【文章內(nèi)容簡介】 盤、磁盤、照片等，都應(yīng)按《文件控制程序》進(jìn)行管理。 為實(shí)現(xiàn)上述要求，本章編制了下列程序文件。《文件控制程序》 《記錄控制程序》 20 / 9021 / 90 文件控制程序1. 目 的對文件進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門和人員得到充分、適宜和有效的文件。2. 適用范圍適用于公司質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件（包括電子文件）的控制。3. 職 責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布《質(zhì)量手冊》。 管理者代表負(fù)責(zé)審核《質(zhì)量手冊》。 各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的編制、使用和管理和定期向綜合辦公室歸檔。 綜合辦公室在管理者代表的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)組織編號質(zhì)量手冊；負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門定期對公司體系文件的評審、修訂；負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、 歸檔和管理。4. 工作程序 文件的分類及保管 質(zhì)量手冊(包括所有過程控制的程序文件)由綜合辦公室和各部門負(fù)責(zé)保管； 二級文件分為兩類：1） 部門工作手冊（含管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、技 術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、部 門記錄表格等）。由各相應(yīng)部門自行保存，并報(bào)綜合辦公室備案。2) 其他質(zhì)量文件（針對選定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等），由各相應(yīng)業(yè)務(wù)部門保存、使用。 公司的管理文件，如各種行政管理制度、部分外來管理文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件等，由綜合辦公室保存。 綜合辦 公室負(fù)責(zé)對已歸檔文件的日常管理工作。 文件的編號 質(zhì)量管理體系文件的編號1) 質(zhì)量手冊：QM—（代號）由手冊代號、企業(yè)代號、年份號、版次四大部分 組成。22 / 90示例： QM / GZCSJL——2022——A 版次 年份號 公司代號（贛州昌順）手冊代號（質(zhì)量手冊）2) 工作手冊：（公司級）代號為 GS其文件編號由：文件代號、公司代號、文件序號、年號四部分組成。 標(biāo)準(zhǔn)示例：GS / GZCSJL——01——2022 年份號 文件序號 公司代號（贛州昌順）手冊代號（工作手冊）即表示：由公司編制的“ 工作手冊 ”中在 2022 年發(fā)布的第一號文件。a) 當(dāng)用于匯編本的封面頁文件編號時(shí)，只需將文件序號改為 00 即可。b) 當(dāng)用于對部門編制的文件進(jìn)行編號時(shí)，只需將公司代號改為部門代號即可。 公司各部門代號規(guī)定如下:綜合辦公室:ZB 監(jiān)理工程部 :JG 計(jì)劃經(jīng)營部: JJ人力資源部:RZ 財(cái)務(wù)部:CW如:GS / ZB——03——2022 即表示：由綜合辦公室在 2022 年內(nèi)發(fā)布的第三號文件。23 / 90 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件在發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。1) 質(zhì)量手冊由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織編寫、匯總，由管理者代表審核。上 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。2) 各部門工作手冊由部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核、 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。3) 應(yīng)確保各場所使用的文件是有效、適用版本，文件的發(fā)放、回收應(yīng)填寫《文件發(fā)放/ 回收記錄》。 文件的受控 文件分“受控 ”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系密切相關(guān)的文件應(yīng)受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在文件封面上加蓋“ 受控”印章，并注明分發(fā)號。 文件的更改1) 質(zhì)量手冊由綜合辦公室組織更改，填寫《文件更改申請單》，經(jīng)管理者代表審核， 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行更改，由綜合辦公室發(fā)放。 綜合辦公室應(yīng)保留文件更改記錄。2） 其他的文件更改由各相應(yīng)部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、 處理。如指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。3) 所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保其唯一性。 文件的領(lǐng)用1) 文件 應(yīng)經(jīng)相應(yīng)主管部門審批后方可領(lǐng)用。領(lǐng)用人需在《文件發(fā)放/回收記錄》上簽字確認(rèn)。2) 因破損而重新領(lǐng)用的新文件分發(fā)號不變，并收回其破損文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新分發(fā)號，并注明已丟失的分發(fā)號作廢；發(fā)放部門應(yīng)作好發(fā)放記錄。 文件的保存作廢與銷毀 文件的貯存1) 質(zhì)量管理體系的文件都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。2) 各部門文件由本部門資料員保管。綜合辦公室定期進(jìn)行監(jiān)督檢查。3) 對受控文件，各部門應(yīng)及時(shí)填寫本部門《 文件清單》，一式兩份，一份自存，一份報(bào)綜合辦公室留存。24 / 904) 受控文件應(yīng)妥善保存，嚴(yán)禁在上亂寫、亂畫，確保文件清晰，易于識別和檢索。 文件的作廢與銷毀1) 所有失效文件、作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從使用場所撤出，加蓋“ 作廢印章”，確保防止作廢文件的非預(yù)時(shí)使用。2) 因某種原因需保留的任何已作廢文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。3) 對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀/作廢申請》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由綜合辦公室授權(quán)相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。 文件的借閱、復(fù)制需借閱、復(fù)印與質(zhì)量體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱/復(fù)制記錄》，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向管理人員借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由管理人員登記、 編號、蓋“受控”印章。 外來文件的控制 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 綜合辦公室負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國 際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本、 統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并將舊標(biāo)準(zhǔn)收回。 各部門應(yīng)將上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量體系有關(guān)的外來文件填入《 文件清單》，此單也應(yīng)一式兩份，一份自存，一份報(bào)綜合辦公室備案。 對省、市上級主管部門的文件，先 應(yīng)由綜合辦公室進(jìn)行識別、登 記。報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按領(lǐng)導(dǎo)指示內(nèi)容要求在公司內(nèi)部進(jìn)行傳遞，由 綜合辦公室收回并存檔。 進(jìn)行登記時(shí)，其文件編號宜采用其原編號。作廢和銷毀按內(nèi)部文件(體系文件)的規(guī)定辦理。 每年定期由綜合辦公室組織對現(xiàn)有文件（質(zhì)量管理體系）進(jìn)行評審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行本文 條款規(guī)定。 對不是紙張的文件（如電子版、光盤等）也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。 對不是技術(shù)文件的管理，必要時(shí)可編制相關(guān)管理規(guī)定。 《質(zhì)量記錄控制程序》25 / 90《文件發(fā)放/回收記錄》 QR——01—A《文件借閱/復(fù)制記錄》 QR——02—A《 文件清單》 QR——03—A《文件更改申請單》 QR——04—A 《文件作廢、銷毀申請》 QR——05—A26 / 90 記錄控制程序1. 目 的對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。2. 范 圍適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。3. 職 責(zé) 綜合辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的記錄。 各部門資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的記錄。 綜合辦公室負(fù)責(zé)保管超過一年的質(zhì)量記錄，或工程監(jiān)理項(xiàng)目完成的現(xiàn)場記錄。 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的記錄格式。4. 工作程序 各部門資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保存本部門的記錄。 記錄的分類、編號。 記錄主要有內(nèi)部質(zhì)量記錄和來自外部的記錄。 記錄編號主要分兩類：《質(zhì)量手冊》（一級文件）相關(guān)記錄和其他管理文件（二級文件）記錄。1)《手冊 》相關(guān)記錄：由以下四部分組成QR————02——A 版本 記錄序號 質(zhì)量手冊章節(jié)號（所屬文件） 記錄代號27 / 902) 管理文件相關(guān)記錄：由以下五部分組成 QR / ZB——03——01——A 版本 記錄序號 文件序號 部門代號（或 GZCSJL） 記錄代號 記錄填寫 記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。 如因筆誤或計(jì)算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。 記錄的保存、保護(hù) 各部門的資料員把記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄， 對于保存一年以上的記錄交綜合辦公室保存。 綜合辦公室編制《 記錄清單》，將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期、使用部門等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應(yīng)將本部門使用的記錄填入《 記錄清單》中，一式兩份，一份自存，另一份報(bào)公司備案。 綜合辦公室應(yīng)定期檢查一次各部門質(zhì)量記錄的使用、填寫、管理情況。 記錄發(fā)放、借閱和復(fù)制1) 各部門填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，向 辦公室領(lǐng)用所需記錄空白表；2) 各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，由記錄管理人登記備案。 記錄的銷毀處理 記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由綜合辦公室填寫《文件作廢、銷毀申28 / 90請》，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。 記錄格式 各部門的記錄格式,由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織編制,部門經(jīng)理審批,交綜合辦公室備案。 各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。5. 相關(guān)文件《文件控制程序》6. 記錄《 記錄清單》 QR——01—A《文件發(fā)放、回收記錄》 QR——01—A《文件借閱、復(fù)制記錄》 QR——02—A《文件作廢、銷毀申請》 QR——05—A29 / 90 管理職責(zé) 管理承諾總經(jīng)理通過以下活動，對其建立、實(shí)施和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的承諾提供證據(jù)并對質(zhì)量管理體系的有效性負(fù)責(zé)。1) 通過各種方式向公司全體員工傳達(dá)滿足業(yè)主要求和法律法規(guī)要求的重要性。使員工清楚“讓業(yè)主滿 意” 是最基本的工作要求。沒有業(yè)主，企業(yè)將失去生存的依據(jù)。2) 制定質(zhì)量方針。將質(zhì)量方針作為公司最高綱領(lǐng)和宗旨。3) 制定公司的質(zhì)量目標(biāo)，并分解到各部門，以 實(shí)現(xiàn)總的質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量方針。4) 按規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行管理評審，對質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性做出評價(jià)，并采取措施以改進(jìn)質(zhì)量管理體系。5) 為保證質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行，公司將提供充足的資源。30 / 90 以業(yè)主為關(guān)注焦點(diǎn)本公司將始終以業(yè)主為關(guān)注焦點(diǎn)，以增強(qiáng)業(yè)主滿意為我們的目標(biāo)，通過貫徹質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，不斷地增進(jìn)業(yè) 主的滿意度。 為此本公司 應(yīng)做到：1) 識別和確定業(yè)主的要求和期望，并爭取超越業(yè)主的要求。2) 將業(yè)主的需求和期望轉(zhuǎn)化為要求，并通過工程監(jiān)理服務(wù)實(shí)現(xiàn)來滿足業(yè)主和法律法規(guī)的要求。3) 與業(yè)主進(jìn)行溝通，了解業(yè)主的要求、期望，提高公司工程 監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量，使業(yè)主滿意。 為實(shí)現(xiàn)上述要求，本公司編制了下列文件： 質(zhì)量方針 （） 管理策劃控制程序 (。 內(nèi)容) 職責(zé)權(quán)限與溝通 (。) 管理評審控制程序 ()31 / 90 質(zhì)量方針質(zhì)量方針是公司質(zhì)量管理體系的核心，是公司質(zhì)量管理的宗旨，是公司質(zhì)量管理的方向，質(zhì) 量方針由總經(jīng)理制定并發(fā)布。應(yīng)確保公司質(zhì)量方針：1) 體現(xiàn)以業(yè)主為關(guān)注焦點(diǎn)，以滿足業(yè)主的要求為宗旨。2) 包括對滿足要求和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系有效性的承諾。3) 應(yīng)為質(zhì)量目標(biāo)的制定、評審提供框架。4) 在組織內(nèi)進(jìn)行溝通和宣傳，使全體員工都理解并自覺執(zhí)行；5) 公司通過管理評審，對質(zhì)量方針的適宜性、有效性進(jìn)行評價(jià)，以 實(shí)現(xiàn)公司的持續(xù)改進(jìn)，追求更高的目標(biāo)。 質(zhì)量方針的內(nèi)容： “ 科 學(xué)、 嚴(yán) 謹(jǐn)、 廉 政、 優(yōu) 質(zhì)、 公 正” 質(zhì)量方針的內(nèi)涵科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)廉政優(yōu)質(zhì)公正32 / 90 管理策劃控制程序 對實(shí)現(xiàn)組織的質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行管理策劃。適用于對確保實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)的資源加以識別和策劃。 責(zé) 總經(jīng)理根據(jù)公司的質(zhì)量目標(biāo)。配置必要的資源，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)有關(guān)部門編制的質(zhì)量策劃輸出文件。 管理者代表負(fù)責(zé)審核各部門為管理策劃編制的有關(guān)文件。 綜合辦公室組織各部門進(jìn)行管理策劃，編寫相應(yīng)的策劃文件，并對實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。 各部門主要負(fù)責(zé)人組織本部門的質(zhì)量策劃。 質(zhì)量目標(biāo) 為實(shí)現(xiàn)本公司質(zhì)量方針，公司總的質(zhì)量目標(biāo)為：1) 公司承接的監(jiān)理項(xiàng)目 100%滿足委托監(jiān)理合同，適