【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 。（2）公司召開(kāi)的工作會(huì)議和重要的專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件：通知、代表名單、日程、報(bào)告、講話、會(huì)議記錄、決議、決定、紀(jì)要、總結(jié)、討論通過(guò)的文件、模范人物名冊(cè)、獎(jiǎng)勵(lì)名單及重要的聲像材料——永久。（3）典型材料、代表發(fā)言、學(xué)術(shù)報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)——長(zhǎng)期。（4）小組會(huì)議記錄——短期。（5）公司召開(kāi)的一般專(zhuān)業(yè)性會(huì)議文件：紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料——長(zhǎng)期。（6）典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)——短期。公司制發(fā)的（包括與其他單位聯(lián)合制發(fā)的）各種文件材料、決定、決議、指示、規(guī)定、辦法、通報(bào)、通知等：（1）方針、政策法規(guī)性的、重要的——永久。（2）一般的——長(zhǎng)期。（3）事物性有參考價(jià)值的——短期。上級(jí)單位召開(kāi)的重要會(huì)議文件材料。（1）重要的有查考意義的——長(zhǎng)期。（2）一般的——短期。上級(jí)單位頒發(fā)的文件材料：（1）針對(duì)公司業(yè)務(wù)并執(zhí)行的重要文件——永久。（2）一般的——長(zhǎng)期。（3）其他需要執(zhí)行的文件材料——短期。本公司的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)：（1）重要的——永久。（2）一般事務(wù)性的——短期。計(jì)劃、規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表：（1）公司及上級(jí)單位下達(dá)的年度的——長(zhǎng)期。（2）半年、季度的、月度的——短期。（3）下級(jí)單位報(bào)送的：年度和年度以上的——長(zhǎng)期；年度以下的——短期。工作總結(jié)、報(bào)告：（1）年度的、重要專(zhuān)題的——永久。（2）半年的、季度的、一般專(zhuān)題的——短期。有關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱(chēng)更改、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料——永久。干部任免的文件材料：（1）公司董事會(huì)對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)人任免——永久。（2）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的任免——長(zhǎng)期。1公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作（生產(chǎn)者）等文件材料：省、市級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料——永久。（2）本單位評(píng)選取表彰先進(jìn)工作者的通知決定及事跡材料——長(zhǎng)期。1監(jiān)察工作形成的請(qǐng)求報(bào)告、案件處理結(jié)論、通報(bào)等：（1）影響大的、問(wèn)題嚴(yán)重的——永久。（2）一般的——長(zhǎng)期。1公司處理的文件材料有省、市、區(qū)以上領(lǐng)導(dǎo)人重要指示和處理結(jié)果的——永久；有上級(jí)機(jī)關(guān)或本單位領(lǐng)導(dǎo)人重要指示和處理結(jié)果的——長(zhǎng)期；其他——短期。1干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)工作、職務(wù)聘任、勞動(dòng)保護(hù)、勞保統(tǒng)籌、職工教育、技術(shù)考核及撫恤、死亡等文件材料——長(zhǎng)期。1公司的組織沿革、大事記——永久。1公司財(cái)產(chǎn)、物資檔案等交接憑證——永久。1公司編輯的反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本——永久。1黨、團(tuán)總支、工會(huì)形成的文件：（1）黨、團(tuán)代會(huì)、職代會(huì)等會(huì)議通知、名單、議程、報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、決議、紀(jì)要、選舉結(jié)果、重要的聲像材料——長(zhǎng)期。（2）年工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議文件、團(tuán)費(fèi)會(huì)費(fèi)管理——長(zhǎng)期。（3）簡(jiǎn)報(bào)和一般文件——短期。第五條 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理（一）財(cái)務(wù)檔案歸檔范圍及保管期限財(cái)務(wù)管理方面的文件：（1）本公司關(guān)于財(cái)務(wù)工作和各項(xiàng)規(guī)定、制度；（2）年度基建、生產(chǎn)財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)決算，年度外匯收支計(jì)劃；（3）申請(qǐng)外匯的請(qǐng)示、批復(fù)、專(zhuān)項(xiàng)資金的核定、提取分配、使用；（4）電價(jià)的管理；（5）財(cái)稅管理；上述文件重要的——長(zhǎng)期；一般的——短期。財(cái)務(wù)檔案整理、裝訂：（1）每年形成的財(cái)務(wù)資料應(yīng)及時(shí)匯集、整理、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)分門(mén)類(lèi)立卷裝訂成冊(cè)。（2）原始憑證大于記帳憑證，應(yīng)將原始憑證逐張折齊于記帳憑證，防止原始憑證破碎損壞。（3）根據(jù)記帳憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊(cè)，加蓋貼封簽，在封面上應(yīng)寫(xiě)明憑證的起迄號(hào)、裝訂日期、并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人蓋章。（4）裝訂成冊(cè)、總帳、銀行和現(xiàn)金日記帳都應(yīng)有編號(hào)，在年度終了后，必須檢查，有無(wú)缺頁(yè)或漏頁(yè)、錯(cuò)號(hào)和重復(fù)號(hào)。（5）在年終了后，活頁(yè)記帳必須另行裝訂，裝訂前由記帳人員認(rèn)真檢查有無(wú)缺頁(yè)，然后編號(hào)，加封面和封底，用臘線裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)檔案移交：（1）當(dāng)年財(cái)務(wù)檔案在年底終了后暫時(shí)由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，至第二年第一月，由財(cái)務(wù)部門(mén)按歸檔要求，立卷成冊(cè)，編制清冊(cè)后移交檔案室。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案室交接檔案時(shí)，必須認(rèn)真核對(duì)，做到帳物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。（3）財(cái)務(wù)部門(mén)必須按時(shí)將應(yīng)歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕。（4）檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁(yè)時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后，會(huì)同原經(jīng)辦人共同拆封，以分清責(zé)任。（二）會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和管理會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)帳簿，會(huì)計(jì)報(bào)告和重要的經(jīng)濟(jì)合同等會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案年度終了按規(guī)定分類(lèi)及編號(hào)，登記造冊(cè)。包括：會(huì)計(jì)憑證和原始憑證（按年度編卷號(hào)）、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、工資表、現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、總帳、明細(xì)分類(lèi)帳報(bào)表類(lèi)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、月報(bào)表及財(cái)務(wù)快報(bào)等。（1）憑證類(lèi)：原始憑證和記帳憑證保管15年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管3年；工資表永久保管。（2）帳簿類(lèi)：現(xiàn)金日記帳保管25年；銀行存款帳保管25年；總帳保管25年；明細(xì)分類(lèi)帳保管15年。（3）報(bào)表類(lèi)：年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久保存；月、季度報(bào)表保管5年。（4）其他類(lèi)：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管15年；會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管25年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管25年；涉及外事及對(duì)私改造的會(huì)計(jì)檔案永久保存。（三）會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案保管期滿后需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部共同鑒定，嚴(yán)格審查，編制“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”，報(bào)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于到期未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，保管到結(jié)清債權(quán)、債甸時(shí)為止。（四）會(huì)計(jì)檔案交接會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)工作，必須辦理交接手續(xù)。會(huì)計(jì)人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)勻會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部指定由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。本部門(mén)人員調(diào)用會(huì)計(jì)檔案，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記，歸還時(shí)核對(duì)銷(xiāo)號(hào)。本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，必須持有效證件、單位介紹信等合法后續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）會(huì)計(jì)檔案保管期限會(huì)計(jì)主管人員辦理交接手續(xù)，由分管副總經(jīng)理監(jiān)交。移交人員要編制移交清冊(cè)，逐項(xiàng)移交，接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收。第六條 生產(chǎn)技術(shù)檔案管理（一）技術(shù)檔案歸檔范圍及保管期限關(guān)于出國(guó)考察、友好往來(lái)、參加會(huì)議等工作中形成的文件：（1）重大活動(dòng)的主要文件——永久；（2）審核手續(xù)、考察報(bào)告——長(zhǎng)期。生產(chǎn)建設(shè)、出口貿(mào)易形成的文件：（1）合同、合同附件、談判協(xié)議、議定書(shū)、各設(shè)計(jì)階段的有關(guān)文件、審查議定書(shū)、國(guó)外設(shè)備材料驗(yàn)收及設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)、開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠——永久。（2）談判過(guò)程中外商提交的材料、出國(guó)考察收集的有關(guān)材料，技術(shù)問(wèn)題來(lái)往信函：重要的——永久；一般的——短期。生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件：（1）生產(chǎn)技術(shù)管理的規(guī)定、辦法——長(zhǎng)期。（2）檢修、調(diào)度運(yùn)行管理全廠性試驗(yàn)——長(zhǎng)期。（3）安全技術(shù)管理規(guī)定、通知、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查——短期。（4）環(huán)境保護(hù)的通知、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查——短期。（5）節(jié)能管理——長(zhǎng)期。（6）燃料管理——長(zhǎng)期。（二）技術(shù)檔案利用凡外單位來(lái)我公司進(jìn)行技術(shù)檔案咨詢(xún)者，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。根據(jù)技術(shù)檔案的類(lèi)別，需分別經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提供利用。第七條 聲像檔案管理（一）歸檔范圍各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)廠指導(dǎo)工作或從事其他重大活動(dòng)攝錄所形成的材料。國(guó)內(nèi)外賓客來(lái)廠參觀訪問(wèn)，洽商所形成的材料。公司黨政工團(tuán)召開(kāi)重要會(huì)議和組織各類(lèi)活動(dòng)所形成的材料。重大技術(shù)改造項(xiàng)目形成的材料。重大人身、設(shè)備事故、消防事故、設(shè)備缺陷形成的材料。重要設(shè)備的安裝、檢修形成的材料。（二）歸檔要求沖洗后的照片需及時(shí)整理、登記、編目、立卷、并編制檢索工具，便于利用。歸檔的磁帶裝在密封盒里，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。定期檢查聲像檔案的保管情況，錄像帶每半年重繞一次，發(fā)現(xiàn)污損及時(shí)修復(fù)。照相檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。聲像檔案保管期限均為永久保管期。第八條 人事檔案管理人事檔案管理是指公司員工人事履歷管理工作，包括檔案的收集、歸檔、查閱、銷(xiāo)毀等方面的管理內(nèi)容。（一）職責(zé)劃分公司在職員工、離職或辭退人員的人事資料由管理部負(fù)責(zé)管理；員工個(gè)人檔案由湛江市人才交流中心托管的，由管理部負(fù)責(zé)商洽，其費(fèi)用由個(gè)人自理。建立人事檔案帳冊(cè)，所有檔案必須登記入帳，妥善保管。每年按在冊(cè)人員進(jìn)行一次核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）檔案收集的內(nèi)容履歷材料；自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；鑒定（含自我鑒定）考核材料；學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料；加入黨、團(tuán)的材料；獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料；違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法處分的材料；工資、職務(wù)變動(dòng)、各種代表會(huì)的審批表、呈報(bào)表等材料；其他可供組織參考、有保存價(jià)值的材料；歸檔材料鑒別：歸檔材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真審查，符合規(guī)定歸檔要求的材料，應(yīng)完整無(wú)缺。第九條 本制度解釋權(quán)歸管理部。印章使用管理制度第一條 為加強(qiáng)公司印鑒、證照管理，規(guī)范公司行為，特制定本辦法。第二條 印鑒的使用和管理（一）有效印鑒種類(lèi)、保管、施印部門(mén)公章、合同專(zhuān)用章、法人印章等，由總經(jīng)理指定專(zhuān)人保管并施印。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、稅務(wù)代碼章等，由總經(jīng)理指定財(cái)務(wù)部門(mén)專(zhuān)人保管并施印。各部門(mén)印鑒，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管并施印。任何人不得私自將印章帶出公司駐地，如因工作需要必須帶章外出，須經(jīng)他管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）印章使用審批權(quán)限涉及公司的合同、協(xié)議、上報(bào)材料及手續(xù)辦理等工作使用公司印章，須經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門(mén)專(zhuān)用章由本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）用印要求攜帶印鑒外出者必須到印鑒保管人處先行登記，注明事由、經(jīng)辦人、日期、批準(zhǔn)人等。蓋印是證實(shí)文件效力的一種標(biāo)志。蓋章要端正、清晰其位置在文件末尾年月日的中間；上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，蓋在公文末尾的生效期中間，不壓正文。嚴(yán)禁錯(cuò)蓋、漏蓋；嚴(yán)禁在空白信箋上蓋章。第三條 公司各類(lèi)證照的使用和管理（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、地稅、國(guó)稅、一般納稅人登記證正副本、企業(yè)法人代碼證正副本、銀行開(kāi)戶(hù)許可證和其他各類(lèi)特許證照等，由總經(jīng)理指定專(zhuān)人保管。（二）原則上，任何人不得私自將各類(lèi)證照原件帶出公司駐地，如因工作需要必須攜帶外出，須經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）因工作需要，需在有關(guān)證照復(fù)印件上加蓋公章，按印章使用審批權(quán)限辦理。第四條 本辦法解釋權(quán)歸管理部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后公布實(shí)施，修改時(shí)亦同。公文管理制度第一章 總則第一條 目的：本制度主要對(duì)湛江華品木業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)華品公司）本部、職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行規(guī)定。第二條 職責(zé)：華品公司所有公文事務(wù)由管理部歸口進(jìn)行管理。第三條 公文概念：本制度所規(guī)定的公文是指華品公司各部門(mén)以及和其它政府、商業(yè)組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來(lái)往和記錄文本。第二章 發(fā)文管理發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。第四條 擬稿、審稿。公司各部門(mén)對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)文，先由公司發(fā)文部門(mén)擬就文稿后，擬稿人應(yīng)填寫(xiě)《華品公司公文審批表》，交管理部初核，審核的重點(diǎn)：（一）是否需要行文。（二）是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令。（三）提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。（四）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。（五）文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。初核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應(yīng)退回發(fā)文部門(mén)修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新抄正。經(jīng)管理部初核、修改后的文稿，由發(fā)文部門(mén)送相應(yīng)分管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審核（對(duì)內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。第五條 公文簽發(fā)華品公司總經(jīng)理、各分管副總經(jīng)理（在權(quán)限范圍內(nèi)）可以簽發(fā)以華品公司名義發(fā)出的公文；各部門(mén)負(fù)責(zé)人在報(bào)管理部初核、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的公文；其他工作人員不得以單位名義發(fā)出公文，但因工作需要可以以本人名義直接發(fā)出對(duì)內(nèi)公函?！豆ぷ髀?lián)絡(luò)單》由各職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分廠負(fù)責(zé)人簽署生效。第六條 編號(hào)、打印正式文件、校對(duì)、用印、文件分發(fā)。（一）以華品公司名義發(fā)文，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交管理部統(tǒng)一編號(hào)。以華品公司名義發(fā)文，紅頭文件一律用華品發(fā)字〔20年〕號(hào)，白頭文件一律用華品普字〔20年〕號(hào)；華品公司股東會(huì)議發(fā)文，用華品股字〔20年〕號(hào)；華品公司董事會(huì)發(fā)文，用華品〔20年〕號(hào)；職能部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)文，用華品字〔20年〕號(hào)。如財(cái)務(wù)部用華品財(cái)字〔20年〕號(hào)，管理部用華品管字〔20年〕號(hào)，生產(chǎn)部用華品生字〔20年〕號(hào)，具體由管理部負(fù)責(zé)進(jìn)行規(guī)范。（二）以公司名義對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文的繕印、編號(hào)、校對(duì)、用印、文件下發(fā)工作由管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)操作；以部門(mén)名義對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文的繕印、校對(duì)、用印、文件分發(fā)由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)操作。第七條 其他。（一）公文擬稿必須有普通A4紙張打印，附在《華品公司公文審批表》；改稿和簽發(fā)，一律用水性筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。（二）打印正式文件要美觀大方，符合公司規(guī)定的公文格式。須裝訂的文件要整齊牢固，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、粘頁(yè)。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁(yè)無(wú)空檔，可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。（三）公文校對(duì)以公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的原稿為準(zhǔn)，各部門(mén)不得擅自改動(dòng)審批后的原稿。第八條 公文印發(fā)范圍華品公司公文的分發(fā)范圍由擬辦單位提議，管理部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定；各部門(mén)公文的