【正文】 的任務(wù)；二是利用者提出要求；三是根據(jù)工作需要自主選擇。屬于三次信息開發(fā)。（3）目錄編制。二次信息開發(fā)，是對一次信息進行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進行概括了解。，減少資源浪費，合理地調(diào)配和利用辦公室資源，提高辦公室資源的使用效率。是指承襲上年度的經(jīng)費，再加上一定比例的變動。（4）經(jīng)濟合理性原則。：即公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。：是指從組織外部購買該設(shè)備，從面獲得設(shè)備的使用權(quán)。 ：通常的工作計劃中都要指明一段時期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團隊的現(xiàn)實狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。 （8） 明確工作進展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。23. 制定工作計劃的方法: （1） 根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務(wù)。因此，秘書要圍繞中心，突出重點，根據(jù)上司的工作習(xí)慣和重視程度來確定督查工作任務(wù)。（3）成立臨時指揮中心。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。填寫《工傷情況報告表》的目的是為了記錄受傷人的基本情況和事故發(fā)生的時間、地點、傷害的細節(jié)以及事故發(fā)生時采取的行動和急救處理。每一個組織有責(zé)任保證在其辦公地點工作人員、來訪者工作的安全，使所有突發(fā)事件的危險最小化。②人員流通的頻率。10. 不同辦公室布局的設(shè)計要求 （1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源。（圖） ①辦公模式的選擇要慎重②在新的辦公模式實施前，要建立一套與之適應(yīng)的管理措施，而不能用管理傳統(tǒng)辦公模式的方法來管理新的辦公模式。2.⑴在家辦公適合哪幾類人：①一些研發(fā)部門的科技人員②不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，可安排在家工作在家工作模式的管理方法①組織可以要求在家工作人員在電子工作日志上記錄工作時間和工作情況，以掌握每個人的工作進度，保證工作質(zhì)量和完成時間。西方人的禮節(jié)是當(dāng)面打開包裝。 買好禮物之后，要把上面粘貼的價格標(biāo)簽撕掉，包裝是禮品的一部分不能忘記，選擇包裝紙時，要注意上面的花紋，字及顏色。所有信仰基督教的國家和民族都有這樣的忌諱。特別是出席晚上的宴會，男士穿深色西裝，女士穿晚禮服或單色長裙、中式旗袍。采藥沒有冷餐會那樣豐富，除酒水之外，主任常常準備一些小點心、三明治、小香腸、炸春卷等食品，用手或牙簽取用，一兩口就可以吃完。如果沒有大勺，可以用叉子尖地主碗壁轉(zhuǎn)動。先用叉子叉住食物，然后用刀切下一小塊，左手插住放入口中。④退席禮節(jié) 女主人把餐巾略加折疊，放在桌子上。⑶入席、退席禮節(jié)①客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席。招待用的飲料各國不一，反映著不同的文化和習(xí)慣。雙邊會談時，賓主相對而坐，以正門為準，檔會談長桌平行于正門時，住房背對正門，客方面對正門。 區(qū)別：通常會談比會見的時間長，內(nèi)容也較為正式。一般的習(xí)慣是：首先按照來賓的身份、職務(wù)的高地排列；身份相同者，按國家地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列；名稱的第一個字母相同者，再按某種時間順序排列。照顧女性、幫助女性，是男性的職責(zé)，是基本的教養(yǎng)；⑥入鄉(xiāng)隨俗，到了哪個地方，就要遵守法當(dāng)?shù)氐牧?xí)俗禮儀，這就是“入鄉(xiāng)隨俗”。5 評價會議是否成功，首先要分析確定影響會議效果的因素有哪些。5 影響會議成效的原因：A、會議多、長、高、大。C、會議的主持者。4 提出會議預(yù)算方案，首先要以成本觀念、時間觀念、效率觀念為指針，盡量減少會議的有形和無形支出，控制會議的數(shù)量，壓縮會議的時間。3 會議按計劃進行的程序：了解議題和議程，準時宣布開會，有效引導(dǎo)議題。3 擬定會議應(yīng)急方案時應(yīng)注意的事項：A、住宿安排要妥善。2 會議文件審核的方法：對校法，折校法，讀校法。2 影響會議質(zhì)量的因素：溫度和濕度、光線、空氣流通、安靜程度、家具舒適度、會間休息等，還有會議所需文具、茶水、毛巾等是否齊全。1 表彰總結(jié)會議座位安排：被表彰、受獎勵的對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。場內(nèi)會議設(shè)備要落實專業(yè)技術(shù)人員調(diào)試、檢測。 視頻會議的要求：A、發(fā)出開會信息。 電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。 確定會議主題的要素：有切實的依據(jù)、必須結(jié)合本單位的實際、有明確的目的。 視頻會議的特點：A實現(xiàn)了聲音和圖像同時傳送。D、設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備。1 會議籌備方案的制定程序：組建會議籌備委員會，分成籌備小組，形成籌備方案，領(lǐng)導(dǎo)審核方案。1 大型會議在禮堂、會堂、體育場館舉行，采取大小方形和半圓形。2 對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正：A先要對問題的性質(zhì)和范圍進行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程度。3 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機：會議籌備階段，會中階段，會后階段。D、交通保障應(yīng)落實到位。4 多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻計獻策的議題建議放在會議前半部分進行。B、檢查各個小組的分工執(zhí)勤情況。F、會議的決議情況和今后的工作任務(wù)布置。D、組織者組織不當(dāng)。C、特別注意選擇地點。涉外接待遵循的正是國際禮儀。①發(fā)出邀請（規(guī)格對等的含義是在涉外邀請時，我方出面進行邀請的人士的職務(wù)、地位、身份應(yīng)當(dāng)大體上與被邀請者的職務(wù)、地位、身份相當(dāng)。⑴約定 會見會談一般均經(jīng)雙方事先約定，賓主雙方均可提出會見要求⑵通知對方有關(guān)事項⑶準備工作①了解背景資料：與外賓會見會談，應(yīng)了解對方的背景資料、可能提出的問題，以及習(xí)俗禁忌、禮儀特征等②會見會談的地點選擇、布置和檢查 一般公務(wù)性會見大多在會客室進行。同時主方應(yīng)限于客人到達會場，客人到達時，主方應(yīng)迎接。⑹送別客人①宴請環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方。商務(wù)宴請可能沒有女主人，那么雙方身份最高者就最先入席。⑷餐具的使用方法與席間禮節(jié) 西餐百態(tài)很講究。②吃帶骨頭的雞或其他肉類時，先把肉厚的地方切下來吃掉，剩下的貼骨肉可以拿起骨頭來吃；吃大蝦時，用刀叉把把皮剝掉當(dāng)然很文雅，可是如果你還沒有掌握這樣高的技術(shù)，不妨用手拿住蝦把蝦皮剝掉；吃整魚時，要先吃一面，然后把魚刺剔出來放到盤子上，再吃下邊那塊，吃到嘴里的細魚刺，要吐到叉子上或用手指捏下來放到盤邊，不可以直接吐到盤子里③吃面包的方法 不要拿起整個面包咬，除非是烤得很脆的面包片。不要用茶匙盛茶或咖啡喝。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。⑴信仰伊斯蘭教的國家，送禮物時，不要送對方夫人禮物，送給孩子禮物是允許的。他們認為仙鶴是蠢漢的標(biāo)志，而核桃是不吉祥。在商務(wù)活動中一般不要在第一次見面時或業(yè)務(wù)洽談開始階段就送禮，避免行賄的嫌疑，對外商尤其要注意。⑵明確送禮原因⑶了解受禮者的特點 送外國人禮品當(dāng)然是選有中國特色的，但也要因人而異。⑸彈性時間已經(jīng)引入許多企業(yè)，作為提供靈活工作時間和激勵員工的方式⑹兼職工作 典型例子是一個人擁有管理、記賬和IT技能，在自己經(jīng)營的基礎(chǔ)上，在提供這種技能給不同的單位。:兩種方法間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。⑵開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。⑵.設(shè)計平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計,完善辦公室的功能。任何危機的發(fā)生和發(fā)展過程均可分為突發(fā)期、擴散期、爆發(fā)期和衰退期4個階段。（3）發(fā)生事故的日期、地點。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。如遇電腦著火，電腦也有同樣的危險，故應(yīng)付的方法相同。20. 工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。 （3） 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標(biāo)記 出任務(wù)完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。具體包括： (1)每一項任務(wù)的具體目標(biāo)。28. .對辦公室工作進行目標(biāo)管理過程：(1)建立一套完整的目標(biāo)體系。另外，設(shè)備還可能很快果實。：（1）提出購買申請；（2）審批，落實經(jīng)費；（3）招標(biāo)、選擇供應(yīng)商；（4）簽訂供貨合同；（5）貨物入庫；（6）支付貨款。（2）進行市場調(diào)研。（2）零基預(yù)算法。：信息開發(fā)是對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。剪報屬于一次信息開發(fā)，開發(fā)成本相對較低，獲得信息量較多，但信息零散，有的信息缺乏時效性、可靠性。屬于二次信息開發(fā)。（3）經(jīng)驗型信息。①匯集法②歸納法③縱深法④連橫法⑤濃縮法⑥轉(zhuǎn)換法⑦圖表法（4）選擇開發(fā)信息的形式。（4）注意對日常信息的積累。：（1）針對性（2）及時性（3）連續(xù)性：（1）正反饋和負反饋（2）縱向反饋和橫向反饋（3）前反饋和后反饋：（1）信息反饋要準確真實（2）盡量縮短信息反饋時間（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。 引言說明投標(biāo)的依據(jù)、目的和指導(dǎo)思想 主體根據(jù)招標(biāo)書提出的目標(biāo)、要求，介紹投標(biāo)單位的現(xiàn)狀，明確投標(biāo)期限及投標(biāo)形式，擬定標(biāo)的，填寫標(biāo)單等。文書催辦有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種?；鶎庸芾碚咝枨缶唧w、實用的檔案信息；業(yè)務(wù)方面的檔案信息；對工作者有借鑒作用的檔案信息。③制發(fā)檔案復(fù)制本。（4）獲取檔案（5）提綱檔案。③統(tǒng)計數(shù)字匯集。一年編制一個卷冊，年年記錄匯集。邏輯歸檔：是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)接收、控制與管理