【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 文件外泄。 對(duì)重要文件需設(shè)置密碼并及時(shí)拷貝及備份，并作好標(biāo)識(shí)，以便今后資料的查詢及修改。未經(jīng)允許任何人不得私自打印和拷貝集團(tuán)文件帶出集團(tuán)。電腦使用人員若離職，必須把開啟電腦的相關(guān)密碼、拷貝及備份軟盤向行政部交接，行政部對(duì)電腦進(jìn)行檢測(cè)無誤后方能辦理離職手續(xù)。（三）違規(guī)操作責(zé)任 嚴(yán)禁私自動(dòng)用他人電腦、嚴(yán)禁用辦公電腦上網(wǎng)聊天、看小說及電影、玩游戲，或做與工作無關(guān)的事情，違者給按記過處理。 有意損壞電腦及相關(guān)配置者，承擔(dān)相關(guān)的維修費(fèi)用，并記過處分一次，情節(jié)特別嚴(yán)重的予以開除。 電腦使用人員文件管理不力，造成泄露集團(tuán)機(jī)密者，按嚴(yán)重違紀(jì)處理；若因泄密導(dǎo)致集團(tuán)遭受較大經(jīng)濟(jì)損失的，將追究其法律責(zé)任。 擅自動(dòng)用他人電腦，盜竊集團(tuán)機(jī)密文件，造成泄密，一經(jīng)查證給予開除；若因泄密導(dǎo)致集團(tuán)遭受較大經(jīng)濟(jì)損失的，將追究其法律責(zé)任。三、復(fù)印機(jī)的使用管理： 復(fù)印機(jī)由使用部門設(shè)專人負(fù)責(zé)保管、使用和維護(hù)。 負(fù)責(zé)人要事先做好復(fù)印紙、墨粉、載體、專用維修工具等的保管使用工作，提前一個(gè)月做好消耗材料計(jì)劃。 集團(tuán)內(nèi)部職能部門需復(fù)印文件和文字材料，復(fù)印人員按要求完成復(fù)印工作，對(duì)重要文件復(fù)印要嚴(yán)守機(jī)密。未經(jīng)主管人員審批同意，任何人不得私自復(fù)印任何文件和文字材料。復(fù)印人員必須在《復(fù)印登記薄》上按要求進(jìn)行登記。四、行政部負(fù)責(zé)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)；保證相關(guān)設(shè)備處于正常工作狀態(tài)；辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修。第六節(jié) 衛(wèi)生、安全管理制度一、目的：為員工提供一個(gè)整潔、衛(wèi)生、舒適的工作環(huán)境。二、集團(tuán)各辦公室、會(huì)議室、洗手間、過道等公共場(chǎng)所由專人負(fù)責(zé)清潔。三、所有垃圾必須倒入指定地點(diǎn)。四、各部門負(fù)責(zé)人對(duì)所在辦公地點(diǎn)的衛(wèi)生應(yīng)負(fù)督查之職，做到桌椅及其它辦公用品擺放協(xié)調(diào)、整齊，有序。五、各部門應(yīng)積極倡導(dǎo)文明辦公，禮貌用語，創(chuàng)造優(yōu)美、舒適、和諧的辦公環(huán)境。六、每日下班時(shí)各部門必須有專人檢查門窗、電燈、電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、電源等是否關(guān)閉；行政部必須有專人巡查集團(tuán)公共場(chǎng)所。七、各員工必須完成個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的清潔衛(wèi)生。不得隨地吐痰，不得隨手亂扔垃圾、紙張，不得在上班時(shí)間吃東西，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙。用完餐后自己必須清理干凈所掉的飯菜及用餐處的衛(wèi)生。 第七節(jié) 禮儀規(guī)范為了提升集團(tuán)員工素質(zhì)，維護(hù)集團(tuán)形象，特對(duì)接待、電話聯(lián)系等用語作如下規(guī)范：一、禮貌用語文明禮貌十字用語 請(qǐng)、您好、謝謝、對(duì)不起、再見。 問候用語 語言問候：您好、早上好、中午好、晚上好行為問候：點(diǎn)頭、微笑、握手。稱謂用語 姓+老板（如：王老板）、姓+先生、女士（如：王先生、王小姐、王女士）、姓+職業(yè)（如：王老師、王醫(yī)生）、貴集團(tuán)（單位） 介紹用語 自我介紹用語 我是XXX，認(rèn)識(shí)你很高興；我是XXX，在***集團(tuán)工作。 介紹他人用語 請(qǐng)?jiān)试S我向您介紹一下，這是XXX；讓我介紹一下，這是XXX。接待用語 您好，歡迎到***集團(tuán)檢查指導(dǎo)工作；您好，有什么事需要幫忙嗎；請(qǐng)稍候，我馬上去通報(bào)；XXX人去XXX地方了；方便的話，請(qǐng)把事情告訴我，我轉(zhuǎn)告他；請(qǐng)留下地址、電話，XXX人回來后，我轉(zhuǎn)告他，讓他與您聯(lián)系；歡迎下次再來。聯(lián)系業(yè)務(wù)用語您好，我是***集團(tuán)XXX，請(qǐng)問XXX人在嗎？我來辦XX事情；請(qǐng)問XX事需要找哪一位來處理……。集團(tuán)員工上班時(shí)見面要與對(duì)方問候“你好”，下級(jí)先問候上級(jí)，同級(jí)先見先問；每天見到客人時(shí)，應(yīng)先問“你好”并為客人讓路指引。上班要著裝整潔，女士要化淡妝。二、電話用語 接電話禮儀鈴響有人接 勿等振四聲首先問“您好”然后報(bào)“名號(hào)”問話細(xì)溫聲 答語意要清通話要簡(jiǎn)短 用詞要文明結(jié)束說“再見”掛機(jī)輕又慢短短幾句話 展現(xiàn)人文化保持電話的清潔，通話時(shí)原則上長話短說，不得撥打私人電話。接聽電話用語您好！***集團(tuán)，有什么事需要幫助嗎？好，請(qǐng)稍等。您好，***集團(tuán)！您找那位？…… 他（她）出去辦事了，我能不能替您轉(zhuǎn)告呢？…好的，請(qǐng)問您貴姓？能留下您的電話號(hào)碼嗎？……他（她）回來后我一定轉(zhuǎn)告……不用謝，再見！您好！***集團(tuán)，請(qǐng)問您找誰？XXX外出辦事了，您有什么事能由我轉(zhuǎn)告嗎？如對(duì)方愿意……好，我一定會(huì)轉(zhuǎn)告他（她）！請(qǐng)問您是那個(gè)單位的？您貴姓？能留下您的電話號(hào)碼嗎？謝謝！撥打電話用語您好!我是***集團(tuán)，明天XXX時(shí)間我們將去……好的，那我們明天XXX時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，謝謝！您好！我是***集團(tuán)！您這是 XXX 部嗎？麻煩您幫我找X經(jīng)理接電話（或XXX先生）……謝謝!您好！我是***集團(tuán)！您這里是……外來電話的處理辦公室電話鈴響后原則上由電話使用人接聽，若對(duì)方要求轉(zhuǎn)電話，則要求對(duì)方稍候，手捂聽筒（絕不要大喊大叫）要對(duì)方所找的人接電話。鈴響后必須保證有人接聽，若本人不在，其他人員接聽后必須將相關(guān)事項(xiàng)如實(shí)作好相關(guān)記錄，并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)告其本人；若是緊急事情，必須及時(shí)電話通知其本人或該部門負(fù)責(zé)人。是客戶來電咨詢服務(wù)內(nèi)容，若接聽人對(duì)所問事項(xiàng)不是很了解，則一定要請(qǐng)相關(guān)部門人員接聽；若是客戶要求提供相關(guān)服務(wù)或有關(guān)業(yè)務(wù)方面的事情，則及時(shí)轉(zhuǎn)給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理（若負(fù)責(zé)人不在，可暫由該部門人員處理，事后必須向負(fù)責(zé)人匯報(bào)）。電話忌語喂，你是誰；你找誰；怎么搞的，打錯(cuò)了；給我找XXX等粗俗用語。三、前臺(tái)接待禮儀 若有集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的客人來訪，原則上由前臺(tái)文員或行政部經(jīng)理進(jìn)行前期接待；前臺(tái)必須始終保持整潔，前臺(tái)文員必須著裝得體。 客人來訪時(shí)前臺(tái)文員必須起身接應(yīng)，面帶微笑，簡(jiǎn)單問明來客身份及拜訪何人（態(tài)度要熱情）；若是來訪董事長、副董事長、總經(jīng)理的，則先請(qǐng)客人落座，讓客人稍候，及時(shí)告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后，再將客人帶進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室；給客人端上茶水，然后退出辦公室并隨手輕輕關(guān)上門。若來訪人員隨集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)一起進(jìn)入辦公室，若在走道或進(jìn)門時(shí)與之碰面，則點(diǎn)頭微笑；接待人員要及時(shí)給客人倒茶，退出辦公室時(shí)隨手輕輕關(guān)上門?？腿穗x開集團(tuán)時(shí)，前臺(tái)應(yīng)起身指引；話別時(shí)用語：您慢走、歡迎下次光臨等。四、進(jìn)出辦公室禮儀若要進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室，應(yīng)先敲門（原則上敲兩下，用力度要以聽得清為宜），征得同意后再進(jìn)入，辦完事出門時(shí)將門輕輕關(guān)上。若有事進(jìn)入其他部門辦公室，應(yīng)先敲門，進(jìn)入后不得隨便動(dòng)用他人物件。若集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入部門辦公室時(shí)，由部門經(jīng)理起身迎接；若經(jīng)理不在，則由就近人員起身接待，聽候領(lǐng)導(dǎo)垂詢和吩咐?？蛻艚哟敢弧⒛康臑橐?guī)范客戶接待工作，維護(hù)公司良好的企業(yè)形象，提升綜合管理水平，特制訂本指引。二、職責(zé)市場(chǎng)營銷中心經(jīng)營部或工程管理中心商務(wù)部門是客戶接待的主導(dǎo)部門，對(duì)應(yīng)處理客戶的聯(lián)絡(luò)、公司內(nèi)部接待工作的協(xié)調(diào)等事項(xiàng)；行政部協(xié)助經(jīng)營部或商務(wù)部門完成接待工作，負(fù)責(zé)車輛、會(huì)議室、茶水、水果、彩冊(cè)、播放宣傳資料等后勤服務(wù)工作；三、內(nèi)容客戶到訪信息的接收：經(jīng)營部或商務(wù)部門在接收客戶到訪的信息時(shí)，需明確客戶到訪時(shí)間、人數(shù)、人員級(jí)別、到訪目的等信息。如果需要安排接機(jī)或安排住宿的，還需要求對(duì)方提供到訪者的姓名及聯(lián)絡(luò)方式，如果是重要客戶的重要人物到訪，還需注意了解對(duì)方對(duì)住宿、飲食方面的特殊要求；客戶到訪信息的整合：、經(jīng)營部或商務(wù)部門接收到客戶到訪信息后，需使用《接待考查登記表》對(duì)客戶到訪信息進(jìn)行整合，該登記表中除應(yīng)包含到訪客戶的信息外，還應(yīng)對(duì)公司內(nèi)部的接待準(zhǔn)備工作提出要求，如協(xié)助接待的公司領(lǐng)導(dǎo)和人員，是否安排車輛，是否需水果，使用哪個(gè)會(huì)議室等等；、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽完畢的《接待考查登記表》至少在客戶到訪前一天提交給相關(guān)部門或人員；客戶到訪信息整合后的處理：、經(jīng)營部或商務(wù)部門對(duì)客戶到訪信息整合完畢后，應(yīng)根據(jù)客戶的要求完成接機(jī)、住宿的相關(guān)準(zhǔn)備工作。如接機(jī)牌的制作，接機(jī)者的安排，跟進(jìn)車輛的安排工作，就餐時(shí)的陪同人員等，同時(shí)知會(huì)參加接待的人員相應(yīng)事項(xiàng)；、行政部在接到經(jīng)營部或商務(wù)部門提供的經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《接待考查登記表》后，應(yīng)根據(jù)表中的要求作好相應(yīng)的工作安排。如前臺(tái)接待人員的著裝，樓梯間及電梯口的清潔，電子滾動(dòng)屏的歡迎詞，通道的衛(wèi)生，會(huì)議室的衛(wèi)生，座位牌的擺放，鮮花、茶水及水果的準(zhǔn)備，公司宣傳片的播放，音頻設(shè)備的調(diào)校等；、經(jīng)營部或商務(wù)部門的當(dāng)次接待負(fù)責(zé)人員應(yīng)于約定的客戶到達(dá)時(shí)間前30分鐘對(duì)整個(gè)接待工作的準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)還有未準(zhǔn)備到位的工作，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)處理；客戶到達(dá)后：、如果公司安排接機(jī)或安排車輛接客人至公司時(shí)，跟車者需在車輛進(jìn)入保稅區(qū)三號(hào)門關(guān)口時(shí)電話通知當(dāng)次接待的負(fù)責(zé)人；如果客戶自行前來，當(dāng)次接待的負(fù)責(zé)人應(yīng)在約定到達(dá)時(shí)間前15分鐘致電客戶，確認(rèn)其所在位置；、確定客戶的方位后，如果該客戶對(duì)公司來說非常重要，經(jīng)營部或商務(wù)部門當(dāng)次接待負(fù)責(zé)人應(yīng)在一樓迎接；、無論客戶重要與否，無論客戶是否準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，一旦預(yù)約的客戶到達(dá)公司前臺(tái)，前臺(tái)接待人員應(yīng)立即起身迎接，帶領(lǐng)客戶緩步進(jìn)入預(yù)定的接待場(chǎng)所，另一名前臺(tái)人員則需同時(shí)通知本次接待的負(fù)責(zé)人；、前臺(tái)接待人員將客戶引入接待場(chǎng)所后，應(yīng)引導(dǎo)其在指定的位置就座；、經(jīng)營部或商務(wù)部門接待人員收到客戶已到公司的信息后，應(yīng)即時(shí)通知預(yù)定參加接待的其他人員前往預(yù)定的接待場(chǎng)所；、公司內(nèi)部參與接待的人員落座后，當(dāng)次接待負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)雙方作簡(jiǎn)要介紹，互換名片，開始正式洽談；、行政部播放宣傳片的人員應(yīng)提前將宣傳片調(diào)整到播放頁面，一旦宣布觀看宣傳片，則可立即播放。在播放宣傳片時(shí)，應(yīng)注意會(huì)議室燈光的調(diào)整，同時(shí)注意挪動(dòng)前排座椅的位置不使其遮擋投影；、在洽談過程中，前臺(tái)接待人員應(yīng)每隔15分鐘左右添加茶水；客戶離開：、在考察工作快近尾聲時(shí)，若需安排車輛送客，當(dāng)次接待負(fù)責(zé)人應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)行政部安排司機(jī)在樓下停好車輛等待；、客戶考察完畢，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)陪送至樓下或電梯口，前臺(tái)接待人員亦應(yīng)起立送客；其他注意事項(xiàng)：、在有接待任務(wù)時(shí)，前臺(tái)接待人員應(yīng)著職業(yè)裝，化淡妝，佩戴胸牌；、前臺(tái)接待人員在引領(lǐng)客戶至接待場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)根據(jù)客人的步伐調(diào)整自己步伐，不得與客戶距離太遠(yuǎn)，在有拐角處，應(yīng)站立等候并作指引手勢(shì)；、公司內(nèi)部接待人員在接到客戶名片后，應(yīng)稍作瀏覽，以示尊敬，不得隨手將名片放在會(huì)議桌上；四、附件無五、附則： 本《指引》為公司規(guī)章制度的組成部分，解釋權(quán)屬***有限公司； 本《指引》自公布之日起執(zhí)行。關(guān)于工程照片檔案相關(guān)工作的規(guī)定因公司工程項(xiàng)目竣工檔案資料管理工作的嚴(yán)重滯后，已極大的影響了公司正常的經(jīng)營發(fā)展速度和水平。為確實(shí)加強(qiáng)此項(xiàng)工作，有效保證竣工工程項(xiàng)目相關(guān)資料的規(guī)范和完整?，F(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，對(duì)于工程竣工后項(xiàng)目案例照片的攝影工作給予特別規(guī)定，各管理中心、各部門必須嚴(yán)格遵守：一、攝影條件：工程項(xiàng)目必須竣工，軟裝工程完成，現(xiàn)場(chǎng)保潔干凈，家私全部到位。 二、攝影方法：照片拍攝光學(xué)分辨率不得小于300萬有效像素，格式為JPG，大小在10M以上。用攝像機(jī)、手機(jī)拍攝的一律不能作為歸檔照片。 為保證照片的清晰度，拍攝時(shí)現(xiàn)場(chǎng)所有燈光必須打亮。拍攝時(shí)要求曝光準(zhǔn)確、畫面清晰、主題鮮明準(zhǔn)確。照片構(gòu)圖、場(chǎng)景、景物、物體鏡頭要有遠(yuǎn)景、中景和近景。對(duì)同一拍攝對(duì)象要求有不同角度。 主要拍攝部位包括：建筑物整體外觀全景、大堂、宴會(huì)廳及施工標(biāo)段內(nèi)包含各部位照片，每個(gè)項(xiàng)目照片數(shù)量不少于30張。 每張照片以位置名稱命名。（如大堂、宴會(huì)廳、客房、高級(jí)客房、豪華客房、總統(tǒng)套房等）公司自營工程，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)按以上規(guī)定將照片攝影及整理后，將電子文件抄送給行政部存檔。聯(lián)營工程由質(zhì)安部負(fù)責(zé)向項(xiàng)目責(zé)任人收集并交行政部存檔。 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。 關(guān)于規(guī)范公司證照及有效文本管理的規(guī)定為進(jìn)一步加強(qiáng)公司各類證照的管理，規(guī)范使用程序，避免因資源管理不當(dāng)而造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失和形象缺失，經(jīng)集團(tuán)公司研究決定，對(duì)各類證照及有效文本（原件/復(fù)印件）的使用管理特做出如下通知：一、集團(tuán)市場(chǎng)營銷中心經(jīng)營部是集團(tuán)內(nèi)公司各類證照及有效文本管理的職能部門，也是可對(duì)外出示或提供相關(guān)證照及文件的唯一部門。其他部門或人員如需借用公司各類證照或有效文本，須經(jīng)市場(chǎng)營銷中心負(fù)責(zé)人審批后向經(jīng)營部借取。證件保管人必須妥善保管各類證照，嚴(yán)格按照審批程序辦事，不得擅自將公司證照及有效文件借出。二、證照復(fù)印件的使用必須規(guī)范，在提交的復(fù)印件上需加蓋“再復(fù)印無效”印章并注明使用用途。證照電子文本一般不向外提供（除投標(biāo)標(biāo)書要求等特殊情況外），如需向外提供證照電子文本，必須向市場(chǎng)營銷中心負(fù)責(zé)人報(bào)告申請(qǐng)。三、集團(tuán)其他部門或相關(guān)人員未經(jīng)審批不可擅自復(fù)印或向公司以外人員提供公司證照及各類有效文本（原件/復(fù)印件），更不許擅自使用公司證照進(jìn)行各種擔(dān)保。四、在證照保管和使用過程中，如出現(xiàn)證照損壞或丟失，要立即向市場(chǎng)營銷中心負(fù)責(zé)人報(bào)告，及時(shí)辦理證照的掛失和相關(guān)手續(xù)，公司將視情況追究其相關(guān)責(zé)任。五、對(duì)違反以上規(guī)定，造成公司經(jīng)濟(jì)損失或名譽(yù)損害的部門及個(gè)人，集團(tuán)公司將嚴(yán)肅處理并追究其相關(guān)責(zé)任。公文管理規(guī)定 一、目的為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理，提高公文處理質(zhì)量，提高工作效率，根據(jù)公司工作實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。二、職能配置公文處理統(tǒng)一由行政部歸口管理。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)公文處理，并做好公文的收管和傳閱工作。三、公文的種類及格式公司常用公文的主要種類有：決定、決議、章程、外來信息、投訴、規(guī)定（含各種