【正文】 無論把提議發(fā)給公司內(nèi)部的同事，還是發(fā)給外部的供應商或顧客，分發(fā)后開會討論提議內(nèi)容的做法將大有裨益。41 / 56 撰寫提議提議不同于報告之處在于：它是自我推銷性質(zhì)的文件，它的目的在于說服讀者接受提議的內(nèi)容。 確保清晰報告并非文學作品，然而，好報告卻遵循著文學作品的寫作規(guī)范。要與不要要使每一份報告生動有趣。如供應商在供貨或質(zhì)量方面不過關(guān)，則需再次談判。最后，確定你們的底線，即你們的最低目標。在推銷金融服務方面，計算機尤為有效：輸入買方的財政狀況方面的具體數(shù)據(jù)后，許多電腦程序會幫你設計出有針對性的方案。另外，運用手勢有助于強調(diào)你的話。若要舉行大型會議，須選擇一個能容納所有與會者的會場；而開辦講習班時，挑選一個中等大小的房間再另增幾個小房間，只要使學員能夠分組工作就足夠了。講話速度不要太快，注意看鐘表，別超過規(guī)定時間。檢查投影儀上的材料是否已放好用指示棒輔助演講身體站直，面向聽眾聲音清晰，語速適中面部表情要積極用張開手掌的手勢表示強調(diào)小提示 60： 可能的話，邀請著名演說家參加研討會或大會。 信息傳遞信息傳遞過程中，有三個關(guān)鍵步驟：介紹大致要講的內(nèi)容；正式演說；重復所講內(nèi)容。聽眾覺得，通過視覺接受信息要比通過聽覺容易得多。小提示 54： 恰當?shù)剡\用幽默有助于雙方達成一致意見。 成功地主持會議許多經(jīng)理認為，會議占用了他們太多的時間。在會見的前幾天，經(jīng)理你就已先發(fā)下了考核意見，以使員工有足夠的時間準備他們的答復。如果一項任務由你負責，并由你指派他人具體執(zhí)行，那么，你就向該人授權(quán)。學會如何向顧客、同事或供應商介紹情況，這將助你踏上成功之路。小提示 43： 寫信前，要理清思路，甚至需作筆記。無論何時，當你想發(fā)送信息時，先問一問自己是否真正有必要，如果答案是否定的，取消原計劃。使用時應遵循以下幾點：? 標題要有意義；? 盡可能簡明；? 區(qū)分開商務郵件與非商務郵件；? 電子郵件的接收者要經(jīng)過選擇；? 如果你把郵件郵給多人，避免附寄多余文件；? 避免使用淫穢的語言和侮辱性詞句，不要發(fā)送帶有種族或性別歧視性質(zhì)的郵件。下次再打時，講明你已預約。同理，如你認為談話過程中可能出現(xiàn)困難，通話前可以先寫下一些有用的句子。坐直，保持友好的目光接觸，表達要清楚。工作穩(wěn)定性、工作條件、獎勵、工作場所和福利等因素很重要。 運用身體接觸問候熟人時，可以握手也可以不握，雖然在正式場合傾向于握手。當產(chǎn)生想法時，把詞寫在“枝杈”或向外輻射的線條上；改變字體大小，并運用色彩和圖形（因二者均有助于記憶） ；用箭頭連接相關(guān)想法。17 / 56 采用速記速記可以通過培訓學習，也可自學，其結(jié)果會使記錄速度加快一倍。 大約 3%~7%。 增強記憶力一般說來，讀一本一般厚度的書（10 萬字左右）大約要用 7 個小時左右。幾個簡易技巧的運用可以使你提高閱讀速度和效率。問：你讀過公司的內(nèi)部雜志或簡訊嗎？答：沒有。 該問什么恰當?shù)奶釂柾梢源蜷_知識和理解之門?；卮饡r，先概述你目前的理解。成見阻礙了良好的溝通。切忌只聽進那些你想聽到的話而對其他內(nèi)容置之不理。分析 當你需要知道一系列的事實和想法時，運用分析性問題尋找說話10 / 56尋求具體信息，努力從情感中理出事實。需要安慰：一手繞頸，一手繞腰，表明需要安慰。簡單的手勢可以結(jié)合在一起構(gòu)成復雜的手勢。即使所出席的場合并不要求正式的衣著，也要確保你的衣服和鞋子讓人無可挑剔。大腦通過神經(jīng)系統(tǒng)為行為做準備。媒體的使用越專業(yè)。信函、備忘錄、報告、提議、記錄、合約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計劃、討論文件。對許多人而言，這種選擇不外乎口頭語言和書面語言。溝通總是一個雙向過程。從理解身體語言到撰寫報告和提議等商務溝通的所有重要方面，本書都進行了清晰的闡述。任4 / 56何溝通若要成功，都須克服這些障礙。請你先確定要溝通的信息，然后選擇最適當?shù)臏贤ǚ绞?，前提是要確保你已掌握了運用這種方式的技巧。面對面的交談與電話中的交談因其具有即時性而被采用，它是組織機構(gòu)處理日常工作的主要溝通方式。小提示 6：當與他人站在一起時，請留出大約 1 米的私人空間。如果覺察到自己的私人空間受到侵犯，他們可能會移遠一點。 （不整潔）整齊的頭發(fā)，筆直的站姿，扣好的外衣，锃亮的鞋子（整潔）8 / 56 理解和運用手勢手勢同姿勢和面部表情等非語言溝通手段一起，成為身體語言的一個重要組成部分。 發(fā)出身體信號鼓勵性姿勢，如他人講話時與之保持目光接觸或點頭，可以表示你有同感。因此，聆聽技巧顯得格外重要。注意聆聽，回應他人的話語時可指出哪種想法可行，應該如何實施。也就是說，你可以用視覺語言回應視覺語言，用聽覺語言回應聽覺語言，依此類推。要注意聆聽，不要為成見所阻。許諾后卻又食言，此舉萬萬不可行。別人講話時你若想起了新問題，先把它們記下來，過一會兒再問。反饋這類提問旨在獲取某種類型的信息。這兩種方法都沒有效率。閱讀剛結(jié)束的幾分鐘是記憶力最佳的時候。 80%。記完后，快速瀏覽所記內(nèi)容，檢查你是否看得懂自己的記錄。你的言行深深地影響著他人的反應，因而要用熱情友好的話語為以后的交往打下良好的基礎(chǔ)。 結(jié)束會議當協(xié)議達成或會議圓滿結(jié)束時，要用身體語言來強調(diào)成功。造成誤解的另一原因可能是：與你溝通的人在聽你說話前就認定你會說什么，而不再聽你講話，對你實際上說些什么他也置之不理。它使遠隔千里的人們，甚至完全陌生的人能夠即刻取得聯(lián)系。若能確定歸來時間或能確定你不在時可聯(lián)系的人，相應改動外出留言。 運用信息技術(shù)新科技增加了溝通者的選擇。? 不進行無用溝通將使人人受益。小提示 40： 寫信或?qū)憟蟾鏁r要考慮讀者的感受。親愛的先生/女士：我已間接獲悉你在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。 提供信息如果你把一份書面介紹材料交給同事或顧客，同他（她）詳談以擴充或澄清有關(guān)要點，檢查他（她）是否已完全理解。29 / 56小提示 47： 要求所有應邀出席會議的人提前作好充分準備。作為經(jīng)理，應主動幫助員工確立工作目標，不時鼓勵員工向更高標準進發(fā)，并討論員工的強項和弱項。 為開會準備為開會做準備時，有四個關(guān)鍵性問題需要問問自己：會議內(nèi)容是什么？開這次會的目的是什么？會議開得成功的標志是什么？應該邀請哪些人參加？這些問題將幫助你判斷這次會議有沒有必要召開。小提示 55： 一定要遵守議事日程上規(guī)定的時限。作 30 分鐘的演講，講稿大約 4800 字，寫講稿需用幾小時。與聽眾保持目光接觸，通過向個別聽眾或全體聽眾提問來鼓勵他們參與，這些做法均會收到良好效果。學員對培訓課程本身所做出的反饋對于檢測這次培訓是否有意義至關(guān)重要。像其他類型的大型會議一樣，這類年會要求一流的會場、職業(yè)演說家的演說、效果絕佳的會場布置與視聽設備以及周密的計劃，還應提前指定在會上發(fā)言的人。不要邀請無關(guān)緊要的人物出席會議。其策略如下：? 提出所謂“最后”報價；? 強調(diào)機不可失；? 指明競爭形勢；? 做出不容妥協(xié)、毫不含糊的提議；? 要求對方當場表態(tài)。 ”“我們沒有太多時間考慮這一提議——應該當機立斷。時時注意把敵對意見轉(zhuǎn)化為合作態(tài)度。 同員工商談39 / 56在就工作質(zhì)量與生產(chǎn)力問題同員工商談時，單獨溝通是頗為有效的。 不要跑題或忽然轉(zhuǎn)換話題。 力求簡潔如果能做到簡潔，你的報告將清晰易懂。安排調(diào)查時應做到如下幾點。預測在一段時間（一般情況下至少三年）內(nèi)可能發(fā)生的情況與有關(guān)的數(shù)據(jù)，用預測結(jié)果支持你的提議。小提示 78： 運用軟性推銷技巧使人接受你的提議。 講解報告準備口頭講解報告時，問一問自己，這兩點哪一點更重要：引發(fā)聽眾討論還是對聽眾施以影響？如果你要在會上提出一個觀點，應當場把報告分發(fā)給聽眾，如果有條件，可使用視聽設備進行總結(jié)。在報告的主體部分，用論據(jù)論證調(diào)查結(jié)果，論證要按邏輯順序展開，各段落用數(shù)字標明。小提示 72： 毫不猶豫地刪減報告中多余的內(nèi)容。第二，決定你準備付多少錢。 為談判做準備準備越充分，談判成功的可能性越大。信件的結(jié)尾宜清晰、簡潔并表現(xiàn)出積極的態(tài)度。 軟性推銷最好的推銷總是“軟性的”：設法使人產(chǎn)生某種需求，然后對滿足這一需求做出承諾。? 在某些重要場合，公司可以花錢雇人表演和或演講。最好邀請你的最高領(lǐng)導為這類研討會致詞，或作一個不以銷售為目的的報告。無論你計劃運用何種視聽媒介，都要保證其操作技術(shù)簡單易學，并盡可能使用最好的視象材料。如果你計劃用提要式講稿，應使提要簡潔明確。因此，電視會議的效果往往要比電話會議好。如有應遵守的基本規(guī)則，應直接說清。負責咨詢的人員會幫助他找出問題的癥結(jié)。2. 遵守議事日程，并確保你們雙方對最后制定的所有決策取得一致意見。 （指明可利用資源并提出預算建議）? 星期五中午以前完成。日期馬丁女士計劃公司街名城市名親愛的馬丁女士：繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳手冊。 行文清晰要使商務信件的內(nèi)容清晰簡明，關(guān)鍵在于語言表達的簡明扼要。 充分利用技術(shù)優(yōu)勢計算機和信息技術(shù)使員工能夠了解到來自全世界的從金融交易到科學數(shù)據(jù)等各類信息。當要求文件以比郵寄更快的速度被傳遞和回復時，傳真的價值就尤其明顯。 接通電話如不能與合適的人取得聯(lián)系，就無法有效地溝通。遠程銷售員是運用“冷熱電話” （把電話打給陌生人）的專家。反饋可以驗證你是否已理解對方的話，并對他人的言行做出反應。 熱情道別道別時要起身面對對方，保持目光接觸雙手道別比單手相握更顯熱情 傳遞信息主管人員為親自發(fā)送和接收信息而花去大量時間，這方面的溝通往往最重要也最令人滿意。 問候他人眾所周知，問候語應依據(jù)彼此間的關(guān)系而定。制作心智圖時，先寫下一個關(guān)鍵詞或短語，也可在紙的中央畫一幅圖像，這就是心智圖的主題。小提示 23： 趁記憶猶新時重讀筆記。? 從上到下掃視一頁書的中間部位或沿對角線掃視全頁，以求迅速理解文章大意。在讀一本書或一個提議前，如果有目錄、引言、結(jié)論、索引，先瀏覽這些內(nèi)容，然后決定什么必須讀，什么不需讀。語氣不當可能會起反作用。你要一直問下去，直到得到滿意的回答為止。 提問提問方式對于建立良好的溝通基礎(chǔ)十分重要?！翱峙挛覜]有完全領(lǐng)會您的意思。例如：雙手放松相握，目光直接接觸，笑不露齒，坐姿顯得專注。 詮釋對話領(lǐng)悟話語的字面意思，而不要在其隱含意義上做文章。聽到關(guān)鍵詞時默默重復一下，這可以幫助你記住對方的話。加以注意：目光保持接觸，身體前傾，這表明聽者很專注，并樂于幫助說話者。F應該時時注意不要侵入他人的私人空間，以免激起防衛(wèi)性或敵對性的反應。 （中間狀態(tài)）姿勢三：躲閃的目光意在回避，拉耳朵的動作表明心存疑慮，肩部低垂表明缺乏信心，身體側(cè)轉(zhuǎn)意味著拒絕接受他人所說的話。 商標、電影、隨意涂抹、美術(shù)拼貼、色彩配置。因此，多種方式結(jié)合使用，溝通效果更佳。正視對方的眼睛。雖然溝通的最終目的是把信息傳遞給接收者，它卻有著諸如說、寫、聽等多種表達方式。第 1 章 學習基本技巧每個人都以一定方式進行溝通，可是能恰如其分地表達信息的經(jīng)理卻不多，學習一些基本技巧可以使你的表達更加清晰， 改進溝通良好的溝通之于機構(gòu)猶如血液之于生命。微微側(cè)頭，表明你在聆聽。盡管前四種方式獨立運用效果也不錯，但兩種或多種方式結(jié)合使用可以增加趣味性、促進理解并且具有更持久的效果。圖像語言能夠被目標接收者看到幻燈片、照片、圖畫、插圖、圖表、漫畫、表格、錄像、圖像語言因其生動地傳達著有意識或無意識的信息6 / 56的圖像。 （積極）姿勢二：正面注視表明注意力集中，松弛的四肢表明缺乏緊張感。例如，社交聚會上的客人要比在非社交場合相遇的陌生人站得近一些。例如，約翰手放在下巴處表明在評判。問些開放性問題以引導展開討論，回答問題時要注意言簡意賅。? 經(jīng)常插話會使人因表達受阻而感到不悅。如果他們防衛(wèi)性地坐著，微妙地模仿他們坐姿，然后慢慢改為像畫面所示的那種大方的坐姿，以緩和他們的防衛(wèi)心理。 檢查你的理解當你需要對方澄清所說的話，或者你認為自己的話可能已被誤解時，可使用下列語句，然后注意聆聽對方的回答。 首先要聆聽通往成功溝通的三步是：仔細聆聽；回應（如有必要，請對方澄清） ；采取行動。這時候，要知道事先準備好的問題是遠遠不夠的——他人對這些問題的回答未必完整，這些問題本身也會引發(fā)出一些新的問題。例如，說話粗聲大氣可以表示憤怒，輕聲細語可以表示同情。讀得更快時，組的范圍增大，從一組到另一組的移動速度加快。? 可以通過課程或書籍學習快速閱讀。作書面記錄有幾種不同方法，試一試，選取一種最適合你的方法。布贊設計的一種視覺記錄方式。小提示 27： 問候或告別時要起身，坐著不動是沒有禮貌的。如果會議開得并不順利，你仍應大方有禮，但也不必對不成功這一事實遮遮掩掩。 做出反饋反饋是溝通過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。實際上，學習一些竅門并適當實踐后，打電話的技巧往往可以大大改善。小提示 35： 結(jié)束電話留言時要重復姓名和電話號碼。例如，當你不得不傳遞信息給一個會在電話里嘮叨個沒完的人時，使用電子郵件和傳真可以解決這一問題。你也可以利用因特網(wǎng)購買或銷售產(chǎn)品。請一個友好的批評者閱讀一下那些處理棘手問題的信件。對于與該公司潛在的合作前景寫信人努力表現(xiàn)出樂觀態(tài)度。 （講清目標）? 使用公司打字員并索要復印報價表。 要做的事1. 每月至少安排一次與員工的正式的單獨會見。當員工因為某事而郁郁寡歡時，你應對其處境表示同情，并提出你可以為他安排一次會見，為他提供咨詢。 會議開場白必要的介紹之后，應向與會人員講清開會目