【文章內(nèi)容簡介】 財務(wù)及人事部的往來單據(jù)交接及時,保證各部門工作順利進行,經(jīng)各部門協(xié)商一致,特將單據(jù)的傳遞時間規(guī)定如下: 考勤報送時間：項目物業(yè)管理公司需于每月5日前將上月臨時工考勤表、每月10日前將正式員工考勤表報送總公司人事部。 臨時工工資發(fā)放時間：人事部保證物業(yè)財務(wù)部于每月8日前往取得臨時工工資明細單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認后及時送回，物業(yè)財務(wù)部將于每月10日發(fā)放臨時工工資。 餐補發(fā)放時間：人事部保證物業(yè)財務(wù)部于每月13日前往取得誤餐補明細單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認后及時送回，物業(yè)財務(wù)部將于每月15日發(fā)放員工餐補。 取得、發(fā)放員工工資時間：物業(yè)財務(wù)部將于每月26日到總公司領(lǐng)取員工工資明細單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認后及時送回，以保證員工工資于月底前發(fā)放。 取得員工保險單據(jù)的時間：總公司財務(wù)及人事部保證項目物業(yè)管理公司于每月28日取得員工保險明細單。 與總公司財務(wù)核對往來賬時間：總公司財務(wù)保證隨時傳遞與項目物業(yè)管理公司往來單據(jù)，每月28日至本月最后一天與總公司往來賬核對清楚。 以上時間安排均遇節(jié)假日提前。 公共事業(yè)費繳款流程公共事業(yè)費用通過開戶銀行直接托收劃轉(zhuǎn)的具體項目包括：水費、電費、燃氣費或電話費。托收的首要前提條件為，付款單位與收取費用的相關(guān)部門簽訂了托收協(xié)議。 方案A：使用發(fā)展商的銀行賬戶作為托收的基本賬戶1) 發(fā)展商與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意該項目發(fā)生的所有公共事業(yè)費用從發(fā)展商的銀行賬戶劃轉(zhuǎn)；2) 每月政府相關(guān)的收費部門通過銀行從發(fā)展商的賬戶上劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用。同時，發(fā)展商財務(wù)部確認此托收費用為應(yīng)收物業(yè)管理公司款項；3) 物業(yè)管理公司財務(wù)部依據(jù)發(fā)展商財務(wù)部提供的資料確認應(yīng)付款項；4) 物業(yè)管理公司財務(wù)部根據(jù)每月客戶的讀表數(shù)計算實際消耗量，乘以相應(yīng)的收費標(biāo)準(zhǔn)，確認應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用。發(fā)展商代付的公共事業(yè)費用金額減去應(yīng)向客戶收取的金額的差額確認為公共區(qū)域的費用；5) 物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計算，每月工程部的讀表日期為10日，在每月12日下午5時之前，將財務(wù)部設(shè)計的讀表盤送交財務(wù)部。財務(wù)部在每月16日(如果遇到節(jié)假日將要適當(dāng)提前)發(fā)送公共事業(yè)賬單給客戶，客戶自收到賬單之日起的2周內(nèi)付款；6) 每月13日前，發(fā)展商將電話托收單復(fù)印件提供給物業(yè)管理公司，以便物業(yè)公司進行賬單處理；7) 財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商及客戶等。8) 每月月底結(jié)賬時要與發(fā)展商財務(wù)部對往來賬，雙方確認往來款項以后，作為付款申請或者費用抵扣的依據(jù)。 方案B：以物業(yè)管理公司獨立的銀行賬戶作為托收的基本賬戶。1) 物業(yè)管理公司與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意所管理項目每月的公共事業(yè)開支直接從銀行賬號劃轉(zhuǎn)；2) 政府相關(guān)收費部門通過銀行從物業(yè)公司的賬號上直接劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用，同時在扣除應(yīng)該向客戶收取的水電費后，作為該項目的公共區(qū)域的費用；3) 水電等公共事業(yè)費用的讀表及發(fā)單方式與方案A的第5項相同；4) 此種方案不涉及應(yīng)付發(fā)展商款項的問題，也不涉及發(fā)展商與政府部門之間的問題，只是物業(yè)管理公司與政府收費部門和物業(yè)管理公司與客戶之間的往來；5) 財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商、及客戶。6) 以上是托收程序的兩種方案，具體的有關(guān)費用催繳和處理方案，在應(yīng)收賬款的管理規(guī)定中有明確規(guī)定。 代收代繳費用管理 代收代繳電話費1) 每月12日之前，必須將上月的客戶電話費清單和發(fā)展商已繳納的電話費發(fā)票復(fù)印件送交到物業(yè)管理公司財務(wù)部會計的手里。作為物業(yè)管理公司確認應(yīng)收款項的依據(jù)。2) 每月16日財務(wù)部將電話費賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第1項操作程序相應(yīng)提前。3) 財務(wù)部將要按照具體的付款信息確定電話費賬單發(fā)送的對象，客戶使用的發(fā)送給客戶；空號和發(fā)展商承諾付款的發(fā)送給發(fā)展商。4) 電話費的付款期限與管理費和公共事業(yè)費用的付款期限相同，即客戶自收到賬單之日起有2周的付款時間。如果超過財務(wù)部確認的付款期限而且沒有合理書面的逾期付款理由，財務(wù)部將要按照應(yīng)收款項管理規(guī)定，進行相應(yīng)的處理和措施，對于60天內(nèi)仍不交納電話費或所欠電話費超過電話押金者，物業(yè)管理公司將強行切斷電話，并責(zé)成欠費者墊付兩個月押金，從該電話押金中抵補未收回的電話費。5) 由于電話費用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公司的財務(wù)部須與發(fā)展商的財務(wù)部進行內(nèi)部往來款項的確認，具體的確認函需要雙方財務(wù)負責(zé)人簽字確認，同時，也可以作為付款申請或者往來賬項抵扣的依據(jù)。6) 以上的付款申請或者往來款項的抵扣是指物業(yè)財務(wù)部實際收回的電話費金額，不應(yīng)包含應(yīng)收而未收回款項。7) 電話費從發(fā)展商賬戶劃款，如需要物業(yè)管理公司立即全額劃給發(fā)展商，則電話押金應(yīng)放在物業(yè)管理公司；如只將收到多少電話費就劃給發(fā)展商多少，則電話押金存入發(fā)展商賬戶。 代供應(yīng)商收取的費用為了嚴(yán)格遵守北京市稅務(wù)局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對管理公司的各項代收款項進行有效的管理，現(xiàn)對管理公司的代收款項的條件做出明確規(guī)定：1) 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。2) 必須有付款人同意付款的確認函。3) 代收款項到達管理公司的賬戶后，收款人才能向管理公司申請支取款項。收款人所提供給管理公司的發(fā)票，必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即2001年4月1日起實施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實有效。管理公司將按發(fā)票上的財務(wù)章的名稱作為付款支票的抬頭。4) 在收到代收款項后，管理公司將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。 有償服務(wù)收費管理 為提高服務(wù)質(zhì)量，加強對有償服務(wù)收費的管理，特制定本規(guī)定。 工作程序1) 先服務(wù)后收費a 管業(yè)部對客戶所需維修項目的相關(guān)內(nèi)容詳細填寫記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務(wù)價目表標(biāo)準(zhǔn)計費后填入維修單。b 維修人員在客戶同意服務(wù)價格后，為客戶提供有償服務(wù)，最后請客戶對維修效果進行驗收并在維修單上簽字確認，第一聯(lián)給管業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財務(wù)部；c 各服務(wù)項目完成后，工程人員應(yīng)填寫維修時間、耗料情況，并簽 署后交倉庫管理員進行庫存登記；d 當(dāng)工程維修單與工程部核對后，財務(wù)部每月15日前將上月的維修費用列入有關(guān)客戶的繳費通知書計費收取。 其他要求1) 維修人員對客戶提供服務(wù)后，不能直接向客戶收取現(xiàn)金，更不能接受客戶的小費或其他饋贈物品。2) 若客戶要求的服務(wù)超出現(xiàn)服務(wù)范圍時，維修人員應(yīng)禮貌地給予合理解釋，并盡最大能力提供協(xié)助（如資料提供等），最后將情況反映至管理部負責(zé)人；3) 根據(jù)市場價格及實際情況的費用變化和客戶服務(wù)需求，物業(yè)管理公司應(yīng)及時增減服務(wù)項目或修訂收費標(biāo)準(zhǔn)。 管理費支出管理規(guī)定管理費的支出應(yīng)體現(xiàn)管理費“取之于客戶，用之于客戶”的原則。制定本規(guī)定，是為加強對管理費用開支的管理，確保管理費支出的合理性。 管理費主要支出項目1) 共用設(shè)備、設(shè)施的維修及保養(yǎng)費；2) 公共區(qū)域消耗的公共事業(yè)費用；3) 公共區(qū)域綠化費及節(jié)日裝飾費；4) 公共區(qū)域清潔、殺蟲費用；5) 管理人員支出，包括工資、福利、制服及裝備等；6) 物業(yè)管理公司酬金（按管理合同規(guī)定）；7) 大廈保險費；8) 審計費、律師費及聘請專業(yè)人員費用；9) 固定資產(chǎn)折舊費；10) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用；11) 稅費；12) 行政辦公費用；13) 其他為管理的合理支出。 管理費支出監(jiān)管1) 每年度的管理費開支必須按年度預(yù)算項目執(zhí)行；2) 每月的管理費用支出應(yīng)按本預(yù)算執(zhí)行，如每一具體項目的費用支出超過預(yù)算金額，物業(yè)管理公司必須在季度和年度財務(wù)報表做出合理解釋。3) 每年度管理費開支原則上應(yīng)按照預(yù)算項目執(zhí)行；4) 凡發(fā)生與會計制度和稅法相違背的費用支出嚴(yán)禁在管理費中列支；5) 財務(wù)部負責(zé)對每年度管理費支出用途進行審核和監(jiān)督。 應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測費用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見事故的費用后，剩余部分以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。為規(guī)范應(yīng)急及不可預(yù)測費用的使用和管理，結(jié)合實際情況，特制定本管理制度。 提取管理1) 事故基金的計提列入年度管理費預(yù)算，屬于管理預(yù)算的一部分，按月預(yù)提或者實際發(fā)生時一次性使用。2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用不單獨設(shè)立專戶儲存，但賬務(wù)處理時，單獨列示反映。 支出管理1) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用應(yīng)專款專用。2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用主要用于企業(yè)正常經(jīng)營不能考慮到的應(yīng)急費用或者意外損失，更側(cè)重于社會公共物品的支出，如預(yù)防SARS購買的各種消毒用品用具；某些恐怖活動造成的損失等。 結(jié)存管理1) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)存應(yīng)在每月會計報表中反映，并在財務(wù)報告中說明其使用項目、使用情況等。2) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用的結(jié)余部分將作為以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。 維修基金管理制度 為規(guī)范維修基金的運作、使用及管理，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并結(jié)合物業(yè)的實際情況，特制定本制度。 基金來源所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運行的盈余；物業(yè)管理公司需要使用維修基金時，須經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會批準(zhǔn)和書面授權(quán)。 基金用途維修基金僅用于支付共用設(shè)施及共用設(shè)備大型維修及更換的大型開支。 基金使用管理維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計劃，經(jīng)發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會審定后實施，且使用時不能超出審批限額，如若超出需要單獨向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會申請。 結(jié)存管理1) 公司應(yīng)根據(jù)運作情況，對基金進行合理的管理，實行?？顚Ｓ?，不準(zhǔn)挪作他用。2) 物業(yè)管理公司應(yīng)及時向發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會反映其增減變動情況，在財務(wù)報告中予以說明；其結(jié)余情況應(yīng)報送發(fā)展商/業(yè)主大會/業(yè)主委員會，接受業(yè)主監(jiān)督。 印章使用制度 發(fā)票數(shù)據(jù)實行填寫好后再加蓋發(fā)票專用章，每個項目只允許使用自己的發(fā)票編號章，不允許借用其他項目的發(fā)票印章； 支票只有填寫收款人和金額后加蓋印章，不得簽發(fā)空白支票。 對開據(jù)的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖專用章，報銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。 報表、賬冊、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進行蓋章，保證合法性和責(zé)任性。 會計檔案管理規(guī)定 針對會計檔案的重要性，根據(jù)企業(yè)會計管理規(guī)定，制定以下管理規(guī)定。 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要憑證和證據(jù)。具體包括：1) 會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2) 會計賬