【正文】 的一套軟件，它被工作流執(zhí)行者運(yùn)用，推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運(yùn)行狀態(tài)。第一章長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司概況及運(yùn)作流程中存在的問(wèn)題長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司（九江長(zhǎng)江船務(wù)代理有限公司）成立于1998年，隸屬于中國(guó)長(zhǎng)江航運(yùn)（集團(tuán)）總公司。主要承辦海運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn)、鐵運(yùn)、多式聯(lián)運(yùn)、拼箱、散雜貨等國(guó)際貨物運(yùn)輸代理業(yè)務(wù)。長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司與眾多享譽(yù)世界的船公司、物流公司有著密切的合作關(guān)系，如CMA（法國(guó)達(dá)飛）、EVER GREEN（長(zhǎng)榮）、煙海等等，代理網(wǎng)絡(luò)遍及世界各地，并對(duì)每票貨的運(yùn)輸情況及單證操作進(jìn)行有效地跟蹤管理，為貨物能及時(shí)迅速地運(yùn)抵目的地提供了更為可靠的信譽(yù)保證。長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司代理運(yùn)輸了江西昌河飛機(jī)工業(yè)公司機(jī)械設(shè)備、昌鈴股份公司汽車(chē)散件的進(jìn)口和整車(chē)的出口；清華同方九江公司電子元件的進(jìn)口；華意電器總公司技改項(xiàng)目設(shè)備、原材料的進(jìn)口和電冰箱、壓縮機(jī)的出口業(yè)務(wù)；江洲造船廠船用機(jī)械設(shè)備進(jìn)口及產(chǎn)品出口；廬山三疊泉大型纜車(chē)進(jìn)口業(yè)務(wù)等。中國(guó)國(guó)際海運(yùn)網(wǎng) 長(zhǎng)江貨代九江公司運(yùn)作流程概述長(zhǎng)江貨代九江公司的運(yùn)作流程主要是由市場(chǎng)部、單證部、船務(wù)部、報(bào)檢部、報(bào)關(guān)部和財(cái)務(wù)部相互配合工作，其貨代流程主要有以下幾個(gè)步驟，：（一）接受貨主詢價(jià)（二）接受貨主委托（三）租船訂艙（四）做箱（五）確認(rèn)和修改提單（六）報(bào)檢（七）報(bào)關(guān)（八）跟蹤上船/二程（九）結(jié)算航次費(fèi)用（十）提單/發(fā)票簽發(fā)（十一）督促航次費(fèi)用清算并及時(shí)返還貨主退稅核銷單一、接受貨主詢價(jià) 海運(yùn)詢價(jià)： 了解發(fā)貨港至各大洲各大航線常用的及貨主常需服務(wù)的港口、價(jià)格和主要船公司船期信息。② 掌握?qǐng)?bào)關(guān)、商檢、動(dòng)植檢驗(yàn)檢疫收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 二、接受貨主委托接受貨主委托后需明確的重點(diǎn)信息：船期、件數(shù)、箱型、箱量、毛重、體積（20’GP、40’GP、40’HC 、45’GP）、付費(fèi)條款、貨主聯(lián)系方法、做箱情況等。 取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號(hào)信息。 取得做箱后的裝箱單。 依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認(rèn)，并根據(jù)回傳確定提單內(nèi)容，確保最終正確。根據(jù)貨物及進(jìn)出口國(guó)家情況做好報(bào)檢單，與相關(guān)單據(jù)一并提交商檢局報(bào)檢，經(jīng)商檢局審單合格的可收費(fèi)，然后在相關(guān)科室進(jìn)行檢驗(yàn)檢疫；若審單不合格需繼續(xù)修改。七、報(bào)關(guān)出口貨物報(bào)關(guān)所需資料：報(bào)關(guān)委托書(shū)、報(bào)關(guān)單、通關(guān)單或換證憑單、手冊(cè)、發(fā)票、合同、裝箱單、核銷單、配艙回單。 備妥報(bào)關(guān)所需資料于結(jié)關(guān)前一天通關(guān)。 若是落配需退關(guān)改配的，如果有下個(gè)航次，出運(yùn)仍然需要諸如許可證，配額，商檢，動(dòng)植檢之類的文件資料，退關(guān)、改配通知應(yīng)先于該配置船期一個(gè)星期到達(dá)，以便報(bào)關(guān)部順利抽回資料，重新利用。 九、結(jié)算航次費(fèi)用 海運(yùn)費(fèi)：預(yù)付、 到付 陸運(yùn)費(fèi)：訂艙、報(bào)關(guān)做箱(內(nèi)裝/門(mén)到門(mén))、其他費(fèi)用（沖港費(fèi)/沖關(guān)費(fèi)、商檢、動(dòng)植檢、提貨、快遞、電放、更改費(fèi)等）。 通過(guò)快遞寄達(dá)的,應(yīng)在“名址單”,上標(biāo)明諸如:“提單號(hào)”、“發(fā)票號(hào)”、“核銷單號(hào)”、“許可證號(hào)”、“配額號(hào)等要素以備日后查證。B: 取裝箱單。D: 付款方式Ｔ／Ｔ、Ｌ／Ｃ、Ｄ／Ｐ、Ｄ／Ａ。F: 報(bào)檢托書(shū)、合同、發(fā)票、裝箱單。 該公司運(yùn)作流程中存在的問(wèn)題隨著外部市場(chǎng)變化，中小物流企業(yè)組織構(gòu)造也要跟上時(shí)代的步伐。長(zhǎng)江貨代九江公司最突出的問(wèn)題之一就是企業(yè)信息不通暢。信息傳遞有出入或緩慢或停滯，得不到及時(shí)有效的處理等等，使得企業(yè)中部分員工或領(lǐng)導(dǎo)了解信息落后，處理信息的效率更是下降，最終導(dǎo)致企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)效率下降，跟不上時(shí)代的節(jié)奏。這樣，缺乏合適的系統(tǒng)來(lái)跟蹤工作流程，無(wú)法管理責(zé)任心不強(qiáng)的員工，信息的采集、傳送也緩慢；，使用紙質(zhì)辦公，導(dǎo)致信息查詢難度極高，表單更新也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析困難，很難做出及時(shí)、準(zhǔn)確的決策；，合作協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。所以, 長(zhǎng)江貨代九江公司迫切需要整體提升公司的運(yùn)作水平，為公司內(nèi)部的信息交流提供相對(duì)通暢的平臺(tái)，更為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確實(shí)時(shí)的運(yùn)作信息，輔助風(fēng)險(xiǎn)決策的依據(jù)。首先，長(zhǎng)江貨代九江公司的流程活動(dòng)往往分散在不同的職能部門(mén)，并強(qiáng)行被割裂但權(quán)責(zé)又不夠明確。其次，從流程全局出發(fā)，長(zhǎng)江貨代九江公司管理層很難及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握流程的整體運(yùn)作進(jìn)程。所以，從更高的層面考慮，流程控制對(duì)長(zhǎng)江貨代九江公司的發(fā)展非常重要。有的部門(mén)由于工作的重要性和工作量需要相對(duì)多些人員工作，而實(shí)際上人員又不夠，造成某些人工作量和工作壓力非常大，不滿情緒增加，工作不夠積極當(dāng)然效率也就不高；相反，有的部門(mén)本來(lái)流程可以更優(yōu)化而不需要那么多人卻又造成人員繁冗，整天看似很忙卻凈做些無(wú)用功，工作理不出頭緒。第二章 長(zhǎng)江貨代九江公司運(yùn)作流程問(wèn)題的分析 信息通暢問(wèn)題分析物流企業(yè)信息的流暢與企業(yè)的生存競(jìng)爭(zhēng)力緊密相關(guān)，尤其在類似于長(zhǎng)江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)中，信息的流通更顯至關(guān)重要，只有信息通暢才能充分發(fā)揮其作用促進(jìn)企業(yè)高效快速運(yùn)轉(zhuǎn)而具備較強(qiáng)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。實(shí)際上，信息不夠流暢的的問(wèn)題在這類中小物流企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)而導(dǎo)致工作效率不高。當(dāng)工作的源頭—市場(chǎng)部接到客戶的第一手資料需及時(shí)讓其他各部門(mén)完全并準(zhǔn)確的知道，在信息傳遞過(guò)程中不論是發(fā)出方還是接收方都有出錯(cuò)可能，造成后續(xù)工作出現(xiàn)諸多麻煩；資料傳遞后操作部、船務(wù)部需根據(jù)資料盡快做好自己部門(mén)的工作并需相互配合，然后把提單的確認(rèn)、船名、航次、提單號(hào)等相關(guān)信息反饋到市場(chǎng)部，市場(chǎng)部人員好及時(shí)讓客戶了解出運(yùn)、到貨等情況；同時(shí)還需把信息傳遞到報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)各部門(mén)，以便提前計(jì)劃，使后面的程序有效進(jìn)行下去。同理，在報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)各部門(mén)也會(huì)出現(xiàn)類似問(wèn)題而影響前面環(huán)節(jié)的部門(mén)工作；而且，有時(shí)一票貨物的順利出運(yùn)還需要與其他貨代及船代公司溝通、協(xié)調(diào)配合，在這里也體現(xiàn)信息流暢的重要性。因?yàn)檫@些公司、部門(mén)的工作是有機(jī)結(jié)合的循環(huán)配合工作，所以不論哪個(gè)部門(mén)、環(huán)節(jié)出錯(cuò)都會(huì)影響企業(yè)整體生存競(jìng)爭(zhēng)力。類似于長(zhǎng)江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)的整體運(yùn)作一般由市場(chǎng)、操作、船務(wù)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)這幾個(gè)主要部門(mén)組成。報(bào)檢、報(bào)關(guān)部與公司的其他部門(mén)分居幾地工作，有時(shí)為了查詢或確認(rèn)某個(gè)信息，要打多個(gè)電話詢問(wèn)。，部門(mén)間協(xié)調(diào)困難，導(dǎo)致工作重復(fù)率高、效率低、出錯(cuò)率高。例如，市場(chǎng)部急需其他部門(mén)配合處理某些單據(jù)，但其他部門(mén)不了解輕重緩急，正花有限的時(shí)間處理他們也認(rèn)為很急需的其他單據(jù)。作為服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，且又是在進(jìn)出口的程序這嚴(yán)肅問(wèn)題上，出了錯(cuò)很可能造成十分嚴(yán)重的后果，公司和個(gè)人均要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。但目前中小物流企業(yè)大多存在此類問(wèn)題，如長(zhǎng)江貨代九江公司這類物流公司的流程控制問(wèn)題的表現(xiàn)主要有以下三點(diǎn)：，權(quán)責(zé)不夠明確。一方面，雖然在該職位的人員也許可以把份內(nèi)事做得很好，但這使各部門(mén)人員只顧做好自己的事而忽視了公司業(yè)務(wù)的整體進(jìn)程；另一方面，本來(lái)可各司其職，但正因?yàn)檫@樣，使公司某些工作沒(méi)有被明確到各人，各部門(mén)的人可能都有責(zé)任去做而做了重復(fù)工作，或誰(shuí)都沒(méi)責(zé)任去做而不愿去做，或出現(xiàn)工作死角，這樣會(huì)使有的工作滯后處理。，在此基礎(chǔ)上還需進(jìn)一步優(yōu)化流程，讓整個(gè)工作流程處于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下，以便宏觀運(yùn)作好公司整體業(yè)務(wù)輕重緩急。每部門(mén)設(shè)有一位經(jīng)驗(yàn)比較豐富的主管管理各自部門(mén)的日常工作。如果能進(jìn)一步優(yōu)化流程，打破原先的層級(jí)部門(mén)模式，更高管理層能夠從計(jì)算機(jī)的流程中全面清晰的掌握公司業(yè)務(wù)流程，這對(duì)公司的決策及發(fā)展非常有利。類似于長(zhǎng)江貨代九江公司的中小物流公司往往會(huì)出現(xiàn)工作量與人員分配不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。這對(duì)員工的身體和精神都造成一定程度的損害。從上述信息通暢和流程控制兩方面統(tǒng)計(jì)，在長(zhǎng)江貨代九江公司目前未引進(jìn)工作流軟件的情況下，花費(fèi)的幾類主要資源概數(shù)如下圖2.：圖2:長(zhǎng)江貨代九江公司目前花費(fèi)的資源種類概數(shù)表打、接電話數(shù)/天加班時(shí)數(shù)/天檔案柜增加數(shù)/年幾地部門(mén)間來(lái)回跑動(dòng)數(shù)/天3012由圖示數(shù)據(jù)可想而知，長(zhǎng)此以往將無(wú)形中造成多么大的時(shí)間、財(cái)力、人力的資源浪費(fèi)，所以，中小物流企業(yè)運(yùn)用工作流軟件非常迫切。工作流軟件指：運(yùn)行在一個(gè)或多個(gè)工作流引擎上的用于定義、實(shí)現(xiàn)和管理工作流運(yùn)行的一套軟件，它被工作流執(zhí)行者運(yùn)用，推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運(yùn)行狀態(tài)。工作流是經(jīng)