【文章內(nèi)容簡介】 文內(nèi)容的，可以擬訂新的主題詞，新擬訂的主題詞應(yīng)具有一定的代表性，并編入相應(yīng)的主題詞目錄。 16 辦公場所文件資料管理規(guī)定 為營造整潔高效的辦公環(huán)境，加強公司文件資料的管理，特制定此項管理規(guī)定。 一、公司綜合部為文件資料管理的主管部門，負責監(jiān)督檢查公司各部辦公場所的文件資料管理工作。 二、各部門應(yīng)按時檢查所屬員工文件資料的使用情況，員工將文件資料嚴格區(qū)分為需要保存和無需保存兩類，并將無需保存的文件資料盡快進 行處理，節(jié)省工作空間，防止誤用、誤送。 三、員工應(yīng)注意本人的桌面整潔衛(wèi)生，將文件資料按性質(zhì)類別分別存放在檔案袋或文件夾中，以方便查閱使用。嚴禁亂堆亂放。 四、涉及公司形象和企業(yè)機密的重要文件資料，應(yīng)妥善保管，存放于文件柜或上鎖的抽屜中，使用時方可取出。使用完畢后，應(yīng)立即放回原處，防止資料丟失和重要信息泄露。 五、客戶來訪或員工有事外出時，應(yīng)首先整理好自己的桌面，嚴禁隨意擺放，造成失誤。 六、公司員工在借閱他人資料時，應(yīng)事先征得他人同意，嚴禁隨意翻找查看他人資料。 七、辦公桌玻璃板下與工作無關(guān)的照片等資料全部 撤掉。需銷毀的重要資料應(yīng)使用碎紙機進行處理，嚴禁隨意投入垃圾箱中。 八、公司員工在文件資料管理工作中，因工作失誤造成公司損失或產(chǎn)生不良影響的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。 17 投訴處理管理規(guī)定 一、目的 為完善公司質(zhì)量管理體系，提升公司管理水平和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范客戶投訴事件處理工作，特制定本規(guī)定。 二、適用范圍 本規(guī)定適用于青島榮發(fā)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司各項業(yè)務(wù)開展過程中所發(fā)生的一切客戶投訴及經(jīng)濟糾紛事件（不包含售后服務(wù)所涉及的事項）。 三、規(guī)定內(nèi)容 公司綜合部負責客戶投訴信函的處理和來訪接待工作，在 了解相關(guān)情況的基礎(chǔ)上，填寫《投訴處理單》，上報公司總經(jīng)理。 綜合部根據(jù)總經(jīng)理的批示，將《投訴處理單》轉(zhuǎn)相關(guān)責任部門，由相關(guān)責任部門與投訴人（或單位）進行聯(lián)系，開展調(diào)查取證工作，并制定相應(yīng)的處理措施。 處理措施經(jīng)公司各級負責人批準后，由相關(guān)責任部門負責投訴事件的處理過程，并對投訴人（或單位）進行回復(fù)。凡屬合理投訴的情況，公司均應(yīng)盡最大努力滿足投訴人（或單位）的意見要求。 相關(guān)責任部門在投訴事件處理完畢后，編寫《投訴事件處理報告》，報綜合部備案歸檔。 18 對外聯(lián)絡(luò)工作管理規(guī)定 隨 著公司各項業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，公司對外聯(lián)絡(luò)工作也日益增多，為優(yōu)化公司現(xiàn)有資源，對外樹立良好的企業(yè)形象，促進企業(yè)品牌的提升和發(fā)展，特制定本規(guī)定。 一、對外聯(lián)絡(luò)的范圍 正常業(yè)務(wù)對口單位 上級主管單位 公檢法部門 新聞媒體單位 專項業(yè)務(wù)檢查 其它涉及對外聯(lián)絡(luò)的事項 二、對外聯(lián)絡(luò)的責任分工 各業(yè)務(wù)部門負責正常業(yè)務(wù)的對外聯(lián)絡(luò)和上級主管部門的對外聯(lián)絡(luò)。 綜合部負責對公檢法部門、新聞媒體單位和專項業(yè)務(wù)檢查的安排接待工作。對專項業(yè)務(wù)檢查，主辦部門應(yīng)在檢查后及時與綜合部通報檢查情況。其它部門只負責 進行由公司統(tǒng)一安排的接待和解答。 綜合部應(yīng)在日常工作中，加強與新聞媒體單位的合作聯(lián)系，為公司營造良好的社會輿論氛圍。 三、對外聯(lián)絡(luò)的各項要求 各部門負責對外聯(lián)絡(luò)的人員，在與外單位人員交流過程中，必須符合公司員工禮儀標準要求，在維護公司利益的前提下，大方得體，不卑不亢，準確、及時處理各種業(yè)務(wù)事項。自己不能處理時要向客人解釋清楚并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，以免耽誤處理時機。 各部門人員針對外單位人員詢問的問題，要根據(jù)公司工作實際據(jù)實回答，任何個人無權(quán)在基本事實的基礎(chǔ)上按照個人意愿自行對外答復(fù)。 各部門 應(yīng)及時向總經(jīng)理或綜合部匯報在對外聯(lián)絡(luò)過程中出現(xiàn)的異常情況，以便公司統(tǒng)一研究，統(tǒng)一解答并采取措施。匯報的時間必須是異常情況發(fā)生的第一時間。 19 公司副總、部門經(jīng)理應(yīng)及時向全體員工傳達公司總經(jīng)理辦公會、公司例會和各專業(yè)會議的精神，以及公司政策、經(jīng)濟、文化方面的動態(tài)，以便使全體員工能及時了解公司當前的各項政策，達成統(tǒng)一的意識和行為。 需相關(guān)部門知曉的問題和工作，相互之間要及時溝通，避免部門之間因不知曉而出現(xiàn)工作失誤。 對外聯(lián)絡(luò)過程中要注意策略、方法的原則性和靈活性，既要體現(xiàn)公司的形象和素質(zhì)，維護公司利益， 又要靈活多變，把事情處理好。在對外聯(lián)絡(luò)工作中要保持清醒的頭腦，要符合公司長遠打算的要求。 對公檢法部門的詢問以及新聞媒體的采訪，除領(lǐng)導(dǎo)已委托或安排外，均應(yīng)及時與公司綜合部聯(lián)系，得到明確的答復(fù)后，按照公司規(guī)定進行解答，語言要簡明扼要。 公司各級管理人員必須嚴格遵守公司的各項管理規(guī)定，對無規(guī)定可遵守的特殊事項，一是要隨機應(yīng)變，在公司規(guī)定的總體要求框架內(nèi)，創(chuàng)造性的處理好工作；二是要事后及時與公司綜合部溝通，以盡快完善公司的相關(guān)管理規(guī)定。 四、對違反公司規(guī)定的處罰 對違反以上規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)給予批評 或經(jīng)濟處罰。造成公司經(jīng)濟和名譽損失的，公司將嚴肅處理。 20 保密工作管理規(guī)定 為加強保密工作，維護公司利益，特制定本規(guī)定。 一、保密范圍： 文檔資料 人事資料 技術(shù)經(jīng)營資料 財務(wù)資料 信息資料 會議內(nèi)容 二、職責：綜合部負責公司保密工作，各部門負責各專業(yè)職責內(nèi)的保密工作。 三、文件、資料管理 擬稿和發(fā)文。按照公司公文管理規(guī)定擬稿擬稿并經(jīng)批準后發(fā)文。 印制。文件由綜合部按照批準的承印份數(shù)統(tǒng)一印制。 借閱、復(fù)印。公司級文件需經(jīng)總經(jīng)理批準后實施。 保管。 文件由綜合部統(tǒng)一保管、歸檔。 四、文件、數(shù)據(jù)載體管理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人嚴禁通過拷貝、郵件、傳真或其他形式向公司以外的人員傳遞公司信息，需要傳遞信息時應(yīng)按照審批程序辦理審批手續(xù)后傳遞。公司員工嚴禁隨意存放帶有公司秘密內(nèi)容的磁盤和打印紙張。 五、對外宣傳、投稿、接待管理。在對外宣傳和接待工作中各部門應(yīng)嚴格執(zhí)行《公司對外聯(lián)絡(luò)工作管理規(guī)定》，屆時需提供的資料、文件、信息、數(shù)據(jù)等，均應(yīng)按審批程序辦理審批手續(xù)后提供。 六、保密內(nèi)容按以下二級劃分： 絕密級（保存期 30 年以上）：①公司領(lǐng)導(dǎo)的傳真、書信；②非公開的規(guī) 章制度、計劃、報表及重要文件③公司領(lǐng)導(dǎo)個人情況④正在進行研究的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃與具體方案。 秘密級（保存期 10年以上）：①公司傳真、各類合同②員工檔案或資料③人事任免（未審批）④項目的經(jīng)營數(shù)據(jù)、策劃方案、不便公開而需要采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息及有損于公司 21 利益的其他事項。 七、審批程序：公司對外提供資料必須經(jīng)過審批程序后方可傳遞，涉及絕密文件、資料，須經(jīng)總經(jīng)理批準；涉及秘密文件、資料須經(jīng)分管副總批準。急送文件、資料應(yīng)事先征得批準者同意，先報送，后辦理審批手續(xù)。 八、對違反公司規(guī)定的處罰：對違反公 司以上規(guī)定的員工，公司將視情節(jié)給予批評或經(jīng)濟處罰。造成經(jīng)濟、名譽損失者，公司將予以除名。 22 關(guān)于接受宴請、贈送及對外宴請、贈送的規(guī)定 為嚴格工作紀律，結(jié)合公司實際工作情況，制定本規(guī)定。 一、公司各級工作人員，在工作期間，午餐應(yīng)一律在公司就餐（在工地工作的人員除外）。外出工作人員，確因工作需要不能回公司就餐的，應(yīng)電話通知綜合部。中午一律不準喝酒。 二、公司各級工作人員一律不準接受公司客戶的宴請、贈送，確因工作需要接受的，應(yīng)辦理審批手續(xù)，填寫《接受客戶宴請、贈送報告表 》，經(jīng)批準后，方可實施。 三、公司對外工作聯(lián)絡(luò)，需宴請或贈送禮品的，宴請部門及個人應(yīng)填寫《對外工作宴請、贈送申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準，方可實施。特殊情況下，應(yīng)電話請示，事后補辦手續(xù)。無批辦手續(xù)的，財務(wù)不予報銷。 四、處罰 對違反本規(guī)定，工作期間中午時間喝酒或未經(jīng)批準自主接受公司客戶宴請、贈送或?qū)ν庋缯?、贈送的，一?jīng)發(fā)現(xiàn)，第一次扣發(fā)本人當月全部工資的 50%，對外宴請贈送費用不予報銷；第二次給予工作戒免，取消年度獎金；第三次給予下崗或解除勞動合同的處罰。 五、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。 23 微機及 網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定 為加強對公司微機及網(wǎng)絡(luò)使用的管理和監(jiān)督，保證設(shè)備的穩(wěn)定運行和系統(tǒng)的安全，特制定本管理規(guī)定。 一．微機的使用管理 1．公司微機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由綜合部統(tǒng)一管理。各部門指定專人負責監(jiān)督與控制網(wǎng)絡(luò)和微機設(shè)備的使用和管理。 2．各部門文件、表格應(yīng)存放在微機硬盤指定文件夾中，以便進行管理和查詢，并保證對磁盤每月進行一次碎片整理。 3．各部門對重要文件、表格應(yīng)及時備份，具體可根據(jù)不同情況采用：打印件、軟盤、光盤等形式。 4．微機發(fā)生故障，應(yīng)立即向綜合部報告，由部門使用責任人協(xié)同綜合部進行檢查，其他人員不得擅 自移動、拆解或調(diào)整微機。 5．各部門微機必須裝有正版殺毒軟件，并保證每周對微機全面查殺病毒 1 次，對殺毒軟件升級 1 次，以消除病毒隱患，確保病毒監(jiān)控的有效運行。 若因微機染毒或不當操作，造成微機上重要資料（文件、數(shù)據(jù)、圖表）丟失，部門使用責任人應(yīng)立即通報綜合部，從備份中予以恢復(fù)。部門責任人應(yīng)承擔事故相關(guān)責任。 6．除公司同意安裝的電腦軟件，禁止員工隨意安裝其他程序。如確有需要，應(yīng)由部門使用責任人向綜合部提出要求，統(tǒng)一安裝。 7．軟盤、光盤及 U盤等存儲設(shè)備在使用前，必須進行查毒。染毒設(shè)備在病毒清除前，不得使用。 8．為確保資料的安全，各部門微機不得擅自外借。如部門外人員確需使用微機，需先向該部門使用責任人提出申請，獲得批準后方可上機操作。 9．嚴禁使用公司微機玩游戲或進行工作以外的上網(wǎng)活動，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。 10．微機使用完畢，應(yīng)通過正常程序關(guān)閉，嚴禁非正常關(guān)機。 24 二．網(wǎng)絡(luò)的使用管理 1．公司網(wǎng)絡(luò)終端置于資料室，非維護人員不得對其進行操作。 2．各部門網(wǎng)絡(luò)終端的軟硬件設(shè)置已經(jīng)完成，嚴禁自行改動。 3．在網(wǎng)絡(luò)使用過程中，應(yīng)啟動殺毒軟件的防火墻，防止病毒通過網(wǎng)絡(luò)感染公司微機。 三．公司網(wǎng)站的使用管理 1．公司 網(wǎng)站由綜合部統(tǒng)一管理，其它部門監(jiān)督、協(xié)助綜合部的網(wǎng)站管理工作。 2．綜合部設(shè)網(wǎng)站管理人員，負責公司網(wǎng)站的日常維護與管理，保證公司網(wǎng)站的安全運行。 3．每月 1－ 5 日，項目部、客戶部、工程部應(yīng)將本部門工作要點進行整理，以書面簡報形式報綜合部。綜合部匯總整理，經(jīng)總經(jīng)理審批后在公司網(wǎng)站予以發(fā)布。已發(fā)布的網(wǎng)站信息中，凡涉及公司內(nèi)部管理和工作動態(tài)的，非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得擅自更換。 4．各部門應(yīng)經(jīng)常瀏覽公司網(wǎng)站，查看網(wǎng)站信息，對不符合真實情況的內(nèi)容及時提出修改意見，報綜合部處理，以確保網(wǎng)站內(nèi)容的真實性和準確性。 5．任何 部門和個人不得使用攜帶病毒的微機瀏覽公司網(wǎng)站，以免危及公司網(wǎng)站的正常運行。違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。 四．電子郵箱的使用管理 1．公司郵箱由綜合部負責，各部門應(yīng)保證每天早 9： 00、 16：00 瀏覽本部門電子信箱，及時收發(fā)電子郵件。 2．在電子信箱使用過程中，應(yīng)啟動殺毒軟件的郵件防火墻功能，防止攜帶病毒的郵件危及公司微機安全。 3．任何部門和個人不得利用公司電子信箱從事非法活動，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。 4．各部門使用電子信箱時出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時報綜合部予以處理。 五 . 網(wǎng)絡(luò)收發(fā)文系統(tǒng)的使用管理 1. 公司網(wǎng)絡(luò)收發(fā)文 系統(tǒng)的管理維護工作由綜合部負責。 2. 各部門應(yīng)保證每天早 9： 00、 16： 00瀏覽收文系統(tǒng)，及時查閱最新公文信息。 25 3. 各部門使用收文系統(tǒng)時出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時報綜合部予以處理。 26 統(tǒng)計管理規(guī)定 為加強統(tǒng)計工作的管理，保障統(tǒng)計資料的準確性、及時性和全面性，特制定本規(guī)定。 一、綜合部為公司統(tǒng)計工作的責任部門；各部門應(yīng)指定專人負責各項基礎(chǔ)報表的統(tǒng)計工作。 二、報表中的數(shù)據(jù)必須有計算依據(jù)，資料來源必須真實可靠，不遲報、漏報。 三、各部門應(yīng)建立相應(yīng)的統(tǒng)計臺帳，并保 證準確、及時的填寫臺帳。報表、臺帳、原始記錄必須相符。 四、固定資產(chǎn)投資項目開工前和竣工后，應(yīng)及時將有關(guān)開工手續(xù)和竣工驗收等資料在驗收手續(xù)辦完后十日內(nèi)交綜合部，以便按有關(guān)規(guī)定辦理開、竣工統(tǒng)計登記。 五、各部門于每月 25日前（遇節(jié)假日提前）將報表報綜合部，因遲、漏報延誤公司對外報表而引起的一切后果由責任部門負責。 六、積極配合統(tǒng)計檢查機構(gòu)的工作，如查