【文章內(nèi)容簡介】 綜合辦公室室供應(yīng)部總經(jīng)理. 職責與授權(quán). 綜合辦公室職責與授權(quán)l(xiāng) 統(tǒng)一管理公司各種辦公設(shè)備、辦公用品等物資采購工作l 收發(fā)各種設(shè)備、辦公用品等l 對采購物資進行檢驗l 登記辦公資產(chǎn)臺賬. 供應(yīng)部職責與授權(quán)l(xiāng) 統(tǒng)一管理公司各種設(shè)備、工程物資及需進行招投標的采購工作l 組織采購的招投標工作l 組織相關(guān)部門對采購物資進行檢驗、驗收. 財務(wù)部職責l 對物質(zhì)采購過程進行財務(wù)監(jiān)督l 根據(jù)供應(yīng)部、綜合辦公室申請和合同執(zhí)行情況進行付款l 對各種物資的采購和付款情況進行賬務(wù)處理. 崗位分離、制約和監(jiān)督l 公司應(yīng)當建立采購業(yè)務(wù)的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。 l 公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位包括：請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審核；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行。4. 管理控制程序. 基本程序. 采購管理流程圖（一級） 圖2  管理控制說明1) A2物資使用部門提出物資采購申請，供應(yīng)部或綜合部根據(jù)各自采購范圍審核是否應(yīng)該進行采購；2) CCC4主管采購領(lǐng)導判斷超預算采購是否其授權(quán)范圍內(nèi)，對是其授權(quán)范圍內(nèi)的進行審批，超過其授權(quán)范圍的簽署意見上報。3) B3供應(yīng)部或綜合部根據(jù)物資采購計劃組織采購。需進行招投標的采購交由供應(yīng)部招標管理團隊進行招標采購。4) D5供應(yīng)商根據(jù)約定好的條件提供貨物。5) A6供應(yīng)部或綜合部、使用部門、財務(wù)部對供應(yīng)商提供的貨物進行驗貨并辦理入庫或領(lǐng)用手續(xù)。6) E8財務(wù)部對采購物資形成的欠款進行付款。 風險管理與控制 采購管理控制程序中涉及的風險如下：風險影響發(fā)生可能性固有風險采購計劃安排不合理，造成物品短缺或積壓，可能導致企業(yè)日常供應(yīng)不足或資源浪費。中（企業(yè)處于建設(shè)期，需購置大量物資設(shè)備）高（每月都發(fā)生）中供應(yīng)商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。 中（理由同上）高（每月都發(fā)生）中采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。中（理由同上）高（每月都發(fā)生）中. 具體的采購管理控制程序具體的采購管理控制程序，包括：辦公設(shè)備（包括辦公用品）的采購管理控制程序、工程物資采購管理控制程序、項目設(shè)備采購管理控制程序、招投標管理控制程序，供應(yīng)商管理控制程序。架構(gòu)見下圖： 圖3. 招標管理控制程序A. 招標管理流程圖 圖4招投標管理流程供應(yīng)商(B)評標小組(C)供應(yīng)部(A)公司主管領(lǐng)導(D)公司總經(jīng)理(E)股份公司(F)簽訂合同投標確定供應(yīng)方招標立項市場考核確定標底審核N審核是否權(quán)限范圍內(nèi)評標結(jié)果結(jié)束開始編制招標文件合同管理評標審核1234567891011審核審核審核審核制訂招標計劃（公開招標或議標）YY審核NNNYYYY審核N監(jiān)標CP2CP1B. 管理控制說明1) A2供應(yīng)部招投標采購人員根據(jù)使用部門的采購申請擬定招標立項申請。2) DEF2各職能部室根據(jù)權(quán)限審批范圍對招標立項申請進行審批。3) A3供應(yīng)部招標采購員通過立項審批后，組織公開招標或議標，采用公開招標方式的要以適當?shù)姆绞焦_招投標要求，采用議標方式的通知至少三家（含三家）合格供方進行投標；4) ACDE4供應(yīng)部招標采購員或招標小組編制招標文件，組織準備招投標工作；并將編制好的招標文件送專家評標小組和主管領(lǐng)導及總經(jīng)理審核。5) A5供應(yīng)部招標采購員進行市場調(diào)研，會同使用部門共同編制標底；必要時可聘請專家一同編制標底；并送主管領(lǐng)導審核。（部分招標沒有標的，如大型的設(shè)備、設(shè)計費等）6) B6供應(yīng)商根據(jù)招標要求進行投標，供應(yīng)部應(yīng)對投標書進行封存保管，并嚴格保密；7) C6供應(yīng)部負責組織評標小組，根據(jù)標底情況對供應(yīng)商的投標進行評標。評標小組組長原則上由各公司主管領(lǐng)導擔任，公司一把手不得參與招標，但對招標結(jié)果有否決權(quán)。招標工作小組成員由公司有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專業(yè)技術(shù)人員組成，成員人數(shù)應(yīng)當為五人以上（評標辦法采用投票方式的，評委必須為單數(shù)）。其中技術(shù)方面的人員不得少于成員總數(shù)的二分之一。參與評標的成員名單應(yīng)在開標前確定，并在招標結(jié)果確定前保密。評標小組成員應(yīng)當熟悉招標投標的相關(guān)政策法規(guī)和市場行情，有良好的職業(yè)道德，遵守招標紀律，具有一定的專業(yè)水平。對技術(shù)復雜、專業(yè)性極強的項目，各公司可以外聘相應(yīng)的技術(shù)專家，可采取選擇性方式確定評標專家，并實行動態(tài)管理。8) F6股份運營部招標監(jiān)督管理人員負責對招標活動進行監(jiān)督、檢查，并對規(guī)定范圍內(nèi)的招標項目實施同步、全過程的監(jiān)督。9) CDEF7評標小組將評標結(jié)果報主管采購領(lǐng)導審批；10) A8供應(yīng)部根據(jù)經(jīng)主管采購領(lǐng)導審批的評標結(jié)果確定供應(yīng)商；11) AA10與供應(yīng)商聯(lián)系，進入合同管理流程簽訂合同，簽訂好的合同交綜合部備案。C. 關(guān)鍵控制點說明1) 人工控制點供應(yīng)部對采購物資進行市場調(diào)查，涉及到專業(yè)物資，需要專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)把關(guān)的，會同相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員共同進行市場調(diào)查，確定標底；必要時可以聘請專家一同編制標底；標底應(yīng)有專人負責保管，并嚴格保密。2) 人工控制點評標委員會根據(jù)供應(yīng)商的投標情況，結(jié)合標底，進行開標，評標，必要時可聘請專家，開標前要嚴格保密標底和各供應(yīng)商的投標情況，評標時要盡量公開、公平、公正。A 供應(yīng)商管理流程 圖5B. 管理控制說明1) A2供應(yīng)部對各供應(yīng)商提供的信息判斷是否是首次使用2) A如果是首次使用的對供應(yīng)商要進行資質(zhì)審查，填寫“供應(yīng)商登記申請表”。3) B4供應(yīng)部對資質(zhì)審查合格，列入供應(yīng)商名錄4) B5供應(yīng)部定期或不定期（一年一次或需要時）組織對公司主要供應(yīng)商進行評價；5) ABD6財務(wù)部、供應(yīng)部、請購、使用部門等別對供應(yīng)商進行評價，填寫“合格供應(yīng)商評價表”； 6) 合格供方評價表（見附表3）7) B7供應(yīng)部綜合各部門評價結(jié)果，根據(jù)事先確定的評分標準（公司自訂），填寫匯總的“合格供應(yīng)商評價表”（表同上）8) E7主管物資采購領(lǐng)導對綜合評定結(jié)果進行審批； 9) BC8經(jīng)分管領(lǐng)導簽署意見后，供應(yīng)部管理人員根據(jù)評定結(jié)果登記或調(diào)整“合格供應(yīng)商名錄”，合格的登記最近一次評定時間及備注，不合格的將其轉(zhuǎn)入“取消合格資格供應(yīng)商名錄（黑名單）”；同時保管供應(yīng)商評價檔案，并將評價結(jié)果通知供應(yīng)商；10) 取消合格資格供方名錄（見附表4）C. 關(guān)鍵控制點說明1) 人工控制點供應(yīng)部綜合各部門對供應(yīng)商的評價意見，考慮質(zhì)量、價格等因素最終匯總評價為合格供方與不合格供方，并通知供應(yīng)商。 設(shè)備及辦公用品采購管理控制程序A. 辦公設(shè)備及辦公用品采購流程圖 圖6B. 管理控制說明1) A2使用部門根據(jù)經(jīng)營管理需要,提出設(shè)備/辦公用品需求計劃，報綜合部（不需招標的）；2) B2綜合部室進行審核，是否能在公司現(xiàn)有設(shè)備調(diào)配，如無可調(diào)配則直接采購，將申購報告報主管采購高管審批；3) E主管物資采購高管對其授權(quán)范圍內(nèi)的采購進行審批；4) F總經(jīng)理對主管物資采購高管審批后的申請在其授權(quán)范圍內(nèi)的采購進行審批；5) G2股份公司對總經(jīng)理審批后的申請在其授權(quán)范圍內(nèi)的采購進行審批；6) B3綜合部根據(jù)需要組織市場考察，根據(jù)考察結(jié)果或使用部門提供的供應(yīng)商名稱與供應(yīng)商聯(lián)系；綜合部根據(jù)供應(yīng)商的報價確定供應(yīng)商，采購人員在確定供應(yīng)商時至少要選擇三家以上，保證質(zhì)量，謹防假貨，做到質(zhì)優(yōu)價廉；7) C3供應(yīng)商根據(jù)采購要求供應(yīng)商品；8) B4綜合部和使用部門對供應(yīng)商提供的辦公設(shè)備及辦公用品進行驗貨及辦理入庫、出庫手續(xù)；綜合部登記“資產(chǎn)”臺賬； 9) C4供應(yīng)商根據(jù)驗貨入庫情況開具發(fā)票；10) B5綜合部對發(fā)票進行審核，不符合實際情況的退回重開；11) D6財務(wù)部根據(jù)入庫情況和發(fā)票進行賬務(wù)處理；12) D7財務(wù)部根據(jù)單付款申請進入付款流程；C. 關(guān)鍵控制點說明1.2.1) 人工控制點綜合部確定供應(yīng)商，供應(yīng)商的選擇既要考慮價格因素也要考慮供應(yīng)商的實力、付款條件等因素，既要為公司降低采購成本，增加公司產(chǎn)品的競爭力，又要保證供應(yīng)商能按時提供保證質(zhì)量的產(chǎn)品，因設(shè)備的質(zhì)量要求較高，供應(yīng)商的選擇主要尊重使用部門意見。2) 人工控制點綜合部根據(jù)使用部門的驗收意見辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員對入庫物資的數(shù)量和質(zhì)量要嚴格把關(guān)，避免因驗收不嚴給公司帶來損失。. 工程物資采購管理控制程序A. 工程物資采購流程圖 圖71.2.3.4.......B. 管理控制說明1) A2施工單位根據(jù)施工計劃、工程材料使用情況,結(jié)合材料庫存、材料市場供應(yīng)特點、運輸?shù)惹闆r編制材料采購計劃,并報監(jiān)理單位審核。 2) B2監(jiān)理單位對材料采購計劃進行審核判斷，是否在施工計劃內(nèi)，如果是施工計劃內(nèi)的采購計劃，則簽字確認，并交建設(shè)單位工程部審核。3) C2工程部對施工計劃內(nèi)的物資采購計劃簽字確認并送主管領(lǐng)導審批。4) G2主管采購領(lǐng)導對其授權(quán)范圍內(nèi)的工程物資采購計劃進行審批。5) D3建設(shè)單位供應(yīng)部拿到經(jīng)過審批后的采購計劃，根據(jù)物資采購品種和金額判斷是否需要招投標采購；6) D4供應(yīng)部如果判斷需要招投標采購，則進入A4招投標采購流程，如果不需要，則有兩種情況D5，一是詢價比價采購；二是如屬于單一采購，則需進行不適用于招投標采購的申請，并報各級領(lǐng)導GHI5審批；7) D6供應(yīng)部根據(jù)采購計劃，確定采購方式，組織采購，經(jīng)過市場調(diào)研、詢價比價、招投標等選擇供應(yīng)商，并報各級領(lǐng)導導GHI6審批。8) D7供應(yīng)部根據(jù)通過審批擇定的供應(yīng)商進入采購合同管理控制程序簽訂合同，簽定的合同交綜合部備案；9) E7簽訂合同的供應(yīng)商按照合同規(guī)定供貨；10) D8供應(yīng)部組織A8施工單位、B8監(jiān)理單位、F8財務(wù)部根據(jù)工程材料檢測標準對供應(yīng)商提供的貨物進行檢測驗收；倉庫人員根據(jù)簽字手續(xù)齊全的驗收單辦理入庫手續(xù)，不合格貨物拒絕收貨，D8供應(yīng)部登記“采購”臺賬。11) E9供應(yīng)商根據(jù)貨物的驗收情況開具正式發(fā)票；12) D10供應(yīng)部對供應(yīng)商開具的發(fā)票進行審核；13) F11財務(wù)部將經(jīng)審核后發(fā)票和驗收單進行入賬的賬務(wù)處理；14) F12供應(yīng)部根據(jù)與財務(wù)核對一致的欠各供應(yīng)商余額情況、結(jié)合合同約定的付款條件和合同的執(zhí)行情況編制付款計劃，提供財務(wù)部安排付款資金，財務(wù)部根據(jù)審批的付款申請進行付款；進入付款流程。 C. 關(guān)鍵控制點說明1) 人工控制點供應(yīng)部根據(jù)招標委員會的評標結(jié)果或比價等方式擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，供應(yīng)商的選擇既要考慮價格因素也要考慮供應(yīng)商的實力、付款條件等因素，既要為公司降低采購成本，增加公司產(chǎn)品的競爭力，又要保證供應(yīng)商能按時提供保證質(zhì)量的產(chǎn)品；2) 人工控制點供應(yīng)部根據(jù)工程部、施工單位、監(jiān)理單位等的檢測驗收數(shù)據(jù)、簽署的專業(yè)意見進行審核，工程部對采購物資的質(zhì)量要嚴格把關(guān)，避免因產(chǎn)品質(zhì)量不合格給公司帶來損失；材料倉庫根據(jù)檢驗報告單意見對供應(yīng)商提供的材料辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員對入庫物資的數(shù)量要嚴格把關(guān)，產(chǎn)品級別按照質(zhì)量管理部的意見處理；不合格材料不予辦理入庫手續(xù)。3) 人工控制點供應(yīng)部根據(jù)財務(wù)部賬面欠供應(yīng)商余額明細，結(jié)合采購合同規(guī)定的付款條件和采購合同的執(zhí)行情況，編制付款計劃，提供財務(wù)部安排付款資金；付款申請既要保證公司嚴格按照采購合同規(guī)定的付款條件付款，避免法律風險，又要考慮貨幣的時間價值，盡量延遲付款時間，減輕公司資金壓力。1.2.3........ 項目設(shè)備采購管理控制程序A. 項目設(shè)備采購流程圖 圖8 項目設(shè)備采購流程股份公司(G)總經(jīng)理(F)主管領(lǐng)導(E)財務(wù)部(D)供應(yīng)商(C)供應(yīng)部(B)設(shè)備部(A)YNYN驗收1YN結(jié)束YY開具發(fā)票付款流程76審批確定采購方式，組織采購選擇供應(yīng)商確定供應(yīng)商設(shè)備采購申請不適用于招標采購的申請審批CP1N是否需要招投標4審核票據(jù)審批財務(wù)處理審批驗收