【文章內容簡介】 報檢托書、合同、發(fā)票、裝箱單。G:報關托書、合同、發(fā)票、裝箱單、理箱單、核銷單、通關單、關封。 該公司運作流程中存在的問題隨著外部市場變化，中小物流企業(yè)組織構造也要跟上時代的步伐。傳統(tǒng)按職能分工，形成“各自為政”的部門設置格局已出現諸多問題。長江貨代九江公司最突出的問題之一就是企業(yè)信息不通暢。長期的信息不通暢對中小物流企業(yè)來說好比慢性自殺。信息傳遞有出入或緩慢或停滯，得不到及時有效的處理等等，使得企業(yè)中部分員工或領導了解信息落后，處理信息的效率更是下降，最終導致企業(yè)整體運營效率下降，跟不上時代的節(jié)奏。由于中小物流企業(yè)的信息化程度較低，目前日常網絡維護工作基本都是人工操作，定時巡檢，日常登記還是以紙張保存，這種紙質辦公存在諸多弊端：，且易遺失。這樣，缺乏合適的系統(tǒng)來跟蹤工作流程，無法管理責任心不強的員工，信息的采集、傳送也緩慢；，使用紙質辦公，導致信息查詢難度極高，表單更新也沒有統(tǒng)一的標準和格式，不能進行數據的統(tǒng)計和分析困難，很難做出及時、準確的決策；，合作協調性不強。這無法滿足長江貨代九江公司高安全性和高效率的工作要求，工作效率低下，信息流通不暢扼住了中小物流企業(yè)高速發(fā)展的命脈。所以, 長江貨代九江公司迫切需要整體提升公司的運作水平，為公司內部的信息交流提供相對通暢的平臺，更為領導提供準確實時的運作信息，輔助風險決策的依據。目前，我國中小物流企業(yè)流程問題比較突出，各流程沒有得到足夠的重視，也沒得到更好的流程控制。首先，長江貨代九江公司的流程活動往往分散在不同的職能部門，并強行被割裂但權責又不夠明確。該流程的活動體現不出各部門間足夠的聯系，這必然會給全局流程運作帶來很大的影響，更不用說進一步優(yōu)化流程。其次，從流程全局出發(fā)，長江貨代九江公司管理層很難及時、準確的掌握流程的整體運作進程。當要作出某些決策時可能只能依據各部門員工所呈報的相對不夠全面的信息，這使管理者決策存在失誤風險，致使危害整個企業(yè)的長遠發(fā)展。所以，從更高的層面考慮，流程控制對長江貨代九江公司的發(fā)展非常重要。其三，由于長江貨代九江公司流程控制不夠合理，不夠優(yōu)化，使得資源得不到優(yōu)化配置。有的部門由于工作的重要性和工作量需要相對多些人員工作，而實際上人員又不夠，造成某些人工作量和工作壓力非常大，不滿情緒增加，工作不夠積極當然效率也就不高；相反，有的部門本來流程可以更優(yōu)化而不需要那么多人卻又造成人員繁冗，整天看似很忙卻凈做些無用功，工作理不出頭緒。為最大限度提高工作效率并盡可能降低成本，長江貨代九江公司可盡快引進工作流軟件，使其企業(yè)服務流程得到有效控制，提高企業(yè)盈利。第二章 長江貨代九江公司運作流程問題的分析 信息通暢問題分析物流企業(yè)信息的流暢與企業(yè)的生存競爭力緊密相關，尤其在類似于長江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)中，信息的流通更顯至關重要，只有信息通暢才能充分發(fā)揮其作用促進企業(yè)高效快速運轉而具備較強的行業(yè)競爭力。長江貨代九江公司從市場部攬貨接到一票單—安排制單—租船訂艙—報檢報關—跟蹤上船/二程—提單/發(fā)票簽發(fā)—財務費用結清至核銷單退回貨主的一系列工作都需要財務、市場、船務、報檢、報關各部門的相互合作才能很好的服務到位，提升工作效率及企業(yè)口碑，而這前提是信息的流暢。實際上，信息不夠流暢的的問題在這類中小物流企業(yè)經常出現而導致工作效率不高。長江貨代九江公司這類物流公司的信息通暢問題的表現主要有三點：，使得信息傳遞有出入或緩慢或停滯，得不到及時有效的處理。當工作的源頭—市場部接到客戶的第一手資料需及時讓其他各部門完全并準確的知道，在信息傳遞過程中不論是發(fā)出方還是接收方都有出錯可能，造成后續(xù)工作出現諸多麻煩；資料傳遞后操作部、船務部需根據資料盡快做好自己部門的工作并需相互配合，然后把提單的確認、船名、航次、提單號等相關信息反饋到市場部，市場部人員好及時讓客戶了解出運、到貨等情況；同時還需把信息傳遞到報檢、報關、財務各部門，以便提前計劃，使后面的程序有效進行下去。這些信息很可能由于人員工作繁忙或不可預測的一些因素致使其傳遞錯誤或傳遞不及時甚至停滯在某個部門，使整票單據處理拖后。同理，在報檢、報關、財務各部門也會出現類似問題而影響前面環(huán)節(jié)的部門工作；而且，有時一票貨物的順利出運還需要與其他貨代及船代公司溝通、協調配合，在這里也體現信息流暢的重要性。若有些信息沒得到很好的跟蹤，不但影響買賣雙方合同的執(zhí)行、利益的達成，更影響該企業(yè)信譽，從而破壞企業(yè)的長遠利益。因為這些公司、部門的工作是有機結合的循環(huán)配合工作，所以不論哪個部門、環(huán)節(jié)出錯都會影響企業(yè)整體生存競爭力。，信息查詢、統(tǒng)計難度高。類似于長江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)的整體運作一般由市場、操作、船務、報檢、報關、財務這幾個主要部門組成。因工作需要，報檢和報關人員經常要與商檢局及海關的工作人員打交道，所以報檢部往往設在當地檢驗檢疫局附近，在海關設立報關行。報檢、報關部與公司的其他部門分居幾地工作，有時為了查詢或確認某個信息，要打多個電話詢問。這必然增加相關信息的查詢及統(tǒng)計難度而增加工作量，若能引進工作流軟件將可以很好的解決這類問題而減少許多無用功。，部門間協調困難，導致工作重復率高、效率低、出錯率高。長江貨代九江公司各部門按職能劃分，每個部門都要同時處理很多票單據的不同進程環(huán)節(jié)，那么對于公司的整個業(yè)務來說，信息在各部門間不方便共享，部門間協調困難。例如，市場部急需其他部門配合處理某些單據，但其他部門不了解輕重緩急，正花有限的時間處理他們也認為很急需的其他單據。這樣，客戶催市場部，市場部又重復催其他部門，工作量一加大，部門間工作出錯率也就增大。作為服務性質的行業(yè)，且又是在進出口的程序這嚴肅問題上，出了錯很可能造成十分嚴重的后果，公司和個人均要承擔相應責任。 流程控制問題分析流程控制對中小物流企業(yè)的營運也至關重要，優(yōu)化的流程控制更利于企業(yè)的有序發(fā)展。但目前中小物流企業(yè)大多存在此類問題，如長江貨代九江公司這類物流公司的流程控制問題的表現主要有以下三點：，權責不夠明確。長江貨代九江公司以工作職能劃分部門。一方面，雖然在該職位的人員也許可以把份內事做得很好，但這使各部門人員只顧做好自己的事而忽視了公司業(yè)務的整體進程；另一方面，本來可各司其職，但正因為這樣，使公司某些工作沒有被明確到各人，各部門的人可能都有責任去做而做了重復工作，或誰都沒責任去做而不愿去做，或出現工作死角，這樣會使有的工作滯后處理。就如資料的歸檔、快遞的寄出、接受新客戶咨詢等，有時千里之堤潰于蟻穴，有的小工作沒做好很可能影響整體利益。，在此基礎上還需進一步優(yōu)化流程，讓整個工作流程處于上級領導的統(tǒng)籌控制之下，以便宏觀運作好公司整體業(yè)務輕重緩急。長江貨代九江公司有的部門是在一起辦公，而有的是分設在不同地點辦公。每部門設有一位經驗比較豐富的主管管理各自部門的日常工作。但主管對各自部門員工的工作情況了解還是不夠全面透徹，因為工作的進程一般是由開個小會的形式各自呈報工作進展情況或是主管不定期的詢問相關人員工作，主管在了解過程中會出現有的員工呈報工作有遺漏或因某些原因而謊報的情況，這種工作流程不夠透明；而公司老總又是通過上述形式向各主管了解公司的整體情況，在這種信息層級傳遞模式下，有的信息傳到老總耳朵時說不定已經失真，若是等暴露嚴重后果老總才滯后的知道狀況，可想對公司造成的損害。如果能進一步優(yōu)化流程，打破原先的層級部門模式，更高管理層能夠從計算機的流程中全面清晰的掌握公司業(yè)務流程，這對公司的決策及發(fā)展非常有利。3．在必要情況下需流程再造，從而調配好各崗位的工作量及人員數量，達到人員、資源的優(yōu)化配置，最大限度提高工作效率并盡可能降低成本。類似于長江貨代九江公司的中小物流公司往往會出現工作量與人員分配不協調的問題。有的員工下班前就可以做完自己的事而等著下班；有的人員工作內容會根據其他相關信息的變化而變化，比如船務，一天八小時工作中也許某時間段很閑，也許某時間段又很忙，常常弄得拖延吃飯時間或加班到很晚。這對員工的身體和精神都造成一定程度的損害。所以，若是能流程再造，使人員、資源得到更優(yōu)的配置將會使員工愉快的投入到工作中，對企業(yè)長足發(fā)展也是非常有利的。從上述信息通暢和流程控制兩方面統(tǒng)計，在長江貨代九江公司目前未引進工作流軟件的情況下，花費的幾類主要資源概數如下圖2.：圖2:長江貨代九江公司目前花費的資