行政管理制度(通用版)(編輯修改稿)
2025-05-09 04:21 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 品的采購(gòu)、發(fā)放和使用管理。第三條 行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第二章 辦公用品的采購(gòu)管理第四條 辦公用品的采購(gòu)程序。（1）行政工作人員須及時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存情況，并根據(jù)平時(shí)的消耗水平制作采購(gòu)計(jì)劃，明確訂購(gòu)數(shù)量，填寫(xiě)《辦公用品申購(gòu)單》。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購(gòu)單》，提交公司總經(jīng)理審批。（3）審批通過(guò)后，根據(jù)審批意見(jiàn)，行政部負(fù)責(zé)采用訂購(gòu)或直接購(gòu)買的方式實(shí)施購(gòu)買。（4）所訂購(gòu)辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問(wèn)題。（5）驗(yàn)收人員在《辦公用品驗(yàn)收單》上填寫(xiě)驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。（6）針對(duì)直接購(gòu)買的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑《辦公用品申購(gòu)單》以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；針對(duì)采用訂貨方式采購(gòu)的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購(gòu)單》及《辦公用品驗(yàn)收單》，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。第五條 辦公用品采購(gòu)規(guī)定。（1）經(jīng)辦人員本著“合理節(jié)約”的原則實(shí)施采購(gòu)，避免重復(fù)購(gòu)買造成庫(kù)存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。（2）各部門如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書(shū)面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（3）行政部填寫(xiě)《辦公用品訂購(gòu)進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購(gòu)日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購(gòu)買所需物品，但事后需時(shí)間補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷。（5）驗(yàn)收結(jié)果為不合格時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)與供貨商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。（6）對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購(gòu)過(guò)成中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無(wú)法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。第三章 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第六條 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。（1）領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需以部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向行政部提交《辦公用品申領(lǐng)表》，寫(xiě)明所需領(lǐng)取的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字核準(zhǔn)。（2）公司規(guī)定每月XX日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時(shí)間，遇節(jié)假日順延，其他時(shí)間均不予受理。（3）行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品時(shí)，于每月XX日前向各部門分發(fā)。同時(shí)進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作。寫(xiě)明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格及發(fā)放日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。（4）員工離職時(shí)，其已領(lǐng)取或保管的訂書(shū)器、計(jì)算器、文件架、文件盒等耐用品必須交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時(shí)申領(lǐng)。第七條 新員工入職時(shí)，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備行政文員水性筆、記事本、文件夾各1個(gè)財(cái)務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器各1個(gè)部門主管鉛筆、水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器、訂書(shū)器各1個(gè)部門經(jīng)理及以上人員鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、計(jì)算器、筆筒、文件架、文件夾、活頁(yè)夾各一個(gè)備注因工作需要領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配備以為的辦公用品時(shí)，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序進(jìn)行申領(lǐng)第四章 辦公用品的保管和使用第八條 辦公用品的保管及使用管理。（1）行政部應(yīng)建立庫(kù)存辦公用品臺(tái)賬，明確掌握辦公用品的庫(kù)存情況。（2）辦公用品倉(cāng)庫(kù)須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)如有帳物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到帳物相符。（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。（4）水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個(gè)月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請(qǐng)人不得以其新舊為由拒絕使用。（6）行政部對(duì)已無(wú)使用價(jià)值，決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。（7）樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，提倡無(wú)紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。第五章 辦公用品的使用監(jiān)督第九條 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。第十條 行政部應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。第十一條 行政部每月填寫(xiě)《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。一份存檔用于年終各部門的績(jī)效考核，另一份提交各部門經(jīng)理，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。第十二條 實(shí)行“走動(dòng)管理”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。第五章 附則第十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第十四條 本制度自公布之日起執(zhí)行。辦公用品管理流程：行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)可以按照下面的流程進(jìn)行:（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量以及平時(shí)的消耗量確定購(gòu)買數(shù)量，提交購(gòu)買申請(qǐng)。（2）行政部經(jīng)理審核購(gòu)買申請(qǐng)后，提交總經(jīng)理審批。（3）行政部根據(jù)審批意見(jiàn)實(shí)施購(gòu)買。（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。（5）行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。（6）驗(yàn)收合格后，將所購(gòu)物品登記造冊(cè)入庫(kù)保管，以備領(lǐng)用。（7）各部門按需領(lǐng)用辦公用品。流程圖：申請(qǐng)購(gòu)買實(shí)施購(gòu)買驗(yàn)收貨物登記入庫(kù)按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格辦公用品管理表格：（1）辦公用品申購(gòu)單（2）辦公用品驗(yàn)收單（3）辦公用品申領(lǐng)單（4）辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表（5）辦公用品領(lǐng)用記錄表（6）辦公用品使用情況匯總表（7）辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)表（8）辦公用品報(bào)廢清單例表一： 辦公用品申購(gòu)單填制單位檔案編號(hào)序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額到貨期限具體用途備注123456…行政部門審核意見(jiàn)年 月 日總經(jīng)理審核意見(jiàn)年 月 日申請(qǐng)人簽字： 填表日期：例表二：辦公用品驗(yàn)收單填制部門檔案編號(hào)驗(yàn)收人員驗(yàn)收日期序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量供貨廠商到貨日期驗(yàn)收結(jié)果備注12345…例表三：辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門檔案編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期序
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