【正文】 源種類概數(shù)表打、接電話數(shù)/天加班時數(shù)/天檔案柜增加數(shù)/年幾地部門間來回跑動數(shù)/天3012由圖示數(shù)據(jù)可想而知，長此以往將無形中造成多么大的時間、財力、人力的資源浪費，所以，中小物流企業(yè)運用工作流軟件非常迫切。第三章 應(yīng)用工作流軟件解決長江貨代九江公司的流程問題 工作流軟件定義工作流管理聯(lián)盟提出的工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行的流程。工作流軟件指：運行在一個或多個工作流引擎上的用于定義、實現(xiàn)和管理工作流運行的一套軟件，它被工作流執(zhí)行者運用，推進(jìn)工作流實例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運行狀態(tài)?？衫斫鉃椋菏紫人且粋€軟件管理系統(tǒng)，其次它用于實現(xiàn)工作流。工作流是經(jīng)營過程的實現(xiàn)，而工作流軟件則在軟件環(huán)境中把經(jīng)營流程計算機(jī)化。 工作流軟件特性工作流程中或者出現(xiàn)交叉管理的重疊區(qū)域，或者出現(xiàn)不屬于任何部門管轄的空白區(qū)域都會導(dǎo)致管理工作存在缺陷，使管理效率下降；過細(xì)的專業(yè)分工在提高勞動生產(chǎn)率的同時，員工不夠關(guān)心企業(yè)整個經(jīng)營過程及顧客的需要，把橫貫組織內(nèi)部的各種完整的流程割裂成若干部分，這必將導(dǎo)致員工忽視了團(tuán)隊精神，弱化了組織的整體功能。 面對種種流程問題，一種新型企業(yè)管理模式——“流程式管理”出現(xiàn)，并隨著企業(yè)管理實踐的發(fā)展，流程管理的含義也不斷改善。目前，中國國內(nèi)具有代表性的觀點是梅紹祖的描述：“流程管理是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。它一般包括3個層面：規(guī)范流程、優(yōu)化流程和再造流程”。 流程管理是一種循環(huán)發(fā)展的方法論，不能一蹴而就。 梅紹祖[美]James——理論、:清華大學(xué)出版社,它需要不斷地循環(huán)、反復(fù)才能始終保持企業(yè)流程的卓越，保證企業(yè)擁有核心競爭力。工作流軟件綜合了計算機(jī)科學(xué)和流程管理科學(xué)中多個研究領(lǐng)域的原理、方法和技術(shù)，并通過將工作活動分解并定義良好的任務(wù)、角色、規(guī)則和過程來進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控，工作流軟件是業(yè)務(wù)流程中的一種計算機(jī)化的表示模型，它把相關(guān)聯(lián)的一組工作進(jìn)行自動化并優(yōu)化執(zhí)行，還定義完成整個過程所需要的各種參數(shù)，包括定義流程中每個單位步驟、步驟間的執(zhí)行順序、條件以及數(shù)據(jù)流的建立、每一步驟由誰負(fù)責(zé)、每個活動所需要的應(yīng)用程序等等，從而達(dá)到提高工作效率的目的。 陸渝 《軟件世界》2004年11期8889頁可見，工作流軟件最直接、最重要的用途就是管理企業(yè)的流程，實現(xiàn)企業(yè)流程的信息通暢和可控性。在結(jié)合企業(yè)實際的基礎(chǔ)上，運用工作流軟件而建立起的應(yīng)用系統(tǒng)的運行周期一般包括定義過程、優(yōu)化過程、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)及執(zhí)行幾個階段。它能夠很好地支持業(yè)務(wù)流程建模、仿真、并優(yōu)化流程，對實例進(jìn)行實時監(jiān)控和調(diào)度等。 工作流軟件的運作模式 處理信息通暢問題的運作模式在長期的信息化建設(shè)和實踐中，物流企業(yè)從務(wù)虛到務(wù)實，悟出了信息化的核心是“應(yīng)用+服務(wù)”的道理。工作流軟件在解決中小物流企業(yè)信息通暢方面的優(yōu)越性非常明顯：，并把要處理的事項自動傳遞到各員工電腦上。運用工作流軟件可為中小物流企業(yè)提供隨時更新的公共信息和數(shù)據(jù)。這些信息既可發(fā)布在信息公告欄中，也可通過發(fā)送郵件方式發(fā)送到指定人員。這一類應(yīng)用非常適用于有多人使用的且在時間上要求比較嚴(yán)格的信息。而員工只需將精力集中在處理自己工作相關(guān)的數(shù)據(jù)上。，通過數(shù)據(jù)庫與流程自動化的集成，可隨時查得歷史數(shù)據(jù)，便于各類表單統(tǒng)計查詢。中小物流企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以隨時了解目前流程的進(jìn)展情況，以便及時督促相關(guān)人員的工作，還有助于提高管理者的決策能力。使用工作流軟件可以快速實現(xiàn)信息檢索和審批的電子化，方便的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、信息。3. 跟蹤業(yè)務(wù)流程，達(dá)到無紙化辦公的目標(biāo)。工作流軟件采用發(fā)送即時消息或郵件投遞的方式管理多用戶參與的活動流程，還有自動提醒功能、跟蹤流程、基于不同條件控制操作組權(quán)限等特點。這一類應(yīng)用可以很好提高辦公效率，并強(qiáng)化責(zé)任的劃分，從而實時跟蹤活動進(jìn)展。它可優(yōu)于以往基于紙面的傳遞、匯報工作，有效避免了紙制化辦公帶來的諸多缺點。工作流軟件非常適用于多用戶參與的流程和來自不同工作組的用戶參與。4. 共享資料，并隨時生成處理效率報表。工作流軟件可為物流企業(yè)提供電子化的參考資料，它用電子化的方式來管理其資料庫，達(dá)到資源共享，從而方便地為企業(yè)員工提供所有資料的狀態(tài)信息。對員工處理的事項還能隨時生成工作效率報表，以便督促員工工作，管理者也可直觀的了解員工的工作效率。，使各部門工作同步化。工作流軟件還可以支持群組之間的通信。它的設(shè)計改進(jìn)了面對面的會議形式，員工無須在特定的地點、時間開會。通過VPN等方式還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，當(dāng)相應(yīng)的工作流程需要其處理時，企業(yè)每個相關(guān)員工無論身處何處都可及時收到信息，利于及時對工作進(jìn)行處理。這類似于BBS，但工作流軟件可以指定相關(guān)人員，并在第一時間了解到相關(guān)人員的答復(fù)，比BBS論壇效率更高。工作流軟件不但提供日常辦公和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程智能化管理，還能根據(jù)公司的特殊要求方便地定制多種流程，實現(xiàn)對不同角色的不同跟蹤、查詢、統(tǒng)計、打印等強(qiáng)大功能。 處理流程控制問題的運作模式工作流軟件可以對企業(yè)經(jīng)營實例進(jìn)行實時監(jiān)控和調(diào)度，實現(xiàn)對企業(yè)流程的管理和控制。根據(jù)中小物流企業(yè)的實際運作情況與工作流技術(shù)相結(jié)合而建立起的工作流程管理一般包括3個環(huán)節(jié)：規(guī)范流程、優(yōu)化流程和流程再造。它需要不斷地循環(huán)往復(fù)才能始終保持中小物流企業(yè)的流程適應(yīng)行業(yè)的快速發(fā)展。根據(jù)中小物流企業(yè)的業(yè)務(wù)流程建立流程模型，用計算機(jī)可以處理的形式來描述業(yè)務(wù)流程，流程建模是流程分析及優(yōu)化的重要基礎(chǔ)。工作流軟件建立模型方法的主要是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程合理的分解為存在邏輯關(guān)系的一系列活動，然后定義每一個活動的屬性以及活動間的相互關(guān)系。所以，建立工作流模型首先是要了解中小物流的企業(yè)經(jīng)營流程，得到詳盡、準(zhǔn)確的企業(yè)經(jīng)營流程信息使工作流建模有更加正確可靠的保證。這樣才可以更完整地描述企業(yè)的運營過程，從而提高企業(yè)流程運行效率。、仿真中小物流企業(yè)的流程管理不僅是簡單的運用計算機(jī)技術(shù)來實現(xiàn)企業(yè)運營過程的自動化，而是要優(yōu)化甚至改造原有流程中的不完美因素來完善物流企業(yè)經(jīng)營過程的關(guān)鍵性能指標(biāo)。因此，分析流程、發(fā)現(xiàn)并解決問題是實行流程管理的重要環(huán)節(jié)。工作流軟件在建模時就比較全面地反映了物流企業(yè)經(jīng)營過程的結(jié)構(gòu)和動態(tài)行為。因此，通過工作流的仿真運行來對新建模型的性能指標(biāo)進(jìn)行分析，這是對物流企業(yè)的已建流程分析的一種既有效又可靠的方法。工作流模型在仿真執(zhí)行以后，系統(tǒng)會收集相關(guān)數(shù)據(jù)，其中包括如資源使用時間、活動執(zhí)行時、活動成本、資源利用率等等。 黃國濤[1] 姚資國[2] 《我國企業(yè)流程再造探析》《商場現(xiàn)代化》2006年08X期6465頁 通過對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，就可以判斷流程中哪些活動成本最高、運行時間最長、運用資源多卻帶來收益少等等，進(jìn)而可分析出是流程中的關(guān)鍵流程，需要改進(jìn)的流程有哪些，還需要再造處理的流程等等。流程仿真結(jié)果分析后如有需要，還要對相關(guān)流程進(jìn)行修改和優(yōu)化，達(dá)到優(yōu)化企業(yè)流程的目的。，再修改工作流模型中的瓶頸環(huán)節(jié)，就可有效地定量評價不同的方案，從中選出最優(yōu)方案；、改變流程中某個或某些活動的執(zhí)行時間、修改資源的數(shù)量等等來優(yōu)化企業(yè)流程。然后再仿真執(zhí)行，看該修改是否可行。通過多次修改工作流模型以達(dá)到優(yōu)化流程的目的。典型的工作流程發(fā)生在物流企業(yè)項目審批、物流單據(jù)的跟蹤、機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文處理、企業(yè)范圍內(nèi)工作業(yè)計劃的下達(dá)、申請及批復(fù)等。這些典型的工作流程是可以被抽象成處理點和處理過程，例如物流企業(yè)的流程，從接受貨主詢價—報價—接單—訂艙—做箱——提單確認(rèn)/修改—報檢—報關(guān)—跟蹤上船/二程—航次費用結(jié)算—提單/發(fā)票簽發(fā)—航次費用清算—返還退稅核銷單，在各個過程中還存在多個處理停留點，如報價處理、合同審核等。這過程能有效的被定義、人為導(dǎo)向、處理透明并可被監(jiān)控。流程再造、優(yōu)化流程仿真執(zhí)行所反映物流企業(yè)經(jīng)營流程動態(tài)的新建模型通過合理的把物流企業(yè)流程的一系列邏輯活動進(jìn)行分解來流程建模圖3: 工作流軟件的流程控制運作模式圖：基礎(chǔ)是流程建模，其后是流程仿真，最后如有需要可流程再造，可更好的優(yōu)化中小物流企業(yè)流程。 應(yīng)用工作流軟件解決其問題 解決其信息通暢問題物流企業(yè)實