【正文】 的、預(yù)期效果與會(huì)議結(jié)束時(shí)間。開(kāi)會(huì)時(shí)，與會(huì)者往往希望（有時(shí)也需要）看到正在發(fā)生什么事。演講就是在表演。新技術(shù)把投影儀與計(jì)算機(jī)連接在一起，從而使這一視聽(tīng)媒介變得方便、快捷并且價(jià)格低廉。舉行外部研討會(huì)時(shí)，可以向顧客和供應(yīng)商介紹公司進(jìn)行了哪些變動(dòng)，也可以利用這類機(jī)會(huì)推銷產(chǎn)品。? 象尊重和關(guān)心供應(yīng)商那樣，尊重并關(guān)心出席研討會(huì)和大型會(huì)議的員。小提示 64： 如果說(shuō)你想作“軟性推銷” ，那么請(qǐng)用提問(wèn)的方式提出觀點(diǎn)。寫信時(shí)應(yīng)注意激發(fā)讀者興趣，論述切中要點(diǎn)，所舉實(shí)例真實(shí)可信。小提示 68： 選擇不同個(gè)性的人組成談判小組。記?。嘿u方的工作就是勸你相信，你們的需求與他們提供的產(chǎn)品恰好吻合。如果有人要求你寫報(bào)告，要保證完稿后的報(bào)告滿足他提出的所有要求。 組織報(bào)告開(kāi)頭幾段應(yīng)闡明寫報(bào)告的目的并概括主要觀點(diǎn)。寫完后通讀報(bào)告，盡可能多作刪減，這有助于提高文章的含金量。 草擬提議闡述提議內(nèi)容解釋做出這一提議的原因以及它將起到作用預(yù)測(cè)所需資源，并表明該提議符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)指定負(fù)責(zé)人，規(guī)定時(shí)限以行動(dòng)計(jì)劃作結(jié)論小提示 77： 問(wèn)一問(wèn)自己：為什么有的提議失敗了，而有的提議卻能成功。你的商務(wù)計(jì)劃應(yīng)表明：你能處理好財(cái)務(wù)問(wèn)題；你已經(jīng)把各種因素考慮在內(nèi)，做出了最好與最壞估測(cè)；如果這一計(jì)劃得以實(shí)施，會(huì)有很多贏利的機(jī)會(huì)。? 查明怎樣才能使提議符合公司的總體戰(zhàn)略要求，以及提議內(nèi)容與目前的活動(dòng)和將來(lái)的計(jì)劃有無(wú)沖突。盡量用最少的字表達(dá)最多內(nèi)涵。要用數(shù)字標(biāo)注段落以便前后互相參照，并隔開(kāi)要點(diǎn)。記?。哼_(dá)成協(xié)議時(shí)，如果讓對(duì)方覺(jué)得他們占了便宜（即使事實(shí)并非如此） ，將對(duì)你很有利。你可以問(wèn)一些引導(dǎo)生問(wèn)題，如“您打算簽約嗎“，這可以使你的態(tài)度更為溫和，同時(shí)還有助于吸引對(duì)方的注意力，獲取與發(fā)出信息，并刺激對(duì)方思考。 ”“這筆生意由我們來(lái)做是再合適不過(guò)的了。小提示 66： 請(qǐng)一位同事閱讀你寫的商務(wù)信件，檢查它們是否清晰明了。要準(zhǔn)備隨時(shí)修訂會(huì)議議程以防會(huì)議超時(shí)。如果能邀請(qǐng)一位客座演說(shuō)家活躍會(huì)場(chǎng)氣氛，將有助于激發(fā)聽(tīng)眾的興趣和熱情。小提示 61： 定期檢查員工是否得到了他們所需要的培訓(xùn)。另外，引聽(tīng)眾發(fā)笑也可以活躍氣氛。寫提要式講稿顯然快得多，圍繞相關(guān)主題安排這 30 分鐘，對(duì)每一主題加以概括，并把有關(guān)材料以提要形式列于每一主題之下。 結(jié)束會(huì)議為自己留出充裕時(shí)間來(lái)結(jié)束會(huì)議。每次會(huì)議都應(yīng)有其最終目標(biāo)。當(dāng)接受輔導(dǎo)的員工贏得了信心，并取得了一定成績(jī)后，他們會(huì)自覺(jué)確立更高的個(gè)人目標(biāo)，以求改進(jìn)工作。 正式會(huì)見(jiàn)非正式會(huì)見(jiàn)沒(méi)有固定程序，正式的單獨(dú)會(huì)見(jiàn)則與其他會(huì)見(jiàn)有相同的規(guī)則：迅速切入正題，嚴(yán)格遵守議事日程，最后作總結(jié)并確保對(duì)方對(duì)結(jié)論表示贊同。介紹情況時(shí)，良好的目光接觸有助于集中注意力小提示 45： 為使員工有機(jī)會(huì)發(fā)揮其主動(dòng)性，書面指示的規(guī)定不應(yīng)過(guò)細(xì)。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。小提示 41： 授權(quán)助理寫日?；匦?。 使用因特網(wǎng)因特網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、組合軟件、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)） 、外聯(lián)網(wǎng)（連接消費(fèi)者和供應(yīng)商的網(wǎng)絡(luò)）一起改變著人類的溝通方式。臺(tái)式或便攜式個(gè)人電腦是經(jīng)理們?cè)谑澜绶秶鷥?nèi)迅速接收和發(fā)送信息的最佳伙伴。要點(diǎn)? 反復(fù)重復(fù)要點(diǎn)——最后要加以強(qiáng)調(diào)。利用電話可創(chuàng)造許多溝通機(jī)會(huì)，要是沒(méi)有電話，這些機(jī)會(huì)將很難獲得。避免誤解的一個(gè)有效辦法是向一個(gè)客觀的評(píng)判者進(jìn)行試講。如果你是主人，記住要感謝他方所作的貢獻(xiàn)，送他們到大樓出口處而不是只送到會(huì)議室門口。要點(diǎn)? 開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)要盡量熱情。In th sm wy tht spdwrtg incrs th spd at whch y wrt nts wth a pn or pncl, y gtly incrs th spd at whth y mk nts usg a wrd prcssr or typwrtr, if tht s hw y prfr t wrk..Whn y spdwrt, th shp f th wrds s unffctd by th dltd vwls, amp。 大約 10 萬(wàn)字。24 小時(shí)后，遺忘率為 80%。慢讀無(wú)助于理解；第二種方法（常被稱為“回讀法” ）則使閱讀速度減半，而理解程度只能增加 3%~7%。問(wèn)：你認(rèn)為公司內(nèi)的溝通狀況是否有所改進(jìn)？答：我認(rèn)為有所改進(jìn)。小提示 18： 開(kāi)會(huì)前列出所有問(wèn)題。最典型的例子是員工意見(jiàn)調(diào)查。 避免偏見(jiàn)在此例中，經(jīng)理正在就一個(gè)新策略征詢?nèi)幌聦俚囊庖?jiàn)。這些都有助于你同對(duì)方建立起融洽的關(guān)系。你也可以在下一次發(fā)問(wèn)時(shí)提供新的解決方案。小提示 11： 恰當(dāng)?shù)陌l(fā)問(wèn)可幫助你得到恰當(dāng)?shù)幕卮稹５糇龅貌缓?，?duì)方可能看出你在隱藏真情實(shí)感。無(wú)論是在面對(duì)大眾的講臺(tái)上還是在面對(duì)面的會(huì)談中，了解如何有效地運(yùn)用手勢(shì)，都可以幫助你有效地傳達(dá)信息。另外，站在一起時(shí)，住在農(nóng)村的人往往比住在市區(qū)的人彼此之間離得遠(yuǎn)些。 通過(guò)身體語(yǔ)言溝通在身體語(yǔ)言中，一個(gè)人的姿勢(shì)是極為重要的。身體語(yǔ)言任何能被目標(biāo)接收者接收到的積極或消極行為。小提示 4：盡量使溝通媒介與信息內(nèi)容相配?？朔系K的第一步就是正視它們的存在。此外，利用公共關(guān)系、廣告、信息技術(shù)和傳媒的一些實(shí)用建議也融于其中。 講求效率能否成功地溝通并做成生意，取決于他人是否理解你的意思，是否能用促進(jìn)交流（使它朝你所希望的方向發(fā)展）的語(yǔ)言加以回應(yīng)。 選擇溝通方式慎重選擇溝通媒介是信息溝通的基礎(chǔ)。小提示 5：盡可能利用視象材料進(jìn)行溝通 選擇溝通方式溝通方式 舉例 功用書面語(yǔ)言在任何一種語(yǔ)言和各種媒體中，書面語(yǔ)言都是文明社會(huì)的基礎(chǔ)。當(dāng)媒體具有交互性時(shí)，就會(huì) 其有用。 克服緊張情緒7 / 56在進(jìn)行演講和參加面試之前，人們往往會(huì)感到緊張，這是很正常的。請(qǐng)注意衣著的整潔得體，在傳統(tǒng)習(xí)慣方面不可出錯(cuò)。如果你確實(shí)需要拍桌子，注意不要讓你的說(shuō)話聲被淹沒(méi)。斜睨的眼神增強(qiáng)了不確定感。把注意力集中于他們講話的內(nèi)容，少說(shuō)話，多使用鼓勵(lì)性的言語(yǔ)和點(diǎn)頭的動(dòng)作。它們可以幫你探查信息的真實(shí)性。我們還經(jīng)常受他人影響，不假思索地接受他人的觀點(diǎn)。聆聽(tīng)的時(shí)候，如果你在準(zhǔn)備如何答復(fù)或考慮接下來(lái)該說(shuō)什么，那你就沒(méi)有集中全部注意力聽(tīng)對(duì)方講話。小提示 17： 問(wèn)開(kāi)放式問(wèn)題，以洞悉他人性格，并鼓勵(lì)對(duì)方作答。封閉性問(wèn)題具體的問(wèn)題，一般用“是”或“不是”回答，也可輔之以適當(dāng)細(xì)節(jié)。 高效率閱讀閱讀和理解的內(nèi)容越多，你了解的情況就越多。舒適的坐姿有助于集中注意力。為了檢查你的理解程度，重讀這部分內(nèi)容（大約用 1 分鐘時(shí)間） ，然后回答下列問(wèn)題：?jiǎn)栴}： 何謂“回讀法”？ 用回讀法閱讀對(duì)理解有何幫助？ 閱讀的平均速度是什么？ 快速閱讀課程的目標(biāo)是什么？ 快速閱讀的速度是多少？ 重讀所有內(nèi)容的主要結(jié)果是什么？16 / 56 在 24 小時(shí)內(nèi)，遺忘率是多少？ 一本一般厚度的書大約有多少字？ 閱讀一本一般厚度的書大約要多久？ 什么時(shí)候記憶力最佳？答案： 重讀材料。試著為每個(gè)要點(diǎn)都寫一句簡(jiǎn)要說(shuō)明，運(yùn)用標(biāo)題和數(shù)字組織記錄。 繪制心智圖 18 / 56把主題置于紙張中心。即使心存敵意，禮貌的開(kāi)端總是明智的。 尋找信息在任何機(jī)構(gòu)中，員工獲取信息的需要與經(jīng)理用恰當(dāng)方式提供信息的能力，都是決定性要素。 處理矛盾不要讓針對(duì)你的消極性身體語(yǔ)言阻礙你。為避免這種情況，方法之一是列一張清單，寫明要討論的所有事項(xiàng)，每說(shuō)完一件事后打上勾號(hào)。如果你要找的人正在開(kāi)會(huì)，問(wèn)清楚他（她）何時(shí)空閑，并講清你何時(shí)再打。然而，電子郵件不能濫用。 加速溝通控制數(shù)量是提高溝通和信息流通的速度與質(zhì)量的最有效方式。小提示 42： 避免使用復(fù)雜生僻的詞和抽象的術(shù)語(yǔ)，這些詞語(yǔ)會(huì)使你的表達(dá)含混不清。 有效地下達(dá)指示在溝通過(guò)程中，一項(xiàng)基本活動(dòng)是向他人解釋委托給他們的任務(wù)，包括任務(wù)之目的、方法與范圍。 授權(quán)大多數(shù)指示都涉及權(quán)力移交問(wèn)題。有些公司每?jī)芍芘e行一次上級(jí)與下屬之間的單獨(dú)會(huì)見(jiàn)，共同討論問(wèn)題、制定目標(biāo)并宣傳考核意見(jiàn)。還應(yīng)保證會(huì)見(jiàn)不受他人和電話干擾。最好邀請(qǐng)另一與會(huì)者發(fā)起討論。 與聽(tīng)眾溝通無(wú)論在舉行演講活動(dòng)，開(kāi)研討會(huì)、開(kāi)大會(huì)還是在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，充分作好演講準(zhǔn)備并作好演講都是大有裨益的。另外，最后一個(gè)要點(diǎn)應(yīng)與第一個(gè)要點(diǎn)遙相呼應(yīng)。如果不看提要你也能講得既流暢又自信，請(qǐng)盡量脫稿演講。如果不用麥克風(fēng)，應(yīng)確保坐在后排的聽(tīng)眾也能聽(tīng)清（如有必要可問(wèn)一問(wèn)他們） 。選擇舉行大型會(huì)議或研討會(huì)的會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會(huì)議或研討會(huì)的會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會(huì)議有哪些要求，然后選擇與會(huì)議的規(guī)模及類型相稱的會(huì)場(chǎng)。你要表現(xiàn)出友好的態(tài)度與令人信服的姿態(tài)，而不是咄咄逼人。熒屏上的數(shù)據(jù)能使你提高辦事效率，并幫助你同對(duì)方成效。小組還應(yīng)提前作至少一次角色預(yù)演。 與供應(yīng)商斡旋與供應(yīng)商談判時(shí)，傳統(tǒng)作法是從多個(gè)供應(yīng)商處索要報(bào)價(jià)單（以便形成有益的競(jìng)爭(zhēng)） ，傾聽(tīng)對(duì)方報(bào)價(jià)，狠狠殺價(jià)并要求對(duì)方大幅度降價(jià)，然后把自己提出的價(jià)格稍稍抬高一點(diǎn)兒，最后在盡可能低的價(jià)格水平上成交。定稿前，保證你所參考的材料至少得到一個(gè)可靠權(quán)威的證實(shí)。小提示 74： 抓住機(jī)會(huì)親自向聽(tīng)眾講解報(bào)告。視覺(jué)形象可使聽(tīng)眾迅速接受報(bào)告內(nèi)容。 自我提問(wèn)這項(xiàng)提議的花費(fèi)多大？會(huì)涉及到哪些人？若這項(xiàng)提議被接受，它將帶來(lái)哪些利益（在經(jīng)濟(jì)、銷售、質(zhì)量等方面）？該項(xiàng)提議應(yīng)怎樣實(shí)施？為什么提議要在此時(shí)提出？你為什么相信提出的計(jì)劃能夠取得成功？ 后續(xù)活動(dòng)分發(fā)提議時(shí)，應(yīng)讓接受者了解你準(zhǔn)備在什么時(shí)間、以什么方式采取后續(xù)活動(dòng)，以及你是否期望他們作書面答復(fù)。有條件的話，在會(huì)上演講時(shí)可使用視聽(tīng)設(shè)備；因?yàn)樘嶙h的視覺(jué)效果越強(qiáng)烈，它獲得通過(guò)的機(jī)會(huì)就越大。例如，在公司內(nèi)，你可提議公司增加在電腦或員工方面的投資。撰寫時(shí)應(yīng)注意避免歧義，如果你對(duì)結(jié)論不十分肯定，應(yīng)講明存在著其他可能性，并鼓勵(lì)讀者自己作判斷。 不要用詞含混，段落不宜過(guò)長(zhǎng)。一種更有效的新做法是選擇最好的供應(yīng)商。 掌握談判技巧談判專家往往把自己的談判策略建立于需求（通常是對(duì)方需求）的基礎(chǔ)上。 推銷點(diǎn)子與概念推銷方面的基本技巧在許多重要的管理工作中都適用。自然的微笑張開(kāi)手掌的手勢(shì)小提示 65： 傾聽(tīng)來(lái)自潛在顧客的反對(duì)意見(jiàn)。預(yù)訂會(huì)場(chǎng)前，應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備是否齊全，如電子設(shè)備和其他設(shè)備（麥克風(fēng)、投影儀等） 、為與會(huì)者準(zhǔn)備的舒適的坐席以及餐飲設(shè)施等。 計(jì)劃召開(kāi)大型會(huì)議大型會(huì)議比研討會(huì)規(guī)模更大，也更正式。 富有成效的培訓(xùn)為員工上培訓(xùn)課是一種重要的溝通形式。介紹信息傳遞信息重復(fù)信息小提示 59： 把演說(shuō)控制在 20~45 分鐘——這是一般人能夠集中注意力的時(shí)段。因此，如32 / 56有可能，應(yīng)該使用視聽(tīng)（AV）設(shè)備。 引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，應(yīng)在加快討論進(jìn)程和所有人都暢所欲言這兩個(gè)極端之間保持一種平衡。實(shí)際上，成功的會(huì)議將極大地促進(jìn)溝通。小提示 49： 傾聽(tīng)員工的心聲。此時(shí)，在書面指示中，你一定要講清受托人的責(zé)任范圍，你希望他向你匯報(bào)些什么內(nèi)容以及你是否會(huì)做出進(jìn)一步指示。小提示 44： 給他人的自主權(quán)寧多毋少。 組織信件組織信件時(shí)可運(yùn)用直郵信件中的若干原則，其具體內(nèi)容如下：? 通過(guò)陳述寫信原由吸引讀信者注意力，恰當(dāng)運(yùn)用幽默；? 通過(guò)激發(fā)讀信者對(duì)信件內(nèi)容的好奇心引起讀信者興趣；? 通過(guò)對(duì)提議或產(chǎn)品富有吸引力的描述，來(lái)激起讀信者的欲望；? 通過(guò)指明參考物與證明人使讀信者相信你寫的內(nèi)容；? 通過(guò)向讀信者解釋你對(duì)他們行為的期望來(lái)刺激他們采取行動(dòng)。信息內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，因?yàn)樾畔⒃胶?jiǎn)明，處理速度越快。要點(diǎn)? 傳真可以是獨(dú)立式并自動(dòng)送紙的，也可以是與個(gè)人電腦連接的。與有關(guān)人員的電話接通后，在掛斷電話前，一定要強(qiáng)調(diào)你的要點(diǎn)（如有必要可反復(fù)強(qiáng)調(diào)） 。微笑——它會(huì)使你的聲音響亮，顯得熱情而又友好依書寫稿講話以免跑題為通話定時(shí)以免耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)22 / 56 留言如果說(shuō)你有留言電話和語(yǔ)音信箱，應(yīng)盡快處理其中等你回復(fù)的留言，最遲不應(yīng)超過(guò) 24小時(shí)。身體前傾有助于清晰地闡明觀點(diǎn)手掌伸開(kāi)的手勢(shì)有助于強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)自我防衛(wèi)性地交叉雙臂挑釁的表情 誠(chéng)懇的做出反應(yīng)你對(duì)員工的言行做出反應(yīng)時(shí)態(tài)度要誠(chéng)懇，這一點(diǎn)至關(guān)重要。如有任何變化會(huì)影響到這些方面，你應(yīng)盡快盡可能直接與員工溝通。遇到陌生人，多數(shù)情況下要主動(dòng)和對(duì)方握手，握手時(shí)要有力，否則會(huì)給人以軟弱無(wú)力之感。小提示 26： 用熒光筆標(biāo)識(shí)要點(diǎn)。一般情況下，可以省略除作首字母用的所有元音，用阿拉伯?dāng)?shù)字代替數(shù)字書寫，并使用標(biāo)準(zhǔn)縮寫，如用amp。 每分鐘 250~300 個(gè)字。如果略讀，可以省去一半時(shí)間。在所有提高閱讀速度和加深理解的方法中，集中注意力是關(guān)鍵。探查事實(shí)提問(wèn)的目的是獲取關(guān)于某一特定主題的信息。提問(wèn)的藝術(shù)在于知道什么時(shí)候該問(wèn)什么問(wèn)題。如果需要對(duì)方進(jìn)行重復(fù)、作進(jìn)一步解釋或提供更多信息，請(qǐng)直接提出要求，不必遲疑。如果你清楚自己有哪些成見(jiàn)，就能更好地傾聽(tīng)別人講的話。 運(yùn)用神經(jīng)語(yǔ)言程式神經(jīng)語(yǔ)言程式（NLP）的基本理論是人們的說(shuō)話習(xí)慣反映其思維方式。者講話背后的動(dòng)因。手臂環(huán)繞身體是自我安慰的表現(xiàn)處于矛盾中：緊閉的雙眼和扶鼻的動(dòng)作表明聽(tīng)到對(duì)方的話時(shí)內(nèi)心充滿混亂和矛盾。例如，在私下會(huì)面時(shí)，通過(guò)同事把手放在面頰或下巴上的動(dòng)作，你可以知道他（她）在聽(tīng)你講話時(shí)正在對(duì)你進(jìn)行評(píng)價(jià)。在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前，對(duì)鏡檢查一下外表，以保證你的頭發(fā)整齊。因此，在一定程度上，緊張是由于腺體把腎上腺激素分泌到血液中引起的。就可能越有效。書面語(yǔ)言是組織間進(jìn)行溝通的基礎(chǔ)。如果你追求的是快速和便利，不妨選擇口頭語(yǔ)言；如果你追求的是像打印的文件那樣持久和有序，不妨選擇書面語(yǔ)言，它將使對(duì)方經(jīng)反復(fù)思考后做出答復(fù)。在管理中，通過(guò)溝通可以處理事務(wù)、