【文章內(nèi)容簡介】 ． 與客戶簽定的裝飾施工合同，合同當(dāng)事人簽定后，交行政部統(tǒng)一分類登記編號，行政部登記后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)統(tǒng)一保管。2． 與合作單位簽定的材料采購、合作合同，合同當(dāng)事人簽定后，交行政部統(tǒng)一分類登記編號，行政部登記后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)統(tǒng)一保管。3． 公司與員工簽定的合同，行政部統(tǒng)一登記編號，并負(fù)責(zé)保管。第八條 合同的借閱1． 合同當(dāng)事人或與履行合同相關(guān)的公司人員，需借閱合同者，在具體保管合同的部門簽字登記后方可借閱。2． 凡與合同無關(guān)，因工作需要借閱合同者，除在具體保管合同的部門履行簽字手續(xù)外，還須出具書面借條，寫明借閱原因，借閱期限，經(jīng)部門經(jīng)理和行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。第九條 本制度自二OO三年一月一日起執(zhí)行。解釋權(quán)歸行政部。書籍管理辦法本公司書籍，泛指設(shè)計(jì)，工程，策劃，財(cái)經(jīng)管理，雜志刊物及其它由公司出資購買的書籍。一、購買① 部門經(jīng)理根據(jù)工作需要，向行政部提出購買申請，并填寫《書籍購買申請表》。② 行政部經(jīng)理審核，簽字同意后，部門經(jīng)理方可購買。應(yīng)急購買，至少應(yīng)征得行政部經(jīng)理口頭同意。 ③ 《書籍購買申請表》一式二份，行政部留存一份，購買部門經(jīng)理處留存一份。二、報(bào)銷① 書籍購回后，購買人將收銀條、發(fā)票、收據(jù)等相關(guān)票據(jù)交行政部書籍管理員。② 行政部書籍管理員根據(jù)收銀條金額，清點(diǎn)實(shí)際購買數(shù)量，填寫《入庫單》，并輸入電腦備份，將《入庫單》返回購買人。④ 購買人填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，持《入庫單》、收銀條、發(fā)票、收據(jù)等相關(guān)票據(jù)，經(jīng)行政總監(jiān)簽字后，方可到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。二、借閱1． 借閱程序① 公司員工借閱，需在《書籍借閱登記表》上簽字，認(rèn)真填寫借閱細(xì)目。歸還時(shí)，履行銷借手續(xù)。② 非公司員工借閱，除履行上述手續(xù)外，還必須打借條，并征得行政部經(jīng)理簽字同意。2． 借閱制度① 按時(shí)歸還書籍刊物，不得無故延期歸還。所有書籍借閱期限不超過一個(gè)月。② 不得損壞書籍刊物。歸還時(shí)發(fā)現(xiàn)書籍有破裂、缺頁等情況，處以罰款10元/次。③ 不得在書籍上亂作標(biāo)記，隨意涂畫。違者處以罰款10元/次。④ 不得故意弄臟書籍刊物。違者處以罰款5元/次。⑤ 不得在書籍借回家后，又轉(zhuǎn)借他人。因復(fù)制、拷貝等引起的版權(quán)爭議，將由借閱者承擔(dān)責(zé)任，公司概不負(fù)責(zé)。第三條 本辦法自二OO三年一月一日起施行。電話及傳真管理制度 原則上不準(zhǔn)許撥打長途電話，如有特殊情況并經(jīng)過總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準(zhǔn)許后，方可撥打，需登記通話時(shí)間，并從每月工資中扣除；嚴(yán)禁用公司電話打信息臺(tái)、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù)；接聽電話時(shí)，應(yīng)使用普通話：“您好，祥和園裝飾工程公司！”如當(dāng)事人不在，應(yīng)告知對方，“請問有什么事，需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎？”如對方有事需轉(zhuǎn)告，應(yīng)做好相關(guān)記錄，以便查詢；在接聽內(nèi)部和外部電話時(shí)，如當(dāng)事人不在，應(yīng)做好電話記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告，以免影響正常工作；原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送，涉及到機(jī)密內(nèi)容應(yīng)妥善保管；在接發(fā)傳真時(shí)，應(yīng)做好登記工作，并及時(shí)把傳真內(nèi)容交由當(dāng)事人，如當(dāng)事人不在，應(yīng)保存好傳真文件。各部門及分公司對本部的電話和傳真機(jī)應(yīng)保持暢通、完好，有問題及時(shí)維修，以免影響工作。物資采購管理制度 為保證公司物料用品供應(yīng)及時(shí)、正常，規(guī)范采購用品程序，特制定本制度。第一條 本公司采購物資用品包括：1． 公司固定資產(chǎn)及低值易耗品；2． 辦公用品、電腦耗材等用品用具；3． 工程部材料用品（另行規(guī)定）。第二條 采購程序：1． 每月26日各部門上報(bào)下月辦公用品、電腦耗材、工具用品《物資采購月計(jì)劃表》到采購員處；2． 采購員預(yù)算下月采購金額，根據(jù)物資庫存現(xiàn)況填寫《庫存物資數(shù)量表》和各部門上交的《物資采購計(jì)劃表》于行政部經(jīng)理；3． 行政部經(jīng)理根據(jù)各部門庫存物資進(jìn)行審核，金額在 元以內(nèi)的辦公用品，由行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；金額在 元以上的，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。4． 總經(jīng)理審批簽字后交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部預(yù)算、預(yù)支采購金額；5． 財(cái)務(wù)部備留1份后， 將剩余2份已批準(zhǔn)之計(jì)劃分別交行政部和采購員處；6． 行政部經(jīng)理按計(jì)劃安排實(shí)施采購。7． 采購員根據(jù)輕重緩急完成當(dāng)月之采購計(jì)劃。第三條 臨時(shí)應(yīng)急采購1．應(yīng)急采購，必須具備如下條件：① 部門經(jīng)理核實(shí)無誤，行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；② 確認(rèn)物品（材料或工具）屬應(yīng)急必須品，經(jīng)檢查維修，仍不能正常工作。2．采購流程：① 應(yīng)急采購部門填寫《請購單》交部門經(jīng)理核實(shí)；② 部門經(jīng)理核實(shí)無誤，金額在 元以下的，交行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；金額在 元以上的，交總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；③ 簽字批準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部備份1份，另2份分別交行政部和采購員。3．采購員持已批準(zhǔn)之《請購單》盡快采購回物資。第四條 說明1．《物資采購計(jì)劃 月報(bào)表》。一式三份，采購員（行政部）1份，財(cái)務(wù)部1份，部門1份。2．《物資庫存數(shù)量表》一式三份，行政部經(jīng)理1份，庫存1份，財(cái)務(wù)部1份。3．《請購單》一式3份，庫管兼采購1份，財(cái)務(wù)部1份，部門1份。第五條 本制度自二OO三年一月一日起執(zhí)行。解釋權(quán)歸行政部。物資入庫及庫存管理制度為了公司更好發(fā)展的需要，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高核算質(zhì)量，規(guī)范商品入庫、出庫手續(xù)，保證公司商品物資安全完整，切實(shí)提高各部門工作效率，特制定商品入庫、出庫制度，請務(wù)必遵照執(zhí)行。1． 公司所購、所領(lǐng)一切商品，必須辦理商品入庫、出庫手續(xù)。2． 公司所購的一切商品，應(yīng)辦理商品入庫手續(xù)。當(dāng)日購貨必須當(dāng)日入庫，不能延誤。入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)由庫房留存登記商品入庫帳，第二聯(lián)客戶聯(lián)交客戶與財(cái)務(wù)對賬，第三聯(lián)記帳聯(lián)交公司財(cái)務(wù)記帳。填寫入庫單應(yīng)寫明商品的產(chǎn)地、規(guī)格、單位、單價(jià)、數(shù)量等，如果商品由市場直接購進(jìn)則由購進(jìn)者辦理商品入庫手續(xù)，如果商品由供貨方送貨到公司，庫房則應(yīng)將客戶聯(lián)交供貨方到財(cái)務(wù)對帳；如果商品由供貨方發(fā)貨到公司，則由驗(yàn)貨人或相關(guān)部門經(jīng)辦人辦理商品入庫手續(xù)。庫房將客戶聯(lián)和記帳聯(lián)交購進(jìn)者到財(cái)務(wù)報(bào)帳或統(tǒng)一交到財(cái)務(wù)記應(yīng)付帳款。3． 公司所出一切商品，應(yīng)辦理商品出庫手續(xù)。出庫單一式二聯(lián)。第一聯(lián)存根聯(lián)由庫管留存登記商品出庫帳，第二聯(lián)記帳聯(lián)交到財(cái)務(wù)記帳。4． 庫管員應(yīng)定期根據(jù)商品入庫、出庫單據(jù)，作好商品進(jìn)、銷、存的電腦帳、手工帳。并經(jīng)常檢查帳實(shí)是否相符。5． 計(jì)劃采購物資入庫時(shí)需附 “發(fā)票”、“合同”或廠商蓋有公章的送貨單，庫管員對計(jì)劃內(nèi)物資進(jìn)行核銷。6． 供貨商結(jié)帳時(shí)，經(jīng)辦人持發(fā)票填寫《入庫單》和《付款申請單》，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)部付款結(jié)帳。7． 經(jīng)辦人開“入庫單”時(shí)，完整填寫品名，數(shù)量，單價(jià)，合計(jì)金額，單位名稱等詳細(xì)名細(xì)，并再次對物品進(jìn)行驗(yàn)收。8． 經(jīng)辦人開《付款申請單》時(shí)，完整填寫類別、付款項(xiàng)目、收款單位、總金額等詳細(xì)名細(xì)，對總金額進(jìn)行反復(fù)核算。9． 公司財(cái)務(wù)承付商品貨款時(shí)，必須憑商品入庫單，經(jīng)會(huì)計(jì)審核由總經(jīng)理簽字后方可付款。10． 物資材料由行政部庫管統(tǒng)一庫存管理，各部門人員領(lǐng)用時(shí)須嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)用簽字手續(xù)。領(lǐng)用物用手續(xù)詳見《物品領(lǐng)用管理辦法》。11． 行政部庫管每月25日對現(xiàn)存物資進(jìn)行清理盤點(diǎn)。物品領(lǐng)用管理制度第一條 物品類別1． 辦公用品：包括紙、筆、筆記本、計(jì)算器、名片簿、名片夾等公司出資購買的辦公用品。2． 公用物品：包括訂書機(jī)、膠水、回形針、透明膠、雙面膠、尺、美工刀等物品。3． 電腦耗材：包括各類彩墨、碳粉、硒鼓、專用彩噴紙、照片紙、硫酸紙，其它特種紙及各類電腦、打印機(jī)耗材。第二條 領(lǐng)用原則1．辦公用品：① 實(shí)行個(gè)人領(lǐng)取，自行保管，遺失自負(fù)，浪費(fèi)懲罰的原則。② 本人根據(jù)工作需要，提出申請，經(jīng)部門經(jīng)理同意，到行政部庫管處領(lǐng)取。2．公用物品：① 每個(gè)部門（分