【文章內(nèi)容簡介】 容讀兩遍只會使閱讀速度減半。 80%。 大約 10 萬字。 大約 7 個小時。 閱讀結(jié)束后幾分鐘。 作好記錄如果你已掌握了記錄發(fā)言或濃縮書面材料的有效方法，就不必再依賴于記憶力。作書面記錄有幾種不同方法，試一試，選取一種最適合你的方法。小提示 23： 趁記憶猶新時重讀筆記。小提示 24： 在書上標(biāo)明段落，過后再做筆記。 重點記錄當(dāng)你邊聽邊作記錄時，不要試圖按普通寫法一字不漏地進行，不時則你會跟不上。傾聽對方講話，用自己的語言記下要點。試著為每個要點都寫一句簡要說明，運用標(biāo)題和數(shù)字組織記錄。17 / 56 采用速記速記可以通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也可自學(xué)，其結(jié)果會使記錄速度加快一倍。一般情況下，可以省略除作首字母用的所有元音，用阿拉伯?dāng)?shù)字代替數(shù)字書寫，并使用標(biāo)準(zhǔn)縮寫，如用amp。代表“和” 。還可以用特殊縮寫形式代表一般詞或詞素，例如用 tt(that), th(the),t(to 和it)，r(are)，s（is） ，v（very） ，f（of） ，g（ing） ，d（ed） 。 用速記法作記錄把記錄分隔成小段。記完后，快速瀏覽所記內(nèi)容，檢查你是否看得懂自己的記錄。In th sm wy tht spdwrtg incrs th spd at whch y wrt nts wth a pn or pncl, y gtly incrs th spd at whth y mk nts usg a wrd prcssr or typwrtr, if tht s hw y prfr t wrk..Whn y spdwrt, th shp f th wrds s unffctd by th dltd vwls, amp。 y hv an entrly smpl amp。 prctcl systm.Y my fnd tht evn whn y r sklld at spdwrtg, t s snsbl t spll unusual or dffclt wrds in fll. Als, f yr spdwrttn wrd cld b mstkn for 1 or 2 othr wrds,thn t s a gd pln t wrt th wrd in fll.由于上下文的關(guān)系，此詞的意義顯而易見，這里的“nts”代表“notes（記錄） ”而非“nuts（堅果） ”像“at”這樣簡單的詞可全部寫出wrds 省去元音字母的單詞仍是容易辨認的unusual 難以縮減或可能造成解讀困難的詞全部拼出。 使用心智圖心智圖是由托尼布贊設(shè)計的一種視覺記錄方式。制作心智圖時，先寫下一個關(guān)鍵詞或短語，也可在紙的中央畫一幅圖像，這就是心智圖的主題。作記錄時，從這個中心出發(fā)，畫出“枝杈” ，每一枝杈又有分枝（一個想法導(dǎo)向另一個想法） ，不同的枝杈可以彼此相連。運用色彩和圖形標(biāo)明要點可使心智圖更易于記憶。小提示 25：運用色彩與圖解把心智圖做成藝術(shù)品。 繪制心智圖 18 / 56把主題置于紙張中心。當(dāng)產(chǎn)生想法時，把詞寫在“枝杈”或向外輻射的線條上；改變字體大小，并運用色彩和圖形（因二者均有助于記憶） ；用箭頭連接相關(guān)想法。小提示 26： 用熒光筆標(biāo)識要點。第 2 章 交流信息面對面的談話、電話或書面溝通，可用于從唇槍舌劍的爭論到完美無憾的協(xié)議等各個方面。在任何情況下，都應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞綄崿F(xiàn)你的目標(biāo)。 進行接觸會見時，無人能保證必然會有一個圓滿的結(jié)局，而良好的開端卻總是可能的。你的言行深深地影響著他人的反應(yīng)，因而要用熱情友好的話語為以后的交往打下良好的基礎(chǔ)。要點? 開頭的問候語要盡量熱情。? 所有出席會議的人應(yīng)從一開始就被引見。? 即使大家意見分歧，會議仍應(yīng)在友好的氣氛中結(jié)束。? 旅行過程中，如存在行為和文化差異（例如是否有握手的習(xí)慣） ，對方的習(xí)慣總應(yīng)受到尊重。小提示 27： 問候或告別時要起身，坐著不動是沒有禮貌的。 問候他人眾所周知，問候語應(yīng)依據(jù)彼此間的關(guān)系而定。如果你們關(guān)系平等，不妨直呼其名，并用“早上好” ， “你好”或“見到你很高興”之類的非正式問候語。見到陌生人時，問候語兼作自我介紹，首先你應(yīng)自報姓名（“我是瑪麗布萊克” ） ，一句禮貌的問候語緊跟其后（“很高興見到您” ） ，這顯示出友好的意向。即使心存敵意，禮貌的開端總是明智的。 運用身體接觸問候熟人時，可以握手也可以不握，雖然在正式場合傾向于握手。遇到陌生人，多數(shù)情況下要主動和對方握手，握手時要有力，否則會給人以軟弱無力之感。留意影響兩性之間問候方式的文化習(xí)慣，例如，在某種文化傳統(tǒng)中，男女身體接觸被認為不當(dāng)。同時，還應(yīng)注意姿勢：迎接客人時要起立、站直。19 / 56 文化差異西班牙、法國、意大利和拉丁美洲的男性同事問候時會相互擁抱；而日本人則離開一段距離互相鞠躬，只有熟識些時才握手；日本人和中國人在相互介紹時常交換名片。 結(jié)束會議當(dāng)協(xié)議達成或會議圓滿結(jié)束時，要用身體語言來強調(diào)成功。如果你是主人，記住要感謝他方所作的貢獻，送他們到大樓出口處而不是只送到會議室門口。你們可能會握手告別，這次握手可能比見面時更為熱情和持久。換言之，像對待自家的客人那樣對待他們。出席會議的客人亦應(yīng)如此，如果他們在你處，他們的行為應(yīng)有禮貌。如果會議開得并不順利，你仍應(yīng)大方有禮，但也不必對不成功這一事實遮遮掩掩。 熱情道別道別時要起身面對對方，保持目光接觸雙手道別比單手相握更顯熱情 傳遞信息主管人員為親自發(fā)送和接收信息而花去大量時間，這方面的溝通往往最重要也最令人滿意。要想使信息內(nèi)容清晰，溝通不斷取得進展，誠懇的態(tài)度和及時的反饋都是關(guān)鍵。小提示 28： 做出肯定反饋時要陳述贊揚的理由。小提示 29： 讓員工了解你為傳遞信息所作的種種努力。 尋找信息在任何機構(gòu)中，員工獲取信息的需要與經(jīng)理用恰當(dāng)方式提供信息的能力，都是決定性要素。工作穩(wěn)定性、工作條件、獎勵、工作場所和福利等因素很重要。如有任何變化會影響到這些方面，你應(yīng)盡快盡可能直接與員工溝通。小提示 30：當(dāng)你對是否傳遞某條信息感到猶豫不決時，姑且試之。20 / 56 尋求理解信息在傳遞過程中極易被誤解。這可能是因為你并不清楚自己想說什么；或者盡管說話目的明確，你的語言表達卻模糊不清；或者你的身體語言與口頭語言有細微差別。造成誤解的另一原因可能是：與你溝通的人在聽你說話前就認定你會說什么，而不再聽你講話，對你實際上說些什么他也置之不理。避免誤解的一個有效辦法是向一個客觀的評判者進行試講。另外，你也可讓信息接收者復(fù)述你所說的內(nèi)容，這樣，你就可以利用他們的反饋來糾正理解上的出入。你還可以運用積極的身體語言對口頭信息加以強調(diào)。小提示 31： 不要在那些拒絕理解你的人身上浪費時間。 做出反饋反饋是溝通過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。反饋可以驗證你是否已理解對方的話，并對他人的言行做出反應(yīng)。做出否定反饋很困難，但要記?。喝绻偸腔乇苷f“不” ，就絕不能實現(xiàn)良好的管理。做出否定反饋時，遵循以下幾條原則可避免敵對情緒。? 表明你清楚哪里出了錯以及為什么會出錯；? 指出對不佳表現(xiàn)或行為加以改進的方法；? 用提問代替斷言可使員工了解你的想法及動機；? 以積極的方式誠懇地表達你的否定意見；? 最重要的是，否定反饋不應(yīng)攙雜個人情感，不應(yīng)針對個人。 處理矛盾不要讓針對你的消極性身體語言阻礙你。坐直，保持友好的目光接觸，表達要清楚。身體前傾有助于清晰地闡明觀點手掌伸開的手勢有助于強調(diào)要點自我防衛(wèi)性地交叉雙臂挑釁的表情 誠懇的做出反應(yīng)你對員工的言行做出反應(yīng)時態(tài)度要誠懇，這一點至關(guān)重要。做出肯定反饋時應(yīng)闡明原21 / 56因；做出否定反饋時請用問句，不要輕下斷言。下面是一些可供選擇的句子：“你用相關(guān)事實、關(guān)于競爭對手的信息以及最新統(tǒng)計數(shù)字支持自己的論點，這一點我很欣賞。 ”“這工作你做正合適，因為……”“你認為這篇報告是否存在著不足？” 使用電話電話是極其有效的溝通工具。它使遠隔千里的人們，甚至完全陌生的人能夠即刻取得聯(lián)系。利用電話可創(chuàng)造許多溝通機會，要是沒有電話，這些機會將很難獲得。小提示 32： 桌子上放鐘表以便控制通話時間。小提示 33： 運用“等候電話”功能來提高效率。 改善技巧許多人都不重視打電話的技巧。實際上，學(xué)習(xí)一些竅門并適當(dāng)實踐后，打電話的技巧往往可以大大改善。遠程銷售員是運用“冷熱電話” （把電話打給陌生人）的專家。下面是遠程銷售的一些基本訣竅：? 提前依次記下想說的內(nèi)容；? 講話的速度不要太快，使自己的語速與對方相協(xié)調(diào)；? 禮貌友好要切記；? 微笑——熱情洋溢的笑臉往往使聲音溢滿微笑，使對方做出積極的答復(fù)。小提示 34： 若你說過要回電話，則必須遵守前言。 依據(jù)書面稿講話打重要電話時很容易跑題。為避免這種情況，方法之一是列一張清單，寫明要討論的所有事項，每說完一件事后打上勾號。同理，如你認為談話過程中可能出現(xiàn)困難，通話前可以先寫下一些有用的句子。微笑——它會使你的聲音響亮，顯得熱情而又友好依書寫稿講話以免跑題為通話定時以免耗時過長22 / 56 留言如果說你有留言電話和語音信箱，應(yīng)盡快處理其中等你回復(fù)的留言，最遲不應(yīng)超過 24小時。留言給他人時，先說清姓名、電話號碼和打電話的時間。講話要慢而清晰，否則姓名和電話號碼均有遺失的可能。錄制外出留言時，需簡短而有條理。若能確定歸來時間或能確定你不在時可聯(lián)系的人，相應(yīng)改動外出留言。要點? 反復(fù)重復(fù)要點——最后要加以強調(diào)。? 較長的信息應(yīng)用傳真或電子郵件處理，不宜使用語音信箱或留言電話。? 因為電話交談中相互間的交流條理清晰、簡明切題，所以它比面對面的商談容易控制。要充分利用電話的這一優(yōu)勢。小提示 35： 結(jié)束電話留言時要重復(fù)姓名和電話號碼。 接通電話如不能與合適的人取得聯(lián)系，就無法有效地溝通。進行徹底調(diào)查，找出適合你需要的人選。接下來用親切而又自信的方式打電話給他，即使他是個陌生人（但卻是個重要人物）也應(yīng)如此。例如，首次通話時，不要稱姓應(yīng)呼其名，并用“我是某某” （不要用“我叫某某”）作自我介紹。如果你要找的人正在開會，問清楚他（她）何時空閑，并講清你何時再打。下次再打時，講明你已預(yù)約。與有關(guān)人員的電話接通后，在掛斷電話前，一定要強調(diào)你的要點（如有必要可反復(fù)強調(diào)） 。像任何非書面交流時一樣，檢查對方是否已正確理解你的話。小提示 36： 視情況更改留言電話中的問候語 遠程銷售遠程銷售是專門的溝通形式。如果你從事遠程銷售這一行，一定要讓員工遵循下面這些金科玉律：? 工作時要依據(jù)書面稿；? 開始講話后不要停頓或中止；? 勤用“請” 、 “謝謝” ；23 / 56? 桌上放一面鏡子以保證你在微笑；? 慎用“我”字。 運用信息技術(shù)新科技增加了溝通者的選擇。臺式或便攜式個人電腦是經(jīng)理們在世界范圍內(nèi)迅速接收和發(fā)送信息的最佳伙伴。小提示 37： 在有效利用信息技術(shù)方面要征求專家的意見。小提示 38： 試行利用因特網(wǎng)的新方法。 使用傳真盡管電子郵件已開始應(yīng)用，傳真仍是幫助人們節(jié)省時間的有效溝通工具。例如，當(dāng)你不得不傳遞信息給一個會在電話里嘮叨個沒完的人時，使用電子郵件和傳真可以解決這一問題。當(dāng)要求文件以比郵寄更快的速度被傳遞和回復(fù)時，傳真的價值就尤其明顯。 使用電子郵件電子郵件具有速度快，界面友好與用途廣的特點。它是商業(yè)溝通的主要媒介，并為員工提供越來越多的外部信息。另外，利用電子郵件來使員工了解情況也可以節(jié)省紙張。然而，電子郵件不能濫用。使用時應(yīng)遵循以下幾點：? 標(biāo)題要有意義；? 盡可能簡明；? 區(qū)分開商務(wù)郵件與非商務(wù)郵件；? 電子郵件的接收者要經(jīng)過選擇；? 如果你把郵件郵給多人，避免附寄多余文件；? 避免使用淫穢的語言和侮辱性詞句，不要發(fā)送帶有種族或性別歧視性質(zhì)的郵件。要點? 傳真可以是獨立式并自動送紙的，也可以是與個人電腦連接的。? 沒有臺式或筆記本電腦的經(jīng)理會自認為裝備不足。24 / 56? 將來，利用萬維網(wǎng)可以實現(xiàn)大多數(shù)溝通目的。? 因特網(wǎng)成為有效溝通工具，主要是因為它可以把多種媒介結(jié)合在一起。? 不進行無用溝通將使人人受益。 使用因特網(wǎng)因特網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、組合軟件、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)） 、外聯(lián)網(wǎng)（連接消費者和供應(yīng)商的網(wǎng)絡(luò)）一起改變著人類的溝通方式。使用因特網(wǎng)上的基本網(wǎng)站向顧客和員工發(fā)布機構(gòu)的最新消息。同時，還可以利用其他公司的網(wǎng)站查尋關(guān)于競爭對手的信息。因特網(wǎng)是進行交互式對話和各種研究的好幫手。你也可以利用因特網(wǎng)購買或銷售產(chǎn)品。 充分利用技術(shù)優(yōu)勢計算機和信息技術(shù)使員工能夠了解到來自全世界的從金融交易到科學(xué)數(shù)據(jù)等各類信息。只發(fā)送重要信息 信息表達言簡意賅 回復(fù)要及時 加強信息流通用電子手段進行快速高效的溝通時，不要發(fā)送無用信息。信息書寫要中肯，收到信息后應(yīng)盡量立即回復(fù)。小提示 39： 利用電子郵件的“復(fù)信”功能快速作答。 加速溝通控制數(shù)量是提高溝通和信息流通的速度與質(zhì)量的最有效方式。無論何時，當(dāng)你想發(fā)送信息時，先問一問自己是否真正有必要，如果答案是否定的，取消原計劃。信息內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，因為信息越簡明，處理速度越快。檢查例行報告，考慮是否可以精簡或刪除某些內(nèi)容——會有人注意到某些例行溝通已不再進行？最后，注意及時處理公文，這樣既可避免辦公桌上公文的堆積，又可使溝通更為迅捷和高效。25 / 56 書寫信件要使信件行文優(yōu)美、簡明易懂并切題中肯，書寫者往往需要于動筆前整理好思路。動筆前先思考，并把你想到的記下來，這樣寫出的信件能產(chǎn)生良好的效果。小提示 40： 寫信或?qū)憟蟾鏁r要考慮讀者的