【正文】 。 人數(shù)較少或單位個人參加會議，可直接使用帶有免提揚聲器的電話機。B、分發(fā)文件信息資料。視頻會議時間緊，能夠發(fā)言的人數(shù)較少，發(fā)言的時間相對較長。1 報告會、表彰會、聯(lián)席會座位安排：報告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間的方法。2 檢查會場布置情況：是否與會議議題相適應(yīng)，會標(biāo)是否端莊醒目、主席臺是否按議定座次擺放，領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)，旗幟、鮮花等烘托氛圍的裝飾物是否放置得體。2 會議文件的審核：會議文件涉及的部門較多要進(jìn)行必要地會商，在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。B、餐飲服務(wù)要周到。3 在會議開始前，明確的向與會人員宣布會議開始和結(jié)束的時間，并保證做到準(zhǔn)時開會和散會。4 會中突發(fā)事件的類型：人員問題，健康與安全問題，行為問題。D、領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點。B、會議支出超標(biāo)，浪費驚人。60、 一個高效的會議往往取決于多種因素和條件：A、會議要開的短。6.①按禮賓次序排列座次，代表團(tuán)在開會時要坐在前排，在宴請時，團(tuán)長坐在主人右側(cè)的這個上座；②按禮賓次序排列名次，掛在主席臺上的各國國旗依禮賓次序從右向左排列，東道主的排在最左邊；③按禮賓次序排列出場次序。安排會見、會談時，對秘書的要求如下：①充分了解雙方的情況②準(zhǔn)備工作要落實到位③會談會見時要做好紀(jì)錄 在國外代表團(tuán)抵達(dá)后，主人一方應(yīng)該在適當(dāng)?shù)臅r候到賓館去拜訪客人，介紹情況，了解對方還有什么要求，以示關(guān)照。中國習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)，但有的國家習(xí)慣讓譯員坐在后面）③人員安排 首先確定參與會談的人員，其次確定工作人員，包括翻譯、記錄員、設(shè)備管理人員、服務(wù)人員等。中國通常是只備茶水、礦泉水、夏天加冷飲；如會談時間較長次序是：男主人帶領(lǐng)女主賓第一個入席，女主人引領(lǐng)男主賓最后入席，其他客人由服務(wù)員引座。其他人見到這一動作，就知道宴請結(jié)束了，隨女主人退席。這是英國式的吃法。⑤吃水果的方法⑥喝咖啡或茶的方法。②座位可能比較少③站著聊天①要以恰當(dāng)?shù)姆绞桨炎约航榻B給陌生人②要欣然接受陌生人加入自己的談話圈③聊天時要照顧到所有的在場者，不要只與其中一兩個人聊，對其他人置之不理④不要大聲喧嘩。白天的招待會衣著可以簡單一些。⑹法國 男性向關(guān)系一般的女性送香水是不合適的，法國人不喜歡墨綠色，因為墨綠色是納粹軍服的顏色。送日本人的禮物不要選綠色紙，不要打蝴蝶結(jié)；送阿拉伯人的禮物倒是應(yīng)該用綠色紙，因為他們喜歡綠色不喜歡紅色。不論中外收到禮物都要道謝。②組織可以通過第七會議要求在家工作人員去辦公室參加活動③在家工作人員的上司應(yīng)經(jīng)常與之聯(lián)系，要求督察員工的工作。，使傳統(tǒng)辦公室的時間和空間概念北延伸，人們可以在任何地點任何時間進(jìn)行工作。空間的費用經(jīng)常按每平方米計算。③聲音對辦公效率的影響。7. 突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi)；②傷害；③疾病；④炸彈威脅或恐慌。：（1）完成表格人員的姓名、身份。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（4）控制源頭，釜底抽薪。17. 秘書督查工作的特點有：復(fù)雜性，原則性，時限性和權(quán)威性18. 督查工作具有明顯的政策性、全局性和復(fù)雜性督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；通過督查促進(jìn)決策和上司指示的落實，是督查工作的本質(zhì)要求和基本目的，也是督查工作的出發(fā)點和歸宿；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項寫下。 （9） 明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。：謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)的時間規(guī)定。優(yōu)點：設(shè)備歸購買者所有，使用方便。公開招標(biāo)采購是指采購機關(guān)或其委托的政府采購業(yè)務(wù)代理機構(gòu)（統(tǒng)稱招標(biāo)人）以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商（統(tǒng)稱投標(biāo)人）投標(biāo)的采購方式。：（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)。優(yōu)點：這種預(yù)算法核算比較簡單，核算成本也較低。一般而言，規(guī)模較小的單位人員少，涉及的辦公室資源較少，一個稱職的秘書人員可以對單位的辦公室資源如數(shù)家珍，便于調(diào)配。三次信息開發(fā)，是在一次、誒此信息的基礎(chǔ)之上，通過分析概括而形成更深層次的信息。屬于二次信息開發(fā)。：（1）動態(tài)型信息。（2）分析信息材料。（2）維護(hù)信息安全。當(dāng)信息被借用時應(yīng)該填寫跟蹤卡，放置在信息原存放處。c) 結(jié)尾寫明招標(biāo)單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。 擬辦是秘書為領(lǐng)導(dǎo)批辦文件所做的準(zhǔn)備工作，包括在文件處理單上書寫對收文辦理的方案和建議 文書擬辦的工作程序：（1）明確擬辦范圍（需要擬辦的文書主要有：需要傳達(dá)、貫徹執(zhí)行的文件；報送來到重要請示或報告；需本單位領(lǐng)導(dǎo)參考或知道的文件）（2）閱讀文書內(nèi)容（3）提出擬辦意見注意事項：擬辦意見要明確具體；應(yīng)寫明要對文書進(jìn)行閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門；寫清承辦的時限和要求；寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍。1檔案利用的工作程序：（1）熟悉庫藏（2）分析利用需求。由于工作的特殊需要，按照一定的制度，履行外借手續(xù)。⑥印發(fā)目錄。②組織沿革。⑥企業(yè)年鑒。1電子檔案的種類：（1）按照電子檔案的存在形式劃分：1）文本文件2）數(shù)據(jù)文件3）圖形文件4）圖像文件5）聲音文件6）多媒體文件7）命令文件；（2）按照電子檔案的功能劃分：1)主文件2）支持性文件3）輔助性、工具性文件；（3）按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分：可分為一半辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計算機輔助設(shè)計和制造中產(chǎn)生的文件；（4）按照電子檔案的屬性劃分：可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等；（5）按照電子檔案生成方式劃分：可分為由計算機直接產(chǎn)生的文件、對傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機等輸入設(shè)備處理后生成的文件。2電子檔案的利用：（1）電子閱覽室閱覽（2）復(fù)制（3）出借（4）在線利用。禁止用手直接觸摸載體表面，不允許使用其他物品捆綁、固定載體，防止劃傷載體；（2）控制庫房溫濕度控制。（2）收集檔案材料（3）進(jìn)行編寫。④會議簡介。1編寫要做到真實、準(zhǔn)確、實用，注意檔案的保密性，問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練，概括性強。④制發(fā)檔案證明。工程技術(shù)人員需求針對性強、內(nèi)容具體的檔案信息；專利文獻(xiàn)和標(biāo)準(zhǔn)化材料；同類項目或同行業(yè)的檔案信息。檔案利用的含義：檔案利用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。第二節(jié) 收發(fā)文處理 文書審核是對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。（二）與公告的區(qū)別：通告只用于一定范圍，公告用于國內(nèi)外；公告的發(fā)布者有權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)及被授權(quán)的發(fā)行社（三）結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+落款+成文日期二、 通報（一）概念：是表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況的公文（二）批評通報對下級機關(guān)的指導(dǎo)作用重于指揮作用（三）通知與通報的區(qū)別：均為知照性公文，通知帶有一定指令性，通報無三、 決定(一)概念：是對重要事項或者重大行動作出安排、獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。：①扥西信息需求； ②明確檢索要求；③選擇檢索系統(tǒng)，選擇檢索途徑和檢索方法，確定檢索詞；④實施信息檢索，獲取信息?？蛇x擇一次信息開發(fā)，如剪報；可開發(fā)二次信息，如索引、目錄、文摘；可開發(fā)三次信息，如簡訊、調(diào)研報告。（5）預(yù)測型信息。（6）簡訊。屬于二次信息開發(fā)。信息具有共享的特性。資金和其他資源的分配是以重新排出的優(yōu)先次序為基礎(chǔ)的，而不是采取過去那種外推的辦法。（4）編寫預(yù)算方案。：（1）真實性原則。優(yōu)點：最初的費用較低，費用可以由不斷獲得的利潤進(jìn)行補償，租用協(xié)議都包括了維護(hù)和修理的費用，另外，可以隨時更換和升級。上下級的目標(biāo)之間通常是一種“目的手段”的關(guān)系。(3)每一項任務(wù)所需的資源。 （5） 明確完成每一項任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的時間要求。，辦公室工作計劃可以有不同的種類：（1） 按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。電視機開始冒煙或起火，應(yīng)馬上拔掉插頭或關(guān)掉總開關(guān)，然后用是地毯或棉被蓋住電視機，這樣既能阻止煙火蔓延，一旦爆炸，也可擋住熒光屏的玻璃碎片。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護(hù)。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（3）公開透明，真誠面對公眾。當(dāng)計劃辦公室裝飾時，應(yīng)該考慮下列因素：顏色特定的顏色促進(jìn)平靜的工作氣氛；植物會使辦公室讓人感到受歡迎；圖片能使裸露的墻壁更吸引人，有關(guān)團(tuán)隊的鼓勵標(biāo)語和成果圖片，能表現(xiàn)一個公司的團(tuán)隊精神。開放式辦公室具有如下特點：①不設(shè)個人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。（1）形成有效率的工作流程。3. 導(dǎo)致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費用過高（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難（3）高科技的發(fā)展使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源（5）企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。中國的字畫獨具特色，很多西方人也很喜歡，但是應(yīng)該送裱裝好的，給他們講解所送字畫的含義，并教給他們?nèi)绾螒覓臁⑷绾伪４?。但是一般不能太貴重，有紀(jì)念意義就好。他們不愿意接受貴重禮物，不可以送百合花，因為意味著死亡。穆斯林不喜