復制會計檔案，需經會計檔案形成部門的會計主管批準。（二）查閱或復制會計檔案的人員，應持單位正式介紹信，介紹信上應寫清楚查閱或者復制會計檔案的內容和用途，由本單位負責人在介紹信上簽字。（三）查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（四）子分公司（單位）應建立會計檔案查閱登記制度。第十四條 移交檔案管理部門的會計檔案（一）借閱時必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。（二）檔案管理部門應建立會計檔案查閱登記簿，用以登記查閱或復制會計檔案的時間、需查閱或者復制會計檔案的內容、檔案保管號、數量、用途、查閱或者復制會計檔案單位、批準人、查閱或者復制人等情況。第四章 鑒定銷毀第十五條 會計檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應按如下銷毀程序和要求進行：（一）子分公司（單位）檔案管理部門會同本單位審計、紀檢監(jiān)察部門、財務管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、保管號、案卷標題、卷數、應保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內容；QG/PG0097—2016（二）單位負責人、審計、紀檢監(jiān)察部門負責人、財務部門負責人、檔案部門負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后，報上級主管部門審查，經批準后方可銷毀；（三）對于其中保管期限已滿但涉及產權、未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了結事項的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務或失去保管價值時為止，同時應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明；（四）正在項目建設期間的建設單位，會計檔案不得銷毀；（五）銷毀會計檔案，應由本單位檔案管理部門、財務管理部門及公司檔案管理部門、財務管理部門、審計部門共同派員監(jiān)銷；（六）子分公司（單位）信息化管理部門負責與檔案部門、會計部門共同派員監(jiān)銷電子會計檔案。（七）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。銷毀清冊要歸檔保存；（八）監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀時，必須在現場嚴密監(jiān)護，撿凈銷盡，不得遺漏；（九）嚴禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會計檔案。第五章 撤銷、解散、破產等情況下會計檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位財產所有者代管或移交公司檔案館代管。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十八條 單位合并后原子分公司（單位）解散或一方存續(xù)其他方解散的，原子分公司（單位）的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原子分公司（單位）仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原子分公司（單位）保管。第十九條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。第二十一條 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、案卷標題、卷數、起止和檔案保管號、應保管期限、已保管期限等內容。第二十二條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。第二十三條 電子會計檔案與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保24QG/PG0097—2016 存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。第六章 公司駐境外機構會計檔案的管理按照本細則執(zhí)行 第二十四條 公司所有境內單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸到境外的，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。第二十五條 公司駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規(guī)定進行管理，定期向本單位檔案室移交的同時，刻錄pdf格式的光盤作為容災備份。QG/PG0097—2016 附件5：聲像檔案管理實施細則第一章 組織機構與職責第一條 公司檔案管理部門負責對全公司聲像檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督檢查和考核。第二條 公司聲像檔案館設在攀鋼文化傳媒分公司，負責公司級聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和提供利用工作。第三條 各子、分公司（單位）負責收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對公司有重要保存價值的聲像檔案在形成1個月內向公司聲像檔案館移交歸檔。第二章 收集第四條 歸檔范圍（一）反映公司及子分公司（單位）各時期建設和發(fā)展概貌等聲像資料。（二）組織或參加公司內外各類重要會議、社會活動的聲像資料（包括會場、主席臺、主要內容、領導講話等場面）。（三）組織或參加重要外事活動的聲像材料。（四）上級領導、著名人物來公司視察、指導工作或參加與公司有關的重大活動形成的聲像資料。（五）重大工程建設、重大技術改造和技術引進等聲像材料（包括開工原貌、建設過程、竣工驗收、試生產情況、工程全貌等）。QG/PG0097—2016（六）反映公司重要科研成果、科技發(fā)明、專利技術成果及新技術、新工藝、新材料應用等聲像資料。（七）上級機關、團體授予公司的獎杯、牌匾和證書等聲像資料。（八）公司歷年生產的主要產品及產品獲獎、免檢等獎杯、牌匾和證書等聲像資料。（九）公司其它重要活動、重要事件或重大事故、重大自然災害等聲像資料。（十）其他具有保存價值的聲像資料。第五條 歸檔時間及要求（一）屬于歸檔范圍的聲像資料，應由承辦部門或攝錄人員在形成后1月之內按歸檔要求及時整理并移交，不得私自保存。（二）歸檔的聲像資料應齊全、完整。（三）以感光材料為載體形成的聲像資料應是原版、原件，特殊情況下經檔案管理部門批準方可接收復制件。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。（四）文字說明應用簡潔的語言概括出聲像資料所反映的內容，一般應包括：事由、時間、地點、內容、人物、背景、作者等。（五）歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數碼圖片按照原始數據保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。QG/PG0097—2016（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應進行翻拍復制底片；對于拍攝張數較多的同一事件的照片，應從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。第三章 整理第六條 照片檔案的底片應單獨整理存放，照片和說明一同整理存放。第七條 底片的整理（一）底片分類，將一個全宗內的底片分成負片和反轉片兩種，并單獨整理和存放。（二）底片的編號。在全宗內統(tǒng)編流水號。格式：全宗號—底片號，如：13—535。底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。（三）底片放入底片袋內保管，底片袋的右上方應標明底片號。大底片應在藥膜面墊柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號。（四）按底片號順序將底片插入底片冊。（五）電子照片在全宗內統(tǒng)編流水號，并注明所在光盤號（子分公司（單位）照片檔案的光盤號按大流水往下編）。格式：全宗號—電子照片編號—光盤號，如：01—1—1。第八條照片檔案說明的編寫方法和要求（一）符號說明的項目有：照片號、底片號和參見號。照片號：案卷內照片的順序號；QG/PG0097—2016 底片號：底片在全宗內編的流水號；參見號：與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的代號（分類號）。（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。事由：照片所反映事件、事情的情由；時間：事件發(fā)生或事物變化、產生和拍攝的時間； 地點：被攝物所在的具體地點；人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；背景：對揭示照片景像主題具