【正文】 營過程的實現(xiàn)，而工作流軟件則在軟件環(huán)境中把經(jīng)營流程計算機(jī)化。 面對種種流程問題，一種新型企業(yè)管理模式——“流程式管理”出現(xiàn)，并隨著企業(yè)管理實踐的發(fā)展，流程管理的含義也不斷改善。它一般包括3個層面：規(guī)范流程、優(yōu)化流程和再造流程”。 梅紹祖[美]James工作流軟件綜合了計算機(jī)科學(xué)和流程管理科學(xué)中多個研究領(lǐng)域的原理、方法和技術(shù)，并通過將工作活動分解并定義良好的任務(wù)、角色、規(guī)則和過程來進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控，工作流軟件是業(yè)務(wù)流程中的一種計算機(jī)化的表示模型，它把相關(guān)聯(lián)的一組工作進(jìn)行自動化并優(yōu)化執(zhí)行，還定義完成整個過程所需要的各種參數(shù)，包括定義流程中每個單位步驟、步驟間的執(zhí)行順序、條件以及數(shù)據(jù)流的建立、每一步驟由誰負(fù)責(zé)、每個活動所需要的應(yīng)用程序等等，從而達(dá)到提高工作效率的目的。在結(jié)合企業(yè)實際的基礎(chǔ)上，運用工作流軟件而建立起的應(yīng)用系統(tǒng)的運行周期一般包括定義過程、優(yōu)化過程、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)及執(zhí)行幾個階段。 工作流軟件的運作模式 處理信息通暢問題的運作模式在長期的信息化建設(shè)和實踐中，物流企業(yè)從務(wù)虛到務(wù)實，悟出了信息化的核心是“應(yīng)用+服務(wù)”的道理。運用工作流軟件可為中小物流企業(yè)提供隨時更新的公共信息和數(shù)據(jù)。這一類應(yīng)用非常適用于有多人使用的且在時間上要求比較嚴(yán)格的信息。，通過數(shù)據(jù)庫與流程自動化的集成，可隨時查得歷史數(shù)據(jù)，便于各類表單統(tǒng)計查詢。使用工作流軟件可以快速實現(xiàn)信息檢索和審批的電子化，方便的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、信息。工作流軟件采用發(fā)送即時消息或郵件投遞的方式管理多用戶參與的活動流程，還有自動提醒功能、跟蹤流程、基于不同條件控制操作組權(quán)限等特點。它可優(yōu)于以往基于紙面的傳遞、匯報工作，有效避免了紙制化辦公帶來的諸多缺點。4. 共享資料，并隨時生成處理效率報表。對員工處理的事項還能隨時生成工作效率報表，以便督促員工工作，管理者也可直觀的了解員工的工作效率。工作流軟件還可以支持群組之間的通信。通過VPN等方式還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，當(dāng)相應(yīng)的工作流程需要其處理時，企業(yè)每個相關(guān)員工無論身處何處都可及時收到信息，利于及時對工作進(jìn)行處理。工作流軟件不但提供日常辦公和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程智能化管理，還能根據(jù)公司的特殊要求方便地定制多種流程，實現(xiàn)對不同角色的不同跟蹤、查詢、統(tǒng)計、打印等強(qiáng)大功能。 處理流程控制問題的運作模式工作流軟件可以對企業(yè)經(jīng)營實例進(jìn)行實時監(jiān)控和調(diào)度，實現(xiàn)對企業(yè)流程的管理和控制。它需要不斷地循環(huán)往復(fù)才能始終保持中小物流企業(yè)的流程適應(yīng)行業(yè)的快速發(fā)展。工作流軟件建立模型方法的主要是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程合理的分解為存在邏輯關(guān)系的一系列活動，然后定義每一個活動的屬性以及活動間的相互關(guān)系。這樣才可以更完整地描述企業(yè)的運營過程，從而提高企業(yè)流程運行效率。因此，分析流程、發(fā)現(xiàn)并解決問題是實行流程管理的重要環(huán)節(jié)。因此，通過工作流的仿真運行來對新建模型的性能指標(biāo)進(jìn)行分析，這是對物流企業(yè)的已建流程分析的一種既有效又可靠的方法。 黃國濤[1] 姚資國[2] 《我國企業(yè)流程再造探析》《商場現(xiàn)代化》2006年08X期6465頁 通過對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，就可以判斷流程中哪些活動成本最高、運行時間最長、運用資源多卻帶來收益少等等，進(jìn)而可分析出是流程中的關(guān)鍵流程，需要改進(jìn)的流程有哪些，還需要再造處理的流程等等。再修改工作流模型中的瓶頸環(huán)節(jié)，就可有效地定量評價不同的方案，從中選出最優(yōu)方案；、改變流程中某個或某些活動的執(zhí)行時間、修改資源的數(shù)量等等來優(yōu)化企業(yè)流程。通過多次修改工作流模型以達(dá)到優(yōu)化流程的目的。這些典型的工作流程是可以被抽象成處理點和處理過程，例如物流企業(yè)的流程，從接受貨主詢價—報價—接單—訂艙—做箱——提單確認(rèn)/修改—報檢—報關(guān)—跟蹤上船/二程—航次費用結(jié)算—提單/發(fā)票簽發(fā)—航次費用清算—返還退稅核銷單，在各個過程中還存在多個處理停留點，如報價處理、合同審核等。流程再造、優(yōu)化流程仿真執(zhí)行所反映物流企業(yè)經(jīng)營流程動態(tài)的新建模型通過合理的把物流企業(yè)流程的一系列邏輯活動進(jìn)行分解來流程建模圖3: 工作流軟件的流程控制運作模式圖：基礎(chǔ)是流程建模，其后是流程仿真，最后如有需要可流程再造，可更好的優(yōu)化中小物流企業(yè)流程。它沒有如生產(chǎn)企業(yè)的實質(zhì)性東西出售，而是依靠一支有專業(yè)知識的團(tuán)隊按照一定的流程工作而盈利。在如長江貨代九江公司這類依托流程運作的中小物流公司中，信息的通暢顯得尤為重要。、跟蹤，信息傳遞有出入或緩慢或停滯的問題。工作流軟件會把需處理的事項通過郵件消息的方式發(fā)送到指定的員工，或發(fā)布在軟件公告欄上，每位員工都能看到業(yè)務(wù)進(jìn)程。這樣，無論是長江貨代九江公司各部門間的信息交流或是與其他貨代、船代公司間的聯(lián)系，都能對單據(jù)信息很好的保存和跟蹤，也能有效解決人為的信息傳遞有出入或緩慢或停滯的問題，促進(jìn)整個物流行業(yè)有序良性發(fā)展。長江貨代九江公司企業(yè)若運用工作流軟件，其員工不論哪個部門都可隨時查詢已存檔的歷史數(shù)據(jù)（如不同的客戶檔案信息）和生成已處理的新數(shù)據(jù)。工作流軟件擁有信息數(shù)據(jù)庫化和強(qiáng)大的表單統(tǒng)計、查詢功能，大大提高了管理層的信息收集和決策能力。工作流軟件還可為物流企業(yè)成員提供參考材料并管理其資料庫，從而可方便地為員工們提供所有資料的狀態(tài)信息。另外，工作流軟件完全支持移動辦公?？筛倪M(jìn)長江貨代九江公司面對面定點、定時或?qū)蛹壍膫鹘y(tǒng)會議模式。兩者都不可缺，但流程控制更顯關(guān)鍵。所以目前，中小物流企業(yè)的發(fā)展，流程控制急需改進(jìn)。因為類似于長江貨代九江公司的中小物流企業(yè)各部門職能有所區(qū)分，對單據(jù)的處理內(nèi)容范圍不同。這樣，不管是市場部、操作部還是報檢、報關(guān)、財務(wù)部的權(quán)責(zé)都很明確。而且由于權(quán)限設(shè)置，各自工作組有自己的帳套和密碼，只能在計算機(jī)上對自己工作范圍內(nèi)的工作進(jìn)行操作，對屬于他人操作權(quán)限內(nèi)的工作只能查詢不能更改。，讓整個工作流程處于上級領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下。它采用郵件投遞或即時發(fā)布消息的方式讓長江貨代九江公司領(lǐng)導(dǎo)層知道需審批的事項，并自動提醒、跟蹤處理結(jié)果。長江貨代九江公司的領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)各部門的權(quán)限管理，責(zé)任到人，隨時并準(zhǔn)確的了解目前流程的進(jìn)展情況，打破了傳統(tǒng)的層級管理模式。，從而調(diào)配好各崗位的工作量及人員數(shù)量，達(dá)到人員、資源的優(yōu)化配置，最大限度提高工作效率并盡可能降低成本。如在船務(wù)方面，老總可指定安排某人或某幾個人在有空閑時要幫助船務(wù)部的某部分工作，在船務(wù)部有空時也要協(xié)助哪個部門某部分工作等等。因為這個意義上的“幫助”并非單純的“幫助”，是屬于領(lǐng)導(dǎo)對其規(guī)定工作范圍之內(nèi)的事情。某些流程的再造更利于資源最大限度的配置，從而促進(jìn)員工與企業(yè)共同成長。當(dāng)前，中央、地方和物流企業(yè)已經(jīng)深刻認(rèn)識到物流業(yè)信息化發(fā)展的重要性與歷史趨勢，并積極跟上時代步伐。鞠嚴(yán)萍《論中小物流企業(yè)信息化》目前，中小物流企業(yè)普遍沒有配套的物流軟件管理系統(tǒng)，平時的通訊與聯(lián)系主要是電話(包括移動電話)、傳真機(jī)、MSN、等，信息通暢與保存還只局限在紙制化辦公，這不僅準(zhǔn)確率低、及時性差，而且出錯率高。工作流軟件在中小物流企業(yè)中非常實用，其應(yīng)用環(huán)節(jié)主要在以下幾方面體現(xiàn)：、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應(yīng)鏈管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息管理、質(zhì)量管理對應(yīng)的流程、報關(guān)處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉(zhuǎn)完成的任務(wù)均可應(yīng)用工作流軟件自動的規(guī)范實施。 對員工的培訓(xùn)安排、職位變動、績效考評、檔案信息管理等。 客戶信息管理、客戶投訴、售后服務(wù)管理等。中小物流企業(yè)迫切需要工作流程自動化與企業(yè)流程再造，才能縮短流程作業(yè)時間，快速反應(yīng)市場與客戶需求，有效監(jiān)控工作進(jìn)度，加強(qiáng)內(nèi)部信息溝通傳遞效率，分析流程作業(yè)成本與死角，減少不必要的崗位設(shè)置，資源優(yōu)化配置，從而有效提升經(jīng)營利潤，提升企業(yè)決策反應(yīng)能力。參考文獻(xiàn)[1] ,2007,36,68～69[2] .: 100～102[3] ：[4] 李寧, 劉厚泉. ,2006,23,3:205～207[5] 蔣明煒 戴寶純 吳英 北京機(jī)械工業(yè)自動化研究所《工作流管理與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用》[6] 唐傳正 ,楊西玉 . ,2005,24,1:70～72[7] ,2004,11,88～89[8] . 企業(yè)經(jīng)濟(jì),2005,9,84～85 [9] 黃國濤[1] ,姚資國[2] .,2006,08X: 64～65[10] 曹洪軍, 陳鵬 ,韓顯 . ,2006,8: 178～179[11] 梅紹祖[美]James16