【正文】 計(jì)劃書的設(shè)計(jì)：確保你的商務(wù)計(jì)劃形式正規(guī)化：有標(biāo)題頁與目錄頁，并且有封面、封底，裝訂精良。預(yù)測在一段時間（一般情況下至少三年）內(nèi)可能發(fā)生的情況與有關(guān)的數(shù)據(jù)，用預(yù)測結(jié)果支持你的提議。 撰寫商務(wù)計(jì)劃如果為了創(chuàng)建企業(yè)而申請一筆資金，愿意向你提供資金的借方很可能要看你的商務(wù)計(jì)劃。有條件的話，在會上演講時可使用視聽設(shè)備；因?yàn)樘嶙h的視覺效果越強(qiáng)烈，它獲得通過的機(jī)會就越大。 自我提問這項(xiàng)提議的花費(fèi)多大？會涉及到哪些人？若這項(xiàng)提議被接受，它將帶來哪些利益（在經(jīng)濟(jì)、銷售、質(zhì)量等方面）？該項(xiàng)提議應(yīng)怎樣實(shí)施？為什么提議要在此時提出？你為什么相信提出的計(jì)劃能夠取得成功？ 后續(xù)活動分發(fā)提議時，應(yīng)讓接受者了解你準(zhǔn)備在什么時間、以什么方式采取后續(xù)活動，以及你是否期望他們作書面答復(fù)。你的提議應(yīng)充滿積極樂觀的態(tài)度——你的熱情會使讀者相信42 / 56你有能力把提議中所述的前景變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。小提示 78： 運(yùn)用軟性推銷技巧使人接受你的提議。? 收集所需信息以支持提議，并準(zhǔn)備進(jìn)入下一階段——安排提議的結(jié)構(gòu)。? 查明應(yīng)考慮哪能些方面（資金、人力資源或法律問題等） ，并了解這些方面會給公司帶來什么影響。安排調(diào)查時應(yīng)做到如下幾點(diǎn)。 為寫提議作調(diào)查為了成功，所有項(xiàng)目都應(yīng)與組織的總體目標(biāo)保持一致。例如，在公司內(nèi)，你可提議公司增加在電腦或員工方面的投資。視覺形象可使聽眾迅速接受報告內(nèi)容。在這種情況下，開會前你一定要做好充分準(zhǔn)備，以便解答聽眾提出的問題并處理反對意見。 講解報告準(zhǔn)備口頭講解報告時，問一問自己，這兩點(diǎn)哪一點(diǎn)更重要：引發(fā)聽眾討論還是對聽眾施以影響？如果你要在會上提出一個觀點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)場把報告分發(fā)給聽眾，如果有條件，可使用視聽設(shè)備進(jìn)行總結(jié)。報告的每一部分前可以寫一段簡短的摘要。盡量用簡單的句子代替復(fù)雜的長句。 力求簡潔如果能做到簡潔，你的報告將清晰易懂。最重要的是要從讀者的角度出發(fā)考慮問題，想一想他們是否能夠理解你的意思？如有可能，分發(fā)報告前請一位朋友或同事審閱。撰寫時應(yīng)注意避免歧義，如果你對結(jié)論不十分肯定，應(yīng)講明存在著其他可能性，并鼓勵讀者自己作判斷。小提示 74： 抓住機(jī)會親自向聽眾講解報告。下劃線和黑體字可以用來表示強(qiáng)調(diào)。在報告的主體部分，用論據(jù)論證調(diào)查結(jié)果，論證要按邏輯順序展開，各段落用數(shù)字標(biāo)明。沒有對參考資料進(jìn)行仔細(xì)核對前，不要匆忙將報告付印。不要在證據(jù)不足時下結(jié)論。 不要跑題或忽然轉(zhuǎn)換話題。 不要濫用單數(shù)第一人稱代詞“我” ，不要表現(xiàn)出個人偏見。 不要用詞含混，段落不宜過長。定稿前，保證你所參考的材料至少得到一個可靠權(quán)威的證實(shí)。 為寫報告作調(diào)查如果你想?yún)R報自己參加的某項(xiàng)活動，應(yīng)核查每個細(xì)節(jié)以確保報告的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。小提示 72： 毫不猶豫地刪減報告中多余的內(nèi)容。報告的內(nèi)容要正確，結(jié)構(gòu)要合理并要得出確定的結(jié)論。如果你要對付的是一個老練的職業(yè)談判家（可能牽涉到某一工會） ，他們的要求超過了你為自己設(shè)定的上限，這時應(yīng)冷靜沉著，集中精力將談判結(jié)果維持在你設(shè)定的限定內(nèi)。 同員工商談39 / 56在就工作質(zhì)量與生產(chǎn)力問題同員工商談時，單獨(dú)溝通是頗為有效的。這種談判方法不是僅在價格問題上做文章，而是先談妥可靠性及其他一些與價格無關(guān)的問題，然后再討論實(shí)際價格。一種更有效的新做法是選擇最好的供應(yīng)商。 與供應(yīng)商斡旋與供應(yīng)商談判時，傳統(tǒng)作法是從多個供應(yīng)商處索要報價單（以便形成有益的競爭） ，傾聽對方報價，狠狠殺價并要求對方大幅度降價，然后把自己提出的價格稍稍抬高一點(diǎn)兒，最后在盡可能低的價格水平上成交。在這種談判中，先開價的一方往往處于劣勢，所以應(yīng)爭取讓對方先開價。第二，決定你準(zhǔn)備付多少錢。第一，確定你所需要的是什么（而不是你想要的） 。 談判步驟戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)設(shè)計(jì)提出建議表明立場并展開辯論討價還價總結(jié)并達(dá)成協(xié)議小提示 69： 考慮最理想的結(jié)果是怎樣的，然后考慮如何才能取得這樣的結(jié)果。時時注意把敵對意見轉(zhuǎn)化為合作態(tài)度。抓住時機(jī)是很關(guān)鍵的。 掌握談判技巧談判專家往往把自己的談判策略建立于需求（通常是對方需求）的基礎(chǔ)上。小組還應(yīng)提前作至少一次角色預(yù)演。你要想好，該派一個人還是一個小組呢？如果派一個小組，哪些人在一起能構(gòu)成最佳組合？談判前，應(yīng)確保談判小組已對問題進(jìn)行了徹底調(diào)查，并確定了立場。 為談判做準(zhǔn)備準(zhǔn)備越充分，談判成功的可能性越大。在各種類型的管理工作中，這種技巧都是至關(guān)重要的，所以你應(yīng)盡量提高這種技巧。 ” 成功談判要進(jìn)行談判，首先要掌握一流的溝通技巧。 ”“我們沒有太多時間考慮這一提議——應(yīng)該當(dāng)機(jī)立斷。下次當(dāng)你勸說別人接受自己的想法時，你不妨試一試下面的軟性或硬性推銷術(shù)語：“那天同您談過后，我產(chǎn)生了這樣的想法。 推銷點(diǎn)子與概念推銷方面的基本技巧在許多重要的管理工作中都適用。熒屏上的數(shù)據(jù)能使你提高辦事效率，并幫助你同對方成效。 利用計(jì)算機(jī)個人電腦已發(fā)展成為一種得力的推銷工具。信件的結(jié)尾宜清晰、簡潔并表現(xiàn)出積極的態(tài)度。無論用長信還是短信，在信的開頭你都應(yīng)闡明寫信目的。 運(yùn)用書面材料推銷運(yùn)用書面材料推銷，無論是通過郵件推銷產(chǎn)品還是向同事“推銷”提議，往往遵循著一些似乎相互矛盾的規(guī)則。其策略如下：? 提出所謂“最后”報價；? 強(qiáng)調(diào)機(jī)不可失；? 指明競爭形勢；? 做出不容妥協(xié)、毫不含糊的提議；? 要求對方當(dāng)場表態(tài)。 硬性推銷傳統(tǒng)的硬性推銷法是通過把人逼到一定位置，強(qiáng)迫他人做出決定的方式進(jìn)行推銷。自然的微笑張開手掌的手勢小提示 65： 傾聽來自潛在顧客的反對意見。你要表現(xiàn)出友好的態(tài)度與令人信服的姿態(tài)，而不是咄咄逼人。軟性推銷技巧包括：? 通過提問與聆聽了了解情況，而不是輕下斷言；? 稍停片刻，讓他人有機(jī)會回答；? 如果遇到反對意見，要表示你能夠理解——實(shí)際上仍堅(jiān)持自己的觀點(diǎn)，直到你的觀點(diǎn)被對方接受為止。 軟性推銷最好的推銷總是“軟性的”：設(shè)法使人產(chǎn)生某種需求，然后對滿足這一需求做出承諾。在所有商務(wù)場合，均可運(yùn)用銷售技巧贏得他人的贊同與支持，獲得資源或說服他人放棄反對意見。不要忘記通過征求反饋意見來檢查會議是否成功。不要邀請無關(guān)緊要的人物出席會議。不要讓與會者在未做準(zhǔn)備的情況下作即興演講。預(yù)訂會場前，應(yīng)檢查會場設(shè)備是否齊全，如電子設(shè)備和其他設(shè)備（麥克風(fēng)、投影儀等） 、為與會者準(zhǔn)備的舒適的坐席以及餐飲設(shè)施等。選擇舉行大型會議或研討會的會場時，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會議或研討會的會場時，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會議有哪些要求，然后選擇與會議的規(guī)模及類型相稱的會場。小提示 63： 選擇新會場時要聽聽別人的建議。? 在某些重要場合，公司可以花錢雇人表演和或演講。? 輔以視聽技術(shù)，信息接收效果會更佳。應(yīng)讓每一個將要發(fā)言的人了解自己何時發(fā)言以及發(fā)言時間的長短。像其他類型的大型會議一樣，這類年會要求一流的會場、職業(yè)演說家的演說、效果絕佳的會場布置與視聽設(shè)備以及周密的計(jì)劃，還應(yīng)提前指定在會上發(fā)言的人。會議的目標(biāo)是制定議程的基礎(chǔ)，并決定著討論話題的轉(zhuǎn)換。 計(jì)劃召開大型會議大型會議比研討會規(guī)模更大，也更正式。如果不用麥克風(fēng)，應(yīng)確保坐在后排的聽眾也能聽清（如有必要可問一問他們） 。 研討會上的發(fā)言如果你要在內(nèi)部或外部研討會發(fā)言，發(fā)言前應(yīng)先向組織者詢問其他發(fā)言人將講些什么內(nèi)容，這樣就能保證你們的發(fā)言不致重復(fù)。最好邀請你的最高領(lǐng)導(dǎo)為這類研討會致詞，或作一個不以銷售為目的的報告。如果是內(nèi)部研討會，只邀請相關(guān)人員參加，請高級經(jīng)理參加往往大有裨益。34 / 56 舉行研討會內(nèi)部研討會與講習(xí)班在某些領(lǐng)域?yàn)閱T工提供培訓(xùn)，這些領(lǐng)域?qū)τ诮M織而言是至關(guān)重要的。學(xué)員對培訓(xùn)課程本身所做出的反饋對于檢測這次培訓(xùn)是否有意義至關(guān)重要。用幾天時間到辦公室以外的地方進(jìn)行集中培訓(xùn)，效果最佳。 富有成效的培訓(xùn)為員工上培訓(xùn)課是一種重要的溝通形式。如果不看提要你也能講得既流暢又自信，請盡量脫稿演講。 成功地演講演講時你應(yīng)運(yùn)用積極的身體語言。無論你計(jì)劃運(yùn)用何種視聽媒介，都要保證其操作技術(shù)簡單易學(xué)，并盡可能使用最好的視象材料。而運(yùn)用了色彩和圖像（包括移動圖像）的視聽媒介則最具感染力。 運(yùn)用視聽媒介迄今為止，35 毫米幻燈機(jī)與投影儀仍是最常用的視覺媒介。與聽眾保持目光接觸，通過向個別聽眾或全體聽眾提問來鼓勵他們參與，這些做法均會收到良好效果。講話時，視線應(yīng)落到聽眾的中心，大約33 / 56在從末排起算的三分之二處。介紹信息傳遞信息重復(fù)信息小提示 59： 把演說控制在 20~45 分鐘——這是一般人能夠集中注意力的時段。另外，最后一個要點(diǎn)應(yīng)與第一個要點(diǎn)遙相呼應(yīng)。演講時可以參考提要，但切忌原封不動地閱讀講稿。如果你計(jì)劃用提要式講稿，應(yīng)使提要簡潔明確。 講清要點(diǎn)書面材料中，多次重復(fù)往往不妥，而在演說中，重復(fù)卻是必不可少的。如果使用視聽設(shè)備，為每個主題安排3 分鐘（30 分鐘講完 10 個主題） ，否則為每個主題安排 1~2 分鐘。作 30 分鐘的演講，講稿大約 4800 字，寫講稿需用幾小時。小提示 57： 作好準(zhǔn)備（至少是心理準(zhǔn)備） ，以備視聽設(shè)備萬一失靈。因此，如32 / 56有可能，應(yīng)該使用視聽（AV）設(shè)備。 與聽眾溝通無論在舉行演講活動，開研討會、開大會還是在進(jìn)行培訓(xùn)時，充分作好演講準(zhǔn)備并作好演講都是大有裨益的。 召開電視會議電視會議使每一個與會者都能觀察到講話人的身體語言和面部表情。因此，電視會議的效果往往要比電話會議好。 通過熒屏溝通雖然電視會議不能代替面對面會議，它卻是后者的有益補(bǔ)充。會議結(jié)束前，要總結(jié)討論結(jié)果，并檢查他人是否贊同你所得出的結(jié)論；還應(yīng)安排好未竟事宜（包括指定專門人員負(fù)責(zé)此事） ；最后應(yīng)安排實(shí)施所制定的決策的步驟，也就是會后應(yīng)采取的行動。小提示 55： 一定要遵守議事日程上規(guī)定的時限。為避免這種情況，應(yīng)保證身邊有一塊表或一個鐘，以便計(jì)時。 引導(dǎo)會議進(jìn)程在會議進(jìn)行過程中，應(yīng)在加快討論進(jìn)程和所有人都暢所欲言這兩個極端之間保持一種平衡。最好邀請另一與會者發(fā)起討論。如果以前曾經(jīng)召開過一次有關(guān)會議，那么會議記錄須提交大家討論并通31 / 56過，但不要討論議事日程上已列出的內(nèi)容。如有應(yīng)遵守的基本規(guī)則，應(yīng)直接說清。小提示 53： 如果你擔(dān)任主持人，不應(yīng)操縱會議來謀取私利。即使不能達(dá)成最后決議，至少應(yīng)制定一個行動計(jì)劃。 為開會準(zhǔn)備為開會做準(zhǔn)備時，有四個關(guān)鍵性問題需要問問自己：會議內(nèi)容是什么？開這次會的目的是什么？會議開得成功的標(biāo)志是什么？應(yīng)該邀請哪些人參加？這些問題將幫助你判斷這次會議有沒有必要召開。小提示 51： 會議開始前分發(fā)所有相關(guān)資料。實(shí)際上，成功的會議將極大地促進(jìn)溝通。還應(yīng)保證會見不受他人和電話干擾。例如，當(dāng)一段假期有助于解決員工面臨的問題時，你應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)假。負(fù)責(zé)咨詢的人員會幫助他找出問題的癥結(jié)。如果你既未受過這方面的訓(xùn)練又無經(jīng)驗(yàn)，則應(yīng)把向員工提供咨詢的工作留給專業(yè)人員去做，他們會幫助人們正視問題并解決問題。小提示 50： 留心員工面臨的問題，因?yàn)檫@些問題可能會影響到他們的工作。作為經(jīng)理，應(yīng)主動幫助員工確立工作目標(biāo)，不時鼓勵員工向更高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)發(fā)，并討論員工的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)。 輔導(dǎo)員工優(yōu)秀的管理人員就像優(yōu)秀的教練員一樣，他們了解員工的潛能，熟知應(yīng)如何鼓勵員工改進(jìn)工作，如何提高員工的知識水平。小提示 49： 傾聽員工的心聲。有些公司每兩周舉行一次上級與下屬之間的單獨(dú)會見，共同討論問題、制定目標(biāo)并宣傳考核意見。小提示 48： 記?。焊挥谐晒臅h才是成功的。2. 遵守議事日程，并確保你們雙方對最后制定的所有決策取得一致意見。但有一點(diǎn)須牢記：一定程度的對抗不僅是有益的，也是不可避免的。在單獨(dú)會見中，經(jīng)理與下屬間的關(guān)系很容易陷入一方命令，一方遵從的模式。29 / 56小提示 47： 要求所有應(yīng)邀出席會議的人提前作好充分準(zhǔn)備。 單獨(dú)溝通同員工的會見可以是作為工作內(nèi)容的一部分的正式會見，也可以是為解決任何一方所提出的個別問題而安排的非正式會見。此時，在書面指示中，你一定要講清受托人的責(zé)任范圍，你希望他向你匯報些什么內(nèi)容以及你是否會做出進(jìn)一步指示。 授權(quán)大多數(shù)指示都涉及權(quán)力移交問題。 （指出為實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)應(yīng)采取的行動）? 把問卷交給我審批，然后發(fā)給各部門主管。 （指明可利用資源并提出預(yù)算建議）? 星期五中午以前完成。書面指示? 制作問卷，調(diào)查員工對餐飲部的看法。28 / 56 編寫書面指示介紹任務(wù)時，應(yīng)商定你們中將由誰把談話內(nèi)容整理成書面材料。 提供信息如果你把一份書面介紹材料交給同事或顧客，同他（她）詳談以擴(kuò)充或澄清有關(guān)要點(diǎn)，檢查他（她）是否已完全理解。如果涉及到顧客，它就兼有匯報與行動計(jì)劃的性質(zhì)：既要詳述行動細(xì)節(jié)，又要闡明顧客需充當(dāng)?shù)慕巧?。小提?44： 給他人的自主權(quán)寧多毋少。 有效地下達(dá)指示在溝通過程中，一項(xiàng)基本活動是向他人解釋委托給他們的任務(wù)，包括任務(wù)之目的、方法與范圍。期待您的回音，并希望在不久的將來能同您會面。日期馬丁女士計(jì)劃公司街名城市名親愛的馬丁女士：繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳手冊。這是因?yàn)椤瓕懶耪卟辉纲M(fèi)神查明聯(lián)系人語義含混有語法錯誤與錯別字信件超過一頁寫信人提供了無關(guān)信息 一封成功的信這封信內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，切中要點(diǎn)。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。親愛的先生/女士：我已間接獲悉你在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。信件內(nèi)容缺乏全面考慮。 組織信件組織信件時可運(yùn)用直郵信件中的若干原則，其具體內(nèi)容如下：? 通過陳述寫信原由吸引讀信者注意力，恰當(dāng)運(yùn)用幽默；? 通過激發(fā)讀信者對信件內(nèi)容的好奇