【正文】 撰寫這種文件時應(yīng)先寫清提議，然后展開討論，最后得出結(jié)論。 提議的設(shè)計提議與報告的格式大體相同：提議的開頭要概述提議內(nèi)容；論證過程中用標題組織行文；最后在結(jié)論中重述要點。在動筆寫提議前，調(diào)查一下該提議是否與組織的總體計劃相一致，以及兩者符合的程度如何。而當(dāng)你站在中立的立場上，例如要討論可行性研究報告，應(yīng)該提前分發(fā)材料。小提示 75： 不要妄下斷言。標題、副標題和實心黑點可以幫助你40 / 56有效地組織報告，并可引導(dǎo)讀者注意重要事實。要強調(diào)最重要的調(diào)查結(jié)果與事實。小提示 73： 根據(jù)你對讀者的了解，對報告進行加工以適合讀者口味。小提示 71： 記?。寒?dāng)無利可圖時，沒有人會繼續(xù)罷工。為自己設(shè)定一個上限，不要超過它。38 / 56在辯論與討價還價過程中，你要揣摩對方的想法，并且不失電動機地抬高或改動報價、拒絕對方提議或提出新條件。準備過程中，首先要確立談判目標，然后決定派誰參加談判。 ”“這正是我們所孜孜以求的，如果不盡快采取行動，一定會讓對手占先。小提示 67： 做每一筆生意時，都應(yīng)把它看作你與對方的一次合作。如果你想在工作中實踐某一想法，在距成功只有一步之遙時，你應(yīng)保持積極的態(tài)度，并運用硬性推銷技巧。你可以把這種銷售手段運用到工作中去，使你的“推銷術(shù)”能夠隨機應(yīng)變。要制定日程表，其中要包括休息時間。? 大型會議或研討會后，還應(yīng)組織后續(xù)活動，否則這類會議往往收效甚微。值得一提的是，內(nèi)部銷售年會往往具有極強的激勵作用。小提示 62： 詢問其他經(jīng)理是否愿意在會上發(fā)言。通過課外與員工進行非正式討論或交談，你可以獲得關(guān)于組織內(nèi)部各方面的有益反饋。演講時，你也可以適時地發(fā)給聽眾一些筆記或視象材料。聽眾的態(tài)度通常傾向于積極支持而不是敵對，因此，可以讓他們的支持給你以更多自信。這樣，只要瞥見一個詞，就會回憶起幾個復(fù)雜的想法。 為演講做準備安排好寫稿、試講以及最后回顧的時間。如果你的分公司離總部較遠，常規(guī)會議不易進行，電視會議將盡顯其優(yōu)勢。對討論時間加以限定，這樣，就可以按原計劃結(jié)束會議。核實是否每個人手中都有相關(guān)資料，還應(yīng)確保會議議程能被全體與會者接受。小提示 52： 如果會議旨在制定決策，應(yīng)確保決策得以制定。應(yīng)盡可能給他實實在在的支持。輔導(dǎo)行為應(yīng)貫穿于管理過程的始終，不應(yīng)僅限于成績考核及年度評估。3. 記?。阂雎爢T工講話，不要操縱會議。請你利用單獨溝通檢查員工的表現(xiàn)，并藉此查明是否需對員工進行輔導(dǎo)或向他提供咨詢。 （規(guī)定期限）? 編寫問卷前，在各樓層各訪談一人。注意對方提供的反饋，以判斷你是否已提供了足夠信息。您曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)定會讓您滿意。信中有錯別字與標點錯誤，而且廢話連篇?？捎枚叹浯骈L句，用主動句代替被動句；避免使用雙重否定、行業(yè)語和古語；措辭要自然妥帖。動筆前先思考，并把你想到的記下來，這樣寫出的信件能產(chǎn)生良好的效果。只發(fā)送重要信息 信息表達言簡意賅 回復(fù)要及時 加強信息流通用電子手段進行快速高效的溝通時，不要發(fā)送無用信息。? 因特網(wǎng)成為有效溝通工具，主要是因為它可以把多種媒介結(jié)合在一起。 使用電子郵件電子郵件具有速度快，界面友好與用途廣的特點。如果你從事遠程銷售這一行，一定要讓員工遵循下面這些金科玉律：? 工作時要依據(jù)書面稿；? 開始講話后不要停頓或中止；? 勤用“請” 、 “謝謝” ；23 / 56? 桌上放一面鏡子以保證你在微笑；? 慎用“我”字。進行徹底調(diào)查，找出適合你需要的人選。錄制外出留言時，需簡短而有條理。下面是遠程銷售的一些基本訣竅：? 提前依次記下想說的內(nèi)容；? 講話的速度不要太快，使自己的語速與對方相協(xié)調(diào)；? 禮貌友好要切記；? 微笑——熱情洋溢的笑臉往往使聲音溢滿微笑，使對方做出積極的答復(fù)。 ”“這工作你做正合適，因為……”“你認為這篇報告是否存在著不足？” 使用電話電話是極其有效的溝通工具。做出否定反饋很困難，但要記?。喝绻偸腔乇苷f“不” ，就絕不能實現(xiàn)良好的管理。這可能是因為你并不清楚自己想說什么；或者盡管說話目的明確，你的語言表達卻模糊不清；或者你的身體語言與口頭語言有細微差別。要想使信息內(nèi)容清晰，溝通不斷取得進展，誠懇的態(tài)度和及時的反饋都是關(guān)鍵。19 / 56 文化差異西班牙、法國、意大利和拉丁美洲的男性同事問候時會相互擁抱；而日本人則離開一段距離互相鞠躬，只有熟識些時才握手；日本人和中國人在相互介紹時常交換名片。如果你們關(guān)系平等，不妨直呼其名，并用“早上好” ， “你好”或“見到你很高興”之類的非正式問候語。 進行接觸會見時，無人能保證必然會有一個圓滿的結(jié)局，而良好的開端卻總是可能的。作記錄時，從這個中心出發(fā)，畫出“枝杈” ，每一枝杈又有分枝（一個想法導(dǎo)向另一個想法） ，不同的枝杈可以彼此相連。 用速記法作記錄把記錄分隔成小段。小提示 24： 在書上標明段落，過后再做筆記。 把所有內(nèi)容讀兩遍只會使閱讀速度減半。? 讀一本書的目錄、引言、結(jié)論或索引以確定該書的可讀性，這樣可以節(jié)省時間。因此你可能需要改善記憶技巧。 提高速度練習(xí)過程中，以 20 分鐘為一個時段。 高效率閱讀閱讀并充分理解一段話時，最常用的方法有兩個：慢讀和重復(fù)閱讀。因此，你應(yīng)努力控制自己的語氣。問：同上一次相比，這次調(diào)查的結(jié)果怎么樣？答：三分之二處于平均水平，這表明員工士氣尚可。在提預(yù)先準備好的問題時，注意回答中的蛛絲馬跡，以便稍后根據(jù)它們提出一些新問題。開會時，在已得到回答的問題旁邊打勾。 “為什么” 、 “什么” 、 “怎樣” 、 “什么時候”等詞是很有力的。在別的情況下，行動才是至關(guān)重要的，如消除瓶頸。請您重復(fù)一下可以嗎？”“我知道這不在您的工作范圍之內(nèi)，可我仍想聽聽您的意見。事實上，人們并不總是依據(jù)你的刻板模式或期望行事。小提示 13： 琢磨你聽到的話，而不是說這些話的人。仔細傾聽后，你可通過模仿對方使談話更和諧。根據(jù)你的理解重組語句，并說給對方聽，以檢驗?zāi)愕睦斫馐欠裾_。若想達到預(yù)期效果，你的發(fā)言要促使他人提出自己的想法。 運用聆聽技巧聆聽類型 用理論指導(dǎo)實踐共鳴鼓勵并支持對方開口，以獲取信息。聆聽本身就在向?qū)Ψ絺鬟f著信息，它有助于交流獲得成功。揚起眉毛表明感興趣。小提示 10： 對鏡演示各種手勢，看一看哪些手勢你做得比較自然?？夏岬狭?xí)慣用砍東西的動作，而希特勒則喜歡揮拳頭。亂蓬蓬的頭發(fā)，皺巴巴的 T 恤，懶洋洋的站姿，臟兮兮的鞋子。 樹立良好的第一印象第一印象總是到關(guān)重要的。 文化的差與其他國家的人相比，英國人和美國人往往會為自己留出更大的私人空間。 （消極） 領(lǐng)悟身體語言身體語言既細致入微又范圍廣闊，令人很難領(lǐng)悟和把握。即使一動不動地坐著，你仍會在不知不覺中流露出自己的真實感情。而被使用。訪談、會議、電話、辯論、提出請求、聽取匯報、通告、演說。通過商業(yè)傳媒與電子技術(shù)相結(jié)合，如多媒體、電視會議，進行溝通，是多種方式結(jié)合使用的實例。溝通方式的選擇決定于信息溝通的目的。采用與對方相似的姿態(tài)和動作以消除障礙 力求明晰促成良好溝通的三條原則均與明晰相關(guān)：對想表達的內(nèi)容了然于心；簡潔地表達信息；確認信息已被清楚、正確地理解。如果一方的愿望和需求與另一方相沖突，就會形成障礙，這可能導(dǎo)致你不能正確地表達或接收信息。溝通旨在處理信息和改善關(guān)系。無論你想信心十足地演講，還是想輕輕松松地談判， 《溝通技巧》都將助你一臂之力。當(dāng)你開始順暢地進行溝通時，本書將助你鞏固所學(xué)內(nèi)容，提高溝通技巧。在管理中，通過溝通可以處理事務(wù)、傳遞和獲取信息、制定決策、促進相互理解并發(fā)展關(guān)系。面向?qū)Ψ揭员砻髂銓λㄋ┑脑挷⒉挥X得害怕。如果你追求的是快速和便利，不妨選擇口頭語言；如果你追求的是像打印的文件那樣持久和有序，不妨選擇書面語言，它將使對方經(jīng)反復(fù)思考后做出答復(fù)。 各種方式相結(jié)合溝通方式可分為五種：書面語言、口頭語言、身體語言、圖像語言以及各種方式的結(jié)合。書面語言是組織間進行溝通的基礎(chǔ)。要想對積極和消極姿勢加以控制。就可能越有效。姿勢一：面向前方，采取大方的姿態(tài)，顯示出十足的信心，正面注視，面帶微笑，表示出態(tài)度友好，又手叉腰表明進行控制的決心和能力。因此，在一定程度上，緊張是由于腺體把腎上腺激素分泌到血液中引起的。這種空間的大小隨環(huán)境的改變而有所不同。在進入會場之前，對鏡檢查一下外表，以保證你的頭發(fā)整齊。 識別手勢所有技巧嫻熟的公共演說家都懂得運用手勢進行強調(diào)。例如，在私下會面時，通過同事把手放在面頰或下巴上的動作，你可以知道他（她）在聽你講話時正在對你進行評價。贊同地傾聽：微微側(cè)頭的頭和友好的目光接觸表明她在贊同地聆聽。手臂環(huán)繞身體是自我安慰的表現(xiàn)處于矛盾中：緊閉的雙眼和扶鼻的動作表明聽到對方的話時內(nèi)心充滿混亂和矛盾。為得到回答，你可能需要發(fā)言，但要表明你不想控制談話。者講話背后的動因。? 誤解是由選擇性聆聽，即只聽到你想聽的內(nèi)容引起的。 運用神經(jīng)語言程式神經(jīng)語言程式（NLP）的基本理論是人們的說話習(xí)慣反映其思維方式。 聆聽與模仿運用神經(jīng)天方夜譚程式可以幫助緩解緊張局面，例如，當(dāng)你與坐在對面的人意見相左11 / 56時，注意傾聽他們的講話，你講話時采用與對方相似的比喻與措辭。如果你清楚自己有哪些成見，就能更好地傾聽別人講的話。經(jīng)理心中已有幾種看法：經(jīng)理認為男職員甲的襯衫領(lǐng)口不應(yīng)敞開，經(jīng)理對信心十足的女士產(chǎn)生了防衛(wèi)心理，經(jīng)理對與已相似的著裝表示贊同。如果需要對方進行重復(fù)、作進一步解釋或提供更多信息，請直接提出要求，不必遲疑。請履行你的諾言，并盡快行動。提問的藝術(shù)在于知道什么時候該問什么問題。也許你想組織一次討論，或了解具體信息，或達到一定的目的，或者以提問的形式下達命令。探查事實提問的目的是獲取關(guān)于某一特定主題的信息。 控制語氣你的語氣本身就是溝通的一個組成部分。在所有提高閱讀速度和加深理解的方法中，集中注意力是關(guān)鍵。正常閱讀時，眼睛在詞的組合間小幅度快速移動（被稱為跳躍式閱讀） ，視線暫時地集中在每一組詞上。如果略讀，可以省去一半時間。? 看一眼插圖或其他視象材料，你可獲得許多信息。 每分鐘 250~300 個字。 作好記錄如果你已掌握了記錄發(fā)言或濃縮書面材料的有效方法，就不必再依賴于記憶力。一般情況下，可以省略除作首字母用的所有元音，用阿拉伯?dāng)?shù)字代替數(shù)字書寫，并使用標準縮寫，如用amp。 使用心智圖心智圖是由托尼小提示 26： 用熒光筆標識要點。? 旅行過程中，如存在行為和文化差異（例如是否有握手的習(xí)慣） ，對方的習(xí)慣總應(yīng)受到尊重。遇到陌生人，多數(shù)情況下要主動和對方握手，握手時要有力，否則會給人以軟弱無力之感。出席會議的客人亦應(yīng)如此，如果他們在你處，他們的行為應(yīng)有禮貌。如有任何變化會影響到這些方面，你應(yīng)盡快盡可能直接與員工溝通。小提示 31： 不要在那些拒絕理解你的人身上浪費時間。身體前傾有助于清晰地闡明觀點手掌伸開的手勢有助于強調(diào)要點自我防衛(wèi)性地交叉雙臂挑釁的表情 誠懇的做出反應(yīng)你對員工的言行做出反應(yīng)時態(tài)度要誠懇，這一點至關(guān)重要。 改善技巧許多人都不重視打電話的技巧。微笑——它會使你的聲音響亮，顯得熱情而又友好依書寫稿講話以免跑題為通話定時以免耗時過長22 / 56 留言如果說你有留言電話和語音信箱，應(yīng)盡快處理其中等你回復(fù)的留言，最遲不應(yīng)超過 24小時。要充分利用電話的這一優(yōu)勢。與有關(guān)人員的電話接通后，在掛斷電話前，一定要強調(diào)你的要點（如有必要可反復(fù)強調(diào)） 。 使用傳真盡管電子郵件已開始應(yīng)用，傳真仍是幫助人們節(jié)省時間的有效溝通工具。要點? 傳真可以是獨立式并自動送紙的，也可以是與個人電腦連接的。因特網(wǎng)是進行交互式對話和各種研究的好幫手。信息內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，因為信息越簡明，處理速度越快。不要寫得太多，一封信盡量用一頁紙寫完。 組織信件組織信件時可運用直郵信件中的若干原則，其具體內(nèi)容如下：? 通過陳述寫信原由吸引讀信者注意力，恰當(dāng)運用幽默；? 通過激發(fā)讀信者對信件內(nèi)容的好奇心引起讀信者興趣；? 通過對提議或產(chǎn)品富有吸引力的描述，來激起讀信者的欲望；? 通過指明參考物與證明人使讀信者相信你寫的內(nèi)容；? 通過向讀信者解釋你對他們行為的期望來刺激他們采取行動。這是因為……寫信者不愿費神查明聯(lián)系人語義含混有語法錯誤與錯別字信件超過一頁寫信人提供了無關(guān)信息 一封成功的信這封信內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，切中要點。小提示 44： 給他人的自主權(quán)寧多毋少。書面指示? 制作問卷，調(diào)查員工對餐飲部的看法。此時，在書面指示中，你一定要講清受托人的責(zé)任范圍，你希望他向你匯報些什么內(nèi)容以及你是否會做出進一步指示。但有一點須牢記：一定程度的對抗不僅是有益的，也是不可避免的。小提示 49： 傾聽員工的心聲。如果你既未受過這方面的訓(xùn)練又無經(jīng)驗，則應(yīng)把向員工提供咨詢的工作留給專業(yè)人員去做，他們會幫助人們正視問題并解決問題。實際上，成功的會議將極大地促進溝通。小提示 53： 如果你擔(dān)任主持人，不應(yīng)操縱會議來謀取私利。 引導(dǎo)會議進程在會議進行過程中，應(yīng)在加快討論進程和所有人都暢所欲言這兩個極端之間保持一種平衡。 通過熒屏溝通雖然電視會議不能代替面對面會議，它卻是后者的有益補充。因此，如32 / 56有可能，應(yīng)該使用視聽（AV）設(shè)備。 講清要點書面材料中，多次重復(fù)往往不妥，而在演說中，重復(fù)卻是必不可少的。介紹信息傳遞信息重復(fù)信息小提示 59： 把演說控制在 20~45 分鐘——這是一般人能夠集中注意力的時段。而運用了色彩和圖