【文章內(nèi)容簡介】 IBLE涉及部門DEPT. CONCERNED主要職責：1． 配合酒店服務(wù)質(zhì)量管理小組執(zhí)行執(zhí)行與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)之事項。2． 每日對其本部門，包括前臺或后勤地區(qū)，進行檢查，并將檢查結(jié)果記入表格內(nèi)。3． 每日將檢查后之報告呈交其本部門之主管。4． 對未有按規(guī)章制度，政策與程序，工作之程序，服務(wù)標準之情況采取適當之糾正行動。5． 與本部門主管密切配合，確保其本部門之服務(wù)質(zhì)量得以保持。6． 對未能達至要求之情況/服務(wù)，將向其本部門主管及服務(wù)質(zhì)量管理小組提出改善建議。7． 對員工進行輔導工作以改善工作表現(xiàn)，藉此改善服務(wù)質(zhì)量。8． 在每月二日前以書面呈交服務(wù)質(zhì)量管理小組有關(guān)上月之工作報告。9． 在適當時，可向服務(wù)質(zhì)量管理小組尋求協(xié)助。制度POLICY計劃用款及采購 編號REF CODE 執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策：此為酒店之政策，所有部門之用款/采購必須先經(jīng)行政辦公室審核批準，以便能有效及有計劃執(zhí)行。程序：1． 在每月二十日前，各部門須將下月份之采購物品及用款（員工之工資/獎金及日常能源與廚房食物等除外），作出詳盡考慮，并制作一明細計劃表。2． 計劃表為一式兩聯(lián)（見附件），分別：一正本為申請部，副本為財務(wù)部。3． 表內(nèi)須詳列物品編號，物品名稱，單位，要求數(shù)量，單價及總金額。4． 計劃表須加以注明，如日常運作用品，補充存量等；如屬新增項目或大量采購，則需另附報告。5． 該計劃表須由部門主管簽署，交財務(wù)總監(jiān)審核。6． 經(jīng)財務(wù)部按年預(yù)算審核后，交總經(jīng)理審批。7． 在總經(jīng)理批準后，該部分計劃表將退回財務(wù)部備案及有關(guān)部門進行采購程序。8． 有關(guān)部門在準備采購品時，須填寫（采購申請單）并將有關(guān)之物品編號填上。9． 財務(wù)部將根據(jù)計劃表經(jīng)批準之物品審批采購宴請。10． 如屬計劃外或未經(jīng)批準之采購或用款，有關(guān)部門主管須書寫報告交行政辦公室批準后才能進行；有關(guān)計劃外之采購必須為緊急用途。11． 每年九月前，各部門主管須填報下一年之采購及用款計劃，交財務(wù)總監(jiān)及行政辦制度POLICY計劃用款及采購 編號REF CODE 執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED公室審批，程序與每月之申報相同。12． 在經(jīng)批準后，在每月之計劃表內(nèi)須注明已獲批準，以方便財務(wù)部核對。13． 在未批準之前，采購及用款一律不得進行。14． 為解決零星用款，由各部門提出申請向財務(wù)部領(lǐng)取備用金（最高不超過人民幣500元），按計劃用款支付，但必須將當月費用向財務(wù)部結(jié)算。制度POLICY掛帳編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策：此為酒店之政策，制定有關(guān)之掛帳政策，以控制外界之應(yīng)收帳，確保酒店之利益。程序：1． 如屬商務(wù)或旅行社，必須先填寫信貸申請表（見附表），然后由有關(guān)部門作推薦，交財務(wù)部信貸審批，財務(wù)部信貸必須了解此公司之信譽及財政狀況才可批準。2． 在審批前，財務(wù)部必須訂立掛帳最高數(shù)目及結(jié)帳期限，財務(wù)總監(jiān)審核后送總經(jīng)理最后批準。3． 在獲得批準后，財務(wù)部將發(fā)出通知申請公司，列明最高掛帳數(shù)目及結(jié)帳期限。如未獲批準，財務(wù)部亦需通知對方。4． 每次公司客人入住酒店或用餐，必須取得該公司的書面通知，才能掛帳。5． 財務(wù)部在每月底出一份可掛帳公司名單予以行政辦公室、市場銷售及推廣、房務(wù)部、餐飲部。如在月中有新公司可掛帳，用書面通知如上部門。6． 名單分本地公司、本地旅行社、外省公司、外省旅行社、境外公司、境外旅行社及政府機關(guān)。7． 屬政府機關(guān)掛帳者，可免以上程序，但由總經(jīng)理列出名單交財務(wù)部加進掛帳名單。8． 如遇有機關(guān)不在名單內(nèi)而要求掛帳，必須請示總經(jīng)理批準。9． 財務(wù)部信貸負責在每月十五日信貸會議前須開出一份公司掛帳情況表與行政辦公室、營業(yè)部、房務(wù)部及餐飲部。制度POLICY運作用品盤點 編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策 ： 此為酒店之政策，酒店將各餐廳廚房所領(lǐng)用之各類餐具器皿進行盤點，以確保其記錄準確。程序 ：1． 在每月之月底，成本控制人員將各餐廳主管及廚房所領(lǐng)用之各類餐具器皿進行盤點。2． 在盤點前三天，由財務(wù)部發(fā)出有關(guān)之通告。3． 有關(guān)之盤點將在非營業(yè)時間內(nèi)進行。4． 在盤點進行時，將由成本控制部及餐飲部各自委派人員聯(lián)合進行。5． 在盤點結(jié)束后一周內(nèi)，成本控制總監(jiān)將呈交一份有關(guān)之報告于財務(wù)總監(jiān)及餐飲總監(jiān)等。制度POLICY現(xiàn)金報銷 編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策：此為酒店之政策，使酒店現(xiàn)金報銷（支票現(xiàn)付）有章可循。程序：1． 凡墊付現(xiàn)金采購或支付酒店費用，經(jīng)所屬部門總監(jiān)/經(jīng)理批準，可申請現(xiàn)金報銷。2． 凡經(jīng)總經(jīng)理批準之有款由各部門填好采購單交采購部，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后連同支票申請單直接到財務(wù)部領(lǐng)支票，無用款計劃或超出用款計劃之外之用品一般不再受理。（特殊情況需補辦手續(xù)經(jīng)總經(jīng)理批準。）3． 倉庫對采購之物品辦理驗收入庫手續(xù)后，收貨人員留一聯(lián)，余聯(lián)連同發(fā)票，驗收單退給采購人員直，經(jīng)采購部經(jīng)理驗證后，送財務(wù)部報銷。倉庫將照驗收單（應(yīng)注明品名、規(guī)格、數(shù)量、金額）進行登記入帳。4． 由墊付人填寫零用現(xiàn)金支出傳票，包括日期、姓名、所屬部門、報銷項目摘要、金額（大、小寫），并將原始憑證（正式發(fā)票、收據(jù)及其他說明支出的單據(jù)）附后，由所屬部門總監(jiān)/經(jīng)理審核簽署。5． 不超過100元的零星現(xiàn)金采購，采購人員可持發(fā)票，倉庫入庫單和批準之采購單直接到財務(wù)部報銷支付現(xiàn)金。6． 將填寫好的零用現(xiàn)金支付傳票送往財務(wù)部應(yīng)付帳主任審核，如審核符合酒店規(guī)定后在傳票上填寫所屬會計科目的編號。報總會計師、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。7． 為了保證支票之安全，財務(wù)部開出之空白支票必須加蓋時間和限額，采購人員應(yīng)妥善保管（發(fā)生丟失造成損失由當事人自負），一般情況下三天內(nèi)核銷。8． 各部門現(xiàn)金報銷事先需經(jīng)本部門總監(jiān)/經(jīng)理簽批、總會計師復(fù)核、財務(wù)總制度POLICY現(xiàn)金報銷 編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED監(jiān)核準后，再交總經(jīng)理批準。9． 旅差費報銷在制度規(guī)定范圍內(nèi)由部門總監(jiān)/經(jīng)理簽字后經(jīng)財務(wù)總監(jiān)核批，再報總經(jīng)理簽批。墊款人在酒店規(guī)定的報銷日期及工作時間內(nèi)，憑審批好的零用現(xiàn)金支出傳票及本人的員工證到出納辦公室報銷；報銷時要在收款人簽名一欄簽章。備注：1． 人民幣、外幣的現(xiàn)金報銷必須分開申請。2． 如屬采購項目，必須附上采購申請單復(fù)印本。制度POLICY酒店財務(wù)管理編號REF CODE 執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策： 此為酒店之政策，根據(jù)政府對我店財務(wù)管理提出的要求：酒店之一切財務(wù)管理和會計制度都應(yīng)遵循“中外合資經(jīng)營企業(yè)會計制度”原則辦理；酒店的合同，章程亦明確了這一基本原則。為了保證財務(wù)制度的合法和各項財務(wù)報表、數(shù)據(jù)及時上報，使酒店財務(wù)管理得以納入正常軌道。程序：1． 酒店之一切經(jīng)濟活動，款項之收付都必須通過記帳憑證，并附有經(jīng)過層層嚴格審核無誤，符合要求之原始發(fā)票作為依據(jù)憑證，做到手續(xù)齊全，內(nèi)容完整。2． 遵循會計制度中規(guī)定之“借貸復(fù)式記帳法”，“權(quán)責發(fā)生制”，“人民幣為記帳本位幣”，“憑證、帳簿必須用中文書寫”，“外幣采用當月一日中國銀行外匯牌價為記帳匯率”，并設(shè)立日記帳，總帳，明細帳等原則辦理會計手續(xù)。3． 本酒店按照財政局要求執(zhí)行一九九二年經(jīng)國家財政部審定，由國家旅游局頒布之“中外合資經(jīng)營旅游企業(yè)會計科目和會計報表”辦理一切會計核算。4． 應(yīng)收帳款按不同貨幣，分別客戶設(shè)立明細帳進行登記，并及時催收，清償，核對，以加速資金周轉(zhuǎn)。無法收回要查明原因，追究責任，報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準后方可處理。5． 加強物資管理，對存貨要區(qū)分類別嚴格按照“制度”規(guī)定，建立采購、驗收、入庫、保管、領(lǐng)用、盤存等材料稽核制度。設(shè)有數(shù)量、單價、總價之明細帳（卡），逐筆登記。對固定資產(chǎn)還要設(shè)立一物一帳，按制度要求建帳，做到帳、卡、物相符。6． 發(fā)票要有專人保管，建立登記領(lǐng)用手續(xù)。作廢發(fā)票妥加保管。制度POLICY出庫程序 編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策：此為酒店之政策，為妥善各倉庫軼序及避免名部門需貨時混亂。程序：1． 各部門需貨時必須填寫領(lǐng)貨單，并在領(lǐng)貨單上方選擇出所領(lǐng)用物品的類別及詳列物品品名，單位及所需數(shù)量。2． 所有領(lǐng)貨單必須由部門總監(jiān)/經(jīng)理簽發(fā)，否則無效。3． 各部門領(lǐng)貨應(yīng)按照出庫時間表（詳見附表）辦理。4． 各部門人員領(lǐng)貨時，先把已批準后的領(lǐng)貨單交倉庫主任/倉管員確認。5． 各部門人員領(lǐng)貨時，應(yīng)在指定地點等候，不得擅自亂闖及未經(jīng)倉庫主任同意擅自拿取貨品。6． 各部門人員領(lǐng)貨時，應(yīng)當面點清所需項目及數(shù)量并在領(lǐng)貨單上簽字，離開倉庫后，倉庫人員概不負責所有短缺貨品。7． 緊急領(lǐng)貨程序見另發(fā)。8． 物品出庫時間表見另發(fā)。制度POLICY員工出差開支標準編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED政策： 此為酒店之政策，保證出差人員工作與生活需要，并貫徹勤儉節(jié)約，訂定員工開支標準，以控制合理費用。程序：1． 交通費出差人員乘飛機要從嚴控制，出差路途較遠，部門經(jīng)理A級以上人員可乘坐飛機，其他人員，未經(jīng)總經(jīng)理批準，一律乘坐火車或其他交通工具。酒店行政人員可乘坐火車軟席、輪船頭等艙位，總監(jiān)級人員，也可乘坐火車軟席或輪船一等艙位，部門經(jīng)理可乘坐火車軟席、輪船二等艙位，其他人員，乘坐火車硬座、輪船三等艙位。乘坐火車從晚上八時至次日七時之間，在車上過夜六小時以上的，或連續(xù)乘車時間超過十二小時的，可購?fù)P鋪票。符合乘坐火車臥鋪條件而未買臥鋪票的，可按硬席座位票價發(fā)給補助費，補助費的標準為：特別快車票價的50%，直快或慢車的60%。符合乘火車硬席臥鋪的人員，若買不到臥鋪票時。也可改乘軟席座位，但不得改乘軟臥，同時不享受硬席位票價的補助費。出差期間，市內(nèi)乘坐公共汽車小巴或地鐵費用實報實銷，除總監(jiān)級以上人員外，一般不得乘出租汽車。制度POLICY員工出差開支標準編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED2． 住宿標準 行政級人員出差時，可以單獨一個房間，房費按實報銷，唯應(yīng)盡量節(jié)約為原則。為保持酒店形象，營業(yè)部人員可通過友好酒店訂取同行特價。其余為員出差，則按雙人房標準，每人每天住宿標準為100元，在不超過以上標準范圍內(nèi)憑合法票據(jù)報銷。3． 伙食補助行政級人員伙計費實報實銷，應(yīng)以盡量節(jié)約為原則；總監(jiān)級出差，每天伙食費不超過80元；其他人員短期出差到一類地區(qū)的伙食補助費每人每天50元，到其他地區(qū)，每人每天30元，包干使用。 市內(nèi)出差（包括郊區(qū)、縣）不能趕回酒店食堂就餐的，憑本人飯卡，部門總監(jiān)審查簽名，可報銷誤餐費20元，一般每天只補助一餐。考慮到采購人員經(jīng)常在外工作，比較辛苦，特規(guī)定采購人員連同出車司機，兩人以上在市內(nèi)出差，如果在外面餐廳就餐，可憑發(fā)票報銷每人每餐標準為20元，超過部分自理。 采購員及司機于晚上往機場提貨，回酒店趕不上員工食堂常夜餐開餐時間，由值班經(jīng)理簽名認可后，可在指定餐廳進食一客炒飯或面條。 酒店派出在外短期培訓、學歷、以及參加各種會議的員工，如果由外地組織培訓和安排會議及負責解決伙食，酒店不再給予伙食補助。由員工制度POLICY員工出差開支標準編號REF CODE執(zhí)行職位POSITION RESPONSIBLE涉及部門DEPT. CONCERNED 自行解決伙食的，每人每天伙食標準為30元，按出勤天數(shù)計算報銷。 各出差人員由于已領(lǐng)取伙食補貼，故不再另行發(fā)出差補貼。 4． 電話/傳真費 在外出差發(fā)生電話/傳真費用的，如屬公事，須寫明受話人單位、姓名，按實報銷，不能提供依據(jù)則一律以私人帳項處理。 5． 宴請 在外出差發(fā)生招待宴請費用的，必須出發(fā)前先計劃預(yù)算報批。事后在發(fā)票上由總經(jīng)理簽字批準方可報銷。 6． 總經(jīng)理批準，隨同行政級人員外出，為方便起見，隨員可享受行政級人員待遇。7． 因工出差人員必須填寫“外出公干申請/報銷單”，及相關(guān)文件，