【文章內(nèi)容簡介】 其要注意。業(yè)務(wù)洽談結(jié)束之后送禮是合適的。但是一般不能太貴重，有紀(jì)念意義就好。 中國的禮節(jié)是站起來用雙手就收禮物，就到禮品后不能打開包裝，以避免有重禮輕情之嫌。在國內(nèi)，與國人之間交往時(shí)，我們還是要遵守這一習(xí)慣。西方人的禮節(jié)是當(dāng)面打開包裝。不論中外收到禮物都要道謝。⑴與受禮者的關(guān)系 私人送禮，特別是不同性別的人之間送禮，如果不分親屬關(guān)系，有時(shí)反而會(huì)失禮。⑵明確送禮原因⑶了解受禮者的特點(diǎn) 送外國人禮品當(dāng)然是選有中國特色的，但也要因人而異。文房四寶固然高雅，可是送給西方人就沒有意義，他們不懂也不會(huì)欣賞，而送給日本人、韓國人就很合適，他們會(huì)欣賞。中國的字畫獨(dú)具特色，很多西方人也很喜歡，但是應(yīng)該送裱裝好的，給他們講解所送字畫的含義，并教給他們?nèi)绾螒覓?、如何保存。⑷?jīng)濟(jì)方面的限定辦公環(huán)境管理1辦公模式的種類:一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠(yuǎn)程工作；③虛擬辦公室；④臨時(shí)辦公桌；⑤彈性時(shí)間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。2.⑴在家辦公適合哪幾類人：①一些研發(fā)部門的科技人員②不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，可安排在家工作在家工作模式的管理方法①組織可以要求在家工作人員在電子工作日志上記錄工作時(shí)間和工作情況，以掌握每個(gè)人的工作進(jìn)度，保證工作質(zhì)量和完成時(shí)間。②組織可以通過第七會(huì)議要求在家工作人員去辦公室參加活動(dòng)③在家工作人員的上司應(yīng)經(jīng)常與之聯(lián)系，要求督察員工的工作。⑵彈性時(shí)間工作模式的管理方法 彈性時(shí)間工作模式只適用于某些部門⑶虛擬辦公室改變了工作環(huán)境的焦點(diǎn)⑷臨時(shí)辦公桌 由于在家工作、遠(yuǎn)程工作、彈性時(shí)間工作及兼職工作人員沒有活不需要有固定的辦公桌，來到企業(yè)工作時(shí)，可臨時(shí)安排空閑的工作位置辦公。⑸彈性時(shí)間已經(jīng)引入許多企業(yè)，作為提供靈活工作時(shí)間和激勵(lì)員工的方式⑹兼職工作 典型例子是一個(gè)人擁有管理、記賬和IT技能，在自己經(jīng)營的基礎(chǔ)上，在提供這種技能給不同的單位。⑺交叉工作系由兩個(gè)人分擔(dān)全部時(shí)間的工作，他們一起工作，共同管理這個(gè)工作并完成任務(wù)，兩人重疊的時(shí)間可以交換信息和更新進(jìn)展。3. 導(dǎo)致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費(fèi)用過高（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時(shí)段的困難（3）高科技的發(fā)展使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源（5）企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。（6）一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。（7）在寬松的社會(huì)環(huán)境中工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式。（圖） ①辦公模式的選擇要慎重②在新的辦公模式實(shí)施前，要建立一套與之適應(yīng)的管理措施，而不能用管理傳統(tǒng)辦公模式的方法來管理新的辦公模式。，使傳統(tǒng)辦公室的時(shí)間和空間概念北延伸，人們可以在任何地點(diǎn)任何時(shí)間進(jìn)行工作。:兩種方法間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。10. 不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求 （1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算?？臻g越大，費(fèi)用越高。⑵開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個(gè)工作位置的組合。工作位置可能用屏風(fēng)分開，以吸收噪音和區(qū)分不同的工作組。開放式辦公室具有如下特點(diǎn)：①不設(shè)個(gè)人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級(jí)別主要不用辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。⑶財(cái)務(wù)部應(yīng)該設(shè)置在安全和保密的封閉式辦公室中。11.⑴分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求①面積、空間大小。②人員流通的頻率。③聲音對(duì)辦公效率的影響。④需要設(shè)備及家具量的多少。⑵.設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。⑶.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。當(dāng)計(jì)劃辦公室裝飾時(shí)，應(yīng)該考慮下列因素：顏色特定的顏色促進(jìn)平靜的工作氣氛；植物會(huì)使辦公室讓人感到受歡迎；圖片能使裸露的墻壁更吸引人，有關(guān)團(tuán)隊(duì)的鼓勵(lì)標(biāo)語和成果圖片，能表現(xiàn)一個(gè)公司的團(tuán)隊(duì)精神。⑷.注意采光、溫度和通風(fēng)①自然光是非常好的光源②辦公室溫度控制在20℃~25℃為宜 部門之間的工作聯(lián)系應(yīng)符合工作的需要和保密的需要；隨著組織的變化，設(shè)計(jì)上要講究靈活性辦公室日常事務(wù)管理1. 改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡。2. 工作程序: 無論是復(fù)雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個(gè)基本步驟：定義→評(píng)價(jià)→分析→改進(jìn)→實(shí)施 第一步：確定問題；第二步：分析有關(guān)資料；第三步：確定造成問題的可能原因；第四步：提出可能的解決方案（詳見圖）：⑴工作流程不應(yīng)該受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛⑵流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)⑶福建的次數(shù)越少越理想5. 工作流程分析改進(jìn)的基本步驟: 工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡要地概括為需要回答的3個(gè)問題：①我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？②應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)）？③如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）？，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡量控制。每一個(gè)組織有責(zé)任保證在其辦公地點(diǎn)工作人員、來訪者工作的安全，使所有突發(fā)事件的危險(xiǎn)最小化。7. 突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi)；②傷害；③疾??；④炸彈威脅或恐慌。8. 處理突發(fā)事件的原則:（1）快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展。任何危機(jī)的發(fā)生和發(fā)展過程均可分為突發(fā)期、擴(kuò)散期、爆發(fā)期和衰退期4個(gè)階段。（2）以人為本，保護(hù)公眾利益。（3）公開透明，真誠面對(duì)公眾。（4）重塑形象，置之死地而后生9. .事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點(diǎn)；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。10. 如果事故中有人受傷，涉及的每一個(gè)人都要填寫一張《工傷情況報(bào)告表》，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。填寫《工傷情況報(bào)告表》的目的是為了記錄受傷人的基本情況和事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、傷害的細(xì)節(jié)以及事故發(fā)生時(shí)采取的行動(dòng)和急救處理。：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點(diǎn)。（4）事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故的看法，（5）進(jìn)行的急救行動(dòng)和醫(yī)療處理的情況，包括由誰進(jìn)行。（6）必要時(shí)還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（7）填寫表格的人員簽名和日期。12. 突發(fā)事件的預(yù)防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測試編寫的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)。（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況，如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)。13. 突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施是：（1）準(zhǔn)備清除的書面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理情況。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備。（詳見圖）14. 處理突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場。（2）查找問題的原因。（3）成立臨時(shí)指揮中心。（4）控制源頭，釜底抽薪。（5）召開新聞發(fā)布會(huì)⑴一定要將供電電源切斷后再滅火，堅(jiān)持“先斷電，后滅火”的原則⑵如遇電視機(jī)著火，及時(shí)關(guān)掉電視機(jī)、甚至拔下插頭，機(jī)內(nèi)的元件仍然很熱，可能蹦出熱焰及產(chǎn)生毒氣，熒光屏、顯像管也可能爆炸。如遇電腦著火，電腦也有同樣的危險(xiǎn)，故應(yīng)付的方法相同。⑶電視機(jī)或電腦若散發(fā)出橡膠或塑料的氣味，或冒出白眼，應(yīng)馬上拔掉插頭，必須經(jīng)專業(yè)人員檢查后才可再用。電視機(jī)開始冒煙或起火，應(yīng)馬上拔掉插頭或關(guān)掉總開關(guān)，然后用是地毯或棉被蓋住電視機(jī)，這樣既能阻止煙火蔓延，一旦爆炸，也可擋住熒光屏的玻璃碎片。⑷切勿向失火的電視機(jī)或電腦潑水，因?yàn)闇囟韧唤禃?huì)使熾熱的顯像管爆裂。、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作。因此，秘書要圍繞中心，突出重點(diǎn)，根據(jù)上司的工作習(xí)慣和重視程度來確定督查工作任務(wù)。17. 秘書督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性18. 督查工作具有明顯的政策性、全局性和復(fù)雜性督查工作的原則有：（1）實(shí)事求是的原則；（2）主動(dòng)性的原則；（3）分層次落實(shí)原則；通過督查促進(jìn)決策和上司指示的落實(shí)，是督查工作的本質(zhì)要求和基本目的，也是督查工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿；（4）時(shí)效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。19. 督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；主要用于情況比較緊急而內(nèi)容比較簡單的督查事項(xiàng)；（3）專項(xiàng)督查；（4）會(huì)議督查；（5）調(diào)研督查。20. 工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)