【文章內(nèi)容簡介】 因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時送達的,或未送達的,視造成損失程度給予處罰。第五十三條 公司內(nèi)部使用的文件資料打印時應(yīng)注意節(jié)儉,打印紙能兩面使用的盡量兩面使用。第五十四條 作廢文件，須用碎紙機粉碎處理，不可隨便放置。第十章 會議管理規(guī)定第五十五條 會議召集與通知一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或董事會會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會議，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負責組織落實。（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預(yù)算會、運營分析會（年度會議、季度會議、月度會議）、項目研討會、總結(jié)考評會、業(yè)務(wù)專題會等。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開，公司經(jīng)營班子成員出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議由總經(jīng)理指定人員主持。各類會議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務(wù)會議由主管該項業(yè)務(wù)的部門負責組織，綜合部協(xié)助。（三）公司業(yè)務(wù)層面專項會議：如經(jīng)營計劃會、財務(wù)分析會、行政人事會等。由公司相關(guān)部門提出，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)批準后召開。會議由主辦部門負責組織落實，公司綜合部協(xié)助。（四）公司各部門或內(nèi)部工作會議由各部門負責人召集并確定出席及列席人選，需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加會議的，須向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，確定參加時間及事項。會議由主辦部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。二、會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準備資料以及通知方法和途徑。重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳達。三、會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織部門應(yīng)提前通知參會人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布置會場。第五十六條 會前準備一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關(guān)保障工作；專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部；部門會議須提前半天知會公司綜合管理部。二、會議主持人、召集部門及與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、填寫會議通知單通知與會人員等。會議主持人應(yīng)該根據(jù)議題的內(nèi)容事前進行相關(guān)信息搜集和整理，并將議題和相關(guān)資料分發(fā)給與會人員。三、會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》中注明。四、會場布置、會議材料、用品準備和會后處置由指定的會務(wù)人員負責。各種會議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實會議準備事項。如要求同時進行多個會議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十七條 會議主持人應(yīng)控制會議進程，提高會議效率。第五十八條 會議形成的決議，會議主持人要明確任務(wù)、目標、責任者，監(jiān)督實施，保證落實。第五十九條 會議記錄及紀要一、各類會議應(yīng)指定會議記錄員，會議記錄員要在會議進行期間使用專用記錄本認真記錄，對會議進行全程或提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。二、如需形成會議紀要的，會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會人員在會議紀要上簽名的，會議記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀要應(yīng)統(tǒng)一編號、及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。第六十條 會議考勤、秩序、違紀、監(jiān)督檢查一、與會人員應(yīng)提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前向會議組織者書面請假方可，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。重要會議與會人員應(yīng)按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)，會議期間不準接聽電話，有重要電話須離開會議室接聽，禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。三、與會者到會必須有準備，均應(yīng)保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事項的會議與會人員負有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。五、公司綜合部負責對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。六、會議中手機響、接電話每次罰款50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺席（含請假未批）按曠工處理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的員工,必須在會議召開半個小時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假，并立即報公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第六點情況進行處罰。八、公司組織的培訓(xùn)活動參照第六點，第七點執(zhí)行。九、會議的考勤、違紀記錄和處理意見，由會議主持部門負責人在會議結(jié)束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持部門進行跟蹤和監(jiān)督。第十一章 車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條 出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠地方辦理的工作業(yè)務(wù)；（三）因公運輸拾公斤以上物品；（四）前往無公交車到達的地點辦理業(yè)務(wù)；（五）公司經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù)；（六）公司集體活動統(tǒng)一用車。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴格按照用車范圍派車。如因緊急公務(wù)需要且無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負責人同意，綜合部確認后，員工可搭乘出租車出行，費用列入所在部門辦公管理費用。第六十四條公司經(jīng)營班子以上人員出差可派長途車，其他人員出差原則上不派長途車，以下情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確認，報總經(jīng)理特批后方可派長途車。（一）有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。 第六十五條 《派車單》必須嚴格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時間及實際返回時間。實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。第六十六條 公司所需派車車輛須報董事長同意，綜合部負責車輛的出借登記。第十二章 鑰匙管理規(guī)定第六十七條 公司所有鑰匙由綜合部指定專人負責管理、配制，對公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號、存檔，以便復(fù)制。第六十八條 部門負責人負責管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報綜合部備案登記。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做好相關(guān)登記（見附23）。鑰匙丟失后應(yīng)立即向綜合管理部門報告、備案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款。第七十條 離職時應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。第十三章 檔案管理規(guī)定第七十一條 檔案管理：由綜合部負責歸口管理。第七十二條 檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會議記錄；三、股東會議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動所收集的有關(guān)資料；六、各種信息情報資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對外宣傳的相片、影音材料等；十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購檔案資料。第七十三條 檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報文件。和各部門上報公司的文件及董事會相關(guān)文件，由董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、文件的檔案由檔案管理人員負責整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報送至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時補充完善員工成長檔案。第七十四條 檔案的整理一、綜合部每年年初必須對上一年度的檔案資料進行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。：；；；；、設(shè)備、用品的說明使用資料；；；、影音材料。：員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進行通報表彰或批評的文件、榮譽證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會團體所授予的聘書、榮譽證書（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān)材料）員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）；；；；。（由財管部門負責）：；；；。：；；；；、材料；；；；；；；。：、季、年度發(fā)展計劃；；；；。：；；；；、傳真；；。 。三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、項目、性質(zhì)等逐一排列，用標準檔案盒保存。四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會計檔案的保管按財務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠利用價值的文件材料，以及在維護公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進行工作、總結(jié)經(jīng)驗有考察利用價值的材料。第七十六條 檔案的密級確定（參照《保密管理規(guī)定》）。第七十七條 檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案，對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)