【文章內(nèi)容簡介】 用額度”調(diào)查后，接受客戶訂貨，并且排人生產(chǎn)流程，再由倉庫調(diào)貨，將商品運交給客戶，商品交運就是俗稱的“出貨”。加強商品實體的配銷管理，是今后企業(yè)的經(jīng)營重點項目。業(yè)務部門“承接訂單”，要與“商品交運”互相搭配。例如要有“準確性”和“速度”?！皽蚀_性”就既要與庫存相比較，還要與工廠的開發(fā)部門、生產(chǎn)部門加以協(xié)調(diào)。至于“速度”，指訂單“交回”的速度快慢。 (一)商品交運單的功能 商品交運的管理，必須有書面單據(jù)，依表單作業(yè)行事。商品管理單位(或成品管理單位)接到業(yè)務處核準指示交運的“訂貨通知單”，辦理商品交運時，填具“商品交運單”，以便出貨。“商品交運單”具有下列之功能： (1)開立發(fā)票之依據(jù)。 (2)列印對賬單并與客戶對賬。 (3)作為應收賬款回收管制。 (4)列為銷售收入賬。 (5)沖減成品庫存賬。 (6)該訂單的交期管制。 (7)作為送貨明細，供客戶簽收承運商申請運費憑證。(二)商品交運單的格式內(nèi)容 商品交運首先要設計“商品交運單”格式。此格式表單因企業(yè)性質(zhì)而異，一般而言，應具有下列格式內(nèi)容： (1)本交運單號碼(有為數(shù)不少的診斷案例，顯示由于“商品交運單”未印上流水號碼，而導致員工舞弊)。 (2)客戶名稱與代號。 (3)交運日期。 (4)發(fā)票號碼。 (5)品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、總價 (6)交運地點。 (7)沖掉預收款。 (8)承運車行。 (9)運費的計算。 (10)客戶簽收。(11)有關(guān)經(jīng)辦人員的簽章。(12)其他電腦代號。 (三)商品交運單的流程控制 商品交運單的流程控制方式，牽涉到貴公司部門組織的編組與工作的分擔，可區(qū)分為四聯(lián)式管理和六聯(lián)式管理，介紹如下：四聯(lián)式商品交運單1．第一、第二、第三聯(lián) (1)填妥后將第一聯(lián)先送承運商調(diào)派車輛，并作入廠憑證。(2)承運車輛人廠后，由發(fā)貨人員引導裝貨，經(jīng)裝妥并由承 運人員于第一、第二、第三聯(lián)簽字后由承運人員持憑以出廠。 (3)經(jīng)廠門守衛(wèi)過磅簽章放行后，第一聯(lián)由守衛(wèi)送資料處理中心打卡，再送回成品部門： ①作為承運商簽收之依據(jù)。 ②憑以核對“成品明細賬”，以確保電腦賬務正確性。 (4)第二、第三聯(lián)連同成品由承運人員送至客戶指定地點，經(jīng)客戶簽收后： ①第二聯(lián)由客戶收執(zhí)。 ②聯(lián)由承運人員帶回于每旬第七天前，將客戶簽收聯(lián)連 同“運費明細表”并集送成品部門，成品部門應即核對及跟催客 戶簽收聯(lián)之回收，經(jīng)核符合后送會計整理付運費，客戶簽收回聯(lián)留存會計。 2．第四聯(lián) 開單后即轉(zhuǎn)回業(yè)務部門，用以：(1)核對成品交運單與訂制(貨)通知單內(nèi)容。(2)由賬務人員核對“銷售日報表”以確保客戶應收賬款正確性。 (3)依實際交運數(shù)量，憑以辦理銷貨折讓。表8—1 各聯(lián)的流程聯(lián)序流程第一聯(lián)成品部門第二聯(lián)成品部門→車輛→守衛(wèi)→倉庫→車輛→守衛(wèi)→客戶第三聯(lián)成品部門→倉庫→車輛→守衛(wèi)→客戶簽收→成品部門→會計第四聯(lián)成品部門→倉庫→車輛→守衛(wèi)→電子資料控制中心→會計第五聯(lián)成品部門→倉庫→成品部門第六聯(lián)成品部門→倉庫 六聯(lián)式商品交運單 六聯(lián)式的管理，首先由成品課經(jīng)辦人一次套寫成品交運單…一式六聯(lián)與統(tǒng)一發(fā)票，連同受訂通知單呈送部門主管復核，然后經(jīng)辦人存查交運單第一聯(lián)，將第二聯(lián)交承運車行，憑此入廠提貨，將第三、第四、第五、第六聯(lián)連同統(tǒng)一發(fā)票收執(zhí)聯(lián)，送給倉庫管理人員，憑以發(fā)貨。 承運車行憑成品交運單第二聯(lián)，得到廠門守衛(wèi)的允許，開車入廠。到達成品倉庫時，出示成品交運單第二聯(lián)，倉庫管理人員核對無誤后開始發(fā)貨。發(fā)貨完畢，倉庫管理人員自存成品交運單第六聯(lián)，憑以登賬；將第五聯(lián)轉(zhuǎn)送成品庫交運經(jīng)辦人員，交運經(jīng)辦人員將實際重量(若有必要時)補記在第一聯(lián)后，即將第五聯(lián)送交業(yè)務員，通知他此筆訂單已經(jīng)發(fā)貨。其余第二、第三、第四聯(lián)與統(tǒng)一發(fā)票收執(zhí)聯(lián)交給承運車輛司機，憑此出廠。廠門守衛(wèi)則收回第四聯(lián)，定時匯送電子資料處理中心打卡，然后轉(zhuǎn)送會計登賬并存查。司機則將第二、第三聯(lián)連同統(tǒng)一發(fā)票收執(zhí)聯(lián)在送達成品時交給客戶，第二聯(lián)連同統(tǒng)一票收執(zhí)聯(lián)由客戶查存；第三聯(lián)由客戶簽收并蓋章后交司機帶回給成品庫的交運經(jīng)辦人，一則憑此向會計請領(lǐng)運費，一則核對客戶簽收情形。(四)商品交運的管理商品交運的管理，要確認準時交貨，并核對交貨種類、數(shù)量與訂貨單、發(fā)票內(nèi)容一致；在商品的實體配銷上，要分析交運過程，設定管理辦法。 在企業(yè)的輔導經(jīng)驗里，想要提高成品交運的效率，必須注意幾個重點： (1)設定有效的商品交運經(jīng)辦部門，例如將商品出貨、交運等工作，交由業(yè)務部門、總務部門或倉儲部門。(2)規(guī)定商品出入的管制辦法。(3)注意商品交運過程中的流程管理。(4)運用內(nèi)部稽核管理制度。三 如何管理退貨（一）商品退貨的原因 商品退貨，乃是指依據(jù)買賣合約而出貨的商品，由于某些因素，客戶將商品退回公司。商品退貨會即時減少公司的營業(yè)額，降低利潤，企業(yè)應檢討商品競爭力與加強營業(yè)管理，提高營運績效。 商品退貨會對企業(yè)經(jīng)營造成困擾。企業(yè)要了解造成退貨的真正原因，才能獲得經(jīng)營改善。 扣除退貨后的銷售額稱為凈銷售額；從凈銷售款扣除銷售成本稱為毛利。要分析退貨在銷售額中占多少比率，同時也要分析近期的退貨率是否增加。在經(jīng)濟景氣和不景氣時退貨率不大相同。例如，退貨率在景氣時為5％，而不景氣時則為15％。盡管品質(zhì)沒變，但退貨率卻上升了。 在內(nèi)部的管理中，“清點退貨商品”、“商品數(shù)量準確性”屬于倉儲部門；“將退貨商品確保品質(zhì)無誤”、屬于品管部門；“調(diào)整應收賬款余額”、“發(fā)票重新處理”屬于會計部門。 第一線業(yè)務部門更要了解“為何會退貨”，“依規(guī)定是否可接受此批退貨”。商品退貨首先要了解原因，下表為某紡織廠遭受退貨的“原因分析”與“防止對策”，可作分析的參考：(二)建立退貨準則 企業(yè)處理客戶之退貨，以廠商而言，不管是“經(jīng)銷商的退貨”或是“使用者的退貨”，必須有所準則，若是無條件地接受退貨，結(jié)果賣方承受100％的風險，導致無法訂立資金營運計劃、利益計劃；更有甚者，買方不必認真辦理訂購之有關(guān)事項，零售商可能不積極銷售，更加擴大賣方企業(yè)本身無法掌握的風險。因此，交易之時，應當事先決定接受何種程度的退貨，或者在何種情況下接受退貨，作為銷售條件的一部分。 例如決定僅在“不良品或商品損傷的情況接受退貨”，或是“銷售額的10％以內(nèi)的退貨”；“7天之內(nèi)保證退貨還錢”等。一旦制定商品退貨準則后，應適度通知經(jīng)銷商。 企業(yè)對外要訂立接受退貨條件的“退貨準則”，對內(nèi)要有一套企業(yè)標準流程作業(yè)的“退貨工作流程”。接獲商品退貨消息，就必須了解是否有按照公司所規(guī)定的退貨準則，惟有符合條件者，才能進行退貨處理。 在企業(yè)所擬訂的管理辦法，除非事先已準許客戶退貨，例如對使用者的“只要在7天內(nèi)退貨，一概退貨還錢”，對經(jīng)銷商的商店滯銷庫存貨都可接受退貨”，否則當客戶欲退貨時，應事先與承辦業(yè)務員接洽，未事先接洽者，或業(yè)務員不接受退貨者，原則上均不接受其退貨。本公司承辦業(yè)務員應與客戶交涉，—并檢討構(gòu)成退貨原因責任是否應歸責于本公司。退貨原因?qū)儆诒竟矩熑握?，應予受理退貨。退貨原因不屬于本公司責任?不當之退貨)，不予受理退貨。退貨原因是否應歸責于本公司尚待研討者(品質(zhì)不良等皆屬之)，則予暫時保留退貨，立即會同檢查成品，或送品管部門再檢查，然后決定應否受理。 表8—2 退貨原因退貨原因說明制造技術(shù)品質(zhì)不良(應以賠償方式理賠)手感不佳，染色不均，幅寬不足，損傷，長度不對，規(guī)格不符，染色錯誤，顏色不齊，批號不對銷售方面依商場習慣所發(fā)生之退貨銷售技巧上所常有之更改顏色手續(xù)上之錯誤，如傳票填寫錯誤等所引起之錯誤；合約變更重復發(fā)貨，數(shù)量錯誤，色號不對；發(fā)錯客戶，布號不符，規(guī)格不符；交期不對客戶方面客戶之不良庫存客戶之預測準備，流行發(fā)生變化所致之退貨(不當之退貨)客戶之聯(lián)絡不當客戶(批發(fā)商等)之聯(lián)絡錯誤倉庫及貨運方面保管不當淋濕，弄臟，損傷等保管不當延遲送達發(fā)貨錯誤染整廠方面交貨遲延重復發(fā)貨；數(shù)量錯誤；種類不對；規(guī)格不符；發(fā)錯客戶；交期不對 表8——3退貨原因 防止對策交貨遲延如有發(fā)生交貨遲延之慮時，應取得客戶之諒解才交貨發(fā)貨錯誤業(yè)務員、交貨管制承辦人員應嚴密查核品質(zhì)不良應徹底實施發(fā)貨前檢查，如有發(fā)生問題之可能性時，應事先取得客戶之諒解不當退貨因根深蒂固商業(yè)習慣無法即時消減，業(yè)務承辦人員應與客戶保持良好之關(guān)系，將不當退貨之發(fā)生防患于未然 上述所提重點，是“廠商本身接受其客戶之退貨”。這里說明另一重點，是“公司將本身所進貨之商品加以退回到原廠商”。公司每月(或每周)在固定時間將退貨商品依照廠商別，分別加以集中，并預先輸入電腦，列印”退貨清單”，利用廠商送貨取款時，一并帶回。應列入追蹤的是”退貨物品”是否有應退而尚未退之商品；其次追蹤的是”退貨之貨款”。貨品退貨應迅速，否則影響當期應付賬款。(三)商品退貨的清點接到客戶退貨，首先有必要去查點數(shù)量與品質(zhì)，確認所退貨種類、項目、名稱是否與客戶發(fā)貨單記載相同。首先，數(shù)量是否正確。例如2盒與2箱，雖只差一字，因一箱有24盒，故實際上而言，數(shù)量相差24倍之多。其次確定退貨物品有無損傷，是否為商品的正常狀態(tài)。有時，因是“不良品”而遭退貨，廠商受理退貨后就要加以維修。清點后，倉庫的庫存量要迅速加以修正調(diào)整，而且要盡快制作退貨受理報告書，以作為商品入庫和沖消銷貨額、應收賬款的基礎(chǔ)資料。此程序若不及時實施，“應收賬款余額”與“存貨額余”在賬面上都不會正確，造成賬務困擾。(四)商品退貨的管理流程 當客戶將商品退貨時，企業(yè)內(nèi)部必須有一套管理流程，運用表格式的管理制度，以多聯(lián)式“驗收單”在各部門流動，加以控制客戶所退商品，并